Extranet

Das Extranet können Sie über das Hauptmenü, unter dem Menüpunkt „Home“ finden. Mit einem Klick auf den Menüpunkt „Extranet“ öffnen Sie die Extranet-Maske.

Das ameax Extranet im Detail

Das Extranet ist der Bereich innerhalb Ihrer ameax Unternehmenssoftware, in dem Sie verschiedenste Informationen, Dokumente oder Dateien jeglicher Art dem gesamten Team und sogar externen Betrachtern dauerhaft zur Verfügung stellen können. Es ermöglicht jedem Mitarbeiter sich in Eigenregie mit Datenmaterial zu den verschiedensten internen Themenbereichen und Verwendungszwecken zu versorgen, wie z. B. mit allgemeinen Informationen, Lernmaterial oder Dokumenten für den Kundenkontakt.

Sie bestimmen, welche Dateien und Informationen im Extranet hochgeladen und zum dauerhaften Abrufen angeboten werden, wie z. B.

Verkaufsunterlagen
Produktkataloge
Dienstpläne
Meeting-Protokolle
Aktuelle Bekanntmachungen
Arbeitsanweisungen
Beschreibungen von Vorgehensweisen
Interne Formulare
Schriftliches Lernmaterial zum Nachlesen und Einarbeiten
Video-Tutorials
Bildergalerien der Teammitglieder mit Hierarchien
Kantinenpläne.

Dabei werden die Dateien nicht einfach in ein großes Hauptverzeichnis geladen, in dem sich dann alle Inhalte des Extranets zu einer unübersichtlichen Masse vermischen. Stattdessen steht es Ihnen frei, so viele eindeutig benannte Order zu den verschiedenen Themenbereichen anzulegen, wie Sie benötigen.

Durch die Suchfunktion genügt schon die Eingabe eines Stichworts oder eines Teils davon, um Ihnen eine Auflistung der infrage kommenden Inhalte zu liefern. Diese werden Ihnen nicht nur als Liste von Suchergebnissen dargestellt. Ebenfalls zeigt Ihnen das System, wo es die entsprechenden Inhalte gefunden hat. Das macht beispielsweise eine anschließende Recherche zu Material mit themengleichen oder ähnlichen Inhalten umso leichter [Abb. 3].

Das Anzeigen der gewünschten Inhalte funktioniert per Klick. PDF- oder Bilddateien sowie Audio- und Videoformate können direkt in der ameax Unternehmenssoftware in einem Overlay-Fenster dargestellt oder wiedergegeben werden. Der vorangehende Download der Datei ist nicht mehr nötig, kann aber bei Bedarf über eine entsprechende Schaltfläche immer noch ganz einfach durchgeführt werden [Abb. 4].

Ihr Unternehmen besitzt unterschiedliche Geschäftsbereiche, deren Kundendaten aber gemeinsam in einer ameax Datenbank verwaltet werden? Für solche Fälle können Sie mehr als nur ein Extranet anlegen [Abb. 5]. Stellen Sie den Mitarbeitern und bei Bedarf auch den Kunden eines jeden Unternehmensteils eigens zugedachte Informationen zum Abrufen zur Verfügung. Die Zugriffssteuerung erfolgt über einen zentralen Einstellungsbereich, sodass wirklich nur die Kollegen und Kunden die Inhalte sehen dürfen, die für sie bestimmt sind.

