Arbeit im Team: Darauf kommt es beim Aufgabenmanagement an

Je umfangreicher die Projekte und je vielfältiger die Aufgaben in einem Unternehmen sind, desto wichtiger wird ein gut strukturiertes Aufgabenmanagement für die Produktivität – und auch für die Mitarbeiterzufriedenheit.

Eine reibungslose Zusammenarbeit von Teams, auch bei räumlicher Trennung oder über verschiedene Zeitzonen hinweg, gehört bei modernen Unternehmen zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren. Immer mehr Betriebe setzen daher Software-Tools ein, um die Aufgabenverwaltung im Team zu optimieren. So ist bei der Arbeit an einem Projekt stets die Übersicht über alle Teilaufgaben gewährleistet; Aufgaben, Arbeitsverteilung und Zeitmanagement können so konsequent strukturiert und effektiv gestaltet werden.

Ausgereifte Aufgabenmanagement-Tools bieten beste Rahmenbedingungen für die zügige Verwaltung und Bearbeitung jeder Aufgabe im Unternehmen durch

Erinnerungsfunktionen,
einer Kommunikation in Echtzeit,
die zentrale Zusammenführung aller Daten in der Cloud und
Zugriffsmöglichkeiten über mobile Endgeräte.

Software für Aufgabenmanagement: Definition und Leistungsspektrum

Sinn und Zweck von Tools fürs Aufgabenmanagement ist es, das Aufgaben- und damit oft auch das Projektmanagement effizient und unkompliziert zu gestalten.

Das Aufgabenmanagement, im Englischen Task-Management genannt, umfasst viel mehr als die bloße Aufgabenverwaltung mit einer To-do-Liste. Auch die vorgelagerte Aufgabenplanung sowie die Überwachung und Umsetzung der anfallenden Aufgaben im Projektablauf und im entsprechenden Projektablaufplan gehören dazu. Das Management muss also jede Aufgabe verfolgen, die Arbeit in Teilaufgaben untergliedern, delegieren, Fristen setzten und bei Bedarf steuernd eingreifen. So wird eine zeitgerechte Aufgabenerfüllung im Projekt erreicht.

Software-Tools für die Aufgabenverwaltung unterstützen Management und Teams dabei, effizienter zu arbeiten. Ein Tool für die Aufgabenverwaltung sorgt dabei für gute Transparenz im Team. Denn es stellt folgende Funktionen bereit:

Kommentar- und Benachrichtigungsfunktionen im Tool ermöglichen eine optimale Kommunikation im Team.
Bei der Aufgabenverteilung im Team ist für Vorgesetzte auch der Auslastungsgrad von Mitarbeitern ersichtlich.
Mit der Software lassen sich die Bearbeitungsfortschritte tracken.
Der Überblick über offene und erledigte Aufgaben ist zu jeder Zeit gegeben. Liste und Dashboard sind gängige Darstellungsformen.

Durch die zentral verfügbaren Informationen im Tool werden größtmögliche Übersicht und Transparenz sichergestellt. So funktioniert die teaminterne Aufgabenverteilung und Aufgabenerledigung ohne unnötige Rückfragen, zeitraubende Korrekturschleifen oder Extra-Besprechungstermine. Auf den ersten Blick ins Tool wird klar,

was zu tun ist,
wer der zuständige Ansprechpartner ist,
wie weit eine Aufgabe bereits bearbeitet wurde und
welche Fristen bei der Arbeit einzuhalten sind.

Das Ergebnis sind geordnete Abläufe – jedes Projekt wird Aufgabe für Aufgabe abgewickelt. Nichts kann übersehen werden oder unerledigt liegenbleiben.

