Faktura Prozess-Buttons
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ auf „Faktura“ und wählen Sie im nun geöffneten Menü das Untermenü „Prozess-Buttons“ aus, um die gewünschten Prozess-Buttons anzulegen oder zu bearbeiten.
Prozess-Buttons sind vielseitig einsetzbar, erhöhen in verschiedenen Bereichen des Systems dessen Funktionalität und gestalten Ihre Arbeit effizienter. Mehr zu den Prozess-Buttons finden Sie im entsprechenden Handbucheinträgen „Umgang mit Prozess-Buttons“ und „Prozess-Buttons“.
Übersichtsmaske Prozess-Buttons
Es öffnet sich die Übersichtsmaske „Prozess-Buttons“, in der Sie folgende Aktionen ausführen können.
- neue Prozess-Buttons anlegen [Abb. 2/1]
- bereits angelegte Prozess-Buttons bearbeiten [Abb. 2/2]
- Sortierung nach „Verfahren“ oder nach „ID“ [Abb. 2/3]
- Sortierung manuell festlegen [Abb. 2/4]
- Datensätze nach mehreren Kriterien filtern [Abb. 2/5]
- Datensätze löschen [Abb. 2/6]
Neue Prozess-Buttons anlegen
Klicken Sie in der Übersichtsmaske „Prozess-Buttons“ auf „Anlegen“ und es öffnet sich die Anlagemaske „Prozess-Buttons“ mit den folgenden Bereichen und den entsprechend zugeordneten Feldern.
- Prozess-Button [Abb. 3/1]
- Auslösende Faktoren [Abb. 3/2]
- Aktionen [Abb. 3/3]
- Wiedervorlagen [Abb. 3/4]
Prozess-Button
- „Button-Beschriftung“
Vergeben Sie für den neuen Prozess-Button die Bezeichnung, die der Funktion des Buttons entspricht. - „Hinweistext“
Geben Sie, sofern eine Erklärung zum Button erforderlich ist, einen entsprechenden Hinweistext ein. Dieser erscheint im Dokument bei Berührung mit der Maus als Tooltip. - „Aus Liste ausführbar“
Definieren Sie über das Drop-Down-Menü, ob der Prozess-Button aus der Liste heraus anwendbar ist oder nur für den Bearbeiter. - „Status“
Setzen Sie den Prozess-Button über das Drop-Down-Menü auf „Aktiv“, „Passiv“ oder „Inaktiv“. - „Farbkennzeichnung“
Über die Farbkennzeichnung ordnen Sie dem Prozess-Button eine individuelle Farbe zu. Geben Sie in das Feld „Farbkennzeichnung“ die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Oder klicken Sie auf das Auswahlfeld unterhalb des Feldes „Farbkennzeichnung“. Es öffnet sich die individuell einstellbare Farbskala. Wählen Sie mit der Maus die gewünschte Farbe aus den beiden Farbfeldern aus. Alternativ geben Sie die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“.
Auslösende Faktoren
- „Benutzerbeschränkung“
Klicken Sie in das Feld „Benutzerbeschränkung“ und es öffnet sich eine Auswahlliste. Wählen Sie daraus die Benutzer aus, die den Button nutzen dürfen. Fügen Sie mehrere Benutzer hinzu, indem Sie die Liste öffnen und einen weiteren Namen auswählen. Um einen Nutzer zu entfernen, klicken Sie in der geöffneten Auswahlliste auf dessen Namen. - „Rechtegruppe“
Legen Sie über das Auswahlmenü fest, ob der Prozess-Button nur für Administratoren oder auch für User sichtbar ist. - „Beleg-Typ“
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü den Beleg-Typ fest, bei dem der Prozess-Button erscheinen soll. - „Auslösende Stati“
Mit einem Klick in das Feld öffnet sich eine Liste, aus der Sie den auslösenden Status definieren. Eine Mehrfachauswahl ist möglich, indem Sie wiederholt in das Feld klicken und mit einem Klick einen weiteren Status hinzufügen. Um einen Status aus dem Feld zu entfernen, öffnen Sie die Liste und klicken auf den Status, der aus dem Feld gelöscht werden soll. Der Auslösende Stati beschreibt den Status, bei dem der Prozess-Button erscheint.
Aktionen
Der Bereich Aktionen besteht aus den Unterbereichen „Beleg“, „Kunde“, „Versenden“ und „Wiedervorlagen“.
- Beleg „Status Update“
Öffnen Sie über das Drop-Down-Menü die Auswahlliste und wählen Sie den Status aus, der bei einem Klick auf den Prozess-Button dem Beleg zugeordnet wird. - Kunde „Kunde und Zahlungseinstellungen neu laden“
Aktivieren Sie die Checkbox, um den Kunden und die damit verbundenen Zahlungseinstellungen mit dem Klick auf den Prozess-Button neu zu laden. - „Versenden“
Wählen Sie über das Drop-Down-Menü des Feldes „Versenden“ die Versandart aus.
