Angebote
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Faktura“ auf den Untermenüpunkt „Angebote“ um in die Übersicht aller erstellten Angebote zu gelangen. Zusätzlich werden Ihnen hier Informationen wie der Name des Empfängers, der Beleg-Status, der Betrag, eine Belegansicht als PDF sowie der Bearbeiter ausgegeben.
Angebote einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Angebote“, um alle erstellten Angebote einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Für einen Export aller Angebote klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Angebotsbelegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Angebote zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Angebote ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder filtern. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Suchleiste mit verschiedenen Möglichkeiten zur Eingrenzung Ihrer Ergebnisse. Geben Sie dazu in den entsprechenden Eingabefeldern Ihre Suchkriterien ein [Abb. 6/1]. Mit dem grünen Haken führen Sie Ihre Suche aus. Zum Löschen Ihrer Eingabe klicken Sie auf das rote Kreuz. [Abb. 6/2].
Angebot erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich ein Angebot anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und Bearbeiters fest [Abb. 8/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und diese optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 8/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 8/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Angebotserstellung zu beginnen. Sollten Sie bereits eine Verkaufschance angelegt haben, weisen Sie diese über ein Drop-Down-Menü dem Beleg zu [Abb. 8/4]. Weitere Informationen zum Modul Verkaufschancen finden Sie in Handbuch unter Verkaufschancen.
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 9/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 9/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Angebots- oder Belegübersicht kommen, das Angebot bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Im Schaubild wird Ihnen die Angebotserstellung am Beispiel eines Einzelhändlers für Netzwerktechnik gezeigt. Sollte der Kunde eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse haben, können Sie über die jeweiligen Schaltfläche diese gesondert vergeben [Abb. 11/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen, hierbei wird noch keine fortlaufende Angebotsnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Angebotsnummer vergeben [Abb. 11/2].
Über den „PDF Entwurf“-Button gelangen Sie in die PDF-Ansicht des Belegs und können diese auf Ihre Vollständigkeit überprüfen. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Im Bereich „Angebot“ stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung. Klicken Sie auf eine dieser zum „Löschen“, „Weiterführen“ oder „Duplizieren“ des Angebotsbelegs. Sie sehen hier Ihre Voreinstellungen bezüglich des Bearbeiters und der Zahlungsmethode (Zahlart). Zusätzlich wird Ihnen der von Ihnen vergebene Status des Angebots angezeigt, welchen Sie über die Buttons ändern können. Dabei wird Ihnen lediglich der nächstmögliche Status und nicht alle verfügbaren zum Klicken im Bereich „Status ändern auf“ angezeigt.
Wenn Sie den Status auf „offen“ setzen, wird automatisch eine Verkaufschance zum Angebot erstellt, sollte noch keine verknüpft sein. Diese Funktion ist allerdings nur aktiv, wenn Sie das Modul ameax Verkaufschancen gebucht und im Einstellungsbereich aktiviert haben. Zum Öffnen der Verkaufschance, klicken Sie auf deren Bezeichnung und bearbeiten diese. Da der Status nicht mehr auf „Entwurf“ ist, können Sie nun über die Schaltflächen bestimmen, ob das Angebot „Angenommen“ oder „Abgelehnt“ wurde bzw. dieses „Veraltet“ ist. Auch das Feld „Entwurf-Datum“ wurde in „Angebot Nr.“ abgeändert und automatisch mit einer fortlaufende Angebotsnummer versehen.
Sollte der Status auf „Angenommen“ gesetzt werden, haben Sie die Möglichkeit das Angebot über die „Weiterführen“-Schaltfläche in einen fortlaufenden Beleg zu überführen.
Über das Drop-Down-Menü können Sie Ihren Beleg in einen „Auftrag“, eine „Rechnung“, einen „Lieferschein“ oder „Stornobeleg“ weiterführen. Durch Anklicken der Checkboxen löschen Sie Ihre „Auftragsbeschreibung“ oder Ihren „Abschlusstext“ aus dem weitergeführten Beleg.
Auch wenn der Status des Angebots als „abgelehnt“ oder „veraltet“ deklariert wurde, können Sie diesen wieder auf „offen“ setzen.
In der rechten Spalte der Bearbeitungsmaske eines Angebots haben Sie die Möglichkeit, bereits ein individuelles Anschreiben anzulegen, Vorgänge und Projekte zu hinterlegen oder eine spezielle Provision Struktur zu definieren.