Benutzer
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Berechtigungen“ den Bereich „Benutzer“, in dem Sie Benutzer-Accounts anlegen und bearbeiten können. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.
Benutzer anlegen
Benutzer können im gleichnamigen Untermenüpunkt des Einstellungsbereichs angelegt und bearbeitet werden. Dazu wählen Sie in den Einstellungen den Navigationspunkt „Berechtigungen“ und anschließend „Benutzer“.
Neue Benutzer werden über den Button „Anlegen“ erstellt. In der sich öffnenden Eingabemaske vergibt man die individuellen Zugangsdaten.
Dazu wird zuerst ein Benutzername festgelegt. Dieser wird künftig auch im AkquiseManager angezeigt.
Im Feld E-Mail geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Alle benutzerabhängigen System-Meldungen werden grundsätzlich an diese gesendet.
Ein automatisch generiertes Passwort ist bereits hinterlegt. Dieses kann selbstverständlich individuell geändert werden. Beachten Sie jedoch die eingestellten Kennwortkriterien in Ihrem AkquiseManager. Mehr dazu unter „Passwort ändern“.
Mit der Aktivierung der Box „Zugangsdaten senden“ sendet das System dem neuen Benutzer die Login Daten nach dem Speichern der Eingaben.
Ebenfalls können Sie ein Kürzel und eine farbliche Markierung für den Benutzer auswählen.
Im Dropdownmenü „Rechtegruppen“ wird der Status des Benutzers festgelegt. Standesmäßig wählt man hier zwischen den Einstellungen „Administratoren“ und „User“. Auch andere, selbst definierte Rechtegruppen können hier zum Einsatz kommen (siehe „Rechtegruppen“).
In der darunterliegenden Box schaltet man einen Benutzer aktiv. Ist der Haken dort nicht gesetzt, so kann sich der Benutzer nicht mehr im System anmelden. Alle Aktivitäten des Benutzers bleiben jedoch weiterhin im System nachvollziehbar.
In den Punkten „Betreuergruppe“, „Postfach“ und „FileDrive“ können Sie direkt wählen, ob dem Benutzer eine eigene, gleichnamige Betreuergruppe, ein eigener Mail-Account mit der zuvor angegebenen E-Mail-Adresse, sowie ein eigenes FileDrive angelegt werden soll. Zudem besteht hier die Möglichkeit, dem Benutzer einen bereits bestehenden FileDrive Ordner zu zuweisen.
All diese Optionen können auch im Nachgang manuell in den jeweiligen Einstellungen aktiviert werden.
Um die Benutzeranlage abschließen zu können, muss im Bereich „Personen & Adressdaten“ die Anrede, der Vorname und der Nachname des Benutzers eingetragen werden. Weiterhin können die Benutzerdaten um den Titel, die Straße, die Postleitzahl, den Ort und das Land ergänzt werden. Für die Nutzer einer SIP-basierten Telefonanlage geben Sie im Feld „SIP ID“ die nutzerspezifische SIP User ID ein und ergänzen im gleichnamigen Feld den SIP Benutzernamen.
Der neue Benutzer wird nur gespeichert, falls Sie alle nötigen Angaben korrekt gemacht haben. Wurde eine dieser Angaben vergessen, so wird ein Eingabefehler ausgegeben. Dort wird detailliert dargestellt, warum der Benutzer nicht gespeichert werden konnte.
Benutzerdaten einsehen und bearbeiten
In der allgemeinen Benutzerübersicht werden alle angelegten Benutzer angezeigt [Abb. 1]. Hier sehen Sie sofort die Rechtegruppe, den Status, die E-Mail-Adresse, den Vor- und Nachnamen, die Anschrift, den letzten Login, die letzte Passwortänderung, die zuletzt gewählte Kampagne sowie die ID des jeweiligen Benutzers. Mit einem Klick auf den Mülltonen Icon kann der gewählte Benutzer direkt gelöscht werden.
Wichtig: Das Löschen von Usern, die bereits eine gewisse Zeit im System gearbeitet haben, wird nicht empfohlen! Hierdurch werden auch die Angaben gelöscht, welche Aktivitäten, Wiedervorlagen und Termine von diesem angelegt wurden. Benutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden, sollten immer nur deaktiviert werden.
Die Bearbeitung eines Benutzers erfolgt mit einem Klick auf den gewünschten Benutzernamen. In dem sich darauf öffnenden Fenster erfolgt die Bearbeitung [Abb. 3/1] der Stammdaten gleich der Anlage eines neuen Benutzers. Es können also, mit Ausnahme der Passwortvergabe, alle Stammdaten dort abgeändert werden.
Zudem werden die Geodaten, der letzte Login, die letzte Passwortübersicht sowie die zuletzt gewählte Kampagne angezeigt. Ebenfalls kann hier herausgefunden werden, wer den Benutzer zuletzt bearbeitet oder angelegt hat und wann das geschehen ist.
Über das Drei-Punkte-Symbol rechts neben der Benutzernummer erhalten Sie weitere Bearbeitungsfunktionen.
Über den Punkt „Neues Passwort versenden“ wird dem Benutzer automatisch ein neues, vom System generiertes, Kennwort an seine hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Das Passwort manuell zu ändern funktioniert über den Punkt „Passwort ändern“. Dort kann entweder manuell ein neues Passwort eingegeben oder eines generiert werden. Zudem werden auf Wunsch die neuen Zugangsdaten per E-Mail verschickt.
