Aufgaben verteilen, um die Effektivität der Projektarbeit zu erhöhen
Projekte können in der Regel nicht von einer Person allein abgewickelt werden. Spätestens wenn mehrere Projekte gleichzeitig anstehen, die Aufgaben Spezialkenntnisse erfordern oder die Präsenz an mehreren Orten gleichzeitig unumgänglich ist, muss das Management die Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen. Die kluge Aufgabenverteilung spielt dabei eine zentrale Rolle für die Zusammenarbeit im Team – und auch für den Projekterfolg.
Eine sinnvolle Aufgabendelegation und die Förderung der Zusammenarbeit im Team sind Qualitätsmerkmale guter Führungskompetenz. Selbstdisziplin, Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter und die Befähigung, andere für die erfolgreiche Übernahme neuer Aufgaben anzuleiten, zeichnen ein gutes Management aus. Die Stärken, Fachkenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter gezielt zu nutzen, sorgt auch für höhere Effektivität und mehr Erfolg im Business. Aber nicht jede Aufgabe eignet sich dafür, diese abgeben zu können. Um Aufgaben sinnvoll an untergeordnete Mitarbeiter zu delegieren, ist einiges an Wissen über die Aufgaben selbst, über die Fähigkeiten der Projektmitarbeiter und über die eigenen Qualifikationen als Führungskraft notwendig. Sind diese Punkte gegeben, ist die Aufgabenverteilung innerhalb des Teams oftmals förderlich für die Zusammenarbeit im Team, da diese sich gegenseitig unterstützen. Das Management bekommt so einen guten Einblick in die Rollen und die Verantwortung der Mitarbeiter.
Wenn es an die Aufgabenverteilung im Team geht, ist ein schrittweises Vorgehen zu empfehlen, damit die Ressourcen effizient eingesetzt werden:
- Das Projektziel bestimmen: Was soll erreicht werden?
- Tools und Materialien bereitstellen: Womit soll gearbeitet werden?
- Aufgaben definieren und Fristen festlegen: Welche Aufgabe ist bis wann zu erledigen?
- Ressourcen verteilen: Wer übernimmt die einzelnen Aufgaben? Werden neue Rollen definiert? Welche zeitlichen und finanziellen Mittel stehen zur Verfügung?
Sind die Rollen und die Verantwortung im Team klar verteilt, spielt sich die Zusammenarbeit schnell ein, und alle arbeiten Hand in Hand. Dies wirkt sich positiv auf ihr Business aus.
Welche Aufgaben gut zu delegieren sind
Um entscheiden zu können, welche Aufgaben delegiert werden sollten, sind vor der Aufgabenverteilung zwei Faktoren zu beachten:
- die Fähigkeiten der Projektmitarbeiter
- die Art der anfallenden Aufgaben
Management und Führungskräfte beziehungsweise Projektleiter sind für die Entscheidung verantwortlich, welche Aufgaben sie an wen delegieren können und sollen. Und die Verantwortung ist groß: Unzulänglichkeiten in der Aufgabenverteilung können dazu führen, dass für die unternehmerischen Leitungsaufgaben zu wenig Zeit bleibt. Dadurch gerät die Weiterentwicklung des Unternehmens ins Stocken. Andererseits dürfen Mitarbeiter nicht überfordert werden, damit die Quantität und vor allem die Qualität der Arbeit stimmen. Vor dem Hinzufügen neuer To-dos sollte das Management also die Befähigung der betroffenen Projektmitarbeiter prüfen und gegebenenfalls anpassen. Decken sich die Spezialkenntnisse von Mitarbeitern mit den Projektanforderungen, ist die Situation optimal und die richtige Aufgabenverteilung offensichtlich. Teammitglieder mit entsprechendem Fachwissen sind dann passender qualifiziert als eine Führungskraft.
Fachaufgaben gehören also in die Hände der entsprechend ausgebildeten und motivierten Mitarbeiter. Auch Routine- und Verwaltungsaufgaben oder Recherchen lassen sich oft gut ans Team delegieren.
Sind noch vertiefende Kenntnisse aufzubauen oder Erfahrungen zu sammeln, ist der Anleitungsbedarf höher und braucht ausreichend Zeit. Diese Zeit sollte für einen erfolgreichen Projektverlauf unbedingt eingeplant werden.
Anders sieht es bei strategischen Planungen, der Teambildung, der Führung von Mitarbeitern sowie bei der Erfolgskontrolle aus – und in vertraulichen oder unklaren Situationen. Derartige Aufgabenbereiche und Arbeiten werden besser von der Unternehmensführung oder dem Management übernommen. Als Faustregel gilt also: Die Fachleute bearbeiten ihr Spezialgebiet, die Projektleiter ordnen und strukturieren. Der Unternehmer hat bei optimaler Verteilung der Rollen vor allem die Aufgabe, visionäre Zielmarken zu setzen.
