Aufgabenverwaltung: Methoden und Tools für effektive Workflows

Als Aufgabe wird eine Anforderung an einen Aufgabenträger bezeichnet, die der Erreichung bestimmter Ziele dient. Sie stellt die kleinstmögliche Arbeitseinheit dar. Im beruflichen Kontext umfasst eine Aufgabe mehr als den reinen Arbeitsinhalt. Zu ihr gehören weitergehende Informationen, die für das Aufgaben verwalten bzw. die Aufgabenverteilung benötigt werden, wie Fristen, Verantwortlichkeiten und die Einordnung in Prozessabläufe.

Zu den Bestandteilen einer Aufgabe zählen somit

Name und Beschreibung;
das Start- und Enddatum;
Aufwandsschätzung und Ressourcenbedarf;
die Wichtigkeit und Priorität, zum Beispiel für den Kunden, das Unternehmen, den reibungslosen Ablauf und die Termintreue;
die Verantwortlichkeitszuordnung für Bearbeitung, Überprüfung und Freigabe;
Abhängigkeiten von vor- oder nachgelagerten Aufgaben;
Meilensteine;
der aktuelle Status – zum Beispiel „geplant“, „in Bearbeitung“, „abnahmebereit“ oder „erledigt“.

Unter Aufgabenmanagement wird die Strukturierung, Organisation und Durchführung von Aufgaben verstanden. Die Begriffe Task-Management und Work-Management werden als Synonyme für Aufgabenmanagement verwendet. Im Arbeitsalltag müssen Teams die anfallenden Aufgaben in der richtigen Abfolge und rechtzeitig erledigen. Prioritäten geschickt zu setzen kann eine Herausforderung sein, ist aber bei gleichzeitig anstehenden Aufgaben und Zeitknappheit notwendig. To-dos und Fristen sind beim professionellen Aufgabenmanagement dringend im Überblick zu behalten.

Ziel der Aufgabenverwaltung in Unternehmen ist es, alle Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen, um eine termingerechte und effiziente Erledigung durch die Mitarbeiter und Teams zu gewährleisten. Das Aufgabenmanagement umfasst dabei die fünf Phasen Planung, Durchführung, Kontrolle, Abnahme und Freigabe. Um die parallel anfallenden Aufgaben, die teilweise voneinander abhängigen Arbeiten, die Mitarbeiter und die Teams optimal aufeinander abzustimmen und miteinander zu verzahnen, ist der Einsatz einer Aufgabenmanagement-Software wichtig und dringend zu empfehlen.

Ein professionelles Aufgabenmanagement in Kombination mit einem entsprechenden Aufgabenmanagement-Tool gewährleistet

die Zuweisung und Kommunikation klarer Zuständigkeiten im Projekt,
die Minimierung von Rückfragen,
eine optimale Organisation und Führung von Teams,
den ständigen Überblick über To-dos und Deadlines,
eine einfache Priorisierung der Aufgaben.

Das überzeugende Ergebnis einer softwaregestützten Aufgabenverwaltung:

Die umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit erleichtern sowohl die tägliche Arbeit als auch das Reporting.
Entscheidungsprozesse werden beschleunigt.
Die effiziente Auslastung der Ressourcen gelingt.
Deadlines können zuverlässig eingehalten werden.

Insbesondere bei der Teamarbeit spielen Tools für Aufgabenverwaltung und Projektmanagement daher eine wichtige Rolle. Mit ihrer Hilfe gelingt es den Teams, ohne Reibungsverluste alle Aufgaben strukturiert und termingerecht zu organisieren und zu erledigen. Unklarheiten und Überlastungen werden durch den Einsatz von Projektmanagementsystem vermieden – die Zufriedenheit im Team steigt ebenso wie die Effizienz der Aufgabenerfüllung.

Abgrenzung von Aufgabenmanagement und Projektmanagement

Beim Projektmanagement geht es darum, ein übergeordnetes Projektziel zu erreichen. Jede einzelne Aufgabe im Projekt leistet ihren Beitrag zum Projektabschluss. Die Aufgaben hängen voneinander ab und bauen aufeinander auf. Sie müssen in einer sinnvollen Reihenfolge bearbeitet werden, was sich durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software deutlich leichter organisieren lässt. Die zuständigen Projektmitarbeiter führen die Projektaufgaben und die Projektsteuerung durch, während der Projektleiter für die Kontrolle zuständig ist.

Das Aufgabenmanagement verfolgt im Gegensatz zum Projektmanagement das Ziel, die fristgerechte Bearbeitung einzelner Aufgaben zu organisieren. Die Aufgaben müssen nicht miteinander in Verbindung stehen – auch die Verwaltung von persönlichen, einmaligen oder alltäglichen Aufgaben zählt dazu. Das Aufgabenmanagement kann also eine Teilaufgabe des Projektmanagements sein, aber auch völlig unabhängig von einem Projekt stattfinden.

