Import
Im Hauptmenüpunkt „Kunden“ befindet sich unter „Import“ [Abb. 1] die Funktion zum Importieren von Kundendaten sowie SepaMandate aus CSV-Dateien (Excel-Dateien) bzw. XML-Dateien.
Import-Übersicht
Die ameax Unternehmenssoftware bietet verschiedene Arten von Importen aus externen Quellen und hierbei ergänzende Funktionen:
- Den „klassischen“ Import via CSV-Datei:
Hierfür wird im Bereich aus [Abb. 2/6] die Datei hochgeladen, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen. Der Importvorgang kann durch die Option „Automatische Feldzuweisung, wenn Bezeichner eindeutig oder Kopfzeilen bekannt“ [Abb. 2/7] beschleunigt werden. Die Maske für die manuelle Spaltenzuordnung (siehe „Manuelle Spaltenzuordnung“ weiter unten) wird übersprungen, sofern die Spaltenbezeichnungen alle exakt den Systemvorgaben entsprechen oder eine identisch aufgebaute Tabelle schon einmal importiert wurde. Durch Klicken auf „Verarbeiten“ wird der Vorgang gestartet [Abb. 2/8]. - Den VCard-Import (elektronische Visitenkarte) [Abb. 2/1]
- Den Text-Import [Abb. 2/2] (siehe „Text Import“)
- Anreicherung der Datenbank mit Kundennummern [Abb. 2/3]
- Import von SEPA-Mandaten [Abb.2/4]:
Hier werden bestehende SEPA-Mandate aus XML-Dateien importiert. - Durch „Import löschen“ werden bereits Durchgeführte Importe gelöscht (siehe „Import löschen“ weiter unten)
„VCard-Import“
Über den „VCard-Import“ werden elektronische Visitenkarten importiert. Die zu importierende Datei wird hochgeladen, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen [Abb. 3/1]. Durch Klicken auf „Upload verarbeiten“ [Abb. 3/2] wird der Upload gestartet und die enthaltenen Informationen verarbeitet.
Im Bereich „VCard-Import“ werden bei Bedarf zusätzlich verschiedene Informationen während des Importvorgangs bei allen neuen Datensätzen ergänzt:
- Der Kampagnen-Status und die Betreuergruppe [Abb. 3/3]
- Kategorisierungen, wie z. B. Quelle oder Branche [Abb. 3/4]
Kontakte können auch über das „E-Mail Gateway“ importiert werden. Eine Anleitung hierfür finden Sie bei [Abb. 3/5].
Kundennummern-Abgleich und Anreicherung
Diese Funktion dient zum Etablieren einer einheitlichen Kundennummernstruktur innerhalb von zwei Systemen. Zu diesem Zweck ist es nur notwendig, z. B. die in einem Warenwirtschafssystem bereits bestehenden Kundennummern als Excel/CSV-Tabelle zu exportieren. Anschließend wird der Datenbestand Ihrer Datenbank durch ein einfaches zweistufiges Verfahren mit den Nummern aus der Datei angereichert.
Beim Anreichern von Kundennummern müssen die Spalten der Ursprungtabelle so umbenannt werden, dass das System deren Inhalte richtig erfassen kann. Die Kundennummer [Abb. 5/3] ist für die Aufbereitung das einzige Pflichtfeld. Alle anderen Felder [Abb. 5/2] dienen als optionale Angaben, welche dem System und Ihnen die folgende Zuordnung erleichtern. Laden Sie nach der Spaltenbenennung in der Tabelle die gespeicherte Datei hoch, indem Sie sie per Drag and Drop in das dafür vorgesehene Feld [Abb. 5/1] ziehen oder durch einen Klick auf das Pfeil-Icon im Drag and Drop-Feld aus dem Verzeichnis Ihres Rechners auswählen.
Es folgen die Fenster für die etwaige Korrektur von Spaltenzuteilungen und die Import-Voransicht. Beide übergehen Sie durch Klick auf die Buttons „Weiter“ bzw. „Import durchführen“. Bitte beachten Sie das nur die in der Abbildung [Abb. 5/2] verfügbaren Spalten genutzt werden können, weiter Spalten werden ignoriert.
Beim Verarbeiten der Import-Tabelle gleicht das System deren Inhalte mit dem Ihrer Datenbank ab. Ist eine Kundennummer schon auf beiden Seiten vorhanden, wird diese ignoriert. Befindet sich kein entsprechender Datensatz in der Datenbank, so wird Ihnen die Funktion einer rudimentären Neuanlage angeboten (nur Name, Kundennummer und Adresse!) [Abb. 4].
