Rechnungen
Klicken Sie im Hauptmenüpunkt „Faktura“ auf den Untermenüpunkt „Rechnungen“ um in die Übersicht aller erstellten Rechnungen zu gelangen. Zusätzlich werden Ihnen hier Informationen wie der Name des Empfängers, der Beleg-Status, der Betrag, eine Belegansicht als PDF sowie der Bearbeiter ausgegeben.
Rechnungen einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Rechnungen“, um alle erstellten Rechnungen einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Um alle Rechnungen, die mit dem Status „versandbereit“ deklariert sind, auf einmal zu versenden, klicken Sie auf den Button „Versandbereite versenden“. Die Belege werden an die hinterlegte E-Mail-Adresse versandt.
Für einen Export aller Rechnungen klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Rechnungsbelegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellten Rechnungen zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Rechnungen ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder filtern. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Leiste mit verschiedenen Filterkriterien [Abb. 7/1]. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, führen Sie die Suche mit dem grünen Haken aus oder löschen diese mit einem Klick auf das rote Kreuz [Abb. 7/2].
Rechnung erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich eine Rechnung anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und des Bearbeiters fest [Abb. 9/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und dies optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 9/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 9/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Rechnungserstellung zu beginnen. Sollten Sie bereits eine Verkaufschance angelegt haben, weisen Sie diese über ein Drop-Down-Menü dem Beleg zu [Abb. 9/4]. Weitere Informationen zum Modul Verkaufschancen finden Sie in Handbuch unter Verkaufschancen.
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 10/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 10/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Rechnungs- oder Belegübersicht kommen, die Rechnung bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Um eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse zu hinterlegen, stehen Ihnen dafür zwei verschiedene Schaltflächen zur Verfügung [Abb. 12/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen, es wird noch keine fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Rechnungsnummer vergeben [Abb. 12/2].
Das Schaubild zeigt eine beispielhafte Rechnung eines Händlers für Netzwerktechnik. In der Voransicht können Sie alle Informationen überprüfen, bevor Sie den Beleg versenden. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Setzen Sie den Status der Rechnung nach Versand auf „warte auf Zahlung“ und verbuchen nach erfolgreichem Zahlungseingang die Zahlung. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Zahlungseingang“. Sollte der Betrag zu spät eingehen, sehen Sie den Verzug der Zahlung unter „Zahlungsziel“.
Es öffnet sich ein Fenster zum Verbuchen des eingegangenen Betrags als Zahlungseingang. Tragen Sie in das Texteingabefeld „Betrag“ nichts ein, wird automatisch der Gesamtbetrag verbucht und der Status auf „fertig“ gesetzt. Sollten Sie lediglich eine Teilzahlung erhalten haben, tragen Sie diese in das Feld „Betrag“ ein, hinterlegen eine Datumsangabe und setzen über die Checkbox bei Bedarf den Status der Rechnung auf „fertig“. Der noch offene Restbetrag wird dann automatisch errechnet und als noch offen deklariert. Geht nun der offene Betrag ein, öffnen Sie das Eingabefenster erneut und klicken auf die „Buchen“-Schaltfläche. Der Restbetrag wird vollständig erfasst.
Die Geldeingänge in Verbindung mit der Rechnung werden Ihnen im Bereich „Zahlungen“ aufgelistet. Da der Betrag vollständig eingegangen ist, wurde der Status auf „fertig“ gesetzt.
Stornobeleg erstellen
Klicken Sie auf den „Weiterführen“-Button, führen Sie Ihre Rechnung in einen Stornobeleg weiter. Bestimmen Sie hier das Leistungsdatum und den Stornogrund. Zusätzlich können Sie die „Auftragsbeschreibung“ und den „Abschlusstext“ aus dem entstehenden Beleg löschen.
Rechnungsbegleitende Informationen hinterlegen
Zum Hinterlegen eines individuellen Anschreibens finden Sie auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske den entsprechenden Bereich dazu. Hier können Sie auch eine spezielle Provision Struktur hinterlegen oder einen rechnungsbegleitenden Vorgang beziehungsweise ein Projekt anlegen.
Hinweis bei Überzahlung
Innerhalb der Belege und der Belegübersicht, welche Sie über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ öffnen können, gibt es beim Vorliegen einer Überzahlung eine entsprechende Anzeige mit dem konkreten Betrag der Überzahlung.
Eine Überzahlung liegt dann vor, wenn mehr bezahlt wurde, als der Beleg an Wert aufweist.
ANZEIGE DER ÜBERZAHLUNG INNERHALB DES BELEGS
Innerhalb des geöffneten Belegs finden Sie, sobald eine Überzahlung vorliegt, im Bereich „Zahlart & Status“ einen Hinweis auf die Überzahlung. Hierbei wird der genaue Betrag, welcher zu viel gezahlt wurde, aufgezeigt.
ANZEIGE DER ÜBERZAHLUNG INNERHALB DER BELEGÜBERSICHT
Auch in der Belegübersicht wird bei den jeweiligen Belegen die Überzahlung durch einen Hinweis inkl. des konkreten Betrags kenntlich gemacht. Diese Information wird in der Spalte „Beleg-Status“ angezeigt.
Filteroption bzgl. der Überzahlung
Im Filterbereich der Belegübersicht besteht die Möglichkeit, die Belege bzgl. der Überzahlung zu filtern. Um sämtliche Belege aufzulisten, bei welchen eine Überzahlung vorliegt, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“ und wählen anschließend im Feld „Überzahlung“ den Wert „Ja“ aus. Folglich erhalten Sie eine Liste aller Belege mit Überzahlung.