Die Daten um ein Telefon-Protokoll mit Ihrer Telefon Software einzurichten, finden Sie bei „Telefon-Protokoll einrichten“.
Schließlich können über den Punkt „Wiedervorlagen umbuchen“ die Wiedervorlagen, die der entsprechende Nutzer bereits angelegt hat, zu einem anderen Benutzer übertragen werden. Wählen Sie dafür zuerst den gewünschten Ziel-Benutzer. Danach können Sie wählen, ob nur offene Wiedervorlagen oder alle Wiedervorlagen umgebucht werden sollen. Zudem kann eine Zuordnung je nach Betreuergruppe und Kampagnenstatus vorgenommen werden.
In der der Benutzermaske können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden:
- Feed-Zugriff:
Im Bereich „Feed-Zugriff“ kann ein Passwort generiert werden, um z. B. Daten des AkquiseManager-Kalenders einseitig z. B. in den Kalender von Microsoft Outlook zu übertragen.
Wichtig: Log-in-Name und Kennwort werden Ihnen aus Sicherheitsgründen nur bei Erstellung zusammen als Klartext dargestellt. Kopieren und speichern Sie sich darum beides am besten separat ab, sodass Ihnen die Angaben auch später noch zur Verfügung stehen. Wird das Passwort nicht gespeichert, so müsste über den gleichen Button ein neues erstellt werden, falls Sie von einer neuen/zusätzlichen Instanz aus den Feed aufgerufen möchten. - API-Zugriff:
Ein API-Passwort, sowie die entsprechenden Zugangsdaten, finden Sie im Bereich „API-Zugriff“. Eine vollständige API-Dokumentation kann über den gleichnamigen Button aufgerufen werden.
Parallel zu den jeweiligen Hauptfunktionen können benutzerspezifische Bearbeitungen in folgenden Bereichen stattfinden:
- Betreuergruppen-Zuordnung (siehe „Betreuergruppen“)
- Objekt-Bearbeitergruppen-Zuordnung (siehe „Objekte“)
- Hierarchie/Vorgesetzte
- FileDrive (siehe „Mein FileDrive„)
- Mail-Account Zugriff (siehe „Mail-Account“)
- Kategorie Zuordnung (siehe „Kategorie pflegen“)
- Kampagnen-Zugriff (siehe „Kampagnen Einstellungen“)
- Planzahlen (siehe Abschnitt unten)
Wie Sie dort Änderungen durchführen lesen Sie in den jeweiligen Handbucheinträgen.
Weiterhin können im Bereich „Benutzerspezifische Systemeinstellungen“ die vom Nutzer bevorzugt oder alternativ genutzte CTI-Software (falls vorhanden) ausgewählt und der „Home Redirect“ eingestellt werden.
Um nicht immer über die Übersicht zum nächsten Benutzer springen zu müssen, kann mit dem Pfeilicon neben dem Drei-Punkte-Menü zum nächsten oder vorherigen Benutzer gewechselt werden [Abb. 3/2].
Planzahlen für Absatzmengen und Umsätze
Anhand übersichtlicher Dashboard-Darstellungen, welche sowohl die betreffenden Teammitglieder, als auch Administratoren oder Teamleiter einsehen können, erkennt man sofort die Entwicklungen der Planzahlen innerhalb der letzten 30 oder 90 Tage. Die Planzahlenfestlegung und –anzeige für den Fakturabereich (Umsätze nach Belegen) stellt somit eine perfekte Erweiterung für Ihr Unternehmenscontrolling dar [Abb. 9]. Mit diesem Werkzeug können eventuell nötige Kurskorrekturen erkannt und passende Maßnahmen zur Eigen- oder Fremdsteuerung von Mitarbeitern rechtzeitig und gezielt eingesetzt werden.
Auch Daten aus dem Modul „Umsätze und Mengen“, welches Bestandteil der Plus-Version unserer CRM-Software „AkquiseManager“ ist, können als Grundlage für eine Dashboard-Anzeige dienen. Im Beispiel einer Brauerei aus [Abb. 10] wurde als Planzahl eine Absatzmenge von 1000 hl Bier für einen Kundenbetreuer festgelegt. Daten aus externen Programmen, wie beispielsweise ERP-Systemen, die nicht direkt mit der ameax Faktura oder dem ameax AkquiseManager verbunden wurden, lassen sich so als ergänzende Informationsquelle einspielen, auswerten und als Handlungsbasis verwenden.
Planzahlen für Absatzmengen und Umsätze festlegen
Dort wo Sie auch die Planzahlen beispielsweise für Aktivitäten festlegen, stellen Sie auch die Planzahlen für Absatzmengen und Umsätze für jeden Benutzer individuell ein: Begeben Sie sich im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ bei „Berechtigungen“ zum Unterpunkt „Benutzer“. Wählen Sie den Benutzer aus, für Sie Planzahlen einstellen wollen. Im unteren Drittel auf der rechten Seite der sich öffnenden Bearbeitungsmaske finden Sie den Bereich „Planzahlen“. Sind schon andere Planzahlen festgelegt, werden diese Ihnen dort angezeigt. Zum Ergänzen weiter klicken Sie auf die Schaltfläche „bearbeiten“ direkt unterhalb der Bereichsüberschrift.