Ein Projekt erfolgreich managen in 5 Phasen
Management eines Projekts: Definition
Projektarbeit ist in Unternehmen weit verbreitet. Als Projekt wird ein komplexes Vorhaben bezeichnet, das aus miteinander abgestimmten Tätigkeiten besteht. Das definierte Ziel ist unter Einhaltung verschiedener Vorgaben zu Zeit, Ressourcen und Qualität zu erreichen. Meist ist eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit notwendig.
Ein professionelles Projektmanagement dient dazu, ein Projekt richtig zu planen, zu überwachen, zu steuern und abzuschließen. Nur so können Ressourcen optimal eingesetzt, Chancen genutzt sowie Risiken minimiert werden. Ziel ist es, das Projekt nach Plan mit dem gewünschten Ergebnis abzuschließen – sowohl zeitlich als auch im Hinblick auf Qualität und Kosten.
Um ein Projekt erfolgreich abzuwickeln, hat sich die Einteilung des Projektmanagements in fünf Phasen bewährt. In jeder dieser Phasen werden Aufgaben und Ziele definiert sowie Meilensteine festgelegt, um zügig und effektiv voranzukommen – vor allem bei umfangreichen Projekten eine sinnvolle Vorgehensweise.
Durchlaufen Management, Projektleitung und Team den Prozess konsequent bis zum Ende, kann echter Mehrwert entstehen: Das Projektmanagement wird ein planbarer Prozess – nutzbar auch als Vorlage für neue Projekte. Für eine optimale Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten ist der Einsatz einer professionellen Projektmanagement-Software zu empfehlen.
Die 5 Projektmanagement-Phasen
In den Phasen 1 und 2, Projektstart und Projektplanung, wird das Fundament für das gesamte Projekt gelegt. Ungenauigkeiten und Fehler in der Planung können in den nachfolgenden Phasen schnell zu Problemen im Management führen.
Die Phasen des Projektmanagements bauen entweder aufeinander auf oder laufen gleichzeitig ab, wie Phase 3, die Projektabwicklung, und Phase 4, die Projektüberwachung und -steuerung. Der Projektabschluss in Phase 5 liefert wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte.
Phase 1: der Projektstart
Bereits bei der Initiierung eines Projekts sind grundsätzliche Fragen zu klären. In dieser Phase geht es darum, Zweck und Ziel des Projekts festzustellen sowie zu prüfen, ob sich die Projektdurchführung lohnt.
Phase 1 des Projektmanagements umfasst folgende Inhalte:
- den Grund für die Projektinitiierung
- das Zusammentragen der Projektziele
- den Überblick zu Budget, Ressourceneinsatz, anfallenden Kosten und benötigter Zeit
- eine Machbarkeitsprüfung inklusive Kosten-Nutzen-Analyse
- die Projektbeschreibung mit Beantwortung der wichtigsten W-Fragen: Wer ist involviert? Was ist zu tun? Warum und wie soll das Projektdurchgeführt werden? Welche Ressourcen werden in welchem Umfang benötigt?
Diese Überlegungen fließen in den Business-Case (Geschäftsfall) mit ein, die Analyse des Projektszenarios hinsichtlich des strategischen Nutzens und der Rentabilität. Darin wird herausgearbeitet:
- warum das Projektwichtig ist, welches Problem oder welche Fragestellung es lösen kann;
- welche Alternativen zum vorgeschlagenen Projektin Betracht gezogen wurden;
- aus welchen Gründen andere Optionen nicht infrage kommen;
- welche Zeit und welches Budget im Plan vorzusehen sind;
- welche Risiken dem Nutzen gegenüberstehen.
Die Mühe für das Zusammentragen dieser Daten lohnt sich. Denn durch die kritische Beurteilung des Projektes wird Entscheidern und Management der Projektnutzen deutlich gemacht. Auch das Projektteam erhält Informationen zum Projekthintergrund – wichtig für das Verantwortungsgefühl und Engagement.
Phase 2: die Projektplanung
Eine detaillierte, realistische Planung ist wichtig, denn effektive Arbeit im Team kann nur mit einem klaren Plan gelingen.
