Signaturen

Über den Einstellungsbereich „Signatur“ erstellen Sie alle in Ihrem Unternehmen erforderlichen E-Mail-Signaturen. So gewährleisten Sie, dass jede ausgehende E-Mail mit einer Signatur versehen ist, die alle Vorgaben des Unternehmens erfüllen.

Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ auf den Untermenüpunkt „Nachrichten“ und dessen Bereich „Signaturen“, um hier Einstellungen vornehmen zu können

Mit einem Mausklick auf den Menüpunkt „Signaturen“ öffnet sich der Einstellungsbereich für Signaturen. Hier können Sie folgende Tätigkeiten durchführen:

Signaturen neu anlegen
bereits angelegte Signaturen bearbeiten
bereits angelegte Signaturen duplizieren
den Status von Signaturen in aktiv oder inaktiv ändern

Signaturen neu anlegen

Um eine neue E-Mail-Signatur zu erstellen, klicken Sie auf „Anlegen“.

Es öffnet sich die Anlagemaske „Signaturen“. Über diese Maske fügen Sie alle erforderlichen Texte, Grafiken und Bilder zur E-Mail-Signatur hinzu und gestalten diese inhaltlich. Erstellen Sie in der Bearbeitungsmaske von allen Nutzern verwendbare Signatur-Vorlagen oder ordnen Sie die Signatur bestimmten Nutzern und deren E-Mail-Accounts zu. Sie können die Signatur auch personalisieren, indem Sie beispielsweise ein Foto der Unterschrift des Absenders hochladen.

Feld „interner Name“ [Abb.3/1]:

Vergeben Sie für die Signatur eine eindeutige Bezeichnung, anhand der Sie die Signatur zu einem späteren Zeitpunkt wieder finden. Dies kann beispielsweise der Name des Nutzers des Mailaccounts sein.

Feld „Benutzer“ [Abb.3/2]:

Wählen Sie im Auswahlmenü mit einem Klick auf das Dropdown-Menü zwischen „Allgemein gültig“ oder einem hinterlegten Benutzer.

Feld „Mailaccount“ [Abb. 3/3]:

Wählen Sie im Auswahlmenü mit einem Klick auf das Dropdown-Menü „Allgemein gültig“ oder einem hinterlegten E-Mail-Account.

Feld „E-Mail Signatur nur Text“ [Abb. 3/4]:

In diesem Feld hinterlegen Sie die E-Mail-Signatur im reinen Textformat. Dazu zählen, wie im Beispiel gezeigt, die im Unternehmen übliche Grußformel sowie die Variablen für den Namen des Nutzers. Die geeigneten Variablen finden Sie im rechten Teil der Anlagemaske im Bereich Variablen.

Setzen Sie die Variablen in geschwungene Klammern, sofern Sie eine allgemeine Signatur ohne direkte Zuordnung zu einem Mailaccount anlegen. Es ist jedoch zu empfehlen, Signaturen immer auf einzelne Nutzer des Systems zu beziehen.

{user.vorname} {user.nachname}

PDF-Signatur nur Text“[Abb. 3/5]:

In diesem Feld hinterlegen Sie die PDF-Signatur im reinen Textformat. Dazu zählen, wie im Beispiel gezeigt, die im Unternehmen übliche Grußformel sowie die Variablen für den Namen des Nutzers. Die geeigneten Variablen finden Sie im rechten Teil der Anlagemaske im Bereich Variablen.

Setzen Sie die Variablen in geschwungene Klammern, sofern Sie eine allgemeine Signatur ohne direkte Zuordnung zu einem Mailaccount anlegen.

{user.vorname} {user.nachname}

Feld „E-Mail Signatur HTML“ [Abb. 3/6]:

Dieses Feld enthält alle für die Signatur wichtigen Informationen sowie Formatierungen, die unverändert übermittelt werden sollen. Dazu zählen beispielsweise E-Mail-Adressen und Links, die der Empfänger mit einem Klick aufruft.

Fügen Sie diese Inhalte ausschließlich über das Icon „aus MS-Word einfügen“ ein. Klicken Sie dazu auf das Icon und es öffnet sich ein Fenster, in das sie die kopierten Inhalte einfügen.

Hinweis MS-Word: Filterfunktion um unnötige Quelltextbestandteile zu entfernen, die ansonsten zur nicht korrekten Anzeige der Signatur beim Empfänger führen könnten.

Feld „PDF Signatur Rich-Text“[Abb. 3/7]:

Fügen Sie diese Inhalte ausschließlich über das Icon „aus MS-Word einfügen“ ein. Klicken Sie dazu auf das Icon und es öffnet sich ein Fenster, in das sie die kopierten Inhalte einfügen.

