Vorgänge
Im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ finden Sie unter „Vorgänge“ eine Übersicht sämtlicher Einzelvorgänge. In diesem Bereich können neue Vorgänge angelegt und vorhandene bearbeitet werden. Außerdem haben Sie mit Hilfe entsprechender Filteroptionen die Möglichkeit, nur bestimmte und für Sie relevante Vorgänge, wie beispielsweise diejenigen mit hoher Priorität, anzeigen zu lassen.
Übersicht zum Bereich „Vorgänge“
Im Bereich „Vorgänge“ unter dem gleichnamigen Hauptmenüpunkt können verschiedene Aktionen durchgeführt werden. Zum einen können neue Vorgänge angelegt [Abb. 2/1], zum anderen können aber auch vorhandene bearbeitet werden.
Mit Hilfe des Filterbereichs ist es möglich, konkret nach einem Vorgang, zum Beispiel über dessen Bezeichnung oder Vorgangsnummer, zu suchen [Abb. 2/2]. Über die erweiterte Suche kann eine Vielzahl an Suchoptionen ausgeklappt werden, die wiederum dazu dienen, die Menge an Vorgängen nach gewünschten Kriterien zu filtern [Abb. 2/3]. So können Sie sich in der Suche beispielsweise Vorgänge anzeigen lassen, bei welchen in den letzten 7 Tagen eine Änderung durchgeführt wurde.
Im linken Bereich der Anzeigemaske finden Sie außerdem verschiedene Schaltflächen zur Schnellsuche, mit welchen Sie sich gezielt eine Übersicht aller im System befindlichen Vorgänge nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen können. Dies sind beispielsweise Gruppierungen nach Prioritäten oder Funktionen („Offen“, „In Arbeit“, etc.) [Abb. 2/4].
Unterhalb dieses Bereichs finden Sie zudem auch noch die Stapel aller Benutzer und Teams [Abb. 2/5]. Indem Sie auf einen Benutzernamen oder Teamnamen klicken, gelangen Sie direkt in die jeweilige Stapelübersichtsmaske.
Anlage eines Vorgangs
Neben der Option, Vorgänge direkt im jeweiligen Kundendatensatz über den entsprechenden Funktions-Button aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ anzulegen (somit mit Kundenbezug), besteht auch im Bereich „Vorgänge“ im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“ die Möglichkeit, Vorgänge anzulegen (ohne direkten Kundenbezug). Klicken Sie hierzu auf den Button „Anlegen“.
Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie das zu verwendende Schema auswählen können.
Sobald Sie ein Schema anklicken, öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie schließlich die genauen Details des Vorgangs festlegen:
- Die spezifische Bezeichnung des Auftrags (die Vorgangsnummer wird automatisch ergänzt)
- Die detaillierte Beschreibung des Auftrags
- Die Priorisierung
- Beobachter
- Erinnerungsdatum
- Fälligkeitsdatum
Außerdem können Sie in diesem Bereich bei Bedarf auch definieren, dass der Auftrag gleich im Bearbeitungsstapel des nächsten Kollegen aufgenommen werden soll. Diese Angaben werden beim Speichern automatisch vom System ergänzt:
- Welcher Benutzer den Auftrag angelegt hat
- Das Datum der Anlage
- Der Standardstatus bei Anlage (z. B. Auftragserfassung)
- Die aktuell zuständige Person
- Der Prozess-Button, der die Überleitung zum nächsten Schritt ermöglicht
Über das Upload-Feld können zudem wichtige Dokumente und Dateien dem Vorgang beigefügt werden.
Letzte Vorgang-Aktivität
Im Anzeigebereich „Bearbeitung“ eines Vorgangs ist ersichtlich, wann welcher Nutzer zuletzt mit einem Vorgang interagiert hat. Zudem wird Ihnen dargestellt, wer den Vorgang erstellt bzw. bearbeitet hat und zu welchem Zeitpunkt dies geschah.
Der Zeitstempel wird durch eine Vielzahl von Aktionen mit dem Vorgang aktualisiert. Dazu zählen:
- Bearbeiten des Vorgangs
- Priorität im Stapel ändern
- Kommentar verfassen
- Prozess-Button klicken
- Checkboxen abhaken oder neue erstellen
- Nachrichten aus dem Vorgang schreiben (Brief, E-Mail)
- Zeitbuchungen durchführen
- Ticket anlegen
In der Übersicht aller Vorgänge stehen Ihnen auf- und absteigende Sortierungsmöglichkeiten auf Basis des Zeitpunkts der letzten Aktivität zur Verfügung.
Anzeige des Statusverlaufs innerhalb von Vorgängen
Klicken Sie auf den Button „Statusverlauf“ in der Übersichtsmaske eines Vorgangs, um den detaillierten Verlauf der einzelnen Status anzusehen.
Die Anzeige stellt nicht nur dar, wann ein Mitarbeiter den Vorgang auf einen bestimmten Status gestellt hat, sondern auch, wie lange der Vorgang in diesem Status beim Bearbeiter verblieben ist.
Suchschema für Vorgänge
Um ein Suchschema für Vorgänge anzulegen, gehen Sie in den Hauptmenüpunkt „Vorgänge“. Hier haben Sie die Möglichkeit, für eine Filterung der Vorgänge mehrere Suchkriterien einzugeben und anschließend durch einen Klick auf den grünen Haken die Suche auszuführen [Abb. 9/1]. Nach ausgeführter Suche speichern Sie die Kriterien über den Button „Aktuelle Suche als Suchschema speichern“ ab [Abb. 9/2].
Daraufhin gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske des Suchschemas. Hier können Sie für dieses eine Bezeichnung und eine Farbe vergeben.
Über das Drop-Down-Menü neben der Schnellsuchzeile kann das soeben definierte Suchschema per Klick angewendet werden.
Hinweis: Vor einem Suchschemas wird jeweils vermerkt auf welchen Systembereich (Kunden, Vorgänge oder Objekte) sich dieses bezieht. Durch Auswahl eines Suchschemas gelangen Sie direkt in diesen Bereich und der Suchfilter wird dort ausgeführt.
Vorgänge im Dashboard
Auch im Dashboard kann eine entsprechende Darstellung integriert werden. Das Dashboard finden Sie über den Hauptmenüpunkt „Home“ im Bereich „Dashboard“. Um die Dashboard Container mit Elementen bzgl. der „Vorgänge“ zu bestücken, gehen Sie über das Dreipunkte-Menü des Dashboards, rechts oben in der Maske, mit „Reiter pflegen“ in die „Reiter-Übersicht“. Wählen Sie hier den Reiter aus, welchen Sie bearbeiten wollen, oder erstellen Sie einen neuen. Mit Klick auf die Reiterbezeichnung gelangen Sie in dessen Einstellungsmaske. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Container des Dashboards zu bestücken. Per Drag and Drop können die einzelnen Elemente bzgl. der Vorgänge, welche auf der rechten Seite unter dem Punkt „Vorgänge“ dargestellt werden, zum jeweiligen Rasterelement hinzugefügt werden.
Das Dashboard zu den Vorgängen könnte beispielsweise so, wie in [Abb. 6] dargestellt, aussehen. Das Element „Vorgänge-Status“ gibt wiederum einen guten Überblick über die Verteilung der Vorgänge nach den jeweiligen Status.