Dokumente Ordnerstruktur
Begeben Sie sich über das Zahnrad-Icon im Hauptmenü in die allgemeinen Einstellungen und öffnen hier den Bereich „Doku365”. Klicken Sie den Untermenüpunkt „Dokumente Ordnerstruktur” an.
Dokumente Ordnerstruktur anlegen
Es öffnet sich die Übersichtsmaske aller Dokumente Ordnerstrukturen. Über die entsprechende Schaltfläche können Sie neue anlegen oder mit Klick auf die Bezeichnung einer Struktur diese bearbeiten.
Vergeben Sie bei der Anlage einer neuen Ordnerstruktur für diese eine Bezeichnung und optional auch eine Farbe.
Nach dem Abspeichern Ihrer Einstellungen gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der Dokumente Ordnerstruktur. Hier sehen Sie auf der linken Seite die hinterlegten Unterkategorien (in diesem Beispiel: Verträge), auf der rechten Seite haben Sie verschiedene Reiter zum Bearbeiten der Struktur.
Um die hinterlegte Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie diese an und wählen auf der rechten Seite den Reiter „Bearbeitung” aus. Über die Checkboxen im Bereich „Benutzer-Gruppen-Berechtigungen“ können Sie festlegen, welche Aktionen die verschiedenen Rechtegruppen ausführen dürfen [Abb. 5/1]. Unter „Account-Rollen-Berechtigungen“ bestimmen Sie, welche Kunden-Account-Rollen, die Sie zuvor erstellt haben, diese Ordnerstruktur einsehen dürfen [Abb. 5/2].
Öffnen Sie den Reiter „Anlegen”, um neue Unterkategorien anzulegen. Tragen Sie dafür die Bezeichnungen in das gleichnamige Feld ein. Sollten Sie mehrere auf einmal anlegen wollen, schreiben Sie diese jeweils als einzelnen Absatz. Aktivieren Sie die Checkbox, um den neuen Unterpunkten eine zufällige Farbe zu vergeben.
Auf der linken Seite sehen Sie nun die soeben erstellten Unterkategorien. Klicken Sie deren Bezeichnung an, um diese mit den Reitern auf der rechten Seite der Ansicht zu bearbeiten.
Zur Bearbeitung der Unterpunkte, öffnen Sie den Reiter „Bearbeitung”. Ändern Sie hier im oberen Bereich die Bezeichnung, Farbe und Sortierung [Abb. 8/1] und bestimmen im unteren Abschnitt die „Benutzer-Gruppen-Berechtigungen“ [Abb. 8/3], sowie die „Account-Rollen-Berechtigungen“ explizit nur für diesen Untermenüpunkt [Abb. 8/4]. Im Bereich „Gateway-Adressen” sehen Sie die Adressen der einzelnen Benutzer [Abb. 8/2]. Diese können an die E-Mail-Adresse Dokumente senden, die dann automatisch in den jeweiligen Untermenüpunkt im Dokumentenportal hinzugefügt werden. Die Zuordnung zu einem Kunden erfolgt über ein Bezugsfeld. Genaueres zur Einrichtung des Gateways finden Sie unter Einstellungen
Zum Löschen der Untermenüpunkte oder Hauptpunkte der Struktur, öffnen Sie den Reiter „Löschen” und aktivieren die entsprechende Checkbox. Zum Zusammenführen zweier Unterpunkte wählen Sie über das Drop-Down-Menü das gewünschte „Ziel” aus. Beenden Sie Ihre Vorgänge jeweils mit der „Ausführen”-Schaltfläche.
Dokumente hinterlegen
Hinterlegen Sie in der soeben erstellten Ordnerstruktur Dokumente im Kunden-Account des Dokumentenportals. Gehen Sie dafür in den gewünschten Kundendatensatz und klicken in der „Anlegen & Aktionen” Leiste auf den Button „Dokument”.
Weisen Sie Ihrem Kunden in der sich anschließend öffnenden Maske Ordner zu, die Sie zuvor erstellt haben. Die Zuweisung kann später wieder geändert werden.
Sie gelangen anschließend in die Maske zum Hinterlegen von Datenmaterial. Diese Dokumente sind lediglich in dem ausgewählten Account sichtbar. Die Dateien können Sie entweder von Ihrem PC hochladen, per Drag-and-Drop hinzufügen oder von Ihrem FileDrive Ordner beziehen.
Um die Ordner-Zuweisung oder die Grundeinstellungen der Ordnerstruktur zu bearbeiten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seiter der Ansicht. Wählen Sie anschließend den entsprechenden Punkt aus.
Dokumente einsehen
Um die von Ihnen hinterlegten Dokumente einzusehen, gehen Sie in den Kunden-Account im Dokumentenportal und klicken auf den Reiter „Dokumente”. Sie sehen hier alle Unterkategorien. Wählen Sie eine aus und sehen die Dateien dieses Kunden im ausgewählten Ordner ein.