Arbeitszeiterfassung im Unternehmen revolutionieren mit dem Tool ameax Arbeitszeiterfassung
Das Erfassen von Arbeitszeiten ist seit dem sogenannten Stechuhr-Urteil in aller Munde. Seitdem sind Unternehmen verpflichtet, die geleistete Arbeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren. Zwar gibt es noch kein endgültiges Gesetz zu diesem Thema, aber die Personalabteilungen können sich bereits darauf einstellen, die Arbeitszeiten künftig digital zu erfassen. Das Gesetz fordert den Einsatz digitaler Systeme, die es allen Arbeitnehmern ermöglichen, ihre Arbeitszeiten mit einfachen Mitteln zu erfassen. Wir haben einen Blick auf die aktuelle Gesetzeslage geworfen, die die Bedeutung der Arbeitszeiterfassung unterstreicht. In den folgenden Kapiteln gehen wir auf die verschiedenen Methoden der Zeiterfassung ein und berücksichtigen dabei die Anforderungen des Datenschutzes. Darüber hinaus haben wir die Vorteile, die das neue Gesetz mit sich bringt, herausgearbeitet. Unternehmen sollten die Regelungen als Chance sehen, einen Mehrwert für sich und ihre Mitarbeiter zu erzielen.
Die Arbeitszeit und ihre gesetzlichen Vorgaben in Deutschland
In Deutschland ist die Arbeitszeit im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert und in § 2 genau beschrieben. Dort heißt es, dass es sich um „die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen“ handelt. Die Arbeitszeit ist auf acht Stunden begrenzt, wobei Ausnahmen möglich sind. Das Gesetz selbst stammt aus dem Jahr 1998 und dient in erster Linie der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer sowie dem Schutz der Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen. Leitende Angestellte und einige andere Arbeitnehmer können sich nicht auf das Arbeitszeitgesetz berufen. Erst seit 2019 gibt es ein entsprechendes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH), das die Mitgliedsstaaten auffordert, die Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Deutschland hat im September 2022 mit einem Urteil das europäische Recht aufgegriffen und festgestellt, dass sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits heute aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt. Und dies obwohl das Arbeitszeitgesetz lediglich regelt, dass Überstunden aufgezeichnet werden müssen. Arbeitgeber müssen daher nach dem Urteil des BAG schnellstmöglich ein System schaffen, in dem die Arbeitszeiten erfasst werden können. Wie dies zu geschehen hat, erläutern wir in den folgenden Kapiteln, weisen aber darauf hin, dass wir an dieser Stelle keine Rechtsberatung leisten.
Dokumentation der täglichen Arbeitszeit
Ein Gesetz zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung liegt derzeit (Stand Juni 2024) noch nicht vor und es ist auch nicht absehbar, wann es verabschiedet wird. In einem ersten Entwurf hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales jedoch bereits festgehalten, dass Arbeitgeber verpflichtet werden die Arbeitszeit mit der Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer zu erfassen. Darüber hinaus wurde bereits eine Pflicht zur elektronischen Form der Erfassung aufgenommen, die sogar über die Entscheidung des BAG hinausgeht. Bereits heute ist in § 18 Arbeitszeitgesetz geregelt, dass diese Regelungen für bestimmte Personengruppen nicht gelten. Dazu gehören neben den schon genannten leitenden Angestellten auch Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes, die zu selbständigen Personalentscheidungen befugt sind. Erzieher, Pfleger und Betreuer von im eigenen Haushalt lebenden Personen, die ihnen anvertraut sind, gehören ebenfalls dazu. Für Personen unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz. Der Arbeitgeber hat eine Pflicht zur Fürsorge gegenüber seinen Mitarbeitern, kann aber die Zeiterfassung delegieren und damit die Verantwortung auf die Arbeitnehmer übertragen, wodurch diese in die Verantwortung geraten. Für die Einhaltung der Vorschriften, z. B. zu Pausen oder maximalen Arbeitszeiten, ist jedoch weiterhin allein das Unternehmen verantwortlich.
