Tipps zum Umgang mit Kategorien
Kategorien dienen im ameax AkquiseManager zur Unterteilung z. B. von Kundendatensätzen nach verschiedenen Gesichtspunkten. Grundsätzlich sind sie dafür gedacht, reine Hintergrundinformationen zu einem Datensatz selbst, also der Firma oder Person, hinterlegen zu können. Die eingetragenen Kategorien stellen folgend auch Kriterien dar, um Such- und Filteraufgaben innerhalb des Datenbestands durchführen zu können. Dies sind beispielsweise Zusammenstellungen des passenden Kundenkreises für den Serien-Mail- oder Newsletter-Versand.
Ebenso liefern sie oft für Auswertungen im Statistikbereich eine passende Basis, um vom System fundierte Auskünfte bezüglich verschiedenster Sachverhalte zu erhalten.
Wie und wo Sie Kategorieeintragungen ergänzen, wird im Handbuchbereich „Kategorien pflegen“ genau erklärt. Die Anwendung von „Kategorien“ wird im entsprechenden Eintrag genauer erläutert. Zusätzliche, praxisbezogene Tipps und Tricks zu ihrer Anwendung haben wir für Sie im Folgenden aufgeführt.
Produkte/Dienstleistungen als Kategorien anlegen – ja oder nein?
Wie in der Einleitung bereits erwähnt, dienen Kategorien grundlegend dem Zweck, Hintergrundinformationen zu einem Datensatz festzuhalten, die später für verschiedenste Anwendungsbereiche genutzt werden können. Welches Angaben Sie dabei in Ihrem Unternehmen als wichtig erachten, obliegt ganz Ihnen. Als wertvolle Information kann man dabei natürlich auch ansehen, welches Produkt oder welche Dienstleistung ein Kunde bei Ihnen abgenommen oder beauftragt hat. Vor allem in Kombination mit einem Vertriebskampagnenstatus sagt das sehr viel aus. Machen Sie sich aber am besten gleich am Anfang Gedanken darüber, wie Sie mit den Kategorien und den Kampagnen umgehen möchten. Sind Ihre Produkte oder Dienstleistungen besser als einzelne Vertriebskampagnen anzulegen? Oder möchten Sie nur eine einzige, allgemeine Kampagne, z. B. mit der Bezeichnung „Akquise“, zur Anzeige des aktuellen Vertriebsschritts nutzen und fehlenden Angaben mit den Kategorien ergänzen? Achten Sie darauf, die einmal festgelegte Herangehensweise auch konsequent beizubehalten, um später Verwirrungen oder unrunde Arbeitsabläufe zu vermeiden. Unter „Umgang mit Kampagnen und Status“ finden Sie Ergänzungen zu diesem Thema.
Die richtige Quantität bringt oft die Qualität
Nutzen Sie immer genau die Menge an Kategorien, die wirklich notwendig ist. Überflüssiges Beiwerk ist nur Ballast und sorgt für schwerfälliges Arbeiten oder Unübersichtlichkeit. Pflegen Sie daher regelmäßig Ihren Kategoriebestand, indem Sie Veraltetes/Uninteressantes entfernen, ggf. ähnliche Kategorisierungen zusammenführen oder zukünftig nicht mehr benötigte Kategorien für die Neuzuteilung abschalten.
Den passenden Detailgrad wählen
Genauso wie die richtige Quantität ist bei der Kategorisierung auch der richtige Detailgrad wichtig. Durch Unter-Unterkategorien lassen sich manche nützlichen Kleinigkeiten noch sehr gut ergänzen. Sorgen Sie aber dafür, dass Sie dabei nicht zu sehr in die Tiefe gehen oder komplizierte Verästelungen anlegen. Denn kennt man sich am Ende in diesem Geflecht nicht mehr aus, ist es mit dem effizienten und effektiven Arbeiten schnell vorbei.
Schnelle Orientierung durch farbliche Markierungen
Mit gut gewählten farblichen Markierungen bei den einzelnen Kategorien bieten Sie den Systemnutzern Möglichkeiten der schnellen Orientierung. Durch diesen optischen Faktor müssen somit nicht immer die Begriffe gelesen werden, um zu wissen, welche Kategorie man gerade vor sich sieht. Verwenden Sie dabei möglichst logische Farbcodierungen, indem Sie beispielsweise zusammengehörige Kategoriegruppen mit Schattierungen der gleichen Farbe ausstatten.
Was man heute kann besorgen, verschiebt man nicht auf morgen …
Als zentrale Eingabestelle ist die Stammdaten-Eingabemaske ist so konzipiert, dass Sie schon bei der Erstanlage eines Kundendatensatzes Kategorien hinzufügen können. Diese werden nach dem Speichern in ihrem eigenen Bereich in der Stammdaten-Ansicht dargestellt. Nutzen Sie diese Gelegenheit! Die Eintragungen können zwar im Nachgang immer noch im entsprechenden Teil der Stammdaten-Ansicht erledigt werden, jedoch ist der Zeitaufwand durch die Durchführung weiterer Arbeitsschritte meist ein wenig höher.
Pflichtfeldangaben – am Anfang ist weniger oftmals mehr
Damit keine wichtigen Eintragungen vergessen werden, gibt es die Möglichkeit, bestimmte Kategorien als Pflichteingaben zu definieren. Jedoch kann dies vor allem am Anfang das Einrichten des Systems deutlich erschweren. Sind manche Herangehensweisen oder Routinen im Praxisalltag noch nicht ganz ausgereift, kann einen das Auftauchen einer solchen Pflichtangabe z. B. bei der Anlage eines Kundendatensatzes ausbremsen. Dies passiert beispielsweise dann, wenn beim Speichern das Hinterlegen einer Kategorie verlangt wird, die man bei diesem Prozessschritt aufgrund fehlender Informationen noch nicht zuweisen kann. Darum sollten Pflichtangaben bei Kategorien erst dann definiert werden, wenn davon auszugehen ist, dass alle Routinen zum Großteil richtig etabliert wurden.
Wo Sie „Pflicht-Kategorien“ definieren können, erfahren Sie unter „Kategorien Einstellungen“.