Das Ergebnis der Verarbeitung wird Ihnen im Fenster „Kundennummern-Abgleich und -Anreicherung“ dargestellt. Der Anreicherungsprozess ist als manueller Vorgang ausgelegt. Um die Zuordnung zu beschleunigen, können Sie auf Wunsch auch die drei Buttons aus der Untermenüleiste des Fensters verwenden. Durch diese werden gleich
- die ausgewählten Datensätze importiert [Abb. 6/1].
- alle Datensätze ohne Treffer (in der Datenbank gefundene Übereinstimmungen) ignoriert. [Abb. 6/2].
- alle Datensätze ohne Treffer automatisch angelegt. [Abb. 6/3].
- alle “vom System“ als eindeutig zusammenpassend erkannte Datensätze einander zugeordnet und um die Kundennummer ergänzt. Dafür müssen mindestens vier abgeglichene Kriterien übereinstimmen [Abb. 6/4].
Die Aktionen, welche über die Buttons in der Menüleiste automatisiert durchgeführt werden, beziehen sich immer auf den gerade angezeigten Inhalt des Fensters. Dies sind maximal 100 Datensätze. Ist die Datei umfangreich, so muss jeweils nach dem Abarbeiten der ersten 100 Stück der Button „Datensätze neu laden“ in der unteren linken Ecke des Bereichs betätigt werden, um die nächsten bis zu 100 Datensätze durchzugehen. Wiederholen Sie dies, bis keine Datensätze mehr angezeigt werden.
Möchten Sie die Buttons für die automatischen Vorgänge nicht verwenden oder bleiben nach ihrem Gebrauch noch Daten übrig, bei denen sich das System „nicht sicher“ ist, werden Ihnen diese Datensätze zur manuellen Bearbeitung in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt [Abb. 4]. Deren Spalten beinhalten von links nach rechts:
- Die Kundennummer und die ausgelesenen Zuordnungskriterien aus der Importdatei
- Den Datensatz im AkquiseManager, zu dem derjenige aus der Importdatei passen könnte
- Eine Anzeige von Kriterien, die für die Zuordnung übereinstimmen (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse des Ansprechpartners / der Firma, Telefonnummer, Webadresse, etc.). Gefundene Übereinstimmungen werden grün hinterlegt dargestellt [Abb. 7/1]. Die genaue Art der Übereinstimmung erfahren Sie über ein eingeblendete Info-Box, wenn Sie mit der Maus über die grünen Markierungen fahren.
- Eine Spalte mit drei Aktionen:
- Die Kundennummer beim ausgewählten Datensatz einsetzen/verwenden [Abb. 4/1]
- Die Daten aus der gerade geprüften Zeile ignorieren [Abb. 4/2]
- Mit den Daten aus der Importdatei einen neuen Datensatz anlegen [Abb. 4/3]
Befinden sich ähnliche Datensätze im AkquiseManager die alle für die Zuordnung einer bestimmten Kundennummer infrage kommen könnten, so werden Ihnen diese auch in einer Zeile angezeigt.
Der Import von Kundendaten via CSV-Tabelle im Detail
Über den Button „Leere CSV-Datei herunterladen“ [Abb. 8/1] kann eine leere Muster-CSV-Datei heruntergeladen werden.
Diese Mustervorlage enthält bereits vorgegebene Spaltenbezeichnungen [Abb. 9], welche Ihnen als Mustervorlage für den Aufbau einer Import-Tabelle dienen können.
Folgend erhalten Sie grundlegende und detaillierte Hinweise, welche einen reibungslosen und effizienten Importvorgang sicherstellen sollen:
- Die Spaltenbezeichnungen bitte immer kopieren, um Schreibfehler zu vermeiden.
- Bitte beachten Sie, dass beim Feld „Straße“ die Hausnummer und der Straßenname im gleichen Feld sein müssen.
- Das Feld „customer.anrede“ ist das entscheidende Kriterium, ob es sich um einen Privatkundendatensatz oder einen Firmenkundendatensatz handelt. Steht hier eine Anrede wie „Herr“ oder „Frau“, handelt es sich um einen Privatkundendatensatz. Ist dieses Feld leer, wird aus dem Datensatz automatisch eine Firmenkundendatensatz.
- Wenn es sich beim Kundendatensatz um eine Firma handelt, dann ist der Firmenname „customer.name1“. Handelt es sich um einen Kundendatensatz einer Privatperson, dann ist das Feld „customer.name1“ der Nachname. Bei Privatkunden existiert kein Feld für „customer.name 2“, stattdessen muss für die Ergänzung des Vornamens in der Importtabelle eine Spalte mit der Benennung „customer.vorname“ befüllt werden.
- Für eine ordnungsgemäße Geodaten-Indizierung ist es notwendig, dass die Spalte „customer.isoland“ eingesetzt wird und Werte beinhaltet. Die hier zu verwendenden Abkürzungen für die verschiedenen Länder beziehen sich auf den Standard ISO 3166 (z. B. DE für Deutschland). Sie sind in allen gängigen Wissensdatenbanken nachzulesen.
