Formulare
Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Doku365“ den Bereich „Formulare“. Begeben Sie sich in diesen um neue anzulegen oder vorhandene zu bearbeiten. Formulare können dem Kunden im Dokumentenportal zur Verfügung gestellt werden. Dieser kann direkt im Portal diese ausfüllen und sogar unterschreiben.
Formulare anlegen
Betätigen Sie in der Übersichtsmaske aller Formulare die „Anlegen”-Schaltfläche, um ein neues zu erstellen. Zum Bearbeiten eines bestehenden Formulars klicken Sie auf dessen Bezeichnung.
Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske des Formulars. Vergeben Sie im ersten Bereich für dieses eine Bezeichnung, eine Beschreibung, einen Status und legen fest, ob das Formular nur durch die Angabe eines Ansprechpartners angelegt werden kann [Abb. 3/1].
Wählen Sie als Nächstes im Abschnitt „PDF” ein Briefpapier aus und bestimmen über die Checkbox, ob die PDF als Brief verarbeitet werden soll. (Wie Sie ein Briefpapier hochladen können, sehen Sie im Handbucheintrag: Briefpapier) Zur Benennung Ihrer Datei, können Sie in die Textzeile verschiedene Bausteine einsetzen, um den Namen aus den Parametern des Dokuments (wie beispielsweise der Formular-ID, der Datumsangabe, der Kunden-ID, etc.) zu bilden [Abb. 3/2].
Eintragungen in das Formular werden automatisch gespeichert, sollten diese nicht abgeschlossen worden sein. Definieren Sie im Bereich „Doku365”, nach wie vielen Tagen diese Sicherung gelöscht wird [Abb. 3/3].
Sollte das Formular ein öffentliches Registrierungsformular darstellen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox. Interessenten können sich darüber bei Ihnen registrieren und sich als Kunde bzw. Interessent eintragen. Deklarieren Sie dafür anschließend über die Drop-Down-Menüs welche persönlichen Daten des Kunden Sie abfragen wollen [Abb. 3/4].
Legen Sie abschließend über die Drop-Down-Menüs die Einstellungen zur Erinnerungsfunktion, zur Zusammenfassungs-E-Mail und zu den Fallback-Benachrichtigungen fest [Abb. 3/5].
Formular-Felder anlegen
Nach dem Abspeichern der Einstellungen gelangen Sie in die Übersichtsmaske des Formulars. Legen Sie hier „Formular-Felder” an, indem Sie auf das Plus-Icon im gleichnamigen Bereich klicken.
Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske eines Formular-Feldes. Hinterlegen Sie hier eine Bezeichnung, den Typ und die Platzierung des Felds im Formular [Abb. 5/1]. Die Platzierung kann allerdings im Nachhinein mittels Drag-and-Drop noch verändert werden. Zum Hinterlegen von Info- oder Erklärungstexten bzw. einer Vorbelegung für das Feld stehen Ihnen im Abschnitt „Beschreibung und Hilfe” und „Vorbelegung” verschiedene Texteingabefelder zur Verfügung [Abb. 5/2]. Aktivieren Sie abschließend noch die Checkboxen für die Bereiche, in denen das Formular-Feld filterbar sein bzw. ausgegeben werden soll [Abb. 5/3].
Übersichtsmaske eines Doku365 Formulars
Sollten Sie Änderungen am Formular vornehmen, klicken Sie abschließend auf den Button „Neue Hauptversion freigeben” oder „Neue Version freigeben”. Bei gravierenden Änderungen erstellen Sie bestenfalls eine neue Hauptversion, ansonsten genügt eine neue Version aus. Dies dient zur Nachverfolgung, welche Formular-Einträge in welcher Version getätigt wurden und wie der Bearbeitungsverlauf des Formulars war. Ihre verschiedenen Versionen können Sie auf der rechten Seite der Ansicht im gleichnamigen Bereich einsehen. Zum Entfernen aller nicht verwendeten Versionen, betätigen Sie die entsprechende Schaltfläche in der Funktionsleiste [Abb. 6/1].
Zur Ansicht des Formulars erhalten Sie auf der rechten unteren Seite der Übersichtsmaske eine Vorschau [Abb. 6/2]. Sollte das Formular ein öffentliches Registrierungsformular sein, erhalten Sie zusätzlich einen Link zum Teilen dieses [Abb. 6/3].
Formular aufrufen und ausfüllen
Um das Formular aufzurufen, gehen Sie bzw. Ihr Kunde in den Kunden-Account des Dokumentenportals und rufen auf der linken Seite der Ansicht den Reiter „Formulare” auf. Im Abschnitt „Formulare anlegen” finden Sie alle von Ihnen erstellten und darunter die vom Kunden bereits ausgefüllten Formulare. Klicken Sie auf ein Formular so öffnet sich die Maske zum Ausfüllen dieses.
Tragen Sie in der Anlagemaske alle abgefragten Informationen ein und schließen das Formular mit der „Abschicken”-Schaltfläche ab.
Formulare einsehen
Im Kundendatensatz sehen Sie im Abschnitt „Formulare” alle von diesem Kunden ausgefüllten Formulare. Die Information, ob das Formular noch offen oder bereits abgeschickt wurde, finden Sie in der Spalte „Status”. Auch Daten zum Ansprechpartner und der letzten Änderung, sowie den User für die Benachrichtigungen können Sie der Auflistung entnehmen.
Klicken Sie auf eines der bereits ausgefüllten Formulare, öffnet sich dessen Übersichtsmaske. Mittels der obenliegenden Funktionsleiste können Sie über die Schaltflächen in verschiedene Systembereiche gelangen oder den Status des Formulars verändern. Die Funktionen sind alle anhand der Bezeichnung selbsterklärend [Abb. 10/1]. Auf der linken Seite der Ansicht erhalten Sie eine Vorschau des ausgefüllten Formulars [Abb. 10/2], auf der rechten Seite sehen Sie Informationen bezüglich der Daten, der Zusammenfassungs-E-Mail, der Verknüpfung, der Eingaben und der Bearbeitung [Abb. 10/3].
Öffnen Sie die PDF-Ansicht, sehen Sie die eingetragenen Informationen des Kunden in einem PDF auf Ihrem hinterlegten Briefpapier. Diese Datei können Sie ausdrucken oder per Mail versenden.