Sowohl für das Projektmanagement als auch für das Aufgabenmanagement gilt: Nur wenn Zuständigkeiten und Prozesse transparent sind und Informationen durch den Einsatz professioneller Tools zentral zur Verfügung stehen, lassen sich Teams optimal managen. Mithilfe einer Projektmanagement-Software oder einem Tool zur Aufgabenverwaltung wird die Mitarbeiterauslastung sichtbar, Entscheidungen sind schnell zu treffen, Fragen kommen deutlich seltener auf – die gesamte Arbeit verläuft effektiver.

Softwareunterstützung für die wichtigsten Schritte beim Aufgabenmanagement

Mit einem Aufgabenmanagement-Tool wie beispielsweise der modernen Software ameax Aufgaben und Projekte lassen sich Aufgaben leicht und übersichtlich definieren, delegieren und im weiteren Bearbeitungsverlauf verfolgen. Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Prozessorganisation und Teamkoordination funktionieren dank des Tools ohne großen Aufwand, sodass der Projektablauf nahtlos und ohne Brüche gelingt. Jeder einzelne Projektfortschritt lässt sich transparent nachvollziehen. Als Software-Tool nehmen wir in diesem Fall ameax Aufgaben und Projekte als Beispiel. Sie können hier aber natürlich auch mit anderen Tools arbeiten.

So kann ein Nutzer der Aufgabenmanagement-Software ameax Aufgaben und Projekte im Hauptmenüpunkt „Vorgänge“

die Übersicht aller Einzelvorgänge aufrufen;
neue Vorgänge anlegen;
vorhandene Vorgänge bearbeiten;
Filter setzen, um besonders relevante oder priorisierte Vorgänge einzusehen;
nach konkreten Vorgängen suchen, beispielsweise anhand von Vorgangsnummer, Bezeichnung oder Änderungszeitraum.

Auch eine Schnellsuche ist möglich, unter anderem nach Priorität oder Bearbeitungsstatus. Zusätzlich lassen sich die Aufgabenstapel aller Teams und Nutzer aufrufen, was das Projektmanagement weiter vereinfacht.

Für das Anlegen, Filtern und Sortieren von Vorgängen bietet ameax Aufgaben und Projekte zahlreiche komfortable Funktionen. Hier einige Beispiele:

Das Anlegen neuer Vorgänge ist sowohl im Kundendatensatz als auch ohne direkten Kundenbezug im Hauptmenü des Tools möglich. Wurde das gewünschte Verfahrensschema für die Aufgabenverwaltung ausgewählt, können die Vorgangsdetails bestimmt werden – unter anderem Auftragsbezeichnung, Beschreibung, Priorisierung und Beobachter sowie Erinnerungs- und Fälligkeitsdatum. Weitere Angaben ergänzt die Projektmanagement-Software automatisch, zum Beispiel zur Auftragsanlage und zur aktuellen Zuständigkeit, was Arbeitszeit einspart. Per Klick können Dokumente und Dateien hinzugefügt werden. So gelingen das Verwalten der Projektdaten und das Projektmanagement ganz einfach.

Im Aufgabenmanagement-Tool sind alle Vorgänge unter anderem anhand des letzten Aktivitätszeitpunkts sortierbar. Im Statusverlauf erfahren die Nutzer, wie lange ein Vorgangsstatus beim Bearbeiter unverändert geblieben ist. Filtervorgänge mit mehreren Suchkriterien können angelegt, ausgeführt und als Suchschema gespeichert werden – so lassen sie sich per Klick jederzeit wieder nutzen. Dies unterstützt den perfekten Projektüberblick.

Zusätzlich können die Software Nutzer sich Vorgänge besonders anschaulich per Kreisdiagramm darstellen lassen – aufgegliedert zum Beispiel nach Status. Die Darstellung von Vorgängen kann auch in das Dashboard des Tools integriert werden: Einfach den entsprechenden Reiter anklicken und die gewünschten Elemente oder Vorgänge per Drag-and-Drop hinzufügen – übersichtlicher geht es kaum.

Methoden und Tipps für eine effektive Aufgabenverwaltung

Für das Management von Projekten und das Verwalten von Aufgaben wurden im Laufe der Zeit verschiedene Methoden entwickelt, um reibungslose Abläufe, Transparenz und Erfolg zu gewährleisten.

Besonders beliebt für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung ist die Kanban Methode. Sie stammt ursprünglich aus dem Bereich der Autoherstellung und wurde später auf die IT übertragen. Kanban zählt zu den agilen Managementmethoden, funktioniert sowohl analog als auch digital und veranschaulicht den Arbeitsfluss visuell. Ein klassisches Kanban Board hat drei Spalten:

noch nicht begonnen
in Bearbeitung
erledigt

Jede Aufgabe steht auf einer farbigen Karte. Die Aufgabenkarten wandern mit fortschreitender Bearbeitung auf dem Kanban Board von links nach rechts – also vom Status „noch nicht begonnen“ bis hin zum Status „erledigt“. Die Kanban Methode ist sehr variabel. Manche Prozesse und Projekte benötigen mehr als drei Spalten; dies ist problemlos darstellbar. Auch die Spaltenbezeichnungen können angepasst werden, um die Arbeitsschritte optimal abzubilden. Die Zahl der verfügbaren Karten wird begrenzt, um das fokussierte Arbeiten zu fördern. Es gibt auch die Empfehlung, die Anzahl der Aufgaben, die eine Station – wie zum Beispiel ein Team oder ein Mitarbeiter – übernehmen darf, ebenfalls zu begrenzen. Wichtig ist, zuvor die Kapazität der Station festzulegen. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen wird, kann eine neue Aufgabe aus dem Pool angenommen werden.