Der Aufbau des ameax-Extranets

Das ameax-Extranet ist in vier Bereiche unterteilt:

Das Inhaltsverzeichnis [Abb. 6/1]
Jedes ameax-Extranet, was auch als „Extranet-Ordner“ bezeichnet werden kann, kann mit mehreren Unterordnern ausgestattet werden. Diese beinhalten z. B. alle zu einem bestimmten Themengebiet passenden Daten. Die Ordnerstruktur wir in einem eigenen Bereich, dem Inhaltsverzeichnis dargestellt. Der Name des Hauptverzeichnisses, im Beispielbild das „Extranet Hausverwaltung“ für den entsprechenden Geschäftsbereich, wird im Inhaltsverzeichnis immer ganz oben aufgeführt. Die Unterordner folgen anschließend. Zur übersichtlichen Unterteilung kann jedem Ordner auch eine Farbe zugwiesen werden. Eine Zahl in Klammern hinter den Bezeichnungen der Unterordner gibt an, wie viele Inhalte sich darin befinden. Falls wiederum Ordner in Unterordnern angelegt wurden, sind diese ebenfalls auf die gleiche Weise in der Struktur ersichtlich. Zum Ansehen der Inhalte klicken Sie auf den Namen des Ordners, um ihn zu öffnen. Der Name des geöffneten Ordners wird immer in fetter Schrift dargestellt.

Der Anzeigebereich für Ordnerinhalte [Abb. 6/2]
Ganz oben in diesem Bereich sehen Sie als Überschrift den Namen des Ordners, dessen Inhalt Ihnen darunter dargestellt wird. Ordnerinhalte werden in sogenannte Container unterteilt. Ein Container kann verschiedene Inhalte besitzen wie PDFs, Bilder, geschriebene Texte, Schaltflächen mit Verlinkungen oder grundsätzlich Dateien jeglicher Art (mehr hierzu weiter unten bei „Das Extranet strukturieren und Inhalte einsetzen“). Bei Dateien werden in den zugehörigen Containern deren Namen, Dateiinformationen, die Angabe des Mitarbeiters, der die Datei hochgeladen hat und evtl. Vorschaubilder dargestellt. Auch Schaltflachen zum Ansehen und/oder Herunterladen sind vorhanden.

Der Suchbereich [Abb. 6/3]
Über Bereich „Suchen“ können Sie sich gezielt Inhalte aus dem Extranet finden und darstellen lassen. Geben Sie ein Stichwort, wie den exakten Namen des gewünschten Inhalts oder auch nur ein Fragment davon an und leiten Sie die Suche über den entsprechenden Funktions-Button ein. Die Ergebnisse werden Ihnen darauf rechts im Anzeigebereich für den Ordnerinhalt angezeigt (siehe [Abb. 3] und [6/2]. Klicken Sie auf die Schaltfläche „zurücksetzen“ um die Suchzeile zu leeren und Ihnen den Container-Inhalt des Hauptverzeichnisses auf der rechten Seite anzeigen zu lassen. Beachten Sie, dass sich eine eingeleitete Suche nur auf die Inhalte des Extranet-Hauptverzeichnis-Ordners bezieht, den Sie gerade geöffnet haben (im Beispiel von [Abb. 6] nur auf Inhalte von „Extranet Hausverwaltung“).

Untermenüleiste [Abb. 6/4]
Die Untermenüleiste eines Extranet-Ordners hat in der Regel 3 Komponenten:
1. Funktionsbuttons zum Navigieren innerhalb der Ordnerstruktur (ganz am Anfang, besonders dann praktisch, wenn mit Unterverzeichnissen gearbeitet wird, um schnell von einem Unterverzeichnis zum nächsten zu gelangen).
2. Der Funktionsbutton „Ansicht aktualisieren“ (kann z. B. dann eingesetzt werden, wenn Bilder hochgeladen wurden, um die zeitnahe Darstellung der Vorschaubilder anzustoßen, deren Erstellung technisch bedingt mit geringer Verzögerung einhergehen kann).
3. Der Funktions-Button „Bearbeitungsmodus“ (klicken Sie diesen an, um die Struktur des Extranet-Ordner zu bearbeiten oder Inhalte einzusetzen, mehr dazu im folgenden Abschnitt).

Das Extranet strukturieren und Inhalte einsetzen

Für die Bearbeitung der Ordnerstrukturen und das Einsetzen von Inhalten in einen Extranet-Ordner klicken Sie in dessen Untermenüleiste auf die Schaltfläche „Bearbeitungsmodus“ [Abb. 7 links]. Hierdurch ändert sich die Darstellung der Auflistung der Container im Bereich zur Anzeige der Ordnerinhalte und die zusätzliche Schaltfläche „Ordner „…“ bearbeiten“ erscheint im Untermenü.