Wiedervorlagen
Mit der Aktivierung der Checkbox „Wiedervorlagen“ wird beim Klick auf den Prozess-Button automatisch eine Wiedervorlage des Vorgangs erstellt. Füllen Sie dafür die nachfolgenden Felder aus.
- „Wiedervorlage in Anzahl Tage“
Legen Sie mit einem Klick auf die im Feld sichtbaren Pfeile die Anzahl der Tage bis zur Wiedervorlage fest. - „Wiedervorlage Uhrzeit“
Geben Sie eine Uhrzeit für die Wiedervorlage ein. Bleibt das Feld leer, wird automatisch die Zeit des Klicks auf den Prozess-Button hinterlegt. - „Wiedervorlage Betreff“
Hinterlegen Sie einen kurzen Text als Betreff zur Wiedervorlage. - „Variablen Platzhalter“
Klicken Sie auf das grau hinterlegte Feld „Variable Platzhalter“ und es werden die für die Wiedervorlage hinterlegten Platzhalter angezeigt. - „Kampagne“
Ordnen Sie die Wiedervorlage über das Drop-Down-Menü einer Kampagne zu. - „Zuständigen ermitteln“
Definieren Sie über die Auswahlliste, ob die im Beleg genannte Person zuständig ist oder der Benutzer, der die Aktion über den Prozess-Button ausführt. - „Wiedervorlage Zuständig“
Wählen Sie aus der Liste des Drop-Down-Menüs die Person aus, die für die Wiedervorlage zuständig ist.
Sind alle Daten und Informationen korrekt eingegeben, speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf den Button „Speichern“. Es öffnet sich die Übersichtsmaske.
Prozess-Buttons filtern
In der Übersichtsmaske „Prozess-Buttons“ sind alle bisher angelegten Prozess-Buttons aufgelistet. Um einen bestimmten Button aus der Liste zu filtern, sind folgende Felder verfügbar.
- „Verfahren“
Geben Sie den gesuchten Begriff ein. Je genauer die Eingabe ist, umso genauer ist das Ergebnis. - „Aktiv“
Filtern Sie die angelegten Datensätze über das Drop-Down-Menü nach den Kriterien „Aktiv“, „Passiv“ oder „Inaktiv“. - „Tooltip-Beschreibung“
Geben Sie den gesamten oder einen Teil des Textes ein, der im Datensatz im Feld „Hinweistext“ hinterlegt wurde. - „Benutzer“
Öffnen Sie die Auswahlliste und filtern Sie die Datensätze nach „Alle“ oder nach einem bestimmten Benutzer. - „Rechtegruppe“
Öffnen Sie die Auswahlliste des Feldes „Rechtegruppe“ und filtern Sie die Datensätze nach „Alle“, „Administratoren“ oder „User“
Prozess-Buttons sortieren
Sortieren Sie die bisher angelegten Datensätze nach „Verfahren“ oder „ID“. Klicken Sie dafür im Feld „Sortierung“ auf das Drop-Down-Menü und wählen Sie eines der angezeigten Sortierkriterien aus. Mit einem Klick auf das ausgewählte Kriterium sortiert das System die Datensätze automatisch.
Sortierung manuell festlegen
Alternativ zur Sortierung nach „Verfahren“ und „ID“ können Sie die Sortierung manuell festlegen. Klicken Sie dafür auf „Sortierung festlegen“.
Es öffnet sich eine neue Ansicht, in der Sie die Sortierung manuell festlegen. Klicken Sie dafür auf das in der Spalte „Sortierung“ Drag-and-Drop Symbole und ziehen Sie die ausgewählten Datensätze mit der Maus an die gewünschte Position. Mit einem Klick auf „zurück“ gelangen Sie zur Übersichtsmaske, in der die Datensätze nun nach der durch Sie vorgenommenen manuellen Sortierung aufgelistet sind.
Prozess-Buttons bearbeiten
Um einen Prozess-Button zu bearbeiten, wählen Sie den Datensatz, der geändert werden soll, mit einem Mausklick in der Spalte „Verfahren“ aus. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske „Prozess-Buttons“.
Alle in der Maske sichtbaren Felder können bearbeitet werden. Führen Sie die erforderlichen Änderungen durch und verlassen Sie die Bearbeitungsmaske über den Button „Speichern“.
Prozess-Buttons löschen
Wird ein Prozess-Button nicht mehr benötigt oder wurde er irrtümlich angelegt, kann er direkt in der Übersichtsmaske gelöscht werden. Klicken Sie dafür in der Spalte „Löschen“ auf das Papierkorbsymbol. Es öffnet sich die Systemmeldung „Möchten Sie diesen Datensatz wirklich löschen?“. Bestätigen Sie mit „Ok“ oder mit „Abbrechen“, soll der Prozess-Button nicht gelöscht werden.