Projekte Zeiterfassung

Über den Hauptmenüpunkt „Projektzeiten“ gelangen Sie zum Untermenüpunkt „Projekte“. Klicken Sie diesen an, um einen Überblick über alle Projekte zu erhalten. Diese werden angelegt, um Zeiterfassungen zu buchen.

Untermenüleiste der Projekte-Übersicht

Die Suchleiste in der Projekte-Übersicht ist dafür gedacht, schnell die gewünschten Daten in der Übersichtsliste zu finden [Abb. 2/1]. Sie können nach dem „Projekt-Typ“, dem „Benutzer“, dem „Kunden“, dem „Projektnamen“, der „Projektbeschreibung“, „Abgeschlossen“, der „Priorität“ oder dem „Status“ filtern. Nach der Eingabe der Filterkriterien führen Sie die Suche mit einem Klick auf den grünen Haken aus. Durch das rote Kreuz werden die zuvor ausgewählten Suchparameter gelöscht. Ebenso kann die Sortierung der Projekte festgelegt werden.

Neue Projekte anlegen

Neben der Option, Projektzeiterfassungen direkt im jeweiligen Kundendatensatz über den entsprechenden Funktions-Button aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ anzulegen, besteht auch im Bereich „Zeiterfassung Projekte“ diese Möglichkeit. Klicken Sie hierfür auf den Button „Anlegen“.

Daraufhin öffnet sich die Anlagemaske eines Projekts. Diese ist wie folgt auszufüllen:

Kunde [Abb. 4/1]:
Geben Sie hier den vollständigen oder teilweisen Namen des Kundendatensatzes ein, bei dem Sie ein Projekt für die Zeiterfassung anlegen möchten. Ihnen werden daraufhin Kunden vorgeschlagen, aus denen Sie einen per Klick auswählen können. Durch die beiden Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine „ausführliche Suche“ durchführen (Icon „Aktenschrank“) oder sich die „zuletzt aufgerufenen“ Kunden anzeigen lassen (Icon „Stern“).
Projekt-Typ [Abb. 4/2]:
Hier wählt man den entsprechenden Projekt-Typ aus. Die Vorgehensweise finden Sie im entsprechenden Handbuchbereich Projekt-Typen.
Titel [Abb. 4/3]:
Vergeben Sie hier einen eindeutigen Titel, um das Projekt später schnellstmöglich wiederzufinden.
Beschreibung [Abb. 4/4]:
In diesem Bereich kann eine Projektbeschreibung hinterlegt werden.
Soll [Abb. 4/5]:
Sollte ein bestimmtes Zeitkontingent vereinbart worden sein, wird dieses hier eingetragen. Diese Ist/Soll-Zeiten werden zum einen in der Übersichtsliste aller Projekte siehe [Abb. 2/2] und zum anderen in der Übersichtsmaske eines einzelnen Projekts siehe [Abb. 6/2] dargestellt. Eine Anzeige des Erreichungsgrads wird in prozentualer Form im einzelnen Projekt dargestellt.
Status [Abb. 4/6]:
Per Drop-Down-Menü können Sie den Status „in Bearbeitung“ oder „warte auf Freigabe“ auswählen.
Fälligkeit [Abb. 4/7]:
Wenn das Projekt bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein soll, ist das Datum in diesem Feld einzutragen.
Projektverantwortliche [Abb. 4/8]:
Durch das Anklicken der Checkboxen können die Mitarbeiter (System-User) ausgewählt werden, die in das Projekt involviert sind.
Ansprechpartner [Abb. 4/9]:
Die zugehörigen Ansprechpartner beim Kunden können Sie durch das Aktivieren der Checkbox auswählen. Hier können im Feld „Leistungsberichte E-Mail-Adressen“ auch zusätzliche E-Mail-Adresse eingetragen werden, die die Leistungsberichte empfangen sollen.

Vorhandene Projekte bearbeiten

Wenn Sie in der Übersichtsmaske der Projekte auf das gelb hinterlegte Feld „Projekt“ klicken, gelangen Sie direkt in das Projekt.

In der Untermenüleiste der Übersichtsmaske des geöffneten Zeiterfassungsprojekts stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung [Abb. 6/1]:

Zur Übersicht:
Hier gelangen Sie zurück in die Übersicht aller Projekte
Bearbeiten:
Die Bearbeitungsmaske eines Projekts wird geöffnet. Diese ist identisch mit der Anlagemaske.
Zeiten buchen:
Hiermit können Sie Ihre Zeiten auf das ausgewählte Projekt buchen.
Zeiten abrechnen:
Die ausgewählten Zeiten werden nach einem Klick auf diesen Button auf abgerechnet gesetzt.

Zusammenfassen:
Hier können Projekte zusammengefasst werden. Nach einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein extra Fenster, in dem das Projekt mit dem es zusammengefasst werden soll, per Drop-Down-Menü ausgewählt werden kann (siehe Abb. 6).

Im unteren Bereich der Übersichtsmaske finden Sie eine Auflistung der bisher getätigten Zeitbuchungen in diesem Projekt. Über dort befindliche Untermenüleiste können ebenfalls neue Zeiten gebucht werden, vorhandene auf abgerechnet gesetzt werden und der Timer aktiviert werden. Die Anleitung zur Verwendung des Timers finden Sie im entsprechenden Handbucheintrag. Anhand der Suchleiste können Sie außerdem nach bestimmten Zeitbuchungen suchen und die Sortierung vornehmen. Die Vorgehensweise ist identisch mit der Suchleiste in der Projekt-Übersicht (siehe Bereich: „Untermenüleiste der Projekt-Übersicht“).