Der Umgang mit Platzhaltern innerhalb Spaltenbenennungen
Platzhalter innerhalb von Spaltenbenennungen sind mit „XXX“ gekennzeichnet. Diese müssen immer mit nummerischen Werten ersetzt werden. Dabei gibt es drei Standardkonstellationen:
Platzhalter bei Ansprechpartnerangaben:
Es besteht die Möglichkeit, bei einem Kundendatensatz mehrere Ansprechpartner auf einmal zu importieren. Dabei ist zu beachten, dass die Komponenten, die zu einem Ansprechpartner gehören (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.), immer mit der gleichen Zahl in der Spaltenbenennung versehen werden. Im Beispiel aus [Abb. 11] werden also die vier Bestandteile des ersten Ansprechpartners in der Zeile jeweils mit einer „1“ ausgestattet und die der folgenden jeweils mit „2“, „3“ usw..
Platzhalter bei Kategorien und Notizen
Ebenfalls können auch mehrere Kategorie-Einträge oder Notizen, welche in einem Kundendatensatz hinterlegt werden sollen, zeitgleich in die Datenbank gespielt werden. Wie in [Abb. 12] zu erkennen ist, muss dabei auf eine fortlaufende Nummerierung der einzelnen Spalten geachtet werden, um alle Einträge wie gewünscht zu übernehmen.
Platzhalter bei Objekten
Importe in die Eingabefelder von Objekten sind auch machbar. Hierzu tragen Sie in den Platzhaltern der Spaltenbenennungen für die Objektfelder die jeweilige Objekt-ID-Nummer ein. Details zu Objekten und wo die Objekt-ID-Nummern zu finden sind, entnehmen Sie den Bereichen 2.15.1 Objekte und 4.3 Objekte.
Manuelle bzw. Kontrolle der Spaltenzuordnung
Wurde die Importtabelle hochgeladen, erscheint das Fenster „Spaltenzuordnung“, um die Spaltenzuordnung zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Es wird empfohlen, diese Ansicht nur zur Kontrolle und ggf. zur Korrektur zu verwenden. Über ein Drop-Down Menü für jede Spalte kann die Zuordnung korrigiert werden [Abb. 14/1]. Bitte erledigen Sie aber die eigentliche Spaltenzuordnung direkt in der CSV-Datei (Excel-Tabelle).
Sie können hier weitere Spalten ergänzen und benennen, falls nötig [Abb. 14/2].
Ebenfalls wird standardmäßig eine Suchselektion angelegt mit allen Inhalten des Imports angelegt, um diese nach dem Vorgang leichter finden und ggf. weiter zu bearbeiten zu [Abb. 14/3].
Durch den Klick auf Weiter wird der Import Vorgang fortgesetzt [Abb. 14/4]. Durch „Datei verwerfen“ abgebrochen [Abb. 14/5].
Import Voransicht
Dieses Fenster wird angezeigt, wenn die Spaltenzuordnung abgeschlossen ist und listet auf, welche Daten Importiert werden. Beachten Sie bitte, dass die Kopfzeile in der CSV-Tabelle vom System nicht gezählt wird. Bei Zeilenangaben beginnt das System daher erst ab Zeile 2 der Tabelle zu zählen. Die erste Datensatzzeile ist somit Zeile 2 in der Excel-/CSV-Datei.
Es gibt folgende Import-Statusangaben:
- Fehler (Rot): Der Datensatz kann nicht angelegt werden. Die Begründung hierfür finden Sie in der nebenstehenden Spalte „Import Fehler“.
- Dublette (Gelb): Es ist ein doppelter Datensatz vorhanden.
- Anlage (Grün): Der Datensatz wird angelegt.
- Aktualisierung (Blau): Der Datensatz wird mit neuen Informationen aus der Tabelle aktualisiert.
Eine Überschreibung von Kundendatensätzen passiert hier standardmäßig nicht, sondern nur eine Ergänzung. Sollten sich Kategorie-Einträge noch nicht in den Einstellungen Ihrer Datenbank befinden, dann werden diese beim Import automatisch vom System ergänzt.
Report zum Import
Am Ende des Importvorgangs wird ein kurzer Report zum Import angezeigt. Dieser besteht aus:
- Informationen zu Kundendatensätzen [Abb. 16/1]. Zu sehen ist hier, wie viele Datensätze aktualisiert, angelegt, indiziert sowie „Zur Selektion hinzugefügt“ oder mit bereits vorhanden Kategorien ausgestattet wurden.