Datenschutz im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung
Der Datenschutz hat in Deutschland und der EU im Allgemeinen einen sehr hohen Stellenwert. Da bei der Arbeitszeiterfassung eine Vielzahl von Informationen erfasst werden, gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach dem Urteil des EuGH und der anschließenden Bestätigung durch das BAG für Deutschland wurde festgelegt, dass die Aufbewahrungsfrist für die erfassten Arbeitszeiten je nach Dauer des Beschäftigungsverhältnisses maximal zwei Jahre beträgt. Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer das Recht, Einsicht in die Stundenzettel zu verlangen, um sich einen Überblick zu den erfassten Daten zu machen. Dies alles vor dem Hintergrund, dass der EuGH bereits 2013 in einem Urteil festgestellt hat, dass Arbeitszeiten zu den personenbezogenen Daten gehören und damit die DSGVO Anwendung findet. Die Datenschutzrichtlinien folgen Grundsätzen, welche somit für die Datenverarbeitung der Arbeitszeiten gelten:
- Bei der Erfassung von Daten muss eine Zweckbindung vorliegen und zudem dürfen die erhobenen Informationen im weiteren Verlauf nur für den gewählten Zweck Verwendung finden.
- Der Grundsatz der Datensparsamkeit besagt, dass sich die Datenerhebung auf ein genaues und korrektes Minimum beschränken muss.
- Informationen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist, d.h. bei der Arbeitszeiterfassung maximal zwei Jahre.
Neben den datenschutzrechtlichen Grundsätzen ist es wichtig, dass die Daten so erfasst und gespeichert werden, dass Dritte technisch keinen Zugriff darauf haben und die Informationen auch vor Hackerangriffen geschützt sind. Arbeitnehmer haben ein Recht auf Einsicht in die Übersicht der Zeiterfassung, weshalb diese besonders transparent gestaltet sein sollte. Außerdem müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter schriftlich über die Datenverarbeitung informieren. Schließlich müssen Unternehmen nachweisen können, dass sie die Datenschutzrichtlinien bei der Arbeitszeiterfassung einhalten. Dies kann durch Verhaltensregeln oder Zertifizierungen geschehen.
Die häufigsten Systeme für die Arbeitszeiterfassung
Das Urteil des EuGH und des BAG hat dazu geführt, dass ein erster Referentenentwurf zur Zeiterfassung veröffentlicht wurde, der dauerhaft in das Arbeitszeitgesetz aufgenommen werden könnte. Darin ist bereits festgelegt, dass die Unternehmen die Daten zur Arbeitszeit digital erfassen müssen, was je nach Betriebsgröße nach unterschiedlich langen Fristen umzusetzen ist. Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Einführung einer digitalen Erfassung der Arbeitszeiten ein Jahr nach Inkrafttreten des Gesetzes. Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten haben dafür zwei Jahre Zeit, Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmer sogar fünf Jahre. Es stellt sich jedoch die Frage, auf welche Art und Weise die Zeiterfassung der digitalen Stundenzettel erfolgen kann. Wir haben uns einige Formen angeschaut, wobei vorab gesagt sei, dass die Wahl des Systems mit dem Betriebsrat abgesprochen werden muss. Es besteht ein Mitbestimmungsrecht bei der Suche nach der besten Art der Zeiterfassung.
Stechuhr
Die Stechuhr ist die ursprünglichste Form der Arbeitszeiterfassung. Bei der Stechuhr handelt es sich um ein physisches Gerät, das Informationen über die geleistete Arbeitszeit in eine Papierkarte stanzt. Die Zeiterfassung kann dann aus den Karten ausgelesen und berechnet werden. Die Mitarbeiter haben bei dieser Methode keine gute Übersicht zu ihren Arbeitszeiten, da die Papierkarten schwer zu lesen sind.
