Tipps zur Stammdaten-Eingabemaske
Dreh- und Angelpunkt beim Arbeiten in den meisten Modulen der ameax Unternehmenssoftware ist der Kundendatensatz. Hier finden Sie alle Funktionen, Dokumentationen, Wiedervorlagen oder Termine im Hinblick auf Ihren Kunden. Dessen Basis sind die sogenannten Stammdaten, welche z. B. den Firmenamen des Kunden und seine Hauptkontaktdaten beinhalten. Diese Informationen werden bei der Datensatzanlage in die Stammdaten-Eingabemaske übertragen und dort für die spätere Anzeige gespeichert (siehe dazu auch „Kunde anlegen“).
Die Stammdaten-Eingabemaske und deren Befüllung ist somit einer der ersten Berührungspunkte, die ein Nutzer mit dem System hat. Darum erhalten Sie in diesem Bereich einige praktische und nützliche Hinweise für ihre Bearbeitung, die Ihnen aber auch in anderen Teilen der ameax Unternehmenssoftware sehr hilfreich sein können.
Richtige Orientierung = bessere und schnellere Bearbeitung
Neue Software, neue Funktionen, neue Bedienungsweisen … lassen Sie sich davon nicht abschrecken! Struktur gibt Halt und Sicherheit, so ist das auch beim Einarbeiten in neue Systeme.
Vor allem bei den ersten zwei bis drei Besuchen der Stammdaten-Eingabemaske empfiehlt es sich daher, immer in einer festen Blick- und Arbeitsrichtung vorzugehen. Bei dieser zweispaltigen Eingabemaske könnte dies z. B. von links oben nach links unten und anschließend von rechts oben nach rechts unten sein. Beachten Sie dabei wirklich alle Eingabefelder, auch die, die Sie vielleicht gerade nicht bearbeiten möchten, um ein Gefühl für die Inhalte des Fensters zu bekommen. Auf diese Weise übersehen Sie keine wichtigen Eingabefelder. Spätestens beim vierten Besuch der so erkundeten Maske werden Sie ihre Bestandteile so gut wie auswendig kennen. Das ist der Zeitpunkt, ab dem Sie auch beginnen können, zwischen den Feldern bei Bedarf in einer gerade passenden Eingabereihenfolge zu springen. Da Sie den Aufbau der Maske bereits verinnerlicht haben, wissen Sie nun genau, wo etwas zu finden ist.
Dieses Prinzip der Ersterkundung und Einarbeitung macht natürlich nicht nur in der Stammdaten-Eingabemaske Sinn, sondern bietet sich generell für das Kennenlernen neuer Systembereiche an.
10 Sekunden klicken, statt eine Minute tippen – Datensatzanlage per Fließtextimport
Vor allem bei Kaltakquiserecherchen zur Kundenstammerweiterung im Internet müssen potenzielle Neukunden erst einmal einen Datensatz in der ameax Unternehmenssoftware erhalten. Von dieser Basis werden im Nachgang alle weiteren Akquisetätigkeiten durchgeführt. Als praktische und zeitsparende Unterstützung hierbei bietet sich die Eingabefläche „Textdaten zur Adressgewinnung“ an. Mit ihr vermeiden Sie mühevolles Tippen und können Datensätze völlig ohne Schreibfehler oder Zahlendreher mit wenigen Klicks in Sekundenschnelle anlegen. Details zu dieser Paradefunktion der ameax Unternehmenssoftware, die es in verschiedenen Ausführungen gibt, erfahren Sie im Bereich „Fließtextverarbeitung zur Datengewinnung“.
Was man heute kann besorgen, verschiebt man nicht auf morgen …
Die Stammdaten-Eingabemaske ist so konzipiert, dass Sie schon bei der Erstanlage des Datensatzes alle wichtigen Informationen an einem zentralen Punkt eingeben können. Hierzu zählen besonders die Angaben zu einem etwaigen Ansprechpartner im Unternehmen des Kunden, zum Kampagnenstatus oder der Kategorisierung. Diese sind später in eigenen Anzeigebereichen in der Stammdaten-Ansicht zu sehen. Nutzen Sie die Gelegenheiten! Die Eintragungen können zwar im Nachgang immer noch in den entsprechenden Teilen der Stammdaten-Ansicht erledigt werden, jedoch ist der Zeitaufwand durch die Durchführung weiterer Arbeitsschritte dabei meist ein wenig höher.
Bessere Übersicht durch Einheitlichkeit
Achten Sie bei den Eingaben der Stammdaten auf Genauigkeit und einheitliche Herangehensweisen. Einigen Sie sich als Anwendergemeinschaft z. B. auf gleiche oder normierte Schreibweisen bei Straßenangaben oder Telefonnummern. Ebenso sollte festgelegt werden, welchen Kampagnenstatus ein neuer Datensatz grundsätzlich erhält oder welche Kategorien als wichtige Erstinformationen hinterlegt werden sollen. Dies trägt sehr zur Übersichtlichkeit und effizienten weiteren Be- und Verarbeitung der Daten bei. Ebenso werden eigentlich unnötige Korrekturen im Nachgang vermieden.
Kundenzuteilung leicht gemacht – die Betreuergruppenangabe nicht vergessen!
Die Angabe der Betreuergruppe ist essentiell, wenn es darum geht, Kunden bestimmten Systemnutzern für die Bearbeitung und Pflege zuzuteilen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls mit festen Kundenbetreuern arbeiten, sollten Sie direkt bei der Anlage eines Kundendatensatzes die Betreuergruppe passend einstellen. Nach dem Speichern wird nicht nur der Datensatz für den entsprechenden Mitarbeiter sichtbar, sondern Sie sparen sich auch hier wieder den überflüssigen Arbeitsschritt der Nachbearbeitung.
Kreieren Sie mit Zusatzfeldern Ihren eigenen Standard
Die Standard-Eingabeflächen der Stammdaten-Eingabemaske können um weitere Felder ergänzt werden. Nutzen Sie dafür die Zusatzfelder, um Kundeninformationen, die spezifisch für Ihr Unternehmen wichtig sind, bei den Stammdaten zu hinterlegen.
Pflichtfeldangaben – am Anfang ist weniger oftmals mehr
Damit keine wichtigen Eintragungen schon bei der Erstanlage vergessen werden, gibt es die Möglichkeit, gewünschte Felder als Pflichteingaben zu definieren. Jedoch kann dies vor allem am Anfang das Einrichten des Systems deutlich erschweren. Sind bestimmte Herangehensweisen oder Routinen im Praxisalltag noch nicht ganz ausgereift, kann einen das Auftauchen einer solchen Pflichtangabe in den Stammdaten ausbremsen. Dies passiert beispielsweise dann, wenn beim Speichern das Hinterlegen einer Information verlangt wird, die man schlichtweg nicht hat oder die man bei diesem Prozessschritt noch nicht eintragen kann.
Darum sollten Pflichtfelder erst dann definiert werden, wenn davon auszugehen ist, dass alle Routinen zum Großteil richtig etabliert wurden.