Über die Schaltfläche „Ordner „…“ bearbeiten“ gelangen Sie in den Einstellungsbereich zum Einrichten des Extranets und seiner Ordner (mehr dazu unter „ameax Extranet – Einrichtung und Einstellungen“).

Die leicht geänderte Darstellung der Auflistung der Inhaltscontainer zeigt den Bearbeitungsmodus an. Achten Sie auf die erschienenen „Doppelbalken-Symbole“ am äußersten rechten Rand der Auflistung [Abb. 8]. An allen Stellen, an denen diese Symbole ersichtlich sind, können Sie sich durch Überfahren mit der Maus entweder ein Menü zum Ergänzen von Inhalten anzeigen lassen [Abb. 8 Markierungsrahmen] oder die Inhalte bereits bestehender Container bearbeiten (mehr zum Bearbeiten von Containerinhalten weiter unten).

Sie können standardmäßig folgende Inhaltscontainer durch einen Klick auf das entsprechende Icon in der Auswahlanzeige [Abb. 8 Markierungsrahmen] einsetzen:

Text-Blöcke
Dateien
Einzelbilder
Bildergalerien
Buttons (z. B. für Verlinkungen)
iFrames (z. B. zur Darstellung systemexterner Inhalte)
Ansprechpartner (Verweise auf bestimmte Mitarbeiter)
Aus anderem Ordner einfügen (einen bestimmten Inhalt aus einem anderen Extranet-Ordner wählen und diesen an diese Stelle verschieben)

Klicken Sie auf eine der angebotenen Optionen, sodass Ihnen ein Eingabefenster für die gewünschten Inhalte eingeblendet wird, wie beispielsweise das für Textblöcke [Abb. 9]. Bearbeiten Sie die Eingabemasken von oben nach unten, damit keine notwendigen Eintragungen übersehen werden. Durch die Schaltfläche „Anlegen & Schließen“ speichern Sie Ihre Eingaben ab, das Fenster wird geschlossen und Sie finden sich in der Übersichtsmaske der Ordnerinhalte wieder. Ihr gerade angelegter Container wird nun dort ebenfalls angezeigt. Klicken Sie auf die Schalfläche „Anlegen & Aktualisieren“, so werden Ihre Eingaben fixiert, jedoch bleiben Sie für weitere Bearbeitungen im Eingabefenster.

[Abb. 10] zeigt Beispiele von gerade eingesetzten Textcontainern. Wie gut zu sehen ist, können Textblöcke auch zur Unterteilung der Ordnerinhalte eingesetzt werden, wie hier als Überschrift für die Mitarbeiterbilder von Marketing- und Vertriebsleitung.

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über einen bereits angelegten Inhaltscontainer, so zeigt Ihnen das System auf der rechten Seite einen kleinen Bereich mit Funktions-Icons für diesen Container an [Abb. 11]. Er beinhaltet folgende Bestandteile:

Mülltonnen-Icon: Klicken Sie hier, um den Inhaltscontainer aus dem Ordner zu löschen.
Stift-Icon: Klicken Sie hier, um in die Bearbeitungsmaske des Containers zu gelangen.
Pfeil-Icon: Klicken Sie hier und ziehen den Container mit gedrückter linker Maustaste an eine andere Stelle innerhalb der Ordnerinhaltsübersicht. Lassen Sie die Maustaste los, um den Container an der gewünschten Stelle abzulegen.
Infobereich: Hier wird Ihnen dargestellt, wann und von wem der Container zuletzt bearbeitet wurde und ob dieser mit Tags markiert ist.

Ergänzende Informationen zur den Einstellungen des Extranets finden Sie unter „Extranet“ und „Extranet Ordner“.