Stammdaten-Ansicht
Dieses Kapitel dient dazu, einen Überblick über die wichtigsten Bestandteile und den Aufbau der Stammdaten-Ansicht zu erhalten. Hier lernen Sie auch die gebräuchlichen Bezeichnungen für die verschiedenen Bestandteile kennen, welche Sie in der Stammdaten-Ansicht vorfinden. Dies soll Ihnen die grundlegende Orientierung bei der ersten Nutzung der ameax Unternehmenssoftware erleichtern. Details zur genauen Anwendung der Funktionen lesen Sie u. a. im Handbuchbereich „Arbeiten im ameax AkquiseManager CRM System“ bei „Stammdaten-Eingabemaske“.
Sie gelangen in die Stammdaten-Ansicht eines Datensatzes, indem Sie z. B. im Menüpunkt „Kunde“ auf „Suchen/Suchergebnis“ klicken (siehe „Suchen/Suchergebnis“). Klicken Sie in der erscheinenden Maske auf einen Datensatz, um seine Stammdaten-Ansicht zu öffnen [Abb. 1].
Die im Folgenden beschriebenen Bereiche werden, beginnend von links oben nach rechts unten, der Reihenfolge nach behandelt.
Kunden-Menüleiste
In der Überschriftzeile der Kunden-Menüleiste wird Ihnen links die immer einzigartige Kunden-ID-Nummer dargestellt. Rechts außen befindet sich eine Indexanzeige. Klicken Sie auf die dort sichtbaren Pfeile, um schneller zwischen den Datensätzen einer Suchselektion hin und her springen zu können.
In der Kunden-Menüleiste selbst finden Sie hauptsächlich verschiedene Funktionen und Buttons zum Anzeigen von Informationen, welche einen direkten Bezug zu den Stammdaten des Datensatzes haben.
Klicken Sie z. B. auf den Button „bearbeiten“, so gelangen Sie in die Stammdaten-Eingabemaske, in welcher Sie die Grunddaten ergänzen oder ändern können.
Über die Schaltfläche „drucken“ lassen Sie eine Übersicht der wichtigsten Inhalte des Datensatzes erstellen und zum Ausdruck anzeigen.
Anhand der Adressdaten im Kundensatz stellt Ihnen der AkquiseManager durch Klick auf „Google-Maps“ deren Position innerhalb einer Landkarte dar.
Kunden-Stammdatenanzeige
In der Kunden-Stammdatenanzeige finden Sie die Grundinformation zum Datensatz vor. Diese bestehen in der Regel aus dem Namen, den Adressangaben, den Haupt-Kontaktrufnummern sowie der allgemeinen E-Mail- und Web-Adresse.
Zusätzliche Informationen, wie die Angabe zur Betreuergruppe / einer Kundenummer oder die Darstellung von Sonderfunktionen und sogenannten Zusatzfeldern (hier „Inaktivitätszeitraum“ und „Kundenklassifizierung“) sind optionale Bestandteile der Kunden-Stammdatenanzeige.
Je nach Berechtigungsstufe steht Ihnen auch die Anzeige zum Anlagezeitpunkt und dem Zeitpunkt der letzten Bearbeitung zur Verfügung. Dabei sehen Sie auch jeweils den ausführenden Mitarbeiter.
„Anlegen & Aktionen“-Leiste
Zum Interagieren mit dem Datensatz liefert Ihnen die Leiste „Anlegen & Aktionen“ eine Vielzahl von Funktionen, die durch einen Klick auf den entsprechenden Button aufgerufen werden können. Auch hier unterscheidet sich der Umfang der Auswahl durch die jeweils gebuchte AkquiseManager-Version oder die etwaigen verwendeten Zusatzmodule. Der Großteil der in [Abb. 4] ersichtlichen Funktionen, wie „Ansprechpartner“, „Aktivität“, „Wiedervorlage“ und „Termin“ anlegen, ist Standard. Zum Vergleich erhalten Sie die Buttons „SMS“, „Automailer“ und „Vertrag“ mit Ihren dahinterstehenden Funktionen nur innerhalb einer bestimmten AkquiseManager-Version.
