Tipps zum Arbeiten in der Stammdaten-Ansicht
Die Stammdaten-Ansicht ist Dreh- und Angelpunkt beim Arbeiten in der ameax Unternehmenssoftware. In den meisten Modulen ist sie das Kernelement, wenn es beispielsweise um die Interaktion mit Kunden und die Dokumentation durchgeführter Tätigkeiten bei/mit diesen geht. Darum haben Nutzer diese Maske auch während des Großteils ihres Arbeitsalltags im System vor Augen.
Der Standardaufbau der Stammdaten-Ansicht ist immer gleich: In zwei Spalten werden Ihnen klar und übersichtlich Informationen zum Kunden aus den verschiedenen Modulen dargestellt und je nach gebuchtem Leistungsumgang unterschiedliche Funktionen angeboten. Jeder Funktionsbereich nimmt dabei immer seinen festen Platz im Fenster ein. Um schnell mit diesem zentralen Bedienungsbereich vertraut zu werden, finden Sie in diesem Handbucheintrag verschiedene nützliche Tipps und aus der Praxis entnommene Vorschläge für seinen effizienten Gebrauch.
Nur vorhandene Informationen werden auch tatsächlich dargestellt
Alle Systemoberflächen und Anzeigebereiche der ameax Unternehmenssoftware sind auf eine schnelle und übersichtliche Darstellung von Informationen oder Bedienelementen ausgelegt. Es wird bewusst auf Verzierungen oder jegliche Art von unnötiger Ablenkung, die das Arbeiten im System verlangsamen könnte, verzichtet. Vor allem in der Stammdaten-Ansicht ist dieser Faktor besonders wichtig. Aus diesem Grund bekommt der Nutzer hier auch nur die Informationen und Funktionen vor Augen geführt, die auch wirklich vorhanden sind oder die ihm für seine Arbeiten zugeteilt wurden. So erscheint der Großteil der Funktionsbereiche, wie die Auflistung von Aktivitäten, Wiedervorlagen oder Terminen, erst dann, wenn in diesen tatsächlich Eintragungen enthalten sind. Wo es technisch möglich ist, bietet das System sogar Optionen, einzelne Detailanzeigefelder oder leere Bereiche so lange ausblenden zu lassen, bis sie wirklich relevante Informationen beinhalten.
Einrichtung optischer Leitlinien und Orientierungshilfen
Für fast jeden Funktionsbereich können in den jeweiligen Einstellungsmenüs zugehörige Farbcodes hinterlegt werden. Diese dienen anschließend zur schnelleren Orientierung beim Arbeiten im System. Nach der Wahl eines Farbcodes werden in der Stammdaten-Ansicht die standardmäßig in „ameax-Rot“ angezeigten Linien unterhalb der Überschriften der Funktionsbereiche entsprechend umgefärbt. Auch die zu den Funktionen gehörigen Funktions-Buttons aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ erhalten einen Hintergrund basierend auf der gewählten Farbe.
Zugriff auf Funktionen an zwei Stellen der Stammdaten-Ansicht
Für den Aufruf von Funktionen gibt es in der Stammdaten-Ansicht grundsätzlich immer zwei Bereiche: die Leiste „Anlegen & Aktionen“ und den eigenen Anzeigebereich der Funktion selbst. Zwischen diesen beiden Anlaufstellen besteht ein grundlegender Unterschied, der folgend anhand des Beispiels der Funktion „Aktivität“ am besten verdeutlicht werden kann.
Um bei einem Datensatz die erste Aktivität anlegen zu können, betätigen Sie den entsprechenden Funktions-Button unter „Anlegen & Aktionen“. Nach deren Speicherung erscheint anschließend im Kundendatensatz der Anzeigebereich für hinlegte Aktivitäten, denn erst jetzt ist eine entsprechende Eintragung vorhanden.
Innerhalb des nun ersichtlichen Funktionsbereichs finden Sie auch auf der rechten Seite ein „+“-Icon, über das Sie zukünftig ebenfalls weitere Aktivitäten anlegen können. Dieses Prinzip gilt auch bei vielen anderen Bereichen, wie „Ansprechpartner“ oder „Wiedervorlagen“. Je nach Funktionsbereich werden Ihnen weitere Icons, z. B. zum Aufrufen einer zugehörenden Filterfunktion oder zum Löschen von Elementen, angeboten.
Schnell und gezielt nach benötigten Informationen filtern
Um schnell an bestimmte Informationen zu gelangen, bieten viele Funktionsbereiche eigene Filterfunktionen an. Auch hierbei sind wiederum die Aktivitäten ein prädestiniertes Beispiel: Haben Sie eine Vielzahl von Eintragungen bei einem Kunden verfasst, können Sie gezielt z. B. nach benötigten Inhalten aus deren Texten oder nach Datumsangaben suchen, um sich dokumentierte Sachverhalte nachmals vor Augen zu holen.
Ebenfalls eine Art von Filter, welcher der Übersichtlichkeit dient, ist die automatische Verkürzung der Aufzählung von Elementen. Die Anzeige kann so eingestellt werden, dass nur eine bestimmte Anzahl von Eintragungen aufgeführt wird. Eine Übersicht über sämtliche Inhalte des Bereichs erhalten Sie durch Klicken auf ein „Ausklappen“-Icon.
Freie Gestaltung des Aufbaus der Stammdaten-Ansicht
Die Struktur und Aufteilung der Inhalte der Stammdaten-Ansicht kann von jedem Nutzer nach seinen Bedürfnissen frei gestaltet werden. Es wird jedoch empfohlen, vor allem während der Einarbeitung in das Systems innerhalb der gesamten Anwendergemeinschaft erst einmal die Standardkonfiguration zu nutzen. Eine für jeden einheitliche Basis erleichtert das Kennenlernen der Software deutlich. Erst wenn jeder Mitarbeiter ausreichend Routine im Umgang mit dem System besitzt, kann damit begonnen werden, Inhalte der Maske exakt auf die Alltagsanforderungen der Nutzer anzupassen. Weitere Informationen hierzu erfahren Sie unter „Reiter pflegen„.