Stationäres System
Sehr viele Unternehmen erfassen die Arbeitszeiten über ein stationäres System. Dabei handelt es sich um eine moderne Stempeluhr, die die digitale übernimmt und die Informationen online in einem System speichert. Die Mitarbeiter bedienen das stationäre System über Chips, Karten oder auch Fingerabdrücke. Je nach System zeigt eine Digitaluhr die erfassten Zeiten direkt an. Nachteilig ist, dass die An- und Abmeldung nur an den entsprechenden Terminals erfolgen kann.
Handschriftlich
Ohne jegliche digitale Unterstützung kommt die Arbeitszeiterfassung auf handschriftlichen Zetteln aus. Hier können die Beschäftigten nach eigenen Wünschen eine Übersicht führen, die der Zeiterfassung von Beginn, Ende und Pausen entspricht. Die Beschäftigten haben hier die freie Wahl, aber auch keine technischen Hilfsmittel, die die Zeiterfassung komfortabler machen. Es besteht der große Nachteil, dass die Nachweise physisch archiviert werden müssen und so Platz in Anspruch nehmen.
Excel-Tabellen
Ähnlich wie beim handschriftlichen Stundenzettel haben die Mitarbeiter auch bei selbst erstellten Excel-Tabellen alle Freiheiten, ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Dies ist die einfachste Form der digitalen Zeiterfassung. Auch hier sind die Angestellten frei in ihrer Entscheidung und können die Arbeitszeiten über Formeln ablesen. Tippfehler bei der Erfassung sind jedoch weiterhin möglich.
Digitale Lösungen
Neben den vorgestellten Methoden gibt es eine Vielzahl digitaler Lösungen zur Arbeitszeiterfassung. Diese sind in den meisten Fällen online verfügbar und im Idealfall auch mobil zugänglich, sodass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten auch unterwegs erfassen können. Digitale Lösungen lassen sich leicht an die Bedürfnisse der Unternehmen anpassen und funktionieren in der Regel fehlerfrei. Außerdem sind sie leicht zu archivieren, erfüllen jegliche Anforderungen an den Datenschutz und lassen sich problemlos auswerten.
Zukunftstrends
Es ist absehbar, dass die Zeiterfassung in naher Zukunft nur noch digital erfolgen wird. Spätestens seit dem Referentenentwurf zum Urteil des EuGH sind Unternehmen dazu angehalten, dauerhaft eine digitale Form der Arbeitszeiterfassung einzuführen. Auch wenn Arbeitgeber zunächst Systeme schaffen müssen, bieten sich viele Vorteile wie eine fehlerfreie Lösung, ständige Verfügbarkeit online, eine automatische Berechnung, eine komfortable Übersicht und auf Wunsch spezielle Anpassungsmöglichkeiten. Ein Blick in die weitere Zukunft lässt noch einfachere Methoden der Arbeitszeiterfassung erwarten. So könnte die Zeiterfassung automatisch erfolgen, sobald eine Person das Firmengebäude betritt oder eine künstliche Intelligenz erkennt eine zu erfassende Arbeit vollautomatisch.
Besonderheiten und Ausnahmen
Wie so oft, existieren Besonderheiten und Ausnahmen von der Regel, die im Falle der Arbeitszeiterfassung vor allem Personen im Außendienst, auf Montage oder bei mobiler Arbeit betreffen. Darüber hinaus nehmen die geringfügig Beschäftigten eine Sonderstellung ein, die einer näheren Betrachtung bedarf.
Außendienst / Montage
Für viele Arbeitnehmer stellt sich das Problem da, dass sie nicht jeden Tag im Betrieb selbst anwesend sind und dennoch ihrer Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nachkommen müssen. Bei diesen Arbeitnehmern wird der Weg zur Arbeit bezahlt. Dies gilt auch, wenn z. B. ein Monteur nur als Beifahrer tätig ist und dabei auftragsbezogene Arbeit ausführt. In diesem Fall muss die Arbeitszeit einschließlich aller Überstunden erfasst werden, idealerweise online. Nur so können die Informationen sofort für eine bessere Übersicht weiterverarbeitet werden. Unternehmen sollten hier Lösungen zur Arbeitszeiterfassung wählen, die digital arbeiten und im besten Fall über Smartphone oder Tablet gesteuert werden können.
