Termine Einstellungen

Klicken Sie im Bereich „Termine“ auf „Einstellungen“, um die Einstellungsmasken des Bereichs „Einstellungen – Termine“ zu öffnen.

Übersichtsmaske „Einstellungen – Termine“

In der Maske Einstellungen – Termine legen Sie alle für die Erfassung und Verwaltung von Terminen erforderlichen Einstellungen fest. Dafür sind Einstellungen in folgenden Reitern verfügbar:

Termine
Kalenderdarstellung
Wiedervorlage
Aktivität
Projekt-Status

Einstellungsmaske „Termine“

Eindeutige Beschränkung für Benutzer auf bestimmte Kampagnen

In der Einstellungsmaske Termine definieren Sie über die Aktivierung oder Deaktivierung von Checkboxen alle grundlegenden Einstellungen, die für die Anzeige und das Erfassen von Terminen erforderlich sind.

Termineinladungen
Aktivieren Sie diese Checkbox, erhalten Sie beim Anlegen eines Termins die Möglichkeit, Termineinladungen zu versenden. Ergänzend öffnet sich die Auswahlmöglichkeit „Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten“.

- Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten
  Durch das Anhaken der Checkbox „Postfacheingang aus Gateway an Postfachinhaber weiterleiten“ versendet das System die Antworten der Besprechungsteilnehmer auf die Termineinladung, per E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse der Besprechungsorganisatoren.

Erweiterte Benutzerzuweisung
Mit der Aktivierung dieser Checkbox können Anwender Termine für andere Benutzer anlegen. Beachten Sie hierbei auch die grau hinterlegte Informationsbox.

Terminmöglichkeit Frei -/Sperrzeiten ausblenden
Sollen im Kalender hinterlegte Sperrzeiten nicht angezeigt werden, aktivieren Sie diese Einstellung.

Button „Kunden-Suchergebnis“ auf der Termin-Seite
Ist diese Checkbox aktiviert, wird im Menü „Termine“ der Button „Kunden Suchergebnis“ angezeigt. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich die Übersichtsmaske aller Kunden, über die Sie die für die Terminanlage erforderlichen Kunden auswählen.

Private Termine für Einzelbenutzer erlauben
Mit der Aktivierung dieser Checkbox erlauben Sie private Termineinträge für einzelne Benutzer.

In der Kalenderauswahl nur aktive Benutzer anzeigen
Setzen Sie diese Checkbox auf aktiv, zeigt das System nur die Kalender der aktiven Benutzer an. Inaktive Benutzer werden ausgeblendet.

Tooltip (Mouse-Over) in der Liste aktivieren
Damit aktivieren Sie die Anzeige von Tooltips. Mit der Aktivierung der untergeordneten Checkbox „Im Tooltip anzeigen, wer den Termin erstellt hat“ sehen Sie den Ersteller des Termins über das Mouse-Over.

Unterschiede zwischen „In-Haus“ und „Vor-Ort“-Terminen
Mit der Aktivierung dieser Checkbox können Sie beim Anlegen von Terminen zwischen „In-Haus“ und „Vor-Ort“ Terminen unterscheiden.

Terminüberschneidungen zulassen
Legen Sie fest, ob Terminüberschneidungen zulässig sind. Falls dies nicht gewünscht ist, muss der Haken in der Checkbox entfernt werden.

Kunden-Telefonnummern anzeigen
Definieren Sie, ob die Kunden-Telefonnummer im Termin-Eintrag angezeigt werden soll.

Kunden-E-Mail anzeigen
Definieren Sie, ob die Kunden-E-Mail im Termin-Eintrag angezeigt werden soll.

Kennzeichnung Werteliste
Legen Sie die Kennzeichnung der Werteliste über das Drop-Down-Menü fest. Details zur Werteliste finden Sie im Handbuch im Bereich Wertelisten.

Farbkennzeichnung
Passen Sie die Farbe zur Farbkennzeichnung an Ihre Anforderungen an. Klicken Sie dafür auf das Feld neben „Farbkennzeichnung“ und es öffnet sich die individuell einstellbare Farbskala. Wählen Sie mit der Maus die gewünschte Farbe aus den beiden Farbfeldern aus oder geben Sie die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“.

Haben Sie alle Einstellungen in der Maske „Termine“ festgelegt, speichern Sie die Eingaben, bevor Sie die Maske verlassen.

Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“

In der Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“ legen Sie über die Felder oder Checkboxen der Einstellungs-Kategorien „Woche und Zeiten“, „Anzeige“ und „Individualisierung“ die Details zur Darstellung des Kalenders fest.