Kategorie-Zuweisungen
In diesem Bereich können Sie dem Datensatz verschiedene Kategorien zuweisen, welche anschließend dort und z. B. auch in der Kundensuchmaske angezeigt werden. Für die Zuweisung gibt es zwei Möglichkeiten:
- Klicken Sie in die Suchzeile mit der Überschrift „Kategorie hinzufügen“, um eine Textsuche zu beginnen, falls Ihnen die Bezeichnung der gewünschten Kategorie bekannt ist. Schon nach Eingabe der ersten drei Buchstaben wird Ihnen eine Auswahl von passenden angelegten Bezeichnungen in einem Dropdown-Menü dargestellt. Klicken Sie auf die passende Bezeichnung, um die Kategorie auszuwählen.
- Um alle angelegten Kategorien zur Auswahl dargestellt zu bekommen, klicken Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil auf der rechten Seite des Bereichs „Kategorie-Zuweisung“. Klicken Sie innerhalb der Anzeige auf die gewünschten Kategorien.
Zum anschließenden Einklappen der Anzeige klicken Sie auf den nun nach oben zeigenden Pfeil auf der rechten Seite des Bereichs „Kategorie-Zuweisung“.
Nicht ausgewählte Kategorien werden immer ergraut dargestellt, ausgewählte dagegen in kräftiger Farbe. Einmal ausgewählte Kategorien können auch wieder entfernt werden, indem man erneut auf ihre Bezeichnung klickt.
Weitere Hintergründe zum Umgang mit Kategorien erhalten Sie im Kapitel „Umgang mit Kategorien“.
Kampagnen-Status
Die Angabe eines oder mehrerer Kampagnen-Status finden Sie in diesem Bereich. Kampagnen-Status können auf 3 Weisen eingestellt werden:
- In der Stammdaten-Eingabemaske
- Durch einen Klick auf den Button „Projekt-Status“ in der „Anlegen & Aktionen“- Leiste
- Durch einen Klick auf den „+“-Button auf der rechten Seite des Bereichs „Kampagnen-Status“
Die Anzeige beinhaltet 4 Spalten. Diese sind von links nach rechts:
- Kampagnen: Gibt Information darüber, zu welcher Kampagne der in der Zeile folgende Status gehört
- Status: Gibt Information darüber, welcher Status der Kampagne gewählt wurde
- Ansprechpartner: Gibt Information darüber, welcher Ansprechpartner beim Kunden für die Kampagne der richtige ist
- Betreuer: Gibt Information darüber, welcher Betreuer Ihres Unternehmens für die ausgewählte Kampagne zuständig ist
- Potential: Diese Angabe zeigt an, wie viel Potential diesem Kunden hinsichtlich der eingestellten Kampagne von Ihnen zugeordnet wurde
Klicken Sie auf den „+“-Button innerhalb des Bereichs Kampagnen-Status, um einen weiteren Status hinzuzufügen. In der sich öffnenden Maske können Sie über Dropdown-Menüs die oben beschriebenen Spalten der Anzeige mit Informationen bestücken. Das Potential, welches Sie dem Kunden hinsichtlich einer Kampagne zuweisen, stellen Sie durch Klick auf die Anzahl von 1-5 Sternen ein. Um alle Sterne wieder zu entfernen klicken Sie auf den „-“-Button. Klicken Sie auf „Speichern“ um Ihre Einstellungen zu fixieren und die Einstellungsmaske zu schließen. Beim Klick auf „Aktualisieren“ werden die Angaben gespeichert, die Einstellungsmaske aber nicht geschlossen. Ein Klick auf „Abbrechen“ schließt die Einstellungsmaske ohne, dass dabei Ihre Einstellungen gespeichert werden.
Bereits eingetragene Kampagnen-Status können durch einen Klick auf die Bezeichnung der Kampagne z. B. „Akquise“ in der ersten Spalte des Bereichs „Kampagnen-Status“ geändert oder entfernt werden. Die sich dabei öffnende Maske beinhaltet die schon eingetragen Informationen, welche Sie nun über die Drop-Down-Menüs bearbeiten und anschließend speichern können. Klicken sie auf den Button „Löschen“ um die komplette Kampagnen-Status-Angabe zu entfernen.
Zusätzlich zu dieser Eingabemaske finden Sie hier auch einen Bereich vor, welche den Änderungsverlauf hinsichtlich der Kampagnen-Status darstellt. In den drei Spalten finden Sie das Änderungsdatum, den zu diesem Zeitpunkt ausgewählten Status und den Benutzer, welcher die Änderung vollzogen hat, vor.
