Grundsätzlich Wissenswertes bzgl. des Arbeitens mit der webbasierten ameax Unternehmenssoftware
Das Handbuch der ameax Unternehmenssoftware
Willkommen im Handbuch der ameax Unternehmenssoftware! Hier werden Ihnen die Inhalte und Funktionen der verschiedenen Software-Module im Detail beschrieben. Das Handbuch ist so dynamisch aufgebaut, dass dessen Eintragungen zukünftig ständig ergänzt und bei Bedarf zeitnah ausgetauscht werden können, falls es zu größeren Software-Aktualisierungen und damit einhergehenden, gravierenden Änderungen der Oberfläche kommt.
In diesem Einführungsbereich des Handbuchs werden Ihnen allgemeine Informationen hinsichtlich des Systemaufbaus und des Umgangs mit der cloudbasierten ameax Unternehmenssoftware vermittelt. Er soll Ihnen Hintergrundwissen liefern, um Ihnen das Verständnis bzgl. der grundlegenden Sachverhalte zu erleichtern. Damit Sie sich in den Texten und Schaubildern besser orientieren können, werden Sie ebenso mit oft auftauchenden Grundbegriffen vertraut gemacht.
Hierfür finden Sie im Folgenden diese Abschnitte:
- „Der modulare Aufbau der ameax Unternehmenssoftware“
- „Cloudbasiertes System mit vielen Vorteilen“
- „Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der ameax Unternehmenssoftware“
- „DSGVO-Konformität“
- „Branchenunabhängigkeit dank sehr hoher Individualisierbarkeit“
- „Der Kundendatensatz: Dreh- und Angelpunkt in der ameax Unternehmenssoftware“
- „Grundbegriffe in der ameax Unternehmenssoftware“
Das Handbuch der ameax Unternehmenssoftware
Die ameax Unternehmenssoftware ist modular aufgebaut. Das CRM-Modul „AkquiseManager“ bietet Ihnen alles, was Sie für ein gelungenes Customer-Relationship-Management und für Ihr Marketing benötigen. In Kombination mit den weiteren ameax-Modulen können Sie sich Ihre eigene persönliche Unternehmenssoftware ganz nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. Sorgen Sie so z. B. auch für besseres Teamwork, leichtere Kommunikation mit Kunden und damit letztendlich für mehr Umsatz.
Im Rahmen der ameax Unternehmenssoftware werden die folgenden sechs Module angeboten:
Cloudbasiertes System mit vielen Vorteilen
Generell versteht man unter einer Cloud die webbasierte Bereitstellung von Speicherplatz oder Softwareleistung. Eine cloudbasierte Unternehmenssoftware ist ein System, welches Sie einfach über Ihren Internetbrowser oder über eine App aufrufen können. Die Nutzung unserer cloudbasierten Unternehmenssoftware bietet Ihnen viele Vorteile, wie z. B.:
- Arbeiten von überall zu jederzeit, egal, ob im Büro, Home Office oder von unterwegs
- Arbeiten mit verschiedensten Endgeräten und Betriebssystemen (Sie brauchen nur einen Browser und eine Internetverbindung)
- Automatische Software-Updates im Hintergrund und ohne Ausfallszeiten
- Automatische Datenbank-Backups mehrmals am Tag
Für die ameax Unternehmenssoftware benötigen Sie nicht einmal eine App, um sie auf mobilen Geräten einsetzen zu können. Sie öffnen sie einfach im Browser, wobei sich ihr responsives Design sofort an die gegebene Bildschirmgröße anpasst und Ihnen so immer die bestmögliche Bedienung bietet. Auch beim verwendeten Browser sind Sie völlig frei in der Wahl, jedoch empfehlen wir den Einsatz von aktuellen Firefox- oder Chrome-Versionen.