Woche und Zeiten [Abb. 4/1]

Wählen Sie über die Drop-Down-Menüs folgende Kalender Darstellung aus:

„Uhrzeit Start“ definiert den Beginn des Arbeitstages
„Uhrzeit Ende“ definiert das Ende des Arbeitstages
„Arbeitswoche“ legt die Tage fest, die im Kalender als Arbeitswoche angezeigt werden.

Anzeige [Abb. 4/2]

Aktivieren Sie die Checkboxen mit den Inhalten, die in der Terminübersicht angezeigt werden sollen:

„Kunde in der Übersicht anzeigen“ zeigt den Kundennamen an
„PLZ und Ort in der Übersicht anzeigen“
„Straße in der Übersicht anzeigen“

Mit diesen Einstellungen erhalten Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu E-Mail-Adresse und Telefonnummer (sofern unter „Termine“ aktiviert) weitere relevante Kontaktdaten sich anzeigen zu lassen.

Individualisierung [Abb. 4/3]

In diesem Einstellungsbereich der Einstellungsmaske „Kalender Darstellung“ Individualisieren Sie die Farben sowie die Benennung der Labels, unter denen die von Ihnen angelegten Kalendereinträge angezeigt werden.

Bezeichnung des Labels ändern
Sie können die Labels für „Frei“ und „Sperren“ umbenennen. Klicken Sie dafür in das Textfeld und geben den von Ihnen bevorzugten Begriff ein.
Farbe ändern
Zum Ändern der Farbe klicken Sie in das Feld unterhalb des Textfeldes zur Änderung des Labels. Dieses erkennen Sie am Eintrag der für die aktuell ausgewählte Farbe zugeordneten Farbkennung. Nach dem Klick öffnet sich eine Farbskala, über die Sie die neue Farbe genau definieren. Klicken Sie dafür mit der Maus in den gewünschten Farbbereich oder tragen Sie die einer Farbe zugeordneten Werte ein. Bestätigen Sie mit „OK“, sobald die ausgewählte Farbe gespeichert werden soll.

Haben Sie alle Einstellungen durchgeführt, bestätigen Sie die Eingaben mit „Speichern“, bevor Sie die Einstellungsmaske verlassen.

Einstellungsmaske „Wiedervorlage“

In der Einstellungsmaske „Wiedervorlage“ legen Sie fest, ob die Wiedervorlage mit Bezug zu einem Termin erfolgen soll.

Wiedervorlage mit Termin anlegen
Soll die Wiedervorlage mit Terminbezug angelegt werden, aktivieren Sie die Checkbox.

- Automatisch voreingestellt
  Legen Sie eine automatische Voreinstellung fest und definieren Sie den Zeitraum, wann vor Terminbeginn die Wiedervorlage erfolgen soll sowie die Priorität.

- - „Anzahl Minuten vor Terminbeginn“
    Klicken Sie in das Eingabefeld und wählen Sie über die beiden Pfeile am Ende des Eingabefeldes die Anzahl der Minuten aus. Alternativ geben Sie die Zeit manuell ein.
  - Priorität
    Wählen Sie über das Drop-Down-Menü die Priorität der terminbezogenen Wiedervorlage aus.

Haben Sie alle Einträge durchgeführt, speichern Sie die Eingaben vor dem Verlassen der Eingabemaske.

Einstellungsmaske „Aktivität“

In der Einstellungsmaske Aktivität“ legen Sie fest, ob Benutzer bei der Erstanlage eines Termins diesen mit bestimmten Aktivitäten verknüpfen können. Aktivieren Sie die Checkbox „Aktivität mit Termin anlegen“, werden weitere Auswahlmöglichkeiten angezeigt.

Aktivität mit Termin anlegen
Soll die Aktivität mit Terminbezug angelegt werden, aktivieren Sie die Checkbox.

- „Automatisch voreingestellt“ für die Auswahl automatisch voreingestellter Aktivitäten.
- „Benutzer des Termins verwenden, nicht den Benutzer der Anlage“
  Ist diese Checkbox aktiviert, ordnet das System die Aktivität ausschließlich dem Benutzer des Termins zu und nicht der Person, die den Termin anlegt.

Sind die korrekten Einstellungen hinterlegt, speichern Sie diese vor dem Verlassen der Einstellungsmaske ab.

Einstellungsmaske „Projekt-Status“

Aktivieren Sie diese Checkbox, um in der Anlagemaske für Termine allen Benutzern die Felder anzuzeigen, die für das Anpassen des Projekt-Status erforderlich sind.