- der Information darüber, wie viele neue Kategorien angelegt wurden [Abb. 16/2]
- Informationen zu den Ansprechpartnern [Abb. 16/3] (Angaben zu Neu-Anlagen, Aktualisierungen oder darüber, wie viele „Zur Selektion hinzugefügt“ wurden)
- der Möglichkeit, die importierten, aufbereiteten Daten als CSV-Datei herunterzuladen [Abb. 16/4]. Diese Datei wird automatisch um weitere Inhalte ergänzt, wie z. B. der zugewiesenen internen Datensatz-ID-Nummer. Bitte beachten Sie, dass diese Ausgabe nur in dieser Maske angeboten wird. Ein späterer Download der Datei ist nicht mehr möglich.
Import Löschen
Wählen Sie „Import löschen“ [Abb. 2/5], öffnet sich das Fenster „Suchergebnis Gruppierte Importe löschen“ [Abb. 17]. Dort sind alle erfolgreich durchgeführten Importvorgänge aufgelistet. Durch Klicken auf den vorderen Bereich des Eintrags sehen Sie eine detaillierte Ansicht aller importieren/aktualisierten Datensätze dieses Vorgangs [Abb. 15].
Klicken Sie in der Übersicht der Datensätze auf „Import löschen“ [Abb. 18/1], löschen Sie alle mit diesem Import verbundenen Datensätze.
Achtung: Dadurch werden ebenfalls die Datensätze komplett gelöscht, bei denen nur Aktualisierungen durchgeführt wurden.
Erkennung Kunden
Einen bereits vorhandenen Kunden kann man während eines Imports auf vier verschiedene Möglichkeiten identifizieren:
- Über die interne ID (customer.customer_id)
- Über die Kundennummer (customer.kundennr)
- Über die Externe ID (customer.customer_extern_id)
- Über den Namen, die Straße und die Postleitzahl (customer.name1, customer.strasse und customer.plz)
Eine dieser Möglichkeiten muss mindestens zutreffen, um einen bereits vorhandenen Kunden im System zu finden.
Bei der letzten Möglichkeit gilt es zu verstehen, vor allem für eine Holding Gemeinschaft, wie der Importer einen Kunden erkennt. Zur Identifizierung im System werden die Anfangsbuchstaben des Namens und der Straße und die komplette Postleitzahl verwendet, um einen Eintrag im System zu finden. Dies kann vor allem bei einer Holding Gemeinschaft zu Problemen führen, die mehrere „Firmen“ am selben Ort führen und dieselben Anfangsbuchstaben verwenden (Beispiel: Testfirma GmbH & Co KG, Mustermannstraße 12, 94321; Testfirma Verwaltungsgesellschaft, Mustermannstraße 12, 94321).
Um solche Probleme zu vermeiden gibt es die Möglichkeit, beim Anlegen eines Kunden in der CSV-Tabelle die Spalte customer.dubletten zu verwenden. In dieser Spalte kann man mit der Zahl „1“ die Dubletten Erkennung für die Zeile umgehen und es wird ein neuer Kunde angelegt. Nach dieser Art von Import empfiehlt es sich, die Einträge zu kontrollieren.
Wenn ein Kunde im System gefunden wurde, kann man diesen aktualisieren (updaten), indem man Daten verändert (ausgeschlossen sind die Werte, die zur Erkennung des Kunden erforderlich sind) oder neue hinzufügt.
Wenn bei der Neuanlage eines Kunden nur der Name angegeben wird, erfolgt keine Dubletten Erkennung und es wird ein neuer Datensatz angelegt, auch wenn genau derselbe bereits vorhanden ist.
Das Hinzufügen von Ansprechpartnern
Man kann einen Ansprechpartner auf zwei Möglichkeiten hinzufügen. Dabei spielt es keine Rolle ob der Kunde bereits im System vorhanden ist oder ob der Kunde während dem Import angelegt wird.
Bei einem bereits vorhandenen Kunden werden die in der Tabelle angegebenen Ansprechpartner hinzugefügt. Beim Erkennen eines Kunden im System gelten hierbei wieder dieselben Bedingungen wie oben bereits beschrieben.
In einer Reihe
Die erste Möglichkeit besteht darin mehrere Ansprechpartner in einer Reihe hinzuzufügen (siehe Link zu Platzhaltern bei Ansprechpartnerangaben). Dabei spricht man immer den Kunden an, da die Ansprechpartner alle in einer Zeile hinzugefügt werden.
Mehrere Reihen
Die andere Möglichkeit besteht darin, Ansprechpartner über mehrere Zeilen einzufügen.
Hierfür ist es wichtig, dass die Daten des Kunden (customer) in jeder Zeile übernommen werden und identisch bleiben, um Fehler bei der Erkennung zu verhindern. [Abb. __] zeigt ein Beispiel, wie eine solche Tabelle aussehen könnte.
Man wird in der Import-Voransicht darauf hingewiesen, dass, außer der ersten Zeile, die anderen Dubletten sind, was aber aufgrund eines Mergings (Zusammenführung beim Importvorgang) im System Sie nicht beunruhigen muss.