Der Plan muss für einen direkten Weg zum Ziel folgende Erfolgsfaktoren berücksichtigen:
- deutlich formulierte Aufgabenstellungen und Ziele, an denen der Erfolg gemessen werden kann
- die regelmäßige Überprüfung der Fortschritte im Projekt
- eine starke Projektleitung mit Entscheidungskompetenzen
- eindeutige Rollenverteilungen im Team mit klaren Verantwortlichkeiten und Befugnissen
- die ausreichende Verfügbarkeit von Ressourcen
- eine kontinuierliche Kommunikation mit allen Stakeholdern – teamintern, mit den externen Beteiligten und mit den Auftraggebern
- der offene Umgang mit Konflikten
- Motivation und Wille zum Erfolg bei allen Beteiligten
Hilfreich für das Management ist eine grafische Darstellung der Projektschritte in einem Projektablaufplan. Ein Projektstrukturplan inklusive Kommunikationsplan bringt zusätzlich System in die Arbeit am Projekt. Unsicherheiten und Missverständnisse können durch klare Angaben im Plan vermieden werden.
Wichtige Elemente der Projektplanung sind der Projektauftrag, die Erfolgskriterien, die Ziele und das Risikomanagement.
Der Projektauftrag
Der Projektauftrag ist die Grundlage für alle weiteren Tätigkeiten. Je komplexer das Projekt ist, desto umfangreicher fällt in der Regel der Projektauftrag aus. Der Projektauftrag dient als Übersichtspapier und zur offiziellen Autorisierung der Projektabwicklung.
Typische Inhalte sind:
- die formellen Projektdaten wie Beginn, Ende und genaue Bezeichnung;
- die personelle Projektorganisation mit Zuständigkeiten, wozu die Benennung von Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleitung, Ansprechpartnern und Team gehört;
- eine Projektbeschreibung, welche die Projektbegründung und das Projektziel sowie Termine und Meilensteine nennt, aber auch auf eventuelle Risiken eingeht;
- Angaben zu Aufwand, Budget und Wirtschaftlichkeit durch die Planung von Projektkosten, Ressourceneinsatz und Budgetverfügbarkeit.
Erfolgskriterien
Ziel eines guten Projektmanagements ist, dass die Stakeholder das Projektergebnis als Erfolg bewerten. Stakeholder, also Anspruchsgruppen, sind dabei alle Personen, die ein Interesse am Erfolg des Projekts haben. Meist wird die Einhaltung der Planung zu Zeit- und Ressourcenbedarf sowie Ergebnisqualität als Erfolg beurteilt.
Wichtig ist die Festlegung, welche Key-Performance-Indicators, kurz KPIs, also Kennzahlen zur Leistungsmessung, zur Beurteilung herangezogen werden sollen. Ein Beispiel: Der KPI Backlog – Arbeitsrückstand – gibt an, welcher Anteil der abrechenbaren Arbeit noch unvollständig ist.
Ziele des Projekts
Die Festlegung klarer Projektziele im Plan ist eine Hauptanforderung an gutes Projektmanagement. Für die Zielfestlegung wird gerne die SMART-Formel genutzt. S steht dabei für spezifisch, M für messbar, A für akzeptiert, R für realistisch und T für terminiert. Das bedeutet:
- Eine Zielbeschreibung darf nicht zu allgemein bleiben.
- Durch die Nutzung messbarer Erfolgskriterien gelingt auch die Formulierung messbarer Ziele.
- Hohe Akzeptanz entsteht, wenn die Mitarbeiter den Grund für ein Ziel kennen und davon ausgehen können, dass sich die Zielverfolgung lohnt.
- Ziele sollten realistisch und mit den verfügbaren Ressourcen erreichbar sein.
- Ein Projekt ist mit Zeitpuffern zu planen und mit einer konkreten Gesamtlaufzeit zu versehen.
Das Risikomanagement
Jedes Projekt birgt das Risiko, dass der Projektablauf durch unvorhergesehene Entwicklungen oder Vorkommnisse ins Stocken gerät. Je genauer die Projektplanung durchgeführt wird, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass beispielsweise nachträgliche Erweiterungen notwendig sind. Werden im Plan Chancen und Risiken eines Projekts frühzeitig identifiziert, kann das Management im Notfall zügig Gegenmaßnahmen ergreifen.
Zu den potenziellen Risiken gehören beispielsweise
- ein zu knappes Budget,
- eine zu geringe Mitarbeiterzahl,
- das Überziehen von Terminen oder
- unzureichende Fähigkeiten von Mitarbeitenden.
Phase 3: die Projektabwicklung
In Projektmanagementphase 3 wird der Plan in die Tat umgesetzt. Die Projektleitung hat in dieser Phase die Aufgabe, das Team über die Meilensteine zum Ziel zu führen. Im Zuge der Aufgabenverteilung werden die Aufgabenstellungen erläutert. Danach verlässt sich die Projektleitung auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter.
Zu Beginn der Abwicklungsphase geht es um
- die Festlegung, Verteilung und Verwaltung der Aufgaben und
- das Organisieren der Arbeitsabläufe.