Begriffsabgrenzung: Aufgabenmanagement und Projektmanagement

Aufgaben– und Projektmanagement haben viel gemeinsam – von der Zerlegung in Teilaufgaben über die Verfolgung der Bearbeitungsfortschritte bis hin zur Zielerreichung. Dabei wird ein Projekt durch drei Merkmale gekennzeichnet: einen definierten Starttermin, ein festgelegtes Abschlussdatum und das zu erreichende Ergebnis. Jede einzelne Aufgabe ist dabei wie ein Zahnrad im Getriebe. Kommt es bei einer Aufgabe zu Verzögerungen, kann sich der gesamte Projektablauf durch Dominoeffekte verlangsamen.

In Unternehmen fallen aber auch projektunabhängige Aufgaben an. Dazu zählen regelmäßig oder unregelmäßig wiederkehrende Tasks sowie Alltagsaufgaben. Beispiele sind die Beantwortung von Kundenanfragen, das Schreiben von Berichten und administrative Tätigkeiten. Außerdem gibt es einmalige Aufgaben, die nicht an ein bestimmtes Projekt gekoppelt sind. Die Bandbreite der projektunabhängigen Tasks ist groß. Und oft werden diese spontan anhand einer Liste oder mit Notizzetteln angegangen, statt sie strukturiert zu verwalten und abzuarbeiten.

Deshalb ist eine Software hilfreich, mit der auch die projektunabhängigen Aufgaben in einen fortlaufenden Managementprozess eingebunden werden. Für Unternehmen bietet ein solches Tool die Möglichkeit, ihre internen Prozesse der Arbeit weiter zu strukturieren und effizienter zu gestalten. Einen eleganten Lösungsansatz stellen Tools dar, die sowohl jede Form von Aufgabe als auch den Projektablauf verwalten können, wie beispielsweise die Software ameax Aufgaben und Projekte.

Vor- und Nachteile von Aufgabenmanagement-Tools

Management mit Ordnung und Struktur beschleunigt Prozesse und verbessert die Qualität der Arbeit. Ein durchdachtes Softwaretool für das Management der Arbeit leistet dazu einen maßgeblichen Beitrag. Hier die Vorteile eines professionellen Tools zur Taskverwaltung im Einzelnen:

Die weitgehend einfache und intuitive Bedienbarkeit verkürzt die Anlernphase und reduziert Rückfragen oder Bedienfehler.
Ist die Datenbank einmal auf den aktuellen Stand gebracht, funktionieren das Anlegen einer neuen Aufgabe und die Verwaltung leicht und schnell.
Die mühsame Suche nach Daten entfällt.
Remote Work ist problemlos möglich – das Team kann ortsunabhängig zusammenarbeiten. Aufwendige Terminkoordinationen und Präsenzbesprechungen sind deutlich seltener notwendig.
Die Kommunikation neuer Ideen und Feedbacks über das Tool ermöglicht den Aufbau eines zentralen Wissenspools, von dem alle Teammitglieder profitieren.
Fällt im Projekt ein Teammitglied wegen Krankheit oder eines Jobwechsels für die Bearbeitung einer Aufgabe aus, haben die übernehmenden Mitarbeiter sofort Zugang zum aktuellen Stand der Dinge und zu allen Daten.
Das strukturierte Aufgabenmanagement führt zur zuverlässigen, fristgerechten Erledigung aller Aufgaben- weder Informationen noch Termine oder nächste Schritte werden übersehen.
Bei Abweichungen vom Plan können Workflows jederzeit verändert und verbessert werden.

Die wohl größte Herausforderung besteht darin, das richtige Tool auszuwählen, denn das Angebot ist groß. Hier hilft es, die Anforderungen klar zu formulieren, damit das System zum Unternehmen, zum Team und zu den Aufgaben passt. Manchmal ist die Unterstützung eines erfahrenen Beraters notwendig. Vor dem Start müssen noch die Mitarbeiter eingewiesen und die Daten eingepflegt werden. Danach kann die Software ihre volle Wirkung entfalten. Im weiteren Verlauf ist für die optimale Nutzbarkeit darauf zu achten, dass die Daten im System ständig auf dem neusten Stand gehalten werden.