Feld „Unterschriftsgrafik“ [Abb. 3/8]:

Soll die Signatur ein Foto enthalten, bietet das Feld „Unterschriftsgrafik“ die Möglichkeit, die Unterschrift des Absenders als Bilddatei hochzuladen.

Nutzen Sie dafür eine der verfügbaren Optionen:

Bilddatei von einer Quelle außerhalb der Unternehmenssoftware über den Explorer auswählen oder in das Upload-Feld ziehen.
Bilddatei in die Zwischenablage kopieren und über das Icon Zwischenablage einfügen.
Über das Icon Durchsuchen aus den in der Unternehmenssoftware hinterlegten Dateien.

Definieren Sie nach dem Hochladen des Bilds in den Feldern „X-Versatz“ und „Y-Versatz“ die genaue Position der Unterschriftsgrafik sowie die maximale Bildbreite.

Feld „Media“ [Abb. 3/9]:

Oben rechts befindet sich das Feld „Media“. Hier sehen Sie alle bereits hochgeladenen grafischen Elemente, die Ihre Signatur enthalten soll. Ist das Feld leer, laden Sie die benötigten Grafiken entweder direkt über den Menüpunkt „Media Hosting“ oder über den Link „Media Hosting“ im Feld „Media“ hoch.

Klicken Sie auf den Link „Media Hosting“ und es öffnet sich folgendes Fenster:

Details zum Thema Media Hosting finden Sie im Handbucheintrag „Media Hosting“.

Kampagnen-Zuordnung:

Jede Signatur kann einer Kampagne zugeordnet werden. Dies erfolgt über den Bereich Kampagnen-Zuordnung. Während der Neuanlage einer Signatur finden Sie die Funktion „Kampagnen Zuordnung“ am Ende der Bearbeitungsmaske. Die Funktion ist erst sichtbar, sobald Sie die Signatur unter einem „internen Namen“ speichern.

Um die Kampagnen-Zuordnung zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

„Zugriff auf alle Kampagnen“ ist in dieser Maske als Voreinstellung definiert. Entfernen Sie das Häkchen, erhalten Sie eine Auswahl der verfügbaren Kampagnen, die Sie für die Signatur individuell auswählen.

Bestätigen Sie die Auswahl mit „Speichern“.

Signaturen bearbeiten und duplizieren

Bestehende Signaturen können Sie einfach bearbeiten oder duplizieren.

Im Arbeitsbereich „Signaturen“ befindet sich eine Liste mit allen bisher angelegten Signaturen Sie haben die Möglichkeit, diese mithilfe der Suchfunktion zu filtern.

Volltext-Suche
Interner Name (vergebene Bezeichnung der Signatur)
Benutzer
Mail-Account
Status (aktiv oder inaktiv)
Sortierung der gefilterten Signaturen

Bestätigen Sie die ausgewählten Optionen mit dem grünen Haken. Um die Filteroptionen neu zu definieren, klicken Sie auf das rote Kreuz.

Mit einem Klick auf den „internen Namen“ der Signatur wählen Sie die Signatur aus, die Sie bearbeiten oder duplizieren möchten.

Wählen Sie nun die Funktion „bearbeiten“ oder „duplizieren“.

Mit der Auswahl der Funktion „bearbeiten“ öffnet sich die Signatur im Bearbeitungsmodus mit allen bisher eingetragenen Inhalten.

Wählen Sie Funktion „duplizieren“ aus, öffnet sich folgende Maske:

Soll die Kampagnenzuordnung übertragen werden, setzen Sie den entsprechenden Haken.

Nun klicken Sie auf die Schaltfläche „Duplizieren“ und das System erstellt eine Kopie der ausgewählten Signatur und öffnet diese im Bearbeitungsmodus.

Signaturen aktivieren und deaktivieren

Legen Sie eine Signatur neu an, ist der Status „Aktiv“ automatisch vorgeben. Mit einem Klick auf den Haken oberhalb der Buttons Speichern, Aktualisieren und Abbrechen können Sie die neu angelegte Signatur erstmals inaktiv setzen.

Zusätzlich können Sie Signaturen im Arbeitsbereich „Signaturen“ aktiv oder inaktiv setzen.

Filtern Sie für diesen Arbeitsschritt die Signaturen, die Sie „Aktiv“ oder „Inaktiv“ setzen. Mit einem Klick auf den aktuellen Status ändert sich dieser in „Aktiv“ oder „Inaktiv“.