Ständige Aufgaben der Projektleitung sind
- die Motivation der Teammitglieder,
- die regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten – sowohl in internen Besprechungen als auch durch das Informieren der Stakeholder über den Projektfortschritt sowie
- die in Phase 4 beschriebene Projektüberwachung.
Wurden die Aufgaben von Phase 1 und Phase 2 gewissenhaft erledigt, sollte die Projektdurchführung recht reibungslos verlaufen. Eine Software für Projektmanagement wie ameax Aufgabenmanagement erleichtert nicht nur die Projektorganisation, sondern auch die intensive Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern.
Phase 4: Projektüberwachung und -steuerung
Die Überwachung der Arbeitspakete läuft parallel zur Projektdurchführung ab. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass sich das Projekt gemäß Plan entwickelt.
Folgende permanente Aufgaben gehören in dieser Phase zum Tätigkeitsbereich der Projektleitung:
- Check von potenziellen Risiken und Engpässen
- schnelles Reagieren auf Stolpersteine
- Soll-Ist-Abgleich des Budgets und der Kosten
- Kontrolle der effektiven Nutzung und Verfügbarkeit von Ressourcen
- Überwachung der Einhaltung von Fristen
- Prüfung der Leistungs- und Ergebnisqualität
Die Überwachung der KPIs (Key-Performance-Indicators – Kennzahlen zur Leistungsmessung) erleichtert die Projektsteuerung. Weicht die Realität vom Plan ab, müssen die Auswirkungen auf das Projekt bewertet, Korrekturen vorgenommen und die Maßnahmen überprüft werden.
Projektüberwachung und -steuerung sind erfolgreich, wenn die Projektkosten eingehalten und die Ziele nach Plan erreicht werden. Ein professionelles Softwaretool für Aufgaben- und Projektmanagement vereinfacht die Arbeit deutlich – für Management, Projektleitung und Team.
Phase 5: der Projektabschluss
In der fünften Phase des Projektmanagements ist es an der Zeit, Bilanz zu ziehen. Was hat gut funktioniert? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Welche Lehren kann das Management aus dem Projekt ziehen?
Die To-do-Liste sieht wie folgt aus:
- Beendigung aller Aufgaben
- Zusammenführung und Freigabe der Ergebnisse
- Erstellung des Projektabschlussberichts
- Versand der Resultate an die Stakeholder
- abschließende Bewertung der Einzel- und Teamleistungen
- Analyse des Projekts, um die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Projekte nutzen zu können
- Nachbesprechung mit Feedback an das Projektteam
Jeder Projektabschluss bietet die Chance, sich weiter zu verbessern – deshalb sind ehrliche Abschlussbesprechungen mit den Mitarbeitern so wichtig. Wurden die Ziele erreicht? Welche Qualität haben die Ergebnisse? An welchen Stellen hätte das Projekt besser laufen können? Mit welchen Stolpersteinen waren Team und Management konfrontiert? Worauf sollte bei der Planung des nächsten Projekts geachtet werden? Das Feedback durch die Projektleitung und die Rückmeldungen der Teammitglieder liefern wertvolle Optimierungsansätze für die nächste Planung.
Sichere Projekterfolge mithilfe von Software für Projektmanagement
Es ist sinnvoll, den Projektmanagementprozess in Phasen einzuteilen, um die Übersicht zu behalten und einen erfolgreichen Verlauf des Projekts sicherzustellen. Dabei sind die Einzelschritte nicht in Stein gemeißelt, sondern können den Projekteigenheiten und den Unternehmenszielen angepasst werden. Deshalb ist eine flexible Software wie ameax Aufgabenmanagement zu empfehlen, die den individuellen Gegebenheiten in jeder Phase gerecht wird.
Eine solche Software unterstützt die Strukturierung von Plan und Aufgaben, sodass die Komplexität des Gesamtvorhabens gut handhabbar wird. Die individualisierbaren Software ameax Aufgabenmanagement bietet praktische Features für das Aufgaben- und Projektmanagement. So werden alle Aufgaben übersichtlich dargestellt und können zu Projekten zusammengefasst werden. Es ist klar ersichtlich, welcher Mitarbeiter an welcher Aufgabe arbeitet. Denn die Teammitglieder sollen zwar optimal ausgelastet, aber nicht überlastet sein.
Zeit sparen, Qualität liefern: Mit ameax Aufgabenmanagement sind typische Projektmanagement-Aufgaben wie Teamorganisation, Aufgabenverteilung im Team, Projektübergaben und die Verfolgung des Projektfortschritts in Echtzeit leicht umzusetzen.
