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CRM Grundeinstellungen

Screenshot geöffneter Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ mit markiertem Bereich „CRM“
[Abb. 1]: Hier sehen Sie, wie Sie zu den Grundeinstellungen gelangen.

Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie unter „CRM“ den Bereich „Grundeinstellungen“. In diesem Abschnitt können Sie Grundeinstellungen für den ameax AkquiseManager vornehmen.
Die Inhalte der meisten Reiter und Unterpunkte erklären sich erfahrungsgemäß von selbst. Zu folgenden erklärungsbedürftigen Elementen finden Sie in diesem Handbucheintrag entsprechende Beschreibungen:

  • Grundeinstellungen
  • Mögliche Dublette
  • Export/Import
  • Kunden-Beziehungen
  • Kunden-Suche in Liste
  • Drucken und PDF

Grundeinstellungen

Screenshot des geöffneten Bereichs „CRM“ mit dem Reiter „Grundeinstellungen“
[Abb. 2]: Hier können Sie einstellen, ob Sie Privatpersonen verwenden möchten und ob die teilautomatisierte Kundenanlage aktiviert werden soll.

Im Reiter „Grundeinstellungen“ können Sie verschiedenste Einstellungen vornehmen. Unter „Kunde“ können Sie, durch das Anwählen der Checkbox „Privatpersonen verwenden“, einrichten, ob im System auch Datensätze von Privatpersonen angelegt werden dürfen [Abb. 2/1]. Wenn Sie nur mit Firmen arbeiten, wird hier kein Haken gesetzt. Mit dem Namenszusatz bei den Privatpersonen ist hier z. B. der Geburtsname zu verstehen, der bei aktivierter Option zusätzlich eingetragen werden kann.

Zur teilautomatisierten Kundenanlage, durch das Einfügen des Impressumseintrags, wird das Feld „Funktion zum automatischen Parsen von Fließtextdaten bei der Kunden-Anlage“ aktiviert [Abb. 2/2]. (siehe: „Kunden anlegen“)

Mögliche Dubletten

Screenshot geöffneter Reiter „Mögliche Dubletten“
[Abb. 3]: Übersicht des Reiters „Mögliche Dubletten“

Im Bereich „Mögliche Dubletten“ haben Sie die Möglichkeit einzustellen, dass Sie bei der Kundenanlage darauf hingewiesen werden, ob der Kunde bereits im System hinterlegt ist. Hier muss der User allerdings selbst entscheiden ob es wirklich eine doppelt angelegte Firma ist oder ob es eine andere Firma ist, die beispielsweise im selben Bürokomplex ansässig ist. Es gibt einige Kriterien, nach denen das System die Kunden miteinander vergleicht. Sie können die gewünschten manuell durch das Anhaken der Checkboxen auswählen.

Kunden-Recherche

Screenshot des Einstellungsbereichs “Grundeinstellungen” mit markierten Checkboxen
[Abb. 4]: Wählen Sie die jeweiligen Checkboxen aus, um die Recherche-Option zu aktivieren.

Begeben Sie sich über das Zahnrad-Icon in die Einstellungen und öffnen dort den Bereich „CRM”. Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf „Grundeinstellungen” und auf den Abschnitt „Kunden-Recherche“, um die LinkedIn Recherche über die beiden Checkboxen zu aktivieren. Die normale LinkedIn Suche übergibt den Firmennamen und den Ort an die LinkedIn Suche. Die zweite Option fügt den Firmennamen in den kostenpflichtigen Sales Navigator von LinkedIn ein.

Recherche ausführen
Screenshot der Ansicht eines Kundendatensatzes mit markiertem Dreipunkte-Menü
[Abb. 5]: Klickt man auf das Dreipunkte-Menü, öffnen sich einige Auswahloptionen.

Öffnen Sie einen Kundendatensatz und klicken auf das Dreipunkte-Menü auf der rechten oberen Seite der Übersicht aller Kundeninformationen.

Screenshot des Dreipunkte-Menü mit markierten Auswahloptionen zur LinkedIn Suche
[Abb. 6]: Klicken Sie die entsprechende Recherche an, damit Sie weitergeleitet werden.

Es öffnet sich ein Menü mit mehreren Auswahloptionen. Sollten Sie die LinkedIn Suche aktiviert haben, steht Ihnen auch diese hier zur Auswahl. Nach Klick auf die entsprechende Schaltfläche werden Sie auf die jeweilige Seite weitergeleitet und die Stammdaten des Kunden in die Suchzeile übertragen.

