Lieferscheine
Damit Sie einen Lieferschein erstellen können, aktivieren Sie diesen Beleg-Typ zuerst. Begeben Sie sich dafür in den Bereich „Faktura“ über den allgemeinen Einstellungsbereich und öffnen den Untermenüpunkt „Einstellungen“. Rufen Sie den Reiter „Beleg-Typen“ auf und wählen die Checkbox „Lieferscheine“ aus. Vergeben Sie einen individuellen Lieferschein-Dateinamen durch Einfügen der einzelnen Textbausteine [Abb. 1/1]. Bestimmen Sie abschließend, ob die zum Lieferschein gehörende Rechnungen beim Versand oder Download angehangen werden soll [Abb. 1/2] und legen bei Bedarf über die verschiedenen Checkboxen weitere Einstellungen fest [Abb. 1/3]. Die Einstellungsmöglichkeiten sind anhand der Bezeichnung erfahrungsgemäß selbsterklärend.
Lieferscheine einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Lieferscheine“, um alle erstellten Lieferscheine einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Für einen Export aller Lieferscheine klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Lieferscheinbelegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Lieferscheine zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Lieferscheine ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder filtern. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Leiste mit verschiedenen Filterkriterien [Abb. 6/1]. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, führen Sie die Suche mit dem grünen Haken aus oder löschen diese mit einem Klick auf das rote Kreuz [Abb. 6/2].
Lieferschein erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich einen Lieferschein anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und Bearbeiters fest [Abb. 8/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und diese optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 8/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 8/3]. Auf der rechten Seite können Sie Einstellungen zum Leistungsdatum sowie zur Umsatzsteuerpflicht tätigen [Abb. 8/4].
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen öffnet sich die Anlagemaske des Belegs. Zum Hinterlegen einer abweichenden Lieferanschrift beziehungsweise Rechnungsadresse, klicken Sie dafür auf die jeweilige Schaltfläche und tragen die Adresse in der sich öffnenden Bearbeitungsmaske ein [Abb. 9/1]. Um den Lieferschein mit Artikeln zu bestücken, geben Sie entweder die Artikelnummer beziehungsweise Bezeichnung in die Suchzeile ein [Abb. 9/2] oder wählen über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske eine Kategorie aus und klicken den gewünschten Artikel an [Abb. 9/3]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Lieferschein- oder Belegübersicht kommen, den Lieferschein bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Im Schaubild wird Ihnen die Lieferscheinerstellung am Beispiel eines Einzelhändlers für Netzwerktechnik gezeigt. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen, hierbei wird noch keine fortlaufende Lieferscheinnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Lieferscheinnummer vergeben [Abb. 11/2].
Über den „PDF Entwurf“-Button gelangen Sie in die PDF-Ansicht des Belegs und können diese auf Ihre Vollständigkeit überprüfen. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Im Bereich „Lieferschein“ sehen Sie alle Voreinstellungen des Belegs und können diesen in einen anderen „Weiterführen“. Sie haben zudem zwei weitere Schaltflächen zum „Löschen“ und „Duplizieren“ des Lieferscheins [Abb. 13/1]. Wenn der Status bereits auf „offen“ gesetzt wurde, kann der Beleg lediglich nur noch storniert werden. Buttons zur Statusänderung finden Sie neben den Zahlungskonditionen im Abschnitt „Zahlart & Status“ [Abb. 13/2].
Um eine Verzögerung im Lieferschein zu berücksichtigen, betätigen Sie die Schaltfläche im Bereich „Zahlart & Status“. Es öffnet sich eine Anlagemaske zum Setzen einer Verarbeitungsverzögerung. Bestimmen Sie über die beiden Drop-Down-Menüs die „Verzögerung in Tage“ und den „Modus“. Der Modus dient dazu, festzulegen, ob der Beleg bereits bei einer Sammelrechnung erfasst werden soll oder bis zur Fertigstellung dort unberücksichtigt bleibt.
Zur Weiterführung eines Belegs, deklarieren Sie über das Drop-Down-Menü die „Belegart“, bestimmen das neue Leistungsdatum und entfernen bei Bedarf durch Auswahl der Checkboxen die „Auftragsbeschreibung“ beziehungsweise den „Abschlusstext“.
In der rechten Spalte der Bearbeitungsmaske eines Lieferscheins haben Sie die Möglichkeit, bereits ein Anschreiben anzulegen, Vorgänge oder Projekte zu hinterlegen oder eine spezielle Provision Struktur zu definieren.