Stornobelege
Um einen Stornobeleg zu erstellen, aktivieren Sie diesen Beleg-Typ zuerst. Begeben Sie sich dafür in den Abschnitt „Faktura“ über den allgemeinen Einstellungsbereich und klicken dort auf den Untermenüpunkt „Einstellungen“. Wählen Sie den Reiter „Beleg-Typen“ aus und aktivieren die Checkbox „Stornobelege“. Vergeben Sie optional auch einen individuellen Dateinamen für Ihre Stornobelege und bestimmen bei Bedarf über die verschiedenen Checkboxen weitere Einstellungen. Diese sind anhand deren Bezeichnung selbsterklärend.
Stornobelege einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Stornobelege“, um alle erstellten Stornobelege einsehen zu können.
Schaltflächen der Untermenüleiste
Um alle Stornobelege, die mit dem Status „versandbereit“ deklariert sind, auf einmal zu versenden, klicken Sie auf den Button „Versandbereite versenden“. Die Belege werden an die hinterlegte E-Mail-Adresse versandt.
Für einen Export aller Stornobelege klicken Sie auf den Button „Export“. Es wird eine CSV-Datei mit sämtlichen Daten zu allen Stornobelegen erstellt. Dazu zählen unter anderem Angaben zum Empfänger und dem Betrag.
Um die Seite zu aktualisieren und neu erstellte Stornobelege zu laden, klicken Sie auf den Button „Ansicht aktualisieren“.
Grenzen Sie die angezeigten Stornobelege ein, indem Sie nach bestimmten Kriterien über die Texteingabefelder filtern. Um mehr Filtermöglichkeiten zu erhalten, klicken Sie auf „Erweiterte Suche“.
Es öffnet sich eine Leiste mit verschiedenen Filterkriterien [Abb. 7/1]. Nachdem Sie alle Eingaben getätigt haben, führen Sie die Suche mit dem grünen Haken aus oder löschen diese mit einem Klick auf das rote Kreuz [Abb. 7/2].
Stornobeleg erstellen
Im Kundendatensatz können Sie über den „Anlegen & Aktionen“-Bereich einen Stornobeleg anlegen. Klicken Sie dazu auf den gleichnamigen Button.
Legen Sie anschließend in der „Beleg bearbeiten“-Maske alle grundlegenden Voreinstellungen bezüglich des Empfängers und des Bearbeiters fest [Abb. 9/1]. Zusätzlich können Sie eine individuelle Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext hinzufügen und dies optional mit einem Text-Editor formatieren [Abb. 9/2]. Bestimmen Sie als nächstes die Art der Zahlung sowie die Zahlungskonditionen über die beiden Drop-Down-Menüs [Abb. 9/3]. Abschließend sind noch Einstellungen zur Umsatzsteuerpflicht zu tätigen, um mit der Belegerstellung zu beginnen [Abb. 9/4].
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 10/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 10/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Kunden“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Stornobeleg- oder Belegübersicht kommen, den Stornobeleg bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provision Struktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Um eine abweichende Rechnungs- oder Lieferadresse zu hinterlegen, stehen Ihnen dafür zwei verschiedene Schaltflächen zur Verfügung [Abb. 12/1]. Vor Versand des Belegs können Sie sich diesen als „PDF Entwurf“ ausgeben lassen. Hierbei wird noch keine fortlaufende Belegnummer vergeben. Sollten Sie auf die Schaltfläche „Online PDF“ (zum Versenden des Dokuments per Mail) oder „Druck PDF“ (zum Versenden des Dokuments als ausgedruckten Brief) klicken, wird eine Stornobeleg Nummer vergeben [Abb. 12/2].
Das Schaubild zeigt ein beispielhafter Stornobeleg eines Händlers für Netzwerktechnik. In der Voransicht können Sie alle Informationen überprüfen, bevor Sie den Beleg versenden. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
Im Bereich „Stornobeleg“ sehen Sie alle Voreinstellungen des Belegs. Sie haben zudem zwei Schaltflächen zum „Löschen“, „Duplizieren“ und „Splitten“ des Stornobelegs [Abb. 14/1]. Auch die Preise können Sie, falls seit Anlage des Belegs Zeit verstrichen ist, neu laden. Buttons zur Statusänderung finden Sie neben den Zahlungskonditionen im Abschnitt „Zahlart & Status“ [Abb. 14/2]. Teilen Sie mit dem Button „Splitten“ Ihre Positionen des Stornobeleg auf zwei oder mehrere Belege auf. Zusätzlich ist zu erwähnen, dass man im Status „Entwurf“ den Beleg noch „löschen“ kann, in voranschreitenden Status lediglich nur noch stornieren.
Setzen Sie den Status des Stornobelegs nach Versand auf „warte auf Zahlung“ und verbuchen nach erfolgreichem Zahlungsausgang die Zahlung. Klicke Sie dazu auf die Schaltfläche „Zahlungseingang“. Sollte der Betrag zu spät ausgehen, sehen Sie den Verzug der Zahlung unter „Zahlungsziel“.
Es öffnet sich ein Fenster zum Verbuchen des ausgegangenen Betrags als Zahlungseingang. Tragen Sie in das Texteingabefeld „Betrag“ nichts ein, wird automatisch der Gesamtbetrag verbucht und der Status auf „fertig“ gesetzt. Sollten Sie lediglich eine Teilzahlung abgewickelt haben, tragen Sie diese in das Feld „Betrag“ ein, hinterlegen eine Datumsangabe und setzen über die Checkbox bei Bedarf den Status des Stornobelegs auf „fertig“. Der noch offene Restbetrag wird dann automatisch errechnet und als noch offen deklariert. Geht nun der offene Betrag ein, öffnen Sie das Eingabefenster erneut und klicken auf die „Buchen“-Schaltfläche. Der Restbetrag wird vollständig erfasst.
Die Geldeingänge in Verbindung mit dem Stornobeleg werden Ihnen im Bereich „Zahlungen“ aufgelistet. Da der Betrag vollständig eingegangen ist, wurde der Status auf „fertig“ gesetzt.
Zum Hinterlegen eines individuellen Anschreibens finden Sie auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske den entsprechenden Bereich dazu. Hier können Sie auch eine spezielle Provision Struktur hinterlegen oder einen rechnungsbegleitenden Vorgang beziehungsweise ein Projekt anlegen.