Mehr zu Kampagnen und deren Status erfahren Sie im Kapitel „Umgang mit Kampagnen und Status“.
Ansprechpartner
Unterhalb des Kampagnen-Status-Bereichs werden Ihnen die zum Unternehmen des Kundendatensatze gehörenden Ansprechpartner innerhalb des gleichnamigen Punkts dargestellt. Sie können hier so viele Ansprechpartner wie gewünscht eintragen. Eintragungen können entweder durch einen Klick auf den entsprechenden Button innerhalb der „Anlegen & Aktionen“-Leiste oder auf den „+“-Button auf der rechten oberen Seite innerhalb des Ansprechpartner-Bereichs getätigt werden.
Die Ansicht zeigt Ihnen in verschiedenen Spalten z. B. Informationen zum Namen, der Position oder den direkten Kontaktdaten eines Ansprechpartners an. Eine Filterung nach bestimmten Spalteninhalten ist über den „Filter“-Button neben dem „+“-Button in der rechten oberen Seite der Ansprechpartneranzeige möglich.
Die Maske zum Anlegen eines Ansprechpartners ist identisch mit der zum Ändern seiner Daten. Wünschen Sie eine Änderung der Daten, so klicken Sie auf den Namen des Ansprechpartners im Anzeigebereich, um in die Änderungsmaske zu gelangen.
Im oberen Bereich der Anlage-/Änderungsmaske haben Sie die Möglichkeit, die bereits hinterlegten Angaben im Outlook-vCard-Format exportieren zu lassen. Auch der Änderungsverlauf hinsichtlich der Angaben dieses Ansprechpartners kann hier eingesehen werden (entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt). Klicken Sie für die jeweilige Aktion auf den entsprechenden Button.
Wiedervorlagen und Aktivitäten
Wiedervorlagen und Aktivitäten haben in der ameax Unternehmenssoftware eine enge Verbundenheit. Darum sollten Sie auch immer als zusammengehörig betrachtet werden.
Details zum Arbeiten mit Wiedervorlagen und Aktivitäten erfahren Sie im Kapitel „Aktivitäten und Wiedervorlagen“.
Der Anzeigenbereich für Wiedervorlagen
Der Bereich zum Anzeigen von Wiedervorlagen schließt sich dem zum Anzeigen/Anlegen von Ansprechpartnern an.
Die Anzeige beinhaltet standardmäßig 6 Spalten. Diese sind von links nach rechts:
- Datum
Das Fälligkeitsdatum der Wiedervorlage - Prio.
Anzeige der Prioritätsstufe der Wiedervorlage - Kampagnen
Anzeige der Kampagnenzugehörigkeit der Wiedervorlage - Betreff
Anzeige der prägnant zusammengefassten zu erledigenden Tätigkeit - Ansprechpartner
Anzeige des Ansprechpartners beim Kunden, der in Zusammenhang mit der Wiedervorlage steht - Benutzer
Anzeige des Benutzers, der für die Erledigung der Wiedervorlage zuständig ist
Zwischen den Spalten „Kampagnen“ und „Betreff“ können zusätzliche klickbare Icons angezeigt werden. Zumeist handelt es sich um das Aktivitäts-Icon, über welches man sich die Aktivität anzeigen lassen, welche die Basis der Wiedervorlage darstellt (Aktivierung der entsprechenden Funktion vorausgesetzt). Schon das Überfahren mit der Maus reicht hierfür aus.
Durch einen Klick auf den „+“-Button in der rechten oberen Ecke des Wiedervorlagenbereichs können Sie eine neue, separate Wiedervorlage anlegen.
Eine Filterung nach bestimmten Spalteninhalten ist über den „Filter“-Button neben dem „+“-Button in der rechten oberen Seite der Wiedervorlagenanzeige möglich.
Der Anzeigenbereich für Aktivitäten
Der Bereich zum Anzeigen von Aktivitäten schließt sich dem zum Anzeigen/Anlegen von Wiedervorlagen an.