Homeoffice
Ähnlich wie bei den Außendienstmitarbeitern verhält es sich bei der immer häufiger genutzten mobilen Arbeit. Die Mitarbeiter befinden sich in ihren eigenen vier Wänden und müssen dennoch der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nachkommen. Auch hier kommen nur Lösungen in Frage, die digital funktionieren und online abrufbar sind. Ansonsten müssten diese Mitarbeiter ihre Arbeitszeit umständlich per Hand notieren und erst im Nachhinein an den Arbeitgeber melden. Alternativ wäre es möglich, dass immer eine Mail an das Personalbüro geschickt werden müsste, was jedoch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden wäre.
Minijobber, Aushilfen, Praktikanten
Viele Unternehmen beschäftigen Minijobber, Aushilfen, Praktikanten oder andere Angestellte, die zum Teil nur wenige Stunden im Monat ihrer Arbeit nachkommen. Dennoch gilt auch für diese Mitarbeiter die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Da es jedoch häufig zu aufwändig ist, für diese Personengruppen Konten im Zeiterfassungssystem einzurichten, kann die Erfassung hier manuell erfolgen. Das spart Verwaltungsaufwand im HR und das Unternehmen kommt dennoch seiner Pflicht zur Fürsorge nach. Die Erfassung der Arbeitszeiten kann wie gehabt auf die Arbeitnehmer übertragen werden.
Mehrwert der Arbeitszeiterfassung
Die Dokumentation der Arbeitszeit bietet den Betrieben im Arbeitsalltag große Vorteile, was insbesondere für digitale Methoden gilt. Abseits der Pflicht aus dem Arbeitszeitgesetz sollten Unternehmen schon aus intrinsischen Motiven an der Aufzeichnung der Arbeitszeit interessiert sein. Die folgenden Vorteile verdeutlichen, warum dies der Fall ist.
Bündelung der Arbeitnehmer vieler Standorte
Große Arbeitgeber mit vielen Angestellten profitieren davon, alle Daten an einer zentralen Stelle zu bündeln. Sie erfassen die Konten im Zeiterfassungssystem und haben alle Informationen in einer großen Übersicht. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn mehrere Bundesländer in Deutschland betroffen sind und sich so unterschiedliche Feiertagsregelungen direkt abbilden lassen. Arbeitgeber können so Statistiken und Auswertungen rund um das Thema Arbeitszeit abrufen.
Arbeitsrechtliche Regelungen verwalten inklusive Warnung
Alle arbeitsrechtlichen Regelungen mit den Mitarbeitern werden vom Arbeitgeber einmalig im System erfasst, sodass anschließend der gesamte Datenabgleich automatisch erfolgt. Es lassen sich Informationen zum Umgang mit Überstunden, zur täglich vereinbarten Arbeitszeit oder zu Urlaubsregelungen erfassen. Das System gibt dann selbstständig Warnungen an den Mitarbeitenden oder den Arbeitgeber aus, wenn beispielsweise zu viele Überstunden erfasst oder zu viel Urlaub beantragt wurde. Das Arbeitszeitgesetz kann auf diese Weise vollautomatisch eingehalten werden.
Urlaubsanträge digital abwickeln
Arbeitgeber können alle Informationen rund um das Thema Urlaub online verwalten. Anträge der Arbeitnehmer lassen sich digital annehmen oder ablehnen. Außerdem bieten die Systeme online eine gute Übersicht über geplante Urlaube und kritische Phasen. Vorgesetzte erhalten hierdurch ein gutes Planungstool, mit dem sie den Bedarf an Mitarbeitern berechnen und im Anschluss koordinieren können.
