Übersicht Projektzeiterfassung
Über den Hauptmenüpunkt „Projektzeiten“ gelangen Sie zum Untermenüpunkt „Übersicht“. Klicken Sie diesen an, um einen Überblick über alle angelegten Projektzeiten zu erhalten.
Untermenüleiste der Projektzeiten-Übersicht
Im Bereich „Projektzeiten-Übersicht“ werden Ihnen alle angelegten Zeiterfassungen angezeigt. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Spalte, in der die von ihm gebuchten Zeiten aufgeführt werden. Diejenigen, die als „Entwurf“ gekennzeichnet wurden, erscheinen mit einer roten Schriftfarbe.
Die Suchleiste ist dafür gedacht, schnell die gewünschten Daten in der Übersichtsliste zu finden. Sie können nach dem „Zeitraum“ oder alternativ nach dem „Benutzer“ filtern. Nach der Eingabe der Filterkriterien führen Sie die Suche mit einem Klick auf den grünen Haken aus. Durch das rote Kreuz werden die zuvor ausgewählten Suchparameter gelöscht.
Neue Zeiterfassung anlegen
Neben der Option, Projektzeiterfassungen direkt im jeweiligen Kundendatensatz über den entsprechenden Funktions-Button aus der Leiste „Anlegen & Aktionen“ anzulegen, besteht diese Möglichkeit auch im Bereich „Projektzeiten-Übersicht“. Klicken Sie hierfür auf den Button „Anlegen“.
Daraufhin öffnet sich die Anlagemaske einer Zeiterfassung. Diese ist wie folgt auszufüllen:
- Projekt [Abb. 4/1]:
Wählen Sie hier das entsprechende Projekt aus, dem die Zeiterfassung zuzuteilen ist. - Datum [Abb. 4/2]:
Das Datum, an dem die Tätigkeit stattfand, ist hier einzutragen. - Benutzer [Abb. 4/3]:
Der zuständige Benutzer wird in diesem Bereich per Drop-Down-Menü ausgewählt. - Vorlage [Abb. 4/4]:
Sollten Sie eine entsprechende Vorlage erstellt haben, kann diese per Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Eine Anleitung, wie Sie Vorlagen erstellen, finden Sie im entsprechenden Handbucheintrag. - Zeiten [Abb. 4/5]:
Hier werden die zu erfassenden Zeiten eingepflegt. Sowohl die „Uhrzeit“ von wann bis wann die Zeiterfassung stattfand oder alternativ die Minutenangaben wie lange die durchgeführten Arbeiten andauerten (dies muss zuvor im Einstellungsbereich geändert werden) , aber auch „Pausen-Zeiten“, „Kulanz-Zeiten“ und „Sonstige nicht abrechenbare Zeiten“. Daraufhin wird die „abrechenbare Zeit“ automatisch ermittelt und dargestellt. - Leistung und Tätigkeit [Abb. 4/6]:
Über das Drop-Down-Menü kann man die erbrachte „Leistung“ auswählen. Im Bereich „Tätigkeit“ wird per Freitext eine genau Erklärung eingetragen (z. B. welche Arbeiten durchgeführt wurden oder was besprochen wurde). Eine Anleitung, wie Sie Leistungen erstellen, finden Sie im entsprechenden Handbucheintrag. - Entwurf [Abb. 4/7]:
Nach dem Aktivieren der Checkbox wird die Zeiterfassung als Entwurf gespeichert. Empfehlenswert ist es, diesen Haken zu setzen, wenn die Zeiten noch nicht abrechenbar oder die Eingaben noch nicht vollständig sind und folglich noch nicht bei der Abrechnung berücksichtigt werden sollen. - Mehrfachbuchung [Abb. 4/8]:
Sollten mehrere Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt gewesen sein, können diese per Klick auf die jeweiligen Checkboxen ausgewählt werden. Dadurch wird die Zeiterfassung bei mehreren Mitarbeitern hinterlegt. - Telefon-Journal [Abb. 4/9]:
Wenn eine Verbindung zu einer passenden CTI-Software (z. B. estos ProCall) vorhanden ist, können ausgehende oder empfangene Anrufe im „Telefon Journal“ ausgewählt und als zeitliche Basis für die Zeiterfassung genutzt werden. - Bisherige Zeiten [Abb. 4/10]:
Hier sieht man die gebuchten Zeiten, die der ausgewählte Mitarbeiter am gleichen Tag erfasst hat.
Leistungsberichte
Nach einem Klick auf die Schaltfläche „Leistungsberichte“ kommen Sie in die Übersicht aller vorhandenen Leistungsberichte. Dabei handelt es sich um Berichte die an die Kunden geschickt werden. Die getätigten Arbeiten werden in diesen aufgeführt ebenso wie die benötigten Zeiten. Informationen zu den Einstellungen von Leistungsberichten finden Sie im entsprechenden Handbucheintrag.
Um zurück in die Übersicht der angelegten Zeiterfassungen zu kommen, betätigen Sie die Schaltfläche „Zurück zur Übersicht“ [Abb. 6/1].
Sie haben die Möglichkeit, die gesuchten Leistungsberichte anhand des Projektnamens in der Filterleiste zu suchen. Nach der Eingabe der Filterkriterien führen Sie die Suche mit einem Klick auf den grünen Haken aus. Durch das rote Kreuz werden die zuvor ausgewählten Suchparameter gelöscht [Abb. 6/2]. Durch einen Klick auf die „ID“ können die entsprechenden Berichte geöffnet werden.
Nachdem Sie einen Leistungsbericht geöffnet haben, kommen Sie, wie in der Abb. 7 dargestellt, in dessen Übersichtsmaske. In der Untermenüleiste stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- Alle ausstehenden Leistungsberichte:
Über diesen Button gelangen Sie zurück zur Übersicht aller Leistungsberichte. - E-Mail-Vorschau:
Hier wird eine Vorschau-E-Mail heruntergeladen, die anschließend geöffnet werden kann. Dies dient als Kontrollfunktion bevor Sie die E-Mail versenden. - E-Mail jetzt versenden:
Die E-Mail wird nach der Betätigung dieser Schaltfläche verschickt. - Ansicht aktualisieren:
Das Fenster und eventuelle neue Inhalte werden geladen.
Auf der linken Seite der Übersicht werden der Kunde und der Empfänger des Leistungsberichts dargestellt. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Darstellung der „Ungesendeten Reports“ und der „Bereits gesendete Reports“.