Aufträge
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Faktura“ auf den Untermenüpunkt „Aufträge“ um in die Übersicht aller erstellten Aufträge zu gelangen. Zusätzlich werden Ihnen hier Informationen wie der Name des Empfängers, der Beleg-Status, der Betrag, eine Belegansicht als PDF zum Aufrufen sowie der Bearbeiter ausgegeben.
Aufträge einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Aufträge“, um alle erstellten Aufträge einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Zum Exportieren aller Aufträge, klicken sie auf den „Export“-Button. Sie erhalten eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Auftragsbelegen. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Aufträge zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Aufträge ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder suchen. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Suchleiste mit verschiedenen Möglichkeiten zur Eingrenzung Ihrer Ergebnisse. Geben Sie dazu in den entsprechenden Eingabefeldern Ihre Suchkriterien ein [Abb. 6/1]. Mit dem grünen Haken führen Sie Ihre Suche aus. Zum Löschen Ihrer Eingabe klicken Sie auf das rote Kreuz. [Abb. 6/2].
Auftrag erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich einen Auftrag anlegen. Kicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und Bearbeiters fest [Abb. 8/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und diese optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 8/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 8/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Auftragserstellung zu beginnen. Sollten Sie bereits eine Verkaufschance angelegt haben, weisen Sie diese über ein Drop-Down-Menü dem Beleg zu [Abb. 8/4]. Weitere Informationen zum Modul Verkaufschancen finden Sie in Handbuch unter Verkaufschancen.
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen, gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 9/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 9/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Auftrags- oder Belegübersicht kommen, den Auftrag bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen bzw. in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Im Schaubild wird Ihnen die Auftragserstellung am Beispiel eines Einzelhändlers für Netzwerktechnik gezeigt. Sollte der Kunde eine abweichende Liefer- oder Rechnungsadresse haben, können Sie über die jeweiligen Schaltfläche diese gesondert vergeben [Abb. 11/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen, es wird noch keine fortlaufende Auftragsnummer vergeben. Sollten Sie die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments als Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Auftragsnummer vergeben [Abb. 11/2].
Über den „PDF Entwurf“-Button gelangen Sie in die PDF-Ansicht des Belegs und können diese auf Ihre Vollständigkeit überprüfen. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Im Bereich „Auftrag“ stehen Ihnen verschiedene Schaltflächen zur Verfügung, klicken Sie auf eine dieser zum „Löschen“, „Weiterführen“ oder „Duplizieren“ des Auftragsbelegs. Sie sehen hier Ihre Voreinstellungen bezüglich des Bearbeiters und der Zahlungsmethode (Zahlart). Zusätzlich wird Ihnen der von Ihnen vergebene Status des Auftrags angezeigt, welchen Sie über die Buttons ändern können. Dabei wird Ihnen lediglich der nächstmögliche Status und nicht alle verfügbaren zum Klicken im Bereich „Status ändern auf“ angezeigt.
Da der Status auf „In Bearbeitung“ ist, wurde automatisch eine fortlaufende Auftragsnummer zugewiesen.
Über das Drop-Down-Menü können Sie Ihren Beleg in eine „Rechnung“, einen „Lieferschein“ oder „Stornobeleg“ weiterführen. Durch Anklicken der Checkboxen löschen Sie Ihre „Auftragsbeschreibung“ oder Ihren „Abschlusstext“ aus dem weitergeführten Beleg.
Auch im Status fertig können Sie den Beleg weiterführen. Optional haben Sie die Möglichkeit wieder auf „In Bearbeitung“ zurückzukehren, falls der Auftrag irrtümlich mit dieser Statusangabe versehen wurde.
In der rechten Spalte der Bearbeitungsmaske eines Auftrags haben Sie die Möglichkeit, bereits ein individuelles Anschreiben anzulegen, Vorgänge und Projekte zu hinterlegen oder eine spezielle Provision Struktur zu definieren.
Automatische Vergabe der Kundennummer ab Auftrag
In den Grundeinstellungen des CRM-Bereichs können Sie festlegen, dass Kundennummern bereits ab der Auftragserstellung automatisch vergeben werden.
So aktivieren Sie die Funktion
Um Kundennummern automatisch bereits ab Auftrag zu vergeben, öffnen Sie in unter „Einstellungen“ im Unterpunkt „CRM“ den Bereich „Grundeinstellungen“. Setzen Sie unter dem Reiter „Kundennummern“ bei der Option „Kundennummer bereits ab Auftrag automatisch vergeben“ ein Häkchen und speichern Sie anschließend Ihre Eingabe.
Sobald Sie diese Funktion in Ihren Einstellungen aktiviert haben und im Modul „Faktura“ beispielsweise ein Angebot in einen Auftrag weiterführen, wird dem Kunden in diesem Zuge automatisch auch eine Kundennummer zugewiesen.