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Dokumentenportal Einstellungen

Screenshot des Einstellungsbereichs „Doku365” mit markiertem Untermenüpunkt „Einstellungen”
[Abb. 1]: Klicken Sie auf den Punkt „Einstellungen”, um diese zu öffnen.

Gehen Sie über das Zahnrad-Icon in den allgemeinen Einstellungsbereich. Rufen Sie hier den Abschnitt „Doku365” auf und klicken auf dessen Untermenüpunkt „Einstellungen”.

Account Einstellungen

Screenshot der Einstellungsmaske „Doku365” im Reiter „Account”
[Abb. 2]: Legen Sie hier Ihre Einstellungen bezüglich des Kunden-Accounts fest.

Die Einstellungsmöglichkeiten für das Dokumentenportal sind in sechs verschiedene Reiter unterteilt. Der erste Reiter „Account”, bietet Ihnen Einstellungsmöglichkeiten bezüglich „Login”, „Account-Anlage” und „Landing Pages ohne Account”. Die einzelnen Funktionen können Sie über die Checkboxen aktivieren bzw. deaktivieren. Die Funktionsweisen sind anhand der Bezeichnungen selbsterklärend.

Logging Einstellungen

Screenshot der Maske zur Bearbeitung der Doku365 Einstellungen im Reiter „Logging”
[Abb. 3]: Bestimmen Sie Ihre Logging-Einstellungen.

Bestimmen Sie im Reiter „Logging” die Einstellungen bezüglich der Protokollierung von verschiedenen Zugriffen auf den Kunden-Account im Dokumentenportal. Über die Checkboxen können Sie die Protokollierung von Login-Versuchen, Downloads, Dokumenten-Ordner-Zugriffe, Objekt-Zugriffe bzw. Objekt-Beitrag-Zugriffe verwalten.

Screenshot des geöffneten Untermenüs „Kunden” mit markiertem Punkt „Kunden-Accounts”
[Abb. 4]: Gehen Sie in die Übersichtsmaske aller Kunden-Accounts.

Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf den Hauptmenüpunkt „Kunden”. Es öffnet sich dessen Untermenü. Klicken Sie dort den Punkt „Kunden-Accounts” an.

Screenshot der Übersichtsmaske „Kunden Accounts” mit markierter Spalte „Letzter Login”
[Abb. 5]: Wenn Sie die oben beschriebene Funktion aktiviert haben, sehen Sie hier den letzten Login des Kunden im Dokumentenportal.

Sie gelangen in die Übersicht aller Kunden-Accounts. In der Spalte „Letzter Login” sehen Sie, wann Sich zuletzt jemand in den Account eingeloggt hat. Aktivieren Sie allerdings zuvor diese Funktion im Einstellungsbereich.

Objekte Einstellungen

Screenshot der Doku365-Einstellungsmaske im Reiter „Objekte”
[Abb. 6]: Aktivieren Sie Benachrichtigungen für Objekt-Beiträge.

Legen Sie im Reiter „Objekte” fest, ob bei neuen Objekt-Beiträgen eine Benachrichtigung an den Inhaber des Kunden-Account versandt werden soll.

Vorgänge Einstellungen

Screenshot des Einstellungsbereichs „Doku365” im Reiter „Vorgänge”
[Abb. 7]: Lassen Sie sich Vorgänge anzeigen, die als Ticket erfasst wurden.

Aktivieren Sie im Reiter „Vorgänge”, dass Vorgänge die als Ticket erfasst wurden im Dokumentenportal angezeigt werden. Neu angelegte werden nach Auswahl der Checkbox automatisch zum Ticket gemacht.

Layout Einstellungen

Screenshot der Layout-Einstellungen für die Doku365-Ansicht
[Abb. 8]: Hinterlegen Sie hier Ihre Firmenfarben und Ihr Logo.

Im Reiter „Layout” können Sie Ihre Firmenfarbe, ihr Logo und ein Hintergrundbild einstellen. Legen Sie dafür im oberen Bereich „Farben” diese für die verschiedenen Bereiche fest [Abb. 6/1]. Fügen Sie bei Bedarf mittels der Checkbox im Bereich „Layout” eine Linie nach dem Kopfbild ein. Hinterlegen Sie abschließend noch Grafiken [Abb. 6/2]. Dies dient dazu, dass Sie das Portal nach Ihrer CI (Corporate Identity = Firmenidentität) gestalten können und der Benutzer das Dokumentenportal direkt Ihrem Unternehmen zuordnen kann.

Gateway Einstellungen

Screenshot Einstellungsmaske „Doku365” im Reiter „Gateway”
[Abb. 9]: Definieren Sie die Voreinstellungen zum Mail-Gateway.

Über den Reiter „Gateway” können Sie eine automatische Zuordnung Ihrer Mails anhand verschiedener Bezugsfelder bewirken. Wählen Sie im Drop-Down-Menü des Abschnitts „Zuordnung” eines von verschiedenen Bezugsfeldern aus, dass zur Zuordnung der E-Mail verwendet werden soll.  Schicken Sie nun eine E-Mail an das Gateway mit dem Bezugsfeld als Betreff und einer Datei im Anhang. Diese wird automatisch dem entsprechenden Kunden-Account zugeordnet [Abb. 7/1]. Die Gateway E-Mail-Adressen können Sie im Einstellungsbereich unter „Doku365“ und dessen Abschnitt „Dokumente Ordnerstruktur“ einsehen.

Legen Sie im Bereich „Dokumenten-Eintrag” fest, ob die E-Mail mit dem Dokument in den Benachrichtigungen zum Kunden aufgeführt werden soll. Bestimmen Sie zusätzlich den Titel des Eintrags und die Verwendung der E-Mail Nachricht als Beschreibung.