Projektaufgaben lassen sich auch gut mithilfe der Eisenhower-Matrix priorisieren und auf ihre Delegierbarkeit prüfen. Alle Aufgaben werden dabei anhand der Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Aus der Matrix ergeben sich vier Quadranten, die je einen Aufgabentyp widerspiegeln:
- Dringend und wichtig: Solche Aufgaben sind für die Zielerreichung entscheidend und sollten schnell erledigt werden. Sie kommen für eine Aufgabendelegation nicht infrage.
- Weniger dringend, aber wichtig: Aufgaben dieser Kategorie haben strategische Bedeutung, müssen aber nicht sofort bearbeitet werden. Das Setzen fester Termine hilft dabei, sich um diese Aufgaben regelmäßig selbst zu kümmern – sonst werden aus den zu planenden Aufgaben schnell dringende Probleme.
- Dringend und weniger wichtig: Diese Aufgaben müssen zeitnah erledigt werden, sind aber nicht von allzu großer Bedeutung für den Unternehmenserfolg. Sie lassen sich in der Regel gut delegieren.
- Weder dringend noch wichtig: Hier ist eine Erledigung nicht unbedingt notwendig. Ist die Ressource Zeit insgesamt knapp, lohnt es sich darüber nachzudenken, ob die Aufgaben überhaupt in Angriff genommen werden sollten. Die Konzentration auf wichtigere Aufgaben kann sinnvoller sein.
Nur bei sinnvoller Aufgabenverteilung bleibt der Unternehmensspitze genug Zeit dafür, sich um die strategisch wichtigen Aufgabenbereiche zu kümmern. Dazu gehören
- die Entwicklung langfristiger Strategien,
- das Festlegen unternehmerischer Ziele,
- die Auswahl kompetenter Mitglieder des Teams,
- eine angemessene Entwicklung der Mitarbeiter,
- die Optimierung der Strukturen,
- Funktionskontrollen der Abläufe.
Positive Effekte der Aufgabenverteilung
Die Delegation von Aufgaben erfolgt am besten Schritt für Schritt. Beim Aufgaben verteilen ist in jedem Projekt zu klären und zu kommunizieren,
- was genau zu tun ist,
- wer eine Aufgabe übernehmen soll,
- welches Ergebnis angestrebt wird,
- warum die Aufgabe wichtig ist,
- wann die Aufgabe erledigt sein soll.
So entsteht Transparenz darüber, in welchem Zeitrahmen die einzelnen To-dos zu bearbeiten sind und wer für die erfolgreiche Aufgabenabwicklung der zuständige Ansprechpartner ist. Gegebenenfalls kann über eine andere Aufgabenverteilung noch nachgedacht werden.
Die optimierte Zusammenarbeit hat mehrere Effekte auf den Projekterfolg:
- Durch klare Zuständigkeiten wird der Wissensaustausch innerhalb des Teams gefördert.
- Der Führungskraft bleibt mehr Zeit für Kernaufgaben und strategische Überlegungen.
- Das Potenzial der Mitarbeiter wird optimal genutzt.
- Das Management hat immer den Überblick und kann bei Bedarf steuernd eingreifen.
- Die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
Das Übertragen von Verantwortung dient aber nicht nur der effektiven Aufgabenabwicklung, sondern fördert auch die Entwicklung der Mitarbeiter. Kreativität und Selbstvertrauen der Mitarbeiter steigen ebenso wie Zufriedenheit und Motivation. Bekommen die Mitarbeiter des Projekts durch eine gute Führung und Aufgabenverteilung die Chance, ihre Kompetenzen weiter auszubauen, steigert dies auch die Leistungsfähigkeit und die Verantwortung des gesamten Teams.
Tipp: Aufgaben verteilen mithilfe von Software Tools
Die wichtigste Funktion von Unternehmensleitung und Führungskräften ist es, das Business voranzubringen und strategisch auf nachhaltigen Erfolg auszurichten. Um den dafür benötigten Raum zu schaffen, sollten Management und Führungskraft unter anderem eigene Routineaufgaben wie zum Beispiel Reportings oder regelmäßige Checks abgeben. Auch ein Großteil der operativen Arbeiten kann abgegeben werden. Projektmanagement Tools wie beispielsweise ameax Aufgabenmanagement unterstützen Sie bei der geschickten Aufgabenverteilung und dabei, die Zusammenarbeit im Team zu optimieren sowie jederzeit den Projektfortschritt im Blick zu behalten. Weitere Funktionen lassen sich einfach hinzufügen.
Als Nutzer der Software ameax Aufgabenmanagement können Sie unkompliziert und sicher
- Ihre Projekte inklusive aller wichtigen Details mit wenigen Klicks anlegen,
- Zuständigkeiten und Fristen im Software Tool definieren,
- Aufgaben hinzufügen und Rollen verteilen,
- Ablaufprozesse im Aufgaben- und Projektmanagement selbst festlegen,
- anhand der Wiedervorlagenliste immer den aktuellen Aufgabenstatus im Blick haben.
E-Mail-Benachrichtigungen bei Statusveränderungen, ein Kommentarsystem für individuelle Anmerkungen und die lückenlose Protokollierung von Vorgaben und Veränderungen sorgen für Komfort in der Abwicklung, Steuerung und Kontrolle Ihrer Projekte.
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