Als Besonderheit im Hinblick auf das webbasierte System ist bei der ameax Unternehmenssoftware zu beachten, dass Eingaben in der Regel nur dann fixiert werden, indem man im Bereich, in dem man gerade arbeitet, auf die angebotene Schaltfläche „Speichern“ klickt. Ebenso kommt nur der einfache Klick mit der linken Maustaste in der Software zum Einsatz. Doppel- oder Rechtsklicks gibt es hier in der Regel nicht.
Sicherheitsmaßnahmen innerhalb der ameax Unternehmenssoftware
Wäre es nicht eine Katastrophe, wenn vom einen auf den anderen Tag all Ihre Daten verloren, all Ihre Kontakte nicht mehr abrufbar und wichtige Unterlagen von Kunden und Interessenten einfach weg sind? Gut, dass Sie mit der ameax Unternehmenssoftware dieses Risiko deutlich minimieren.
So wird beispielsweise durch tägliche Backups Ihrer Daten sichergestellt, dass diese selbst bei technischen Problemen oder unabsichtlichen Löschvorgängen gesichert sind. Auch der Zugriff auf Ihre Datenbank erfolgt immer über eine verschlüsselte Leitung und wird nur denjenigen gewährt, die auch wirklich berechtigt sind. Neben dem klassischen Login-Vorgang mit Benutzername und Passwort werden Ihnen ebenfalls folgende Sicherheitslösungen geboten:
- Geprüftes und mehrfach zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt am Main
- Redundante Server-Systeme
- SSL-verschlüsselte Datenübertragung
- Mehrfache Backups am Tag
- Zwei-Faktoren-Authentifizierung
- IP-Black-/Whitelist
- Zeitschaltuhr für Zugang nur während der Geschäftszeiten
- DSGVO-Konformität
DSGVO-Konformität
Die ameax Unternehmenssoftware ist vollständig an die Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) angepasst. Es wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten ausschließlich bestimmungsgemäß gespeichert und verarbeitet werden.
Einer von vielen Standards, die in der ameax Unternehmenssoftware implementiert sind, ist beispielsweise die vollautomatische Löschfunktion. Sie legen die entsprechenden Kriterien zur Aussortierung fest, das System sucht selbständig im monatlichen Rhythmus die Datensätze aus der Datenbank heraus, die Sie nicht mehr benötigen und entfernt diese. So trägt diese Funktion, wenn sie einmal eingerichtet wurde, einen wesentlichen Beitrag zur DSGVO-konformen Gestaltung bei.
Branchenunabhängigkeit dank sehr hoher Individualisierbarkeit
Völlig branchenunabhängig
Die ameax Unternehmenssoftware kann in den verschiedensten Branchen eingesetzt werden. Sie eignet sich in besonderer Weise für kleine und mittelständische Unternehmen, die u. a. ihre CRM-Strategie verbessern, die Zusammenarbeit im Team vereinfachen und die Erreichung der Vertriebsziele erleichtern wollen.
Der völlig branchenunabhängige Einsatz der ameax Unternehmenssoftware basiert v. a. auf der Tatsache, dass sie durch die Zusammenstellung der benötigten Module individuell auf die Bedürfnisse der Branche und des Unternehmens angepasst werden kann. Darüber hinaus gibt es auch innerhalb der gebuchten Module viele Möglichkeiten zur Ergänzung oder Individualisierung der Anzeigemasken und Eingabeflächen, wie die folgenden Punkte zeigen.
Zusatzfelder/Objekte
Zusatzfelder stellen einen wesentlichen Bestandteil der ameax Unternehmenssoftware dar, denn sie bieten den Verwendern umfangreiche Möglichkeiten zur Personalisierung und Individualisierung. Dabei handelt es sich um die verschiedensten Arten von Eingabefeldern, mit welchen ein Modul sehr einfach und schnell ergänzt werden kann. Die Inhalte der Zusatzfelder lassen sich sowohl bei der Erstellung von Auswertungen, als auch als Filterkriterium in Suchmasken verwenden. Um für sämtliche Bereiche die optimale Nutzung der Zusatzfelder ermöglichen zu können, werden die Feldtypen kontinuierlich erweitert und ergänzt.