Ziel dieser Aufgabenmanagement Methode ist es, die Aufgaben nach Prioritäten geordnet abzuwickeln sowie den Gesamtprozess schlank und flexibel zu halten. Stauen sich die To-dos bei einer Person oder bestimmten Teams, ist an dieser Stelle eine Optimierung dringend erforderlich. Helfen können dann zum Beispiel Aufgabenumschichtungen oder zusätzliche Ressourcen. Kanban verbessert insgesamt die Transparenz und Auslastung. Auch die Annäherung an Lösungen durch Prozess-Wiederholungen wird beschleunigt.

Zum Projektmanagement und Aufgabenmanagement werden noch zahlreiche weitere Methoden genutzt:

Auch die Eisenhower-Matrix ist eine Aufgabenmanagement Methode. Die Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien eingeteilt. Das erleichtert die Priorisierung und es wird deutlich, welche Aufgaben persönlich erledigt oder besser delegiert werden sollten. Die Kategorie „dringlich und wichtig“ ist in jedem Fall selbst durch die Projekt- oder Unternehmensleitung zu übernehmen.

Beim Zeitmanagement nach der ALPEN-Methode wird zu Beginn eines Arbeitstages in wenigen Minuten der gesamte Tag geplant. Ziel ist es, anhand der Tagesplanung auch das strukturierte Planen von umfangreicheren Projekten zu lernen. Die ALPEN-Methode besteht aus den Schritten

Aufgaben und Termine aufschreiben,
Länge einzelner Schritte schätzen,
Puffer für unerwartete Ereignisse einplanen,
Entscheidungen anhand von Prioritäten wie Relevanz und Termin fällen und Aufgaben entsprechend sortieren oder streichen,
Nachkontrolle als Anhaltspunkt für zukünftige Planungen nutzen.

Gantt Diagramme bilden ein Projekt beziehungsweise die Projektaufgaben anhand von Zeitleisten ab. Startdatum, Dauer und Enddatum werden durch einen Balken dargestellt. Für eine bessere Aufgabenverwaltung ist es sinnvoll, die Zeitleiste einer jeden Aufgabe mit Zusatzinformationen über Verknüpfungen und Ressourcen zu versehen. Anhand der untereinander aufgelisteten Aufgaben mit dem nebenstehenden Zeitstrahl lassen sich die Projektaktivitäten sehr übersichtlich nach Dauer und Abfolge anzeigen.

To-do-Listen sind leicht zu erstellen, aber nur für einfache, schnell zu erledigende Aufgaben geeignet. Sie reichen in aller Regel nicht für ein effektives Aufgabenmanagement aus, da sie Aufgabenverknüpfungen, zeitliche Verläufe und Prioritäten kaum abbilden können.

Besonders zeitgemäß lassen sich komplexe Projekte und Aufgaben mit dem Einsatz von professionellen Tools managen – Notizzettel und Tabellenkalkulationen genügen dafür nicht. Der Markt an entsprechender Aufgabenmanagement-Software ist groß. Das Tool ameax Aufgaben & Projekte wurde beispielsweise extra dafür entwickelt, auch unübersichtlich verzahnte Aufgaben und Projekte sicher und effektiv zu managen.

Die passende Aufgabenmanagement-Software für mehr Effektivität

Zweifelsfrei ist ein effektives Aufgabenmanagement essenziell für den Projekt- und Geschäftserfolg – und gelingt am besten mithilfe einer professionellen Aufgabenmanagement-Software. Effektive Workflows ohne vermeidbare Rückfragen und Meetings sind nur möglich, wenn sowohl die Zuständigkeiten als auch die Ressourcen-Auslastung transparent werden. Aufgabeninhalt, Umfang und favorisierte Methoden sind zwar beim Projekt- und Aufgabenmanagement individuell, aber ein Aufgabenmanagement-Tool ermöglicht in jedem Fall deutliche Optimierungen. So lässt sich mithilfe einer passenden Software wie ameax Aufgaben und Projekte die Produktivität erheblich steigern: Die Software passt sich den unternehmens- und projektspezifischen Prozessen an. Neben der Individualisierbarkeit punktet ameax Aufgabenmanagement auch mit der vielfach geprüften Sicherheit. Die flexible Einsatzfähigkeit der Cloud-Lösung und ein verlässlicher Kundensupport runden das Softwaresystem ab.

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