Die Anzeige beinhaltet standardmäßig 6 Spalten. Diese sind von links nach rechts:
- Datum
Das Anlagedatum der Aktivität mit Uhrzeit - Kampagnen
Anzeige der Kampagnenzugehörigkeit der Aktivität - Betreff
Anzeige des prägnant zusammengefassten Inhalts der Aktivität mit Zeichenanzahl in einer Klammer, die sich ich auf den Aktivitätstext bezieht - Ansprechpartner
Anzeige des Ansprechpartners beim Kunden, der in Zusammenhang mit der Aktivität steht - Benutzer
Anzeige des Benutzers, welcher die Aktivität durchgeführt hat - Dateien
Anzeige der Anzahl an Dateien, die der Aktivität beigefügt wurden
Durch einen Klick auf den „+“-Button in der rechten oberen Ecke des Aktivitätenbereichs können Sie eine neue Aktivität anlegen.
Eine Filterung nach bestimmten Spalteninhalten ist über den „Filter“-Button neben dem „+“-Button in der rechten oberen Seite der Aktivitätenanzeige möglich.
Aktivitäten und Wiedervorlagen anlegen
Aufgrund der engen Verbundenheit zwischen Aktivitäten und Wiedervorlagen, werden deren Eingabebereiche grundsätzlich immer dann zusammen geöffnet, wenn man eine Aktivität anlegt wird. Es gibt 4 Eingaben-/Anzeigeflächen, deren Bearbeitung von oben nach unten den empfohlenen Workflow beim Umgang mit Aktivitäten und Wiedervorlagen widerspiegelt.
- Aktivität bearbeiten
Die Standard-Eingabemöglichkeiten bestehen aus „Betreff“, „Notiz“, „Datei-Upload“, „Datum“, „Uhrzeit“, „Ansprechpartner“, Benutzer“, „Kampagne“ und „Status“. - Anhänge
Hier finden Sie eine Auflistung der bei der Aktivität hinzugefügten Dateien, mit Angaben zur Größe und dem Upload-Datum, sowie den Möglichkeiten zur Ansicht oder zum Löschen der Dateien. - Offene Wiedervorlagen erledigt setzen
Dieser Bereich zeigt Ihnen eine Auflistung der noch unerledigten Wiedervorlagen bei diesem Kundendatensatz. Durch das Aktivieren der Checkbox vor einer Wiedervorlage und dem anschließenden Speichern wird diese als erledigt markiert. - Wiedervorlage anlegen
Die Standard-Eingabeflächen bestehen aus „Betreff“, „Datum“, „Uhrzeit“, „Ansprechpartner“ und „Benutzer“.
Termine
Der Bereich „Termine“ zeigt Ihnen alle beim Kunden noch offenen sowie auch die Termine aus der Vergangenheit mi den wichtigsten Detailinformationen. So werden beispielsweise neben den Angaben zum Datum und dem Betreff des Termins je nach Systemeinstellungen auch in der Spalte „Eigenschaften“ Informationen über Zu- oder Absage von aus dem System verschickten Termineinladungen dargestellt. Das Anlegen neuer Termine ist über die Schaltfläche/n in der Untermenüleiste des Bereichs möglich, das Löschen über das Mülleimer-Icon rechts außen in der Anzeigespalte „Löschen“.
Details zum Arbeiten mit den Terminen finden Sie im Kapitel CRM Termine.
Postfach / E-Mail Informationen
Die Bereiche „Postfach“ und „E-Mail Informationen“ geben Ihnen Auskunft über die mit dem Kunden ausgetauschte Korrespondenz und den Status der bei ihm hinterlegten E-Mail-Adressen.
- Postfach – aktive Nachrichten
Hier finden Sie ein- und ausgegangene postalische oder elektronische Korrespondenz mit Informationen beispielsweise zum Versand- oder Eingangsdatum, dem Typ der Nachricht und in welchem Benutzerpostfach die Nachricht abgelegt wurde. Durch einen Klick auf die Datumsangabe einer Nachricht kann diese erneut dargestellt werden.
Mehr Details zum Erstellen und Versand von Nachrichten finden Sie im Kapitel „Nachrichten“.
- E-Mail Informationen
Der Bereich „E-Mail Informationen“ gibt Ihnen grundsätzlich Auskunft darüber, welche E-Mail-Adresse welchem Ansprechpartner und welche den Stammdaten zugeordnet ist. Darüber hinaus zeigt Ihnen dieser Bereich, ob welchen Status eine E-Mail-Adresse hat, z. B. ob die letzte Nachricht dort empfangen oder mit einer Fehlermeldung quittiert wurde. Bei der Nutzung des Zusatzmoduls „Newsletter“ werden Ihnen hier auch Informationen hinsichtlich des Versands, Empfangs und der Empfängerliste angegeben.