Für komplexere Ergänzungen von Zusatzfeldern, die sich mit einer bestimmten Thematik befassen, gibt es in der ameax Unternehmenssoftware die sogenannten „Objekte“. Hinter dem Begriff „Objekt“ steht immer ein selbst erstelltes Modul, welches wiederkehrende Funktionsabläufe, beispielsweise zum Organisieren, Analysieren, oder Filtern von Daten beinhaltet. Die Objektverwaltung stellt Ihnen verschiedene Objekttypen für deren Gestaltung zur Auswahl, die je nach Verwendungszweck auf unterschiedliche Arten mit Kundendatensätzen verknüpft werden können.
So lässt sich beispielsweise ein Mitarbeiter eines Personaldienstleisters genauso leicht mit einem Kunden, der ihn gerade beschäftig, in Verbindung setzen, wie die Immobilie eines Maklers mit dem Status „zur Besichtigung“ bei einem seiner Interessenten. Ebenso sind Mehrfachverknüpfungen mit unterschiedlichen Kunden zur gleichen Zeit möglich, sodass ein Automobilverleiher genau sehen kann, von wem eines seiner Fahrzeuge gerade gemietet wird und bei welchen anderen Kunden es als nächstes zum Verleih vorgemerkt ist.
Partielle Anpassbarkeit der Inhaltsmasken
Da die Möglichkeit zur Personalisierung und Individualisierung im Rahmen einer Unternehmenssoftware einen entscheidenden Faktor darstellt, bietet die ameax Unternehmenssoftware die Option, Inhaltsmasken zum Teil an die konkreten Gegebenheiten und Bedürfnisse im Unternehmen und einzelner Mitarbeiter anzupassen.
Beispielsweise ist es möglich, Kundendatenmasken selbst zu strukturieren. So kann bei der Bearbeitung eines Reiters aus verschiedenen Raster-Elementen gewählt werden. Diese bestimmen die Aufteilung der angezeigten Funktionen. Anschließend können die verschiedenen Elemente mit genau den Funktionen/Anzeigen und in genau der Reihenfolge, wie benötigt, bestückt werden.
Der Kundendatensatz: Dreh- und Angelpunkt in der ameax Unternehmenssoftware
Den Dreh- und Angelpunkt in der ameax Unternehmenssoftware bildet der Kundendatensatz, denn dieser fasst alle wichtigen Informationen hinsichtlich eines Kunden/Interessenten/Leads/Kontakts übersichtlich zusammen. Hierin werden z. B. nicht nur die Kontaktdaten der Ansprechpartner festgehalten, sondern sämtliche Daten, die diesen Kunden betreffen. Dazu zählen z. B. Wiedervorlagen, Aktivitäten, E-Mails und Termine. Diese können auch direkt im Kundendatensatz über entsprechende Buttons angelegt werden.
In der Praxis spricht man vereinfachend oftmals vom „Kunden“, wenn man den Kundendatensatz meint, unabhängig davon, ob es sich um einen Lead, einen Kontakt oder einen Lieferanten handelt. Die konkrete Benennung dieses Bereichs in der eigenen Datenbank steht jedem Unternehmen frei.
In Abhängigkeit davon, welche Module der ameax Unternehmenssoftware Sie gebucht haben, kann sowohl die Anordnung, als auch der Umfang der verschiedenen Funktionen und Icons variieren. Das bedeutet: Je nach Zusammenstellung der Module und deren Versionen kann sich je nach aktivierten Funktionen der Aufbau und der Inhalt verschiedener Bereiche ein wenig ändern. Dazu gehören z. B. die Hauptmenüleiste oder auch die „Anlegen & Aktionen“-Leiste innerhalb von Kundendatensätzen.
Grundbegriffe in der ameax Unternehmenssoftware
Damit Sie sich möglichst schnell und leicht in den Texten und Schaubildern des Handbuchs orientieren können, machen wir Sie in diesem Abschnitt mit einigen Grundbegriffen vertraut, die Ihnen häufig begegnen werden.
