Kunden Accounts
Unter dem Hauptmenüpunkt „Kunden“, finden Sie bei „Kunden-Accounts“ [Abb. 1] die Übersicht zur Verwaltung aller existierenden „Kunden-Accounts“. Hier können auch neue „Kunden-Accounts“ erstellt werden.
Der Bereich „Kunden-Accounts“ im Überblick
Im Rahmen des Moduls „Dokumentenportal“ werden Kunden Nutzer-Accounts zur Verfügung gestellt, um sich in ihrem persönlichen Portalzugang anmelden und mit Ihrem Unternehmen in einen digitalen Informationsaustausch treten zu können (siehe „Dokumentenportal“). Im Bereich „Kunden-Accounts“ finden Sie eine Übersicht der aktiven Nutzer-Accounts und bearbeiten diese dort.
Es werden Ihnen diese Funktionen angeboten:
- „anlegen“ [Abb. 2/1]: Hiermit werden neue Kunden Accounts angelegt.
- „Export“[Abb. 2/2]: Hiermit werden alle „Kunden-Account-Daten“ exportiert.
- Die Filterleiste [Abb. 2/3]: Filtern Sie die Übersicht der angezeigten Kunden-Accounts nach bestimmten Kriterien.
- „Zugangsdaten per E-Mail versenden“ [Abb. 2/4]: Sendet den Account-Inhabern der mit einem Häkchen ausgewählten Accounts ihre Zugangsdaten.
- „Löschen“ [Abb. 2/5]: Durch einen Klick auf das Papierkorb-Icon löschen Sie einen Kunden-Account.
Kunden-Accounts anlegen
Über „anlegen“ [Abb. 2/1] gelangen Sie zur Maske für das Anlegen eines neuen Kunden Accounts. Hier finden Sie folgende Eingabebereiche:
- „Login“ [Abb. 3/1]: Hier vergeben Sie einen Benutzernamen bzw. eine Login-Kennung.
- „Passwort“ [Abb. 3/2]: Hier steht ein vom System generiertes, aus Zahlen und Zeichen bestehendes achtstelliges Passwort. Es ist bei Bedarf änderbar.
- „Berechtigungsgruppen“ [Abb. 3/3]: Hier wird dem „Kunden-Account“ eine Berechtigungsgruppe zugewiesen (2.6.2 Berechtigungsgruppen).
- „Benachrichtigungen“ [Abb. 3/4]: Durch setzen der Checkbox legen Sie fest, über welche Aktionen der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail erhält.
Kunden-Account bearbeiten
Durch Klicken auf den Login-in-Namen [Abb. 2 /6] öffnet sich die Maske zum Bearbeiten von Account-Informationen, welche diese Eingabeflächen beinhaltet:
- „Login“ [Abb. 4/1]: Hier kann der Benutzername bzw. die Login-Kennung geändert werden.
- „Neues Passwort setzen“ [Abb. 4/2]: Hier wird, ein vom Kunden gesetztes Passwort zurückgesetzt. Diese Option erscheint nur, wenn der Benutzer für den Kunden-Account ein eigenes Passwort vergeben hat.
- „Passwort“ [Abb. 4/3]: Hier vergeben Sie ein neues Passwort bzw. ändern dieses. Ist das Feld „grau“ muss die Checkbox „Neues Passwort setzen“ aktiviert werden.
- „Passwort Status“ [Abb. 4/4]: Zeigt nähere Informationen zum Passwort an.
- „Berechtigungsgruppen“ [Abb. 4/5]: Hier wird dem „Kunden-Account“ eine Berechtigungsgruppe zugewiesen (siehe „Berechtigungsgruppen“).
- „Benachrichtigungen“ [Abb. 4/6]: Durch setzen der Checkbox legen Sie fest, über welche Aktionen der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail erhält.
Passwort Status
Die verschiedenen möglichen Status beim „Passwort Status“ sind wie folgt:
- „Eigenes Passwort (Benutzer)“ [Abb. 5/1]: Dies bedeutet, dass der Inhaber des Accounts ein neues Passwort vergeben hat. Aus Datenschutzgründen wird dieses nicht angezeigt, sondern nur die Meldung „Passwort ist verschlüsselt“ [Abb. 4/3].
- „Neu gesetztes Passwort (System)“ [Abb. 5/2]: Das Passwort wurde von einem Ihrer Mitarbeiter erstellt.
- „Passwort aus Accountanlage (System)“ [Abb. 5/3]: Das angezeigte Passwort ist das vom System bei der Account-Erstellung vergebene Initialpasswort.
Login als Kunden-Account im Dokumentenportal
Um die Ansicht eines Account-Users aufrufen zu können, steht Ihnen der Button „Als Account anmelden“ z. B. direkt im Bereich „Kunden-Accounts“ eines Kundendatensatzes zur Verfügung.
Um sich in die Kunden-Accounts als User einloggen zu können, benötigen Sie hierfür die entsprechenden Rechte. Eine Beschreibung zur Vergabe der zugehörigen Rechte können Sie unter Rechtegruppen einsehen.
Ebenfalls besteht diese Möglichkeit in der Übersichtsmaske aller Kunden-Accounts, welche über den Hauptmenüpunkt „Kunden“ bei „Kunden-Accounts“ aufrufbar ist.
Account Export
Die Funktion „Account Export“ erstellt eine CSV-Datei mit allen vorhandenen Informationen zu den Kunden Accounts.
Die Funktionen sind wie folgt:
- „Zur Übersicht“: Hier gelangen Sie zur Account-Übersicht zurück [Abb. 8/1].
- Inaktive Accounts in den Export einbeziehen [Abb. 8/2].
- Alle Accounts mit verschlüsselten Passwörtern werden in den Export mit einbezogen [Abb. 8/3].
- Alle Accounts werden in den Export einbezogen, die ihre Zugangsdaten bereits erhalten haben [Abb. 8/4].
- „Export“ [Abb. 8/5]: Erstellt eine CSV-Datei (Excel-Tabelle), die sofort heruntergeladen wird.
Beispielhafte Darstellung eines Exports
Der erstellte Export kann, wie bereits oben beschrieben, über den entsprechenden Funktions-Button als CSV-Datei (Excel-Tabelle) ausgegeben werden. Der Inhalt der Exportdatei sieht, wie in [Abb. 9] beispielhaft dargestellt, aus.