Tipps für die Nutzung von Aufgabenmanagement-Tools

Sowohl die Wahl eines passenden Tools für die digitale Verwaltung von Tasks als auch das Aufgabenmanagement selbst sind individuelle Prozesse. Es gibt aber allgemeingültige Regeln, die es ermöglichen, das Potenzial eines Aufgabenmanagement-Tools voll auszuschöpfen.

1. Alle Aufgaben sind präzise und regelmäßig einzupflegen.
2. Die Tasks werden mit Prioritäten versehen und entsprechend geordnet. Beispielsweise können Aufgaben anhand der Eisenhower-Matrix in die Kategorien
a. wichtig und dringend,
b. wichtig und nicht dringend,
c. nicht wichtig und gleichzeitig dringend,
d. weder wichtig noch dringend
unterteilt und delegiert werden.
3. Durch die Festlegung von Fristen für die Aufgabenumsetzung wird der Pfad zum erfolgreichen Projektabschluss klar. Ohne Deadlines geht es nicht, aber die Fristen müssen realistisch sein – leistbar für die Teammitglieder und zielführend für die Projekte.
4. Alle Aufgaben sind nach Prioritäten und Fristen strukturiert abzuarbeiten.

Hier einige Situationsbeispiele, in denen ein Aufgabenmanagement-Tool wertvolle Dienste leistet und für schnelle Fortschritte im Projekt genutzt werden kann:

Entsteht in einem Projekt zusätzlicher Handlungsbedarf, sind die neuen Aufgabenschnellstmöglich in das Tool fürs Task-Management zu integrieren. Dann bekommt das Mitarbeiterteam sofort den Zugriff und kann zügig arbeiten.
Das Wissen aus bereits abgeschlossenen Aufgabenund Projekten steht auch für das Management neuer Aufgabenstellungen zur Verfügung. Entscheidungen können schneller getroffen und Zeit eingespart werden.

Ordnung und Transparenz durch klares Aufgabenmanagement in Team und Projekt

Wirtschaftlich und pünktlich, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, die Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Management und Kunden zu erhöhen: Hohe Ziele, die aber mithilfe eines professionellen Tools für das Aufgabenmanagement durchaus erreichbar sind. Durch die Nutzung einer Aufgabenmanagement-Software fällt es deutlich leichter, jede Art von Task und die Meilensteine zu planen sowie untereinander zu kommunizieren.

Es braucht anfänglich etwas Zeit, um sich mit der Struktur und den Funktionen einer neuen Aufgabenmanagement-Software vertraut zu machen. Wurde das Kriterium der Nutzerfreundlichkeit bei der Softwareauswahl beachtet, ist die Einarbeitungsphase aber sehr kurz. Danach lässt sich durch den Tooleinsatz Zeit und Geld sparen. Sowohl die Teammitglieder als auch die Vorgesetzten und das Management wissen die zahlreichen Softwarefunktionen zu schätzen, durch die Fehler vermieden werden. Die effizienzsteigernde Wirkung eines professionellen Tools wie ameax Aufgabenmanagement, das alle Informationen an einem Ort bereithält, ist offensichtlich.

Mit ameax Aufgaben und Projekte organisiertes Aufgaben- und Projektmanagement entspricht den hohen Anforderungen moderner Team- und Projektarbeit. Dazu gehört es nicht nur, Tasks zu delegieren und Bearbeitungsfortschritte zu tracken. Vielmehr kann der Nutzer auch Prozesse gestalten und implementieren sowie die Teamkoordination optimieren.

Alles im Blick, alles im Griff: Durch Funktionen wie die E-Mail-Benachrichtigung bei Statusänderungen, die Hinterlegungsmöglichkeit von Anmerkungen und die lückenlose Protokollierung aller Vorgänge geht die Team-, Aufgaben- und Projektsteuerung leicht von der Hand.

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