Vorlagen
Um eine Vorlage erstellen zu können, aktivieren Sie diesen Beleg-Typ zuerst. Begeben Sie sich dafür über den Hauptmenüpunkt „Einstellungen” in den Bereich „Faktura” und klicken dort auf den Untermenüpunkt „Einstellungen”. Wählen Sie den Reiter „Beleg-Typen“ aus und aktivieren die Checkbox „Vorlagen“.
Vorlagen einsehen
Begeben Sie sich über den Hauptmenüpunkt „Faktura“ in den Bereich „Vorlagen“, um alle erstellten Vorlagen einsehen zu können.
Vorlagen anlegen
Um eine neue Vorlage anzulegen, betätigen Sie die „Anlegen”-Schaltfläche. Mit Klick auf die Bezeichnung einer bestehenden Vorlage können Sie diese bearbeiten. Der Bereich ist gelb hinterlegt, wenn Sie sich mit dem Mauszeiger auf der Bezeichnung der Vorlage befinden.
Sie gelangen anschließend in die Bearbeitungsmaske der Vorlage, legen Sie hier alle Voreinstellungen fest. Bestimmen Sie zuerst eine Bezeichnung und über die beiden Checkboxen, ob es sich um eine „Vollständige Vorlage” bzw. eine „Positionsvorlage” handelt [Abb. 4/1]. Deklarieren Sie bei der vollständigen Vorlage über das Drop-Down-Menü, welche Leasing-Konditionen verwendet werden sollen. Die Positionsvorlage bezieht sich lediglich auf einzelne Positionen eines Beleges und nicht auf das ganze Dokument.
Tragen Sie in die folgenden Textfelder bei Bedarf eine individuelle Notiz, eine Auftragsbeschreibung und einen Abschlusstext ein [Abb. 4/2]. Bestimmen Sie abschließend über die Drop-Down-Menüs die Einstellungen bezüglich der Umsatzsteuerpflicht [Abb. 4/3].
Nach dem Abspeichern der Voreinstellungen gelangen Sie in die Ansicht zur Belegerstellung. Fügen Sie hier Ihre Artikelpositionen hinzu. Dies können Sie entweder über die Schnellsuchleiste [Abb. 5/1] erledigen oder über das Drop-Down-Menü auf der rechten Seite eine Kategorie auswählen und von dort die Artikel beziehen [Abb. 5/2]. Hier stehen Ihnen auch verschiedene Bausteine für Textpositionen zur Verfügung, um Zwischenüberschriften und zusätzliche Beschreibungen zu ergänzen.
Im Abschnitt über dem Bereich „Name“ haben Sie verschiedene Schaltflächen, mit denen Sie zur Rechnungs- oder Belegübersicht kommen, die Vorlage bearbeiten können, zum Kundendatensatz gelangen beziehungsweise in dessen Kunden-Mappe. Sollten Sie die Provisionsstruktur des Belegs einsehen oder die Ansicht aktualisieren wollen, klicken Sie dort auf den entsprechenden Button.
Um die soeben erstellten Vorlage zu überprüfen, klicken Sie auf den „PDF Entwurf“ Button. Es öffnet sich eine Entwurfs-Ansicht. Die „Online PDF“ (für den Versand per Mail) und „Druck PDF“ (für den Versand per Post) simuliert, als wäre der Beleg schon mit dem Status “offen” versehen und es wird dementsprechend eine fortlaufende Vorlagennummer vergeben.
So könnte eine beispielhafte Entwurf-Ansicht einer Vorlage aussehen. Das Adressfeld ist hier leer, da es eine allgemeine Vorlage ist und erst bei Anlage im Kundendatensatz mit dessen persönlichen Daten bestückt wird. Als Briefpapier wurde in den Einstellungen ein Muster Briefpapier verwendet, welches individuell abgeändert werden kann. Unter Briefpapier erhalten Sie eine Vorgangsbeschreibung zur Änderung von diesem.
In der mittleren Spalte der Bearbeitungsmaske einer Vorlage sehen Sie alle deklarierten Voreinstellungen und können über die obenliegenden Schaltflächen die Vorlage stornieren oder duplizieren bzw. die Positionen splitten und diese bei Änderungen neu laden. Das Splitten bewirkt, dass Sie einzelne ausgewählte Positionen in einen anderen Beleg übertragen werden.
Belegbegleitende Informationen hinterlegen
Zum Hinterlegen eines individuellen Anschreibens finden Sie auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske den entsprechenden Bereich dazu. Hier können Sie auch eine spezielle Provision Struktur hinterlegen oder einen belegbegleitenden Vorgang beziehungsweise ein Projekt anlegen.
Vorlagen verwenden
Bei der Anlage eines Belegs können Sie über den Bereich „Vorlage laden” auf Ihre erstellten Vorlagen zurückgreifen. Wählen Sie dafür über das Drop-Down-Menü eine dieser per Mausklick aus und laden so die Vorlage. Alle enthaltenen Informationen und Einstellungen werden automatisch in den Beleg übertragen.
Für die Verwendung einer Positionsvorlage, legen Sie zuvor schon einen Beleg an und speichern Ihre Voreinstellungen ab. Ihre Positionsvorlagen finden Sie in der Bearbeitungsmaske im Bereich „Vorlagen” auf der rechten unteren Seite der Ansicht. Per Mausklick können Sie diese in die Artikelpositionen des Belegs laden.