Übersicht für die Arbeitnehmer
Durch eine zentrale Arbeitszeiterfassung, die die Arbeitnehmer auf digitale Wege online einsehen können, entsteht ein Höchstmaß an Transparenz mit einer komfortablen Übersicht. Gleichzeitig kommt der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Einsichtnahme in die Daten nach. Die Arbeitnehmer wiederum können überprüfen, wann sie gestempelt haben, wie sie mit ihren Pausen umgegangen sind und wie der Stand der Arbeitszeit inklusive Überstunden ist. Auch eine Übersicht über den Urlaub und die bisherigen Krankheitstage ist im System hinterlegt.
Lohnabrechnung
Je nach Vertrag spielt die geleistete Arbeitszeit eine wichtige Rolle. So gibt es Löhne, die sich streng an der Zeiterfassung orientieren, sodass eine Verknüpfung mit der Lohnabrechnung für den Arbeitgeber eine sinnvolle Lösung darstellt, die viel administrative Arbeit spart. Auch die Auszahlung von Überstunden ist durch die vereinfachten Prozesse in einem digital gestalteten System besonders einfach geregelt.
Zugriff online ermöglichen
Die digitale Nutzung der Systeme bietet den Arbeitnehmern einen weiteren Mehrwert, von dem auch der Arbeitgeber profitiert. Sobald die Arbeit online erfasst werden kann, lässt sich im Unternehmen Verwaltungspersonal einsparen, das bisher für die Erfassung aller Stempelvorgänge eingeplant war. Die Mitarbeitenden greifen einfach per Smartphone oder Tablet auf die Systeme zu und erhalten die gewünschte Übersicht über die Zeiterfassung, die zudem oft in mehreren Sprachen eingestellt und ausgewählt werden kann.
Maximaler Datenschutz
Alle Stundenzettel und andere persönliche Dokumente können von den Arbeitnehmern mit einer PIN gesichert und so vor dem Zugriff Dritter geschützt werden. Zugänge zum System werden vom Arbeitgeber per E-Mail vergeben und können problemlos mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung erweitert werden, wodurch die Pflicht zum Datenschutz erfüllt ist. Automatisierte Systeme zur Zeiterfassung helfen dem Arbeitgeber darüber hinaus, die Grundsätze des Datenschutzes ohne weiteres Zutun einzuhalten.
Fazit: Zeiterfassung als Chance sehen
Betriebe sollten die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten als Chance begreifen. Noch ist das Gesetz nicht endgültig verabschiedet, aber die Personalabteilungen können sich schon jetzt darauf einstellen, dass das Erfassen der Arbeitszeit auf digitalem Weg nur noch eine Frage der Zeit ist. Statt die neue Pflicht als weiteren bürokratischen Ballast zu sehen, sollten die Chancen im Vordergrund gesehen werden. Die korrekte Darstellung der Arbeitszeiten ist wichtig, um einen fairen Umgang mit den Arbeitnehmern zu gewährleisten. Wenn beispielsweise Überstunden geleistet werden, ist das geleistete Arbeit, die nicht unter den Tisch fallen sollte. Ebenso sollten Betriebe mit der positiven Entwicklung der Digitalisierung Schritt halten, da diese viele Mehrwerte bietet.
Das Erfassen der Arbeitszeiten von jedem Ort der Welt aus sowie eine komfortable Übersicht der Zeiterfassung für die Mitarbeitenden sind nur zwei Beispiele, die ein modernes System für die Verwaltung der Arbeitszeiten bietet. Eines dieser Systeme ist das Programm ameax Arbeitszeiterfassung. Mit diesem Tool erfüllen Sie alle Anforderungen in Ihrem Unternehmen und profitieren von den vielen Mehrwerten, die eine digitale Zeiterfassung mit sich bringt.
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