Einstellungen Nachrichten

Im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ finden Sie nach einem Klick auf den Untermenüpunkt „Nachrichten“ den Bereich „Einstellungen“. Sie öffnen diesen durch einen Klick auf das gleichnamige Icon.

Einstellungen – Nachrichten/Postfach

Der Bereich „Nachrichten/Postfach“ ist in folgende Bereiche unterteilt:

„Nachrichten/Postfach“ [Abb. 2/1]:
Im Abschnitt „Nachrichten/Postfach“ können Sie wahlweise die Anzahl der ungelesenen Nachrichten im Menü anzeigen lassen, zusätzlich kann hier die Tooltipp-Funktion für die Nachrichten aktiviert oder deaktiviert werden. In der letzten Zeile des Abschnitts kann ein Firmenname eingegeben werden, der automatisch ergänzt wird, wenn ein neuer Mailaccount angelegt wird.
„Personalisierte Anrede“ [Abb. 2/2]:
Aktivieren Sie die automatische Optimierung, werden die akademischen Titel in den Anreden bei der Erstellung von Briefen gemäß der Norm vereinheitlicht und in ausgeschriebener Form eingesetzt. Sie erreichen damit, dass Ihr Empfänger zu Beginn des Briefes gleichbleibend mit der kompletten Anrede, wie beispielsweise „Herr Professor Dr. Mustermann“, angesprochen wird. In der Briefadressierung hingegen werden die akademischen Titel verkürzt in die Form „Herr Prof. Dr. Mustermann“.

Angewendet werden kann dies auf sämtliche akademische Grade, wie Doktor, Magister, Magistra, Professor und weitere dergleichen. Dabei spielt es keine Rolle in welcher Schreibweise, ob kurz oder lang Sie diese im Datensatz eingetragen haben. Das System erkennt jegliche Schreibweisen und gleicht die Titel an genannten Stellen dementsprechend an.
„Versandoption“ [Abb. 2/3]:
Im Abschnitt Versandoptionen kann eingestellt werden, dass Nachrichten automatisch als Blindkopie (BCC) an die Absender E-Mail gehen. Weiter ist es möglich, „Webspace Anhänge“ nach Versand zu verwerfen, dies kann auch als Vorauswahl definiert werden. Zuletzt befindet sich hier die Option, die es ermöglicht, E-Mails als „Anhang-E-Mail“ (PDF) zu versenden.
„Formatierung“ [Abb. 2/4]:
Im Abschnitt Formatierung wird die grundlegende Formatierung der E-Mails eingestellt sowie wahlweise die Erfassung der E-Mails und PDFs in Rich-Text statt Plain-Text. Wahlweise kann hier eingestellt werden, ob Bilder in die E-Mail eingebettet werden sollen. Hier wird auch die Standard Schriftart der E-Mails sowie deren Basis Schriftgröße und Farbe festgelegt, voreingestellt sind Arial, 100 % und die Farbe Schwarz.
„E-Mail Zuordnung“ [Abb. 2/5]:
Im Abschnitt „E-Mail-Zuordnung“ kann die automatische E-Mail Zuordnung sowie das Tracking der E-Mails eingestellt werden. Hier werden E-Mail-Adressen hinterlegt, die von einer automatischen Zuordnung ausgenommen werden sollen, alternativ geht das auch mit E-Mail-Domains. Wahlweise können hier bereits erhaltene E-Mails durch Klicken auf „vergangene Nachrichten von der Zuordnung ausschließen“ ausgeschlossen werden. Zuletzt lassen sich hier die Funktionen des Trackings vom Öffnen der E-Mails sowie die Klickstatistiken E-Mails aktivieren als auch deaktivieren.

Einstellungen – Serien-E-Mail

Im Reiter Serien-E-Mail sind folgende Optionen vorhanden:

„Empfänger auf der Blacklist mit „BounceBack“ nicht übernehmen“ [Abb. 4/6]:
Dies bedeutet, wenn eine E-Mail als unzustellbar zurückkommt, dann wird diese in Zukunft vom System nicht mehr verschickt. (siehe Blacklist)
„Empfänger auf der Blacklist mit „Unsubscribe“ nicht übernehmen“ [Abb. 4/6]:
Empfänger, welche auf der Unsubscribe-Liste (abbestellen-Liste) stehen, werden nicht mit übernommen. (siehe Blacklist)
„Voreinstellung „Austragen-Link“ beim Anlage aktiviert“ [Abb. 4/6]:
Diese Funktion sorgt dafür, dass automatisch ein Austragen-Link beim Anlegen von Serien-E-Mails am Ende eingefügt wird.
„Doppelte Leerzeichen (Blanking) erlauben“ [Abb. 4/6]:
Durch aktivieren dieser Funktion werden doppelte Leerzeichen erlaubt.

Einstellungen – Automailer

Im Abschnitt Automailer kann der „Unsubscribe-Link“ durch Setzen des Hakens aus den versendeten E-Mails ausgeblendet werden.

Einstellungen – SMS-Versand

gatewayapi.com

Im Reiter „SMS-Versand“ können im Drop-Down-Menü bei „SMS Provider“ per Klick die neuen Anbieter ausgewählt werden.

Bei dem Anbieter „gatewayapi.com“ handelt es sich um einen Anbieter aus Dänemark. Nach der Anmeldung laden Sie Guthaben über die Kreditkarte auf. Anschließend wird der „API Token“ in das entsprechende Feld eingetragen. Als „Absender Name“ kann ein alphanummerischer Absendername mit max. elf Zeichen festgelegt werden.

twilio.com

Als weiteren Anbieter steht „twilio.com“ zur Auswahl. Hierbei handelt es sich um einen US-Anbieter der allerdings eine Versandstruktur in Europa hat. Nach der Anmeldung bei twilio.com laden Sie Ihr Guthaben per Kreditkarte auf. Anschließend kann man sich eine Handynummer in einem beliebigen Land aussuchen, welche man für den Versand nutzen kann. Zuletzt werden die Daten in den Einstellungsbereich übertragen.

Einstellungen – Mail-Gateway

Durch Aktivierung des „Mail Gateway zum Import von Aktivitäten“ ist es möglich, Aktivitäten durch Versand einer E-Mail anzulegen. Hier [Abb. 7/1] geben Sie an, was im Betreff der E-Mail stehen muss, damit aus dieser eine Aktivität wird. Im Weiteren wird erklärt, wie Sie vorgehen müssen damit, die Aktivität angelegt wird.

Einstellungen – Mail-Eingangs-Protokoll

Im Reiter „Mail-Eingangs-Protokoll“ kann eingestellt werden, wann erfolgreiche E-Mails und wann gescheiterte E-Mails entfernt werden.