Eingabemaske
Eingabemasken oder auch Eingabebereiche genannt, beinhalten mehrere Eingabefelder oder Eingabeflächen. Eingabemasken befassen sich entweder mit Eingaben bzgl. einer einzelnen Funktion oder sind strukturiert, sodass man in Ihnen mehre Eingaben hinsichtlich mehrerer System-/anzeigebereiche machen kann.
Anzeigefenster
Anzeigefenster oder Anzeigemasken beinhalten Datenausgaben einer bestimmten Funktion oder eines Systembereichs. Dies kann z. B. das Anzeigefenster der Kundensuchmaske mit der Auflistung von Kundendatensätzen sein oder eine Ausgabeanzeige im Statistikbereich.
Hauptmenüleiste
Die Hauptmenüleiste befindet sich immer am obersten Rand des Browserfenstern, in dem die ameax Unternehmenssoftware geöffnet ist. Sie beinhaltet die Hauptmenüpunkte, in welchen verschiedene Systembereiche aufgerufen werden können. Je nach gebuchter Zusammenstellung der ameax Unternehmenssoftware variiert die Hauptmenüleiste in Menge und Sortierung der Hauptmenüpunkte.
Untermenüleisten
Untermenüleisten gibt es an zwei verschiedenen Stellen: entweder direkt unter Hauptmenüleiste (beinhaltet verschiedene Icons zum Aufrufen von Systembereichen) oder unterhalb von Überschriften aufgerufener Systembereiche (beinhalten Buttons zum Einsetzen verschiedener Funktionen)
Funktionsbuttons/Schaltflächen
Die grauen Funktionsbuttons oder auch gelegentlich einfach Schalflächen genannt, finden Sie überall in der ameax Unternehmenssoftware. Sie erfüllen immer den gleichen, ihren Benennungen gemäßen Zweck in dem Bereich, in dem Sie gerade arbeiten.
Funktionsbuttons/Schaltflächen
Die „Anlegen & Aktionen“-Leiste ist Teil des Kundendatensatzes. Auch Sie beinhaltet Piktogramme zum Ausführen der verschiedenen Funktionen im Zusammenhang mit einem Kunden. Diese Piktogramme werden ebenfalls als Funktionsbuttons oder Schaltflächen bezeichnet.
Icons
Als Icons können sowohl die charakteristischen Kennzeichnungen für bestimmte Bereiche innerhalb der ameax Unternehmenssoftware bezeichnet werden, als auch Schaltflächen, die beim Anklicken eine Funktion ausführen. Im Gegensatz zu den Funktionsbuttons von weiter oben stehen Icons immer alleine ohne eine schriftliche Bezeichnung.
Checkbox
Checkboxen sind Eingabeflächen, die durch das Setzen eines Häkchens per Mausklick Informationen darzustellen, z. B. „vorhanden“ oder „nicht vorhanden“. Im Einstellungsbereich der ameax Unternehmenssoftware dienen Checkboxen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Optionen oder Funktionen.
Drop-Down-Menüs
Drop-Down-Menüs sind Schaltflächen zum Aufklappen, mit deren Hilfe Sie dort hinterlegte Informationen eintragen oder Funktionen auswählen können. Man erkennt sie an dem „Pfeil-abwärts-Icon“ auf ihrer rechten Seite. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um den ausgeklappten Inhalt des Menüs dargestellt zu bekommen. Mit einem Klick auf einen oder teils sogar mehrere der dargestellten Punkte können Sie sie auswählen.
Mouse Over
Mouse Over Ansichten sind Textfenster, die erscheinen, wenn man mit der Maus über bestimmte Bereiche der ameax Unternehmenssoftware fährt. So werden Ihnen beispielsweise Voransichten von Inhalten aus Notizboxen, Aktivitätseinträgen oder Wiedervorlagen dargestellt, noch bevor Sie den jeweiligen Bereich durch einen Mausklick öffnen.