Export/Import

Screenshot geöffneter Reiter „Export/Import“
[Abb. 7]: Übersicht des Reiters „Export/Import“

Mac-User sollten den Haken bei „Export UTF-8 kodieren“ setzen, um Excel-Dateien in dem auf ihr Betriebssystem ausgerichteten Kodierungsformat herunterladen zu können. Dies erleichtert die anschließende Bearbeitung, z. B. von Kundendaten.

Im zweiten Unterpunkt „Kunden-Export“ lässt sich einstellen, ob beim Export von Kundendatensätzen alle Ansprechpartner, die im System hinterlegt sind, exportiert werden sollen oder nur die, die der Kampagne zugeteilt sind, in welcher man zum Zeitpunkt des Exports gerade arbeitet.

Kundenbeziehungen

Screenshot geöffneter Reiter „Kunden-Beziehungen“
[Abb. 8]: Übersicht des Reiters „Kunden-Beziehungen“

Im Bereich „Kundenbeziehungen“ können Sie einrichten, ob Kundenbeziehungen verwendet werden sollen. Ein Beispiel für eine Kundenbeziehung sind Mutter- und Tochtergesellschaften oder Haupt- und Zweigniederlassungen. Im Abschnitt „Felder“ lässt sich durch das Anklicken der Checkboxen auswählen, welche Informationen zu der „Kunden-Beziehung“ im Kundendatensatz angezeigt werden sollen.

Näheres hierzu finden Sie im Handbuchbereich „Umgang mit Kundenbeziehungen“.

Kunden-Suche in Liste

Screenshot geöffneter Bereich von dem Reiter „Kunden-Suche in Liste“
[Abb. 9]: Übersicht des Reiters „Kunde-Suche in Liste“

Hier können die Spalten konfiguriert werden, die Sie standardmäßig in der Kundensuchmaske angezeigt werden sollen. Durch das Anhaken der Checkbox können die gewünschten Spalten aktiviert werden.

Drucken und PDF

Screenshot Stammdaten aktivieren - Grundeinstellungen „Drucken und PDF“
[Abb. 10]: Unter dem Tab „Drucken und PDF“ aktivieren Sie die Stammdaten PDF und legen die verschiedenen Einstellungen fest.

Führen Sie die erforderlichen Einstellungen in den vorhandenen Feldern und Checkboxen durch.

  • Einträge auf Basis des aktuell gewählten Projektes filtern:
    Mit der Auswahl dieser Checkbox werden alle Einträge des aktuell ausgewählten Projektes angezeigt.
  • Checkbox „Stammdaten PDF in Anzeigemaske“:
    Aktivieren Sie diese Checkbox, öffnen sich weitere Einstellungsmöglichkeiten.
  • Checkbox „Stammdaten PDF anzeigen und nicht herunterladen“:
    Ist diese Checkbox inaktiv, öffnet sich die Stammdaten PDF als PDF-Datei und kann nun gedruckt oder gespeichert werden. Aktivieren Sie diese Checkbox, wird die Stammdaten PDF zuerst im Ansichtsmodus geöffnet. Aus diesem Modus heraus speichern oder drucken Sie das Dokument.
  • Checkbox „Stammdaten PDF per E-Mail versendbar“
    Mit der Aktivierung dieser Checkbox öffnen sich weitere Eingabefelder. Geben Sie in die Textfelder „E-Mail-Betreff (Vorlage)“ und „Stammdaten PDF E-Mail Nachricht (Vorlage)“ den gewünschten Text ein, der zukünftig als Vorlage dient oder nutzen Sie die bereits eingefügten Textvorlagen inklusive der Platzhalter.
  • Checkbox „Stammdaten PDF E-Mail über Postfach/Mailaccount“
    Aktivieren Sie diese Checkbox, erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit „…. mit Kunde verknüpfen“.

In den nachfolgenden Feldern definieren Sie, welche Informationen im Stammdaten PDF angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie einzelne oder alle der nachfolgenden Checkboxen.

  • Notizen verwenden
  • Kampagnen verwenden
  • Ansprechpartner verwenden
  • Wiedervorlagen verwenden
  • Aktivitäten verwenden
  • Termine verwenden
  • E-Mails aus Postfach verwenden
  • Post aus Postfach verwenden
  • Fax aus Postfach verwenden
  • SMS aus Postfach verwenden.

Aktivieren Sie eine der folgenden Checkboxen, öffnet sich unter der aktivierten Checkbox das Eingabefeld „Maximale Anzahl ….“. Legen Sie die Anzahl der maximal angezeigten Informationen für jedes Thema fest.

Bleibt der voreingetragene Wert „0“ unverändert oder ist das Feld leer, werden alle vorhandenen Informationen angezeigt. Eine Ausnahme ist die Checkbox „Kampagnen verwalten“. Hier ist keine Einstellung der maximal angezeigten Informationen möglich.