Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: So gelingt Unternehmen die Umstellung

Einführung: Von der Papierrechnung zur E-Rechnung

Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, sind Rechnungen in Papierform seit dem Steuervereinfachungsgesetz des Jahres 2011 gleichgestellt. Aber: Sowohl Papierrechnungen als auch ein PDF sind bildhafte Darstellungen, die keine automatische Weiterverarbeitung ohne manuelle, fehleranfällige Eingaben oder Texterkennungssoftware ermöglichen. Hauptargumente für die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind Kosteneinsparungen und die Vorbereitung eines EU-weiten elektronischen Steuermeldesystems.

Im März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz des Bundes beschlossen – und damit auch die E-Rechnungspflicht für Unternehmen im innerdeutschen Business-to-Business-Bereich (kurz B2B-Bereich, also bei Geschäften zwischen Unternehmen). Die verpflichtende Nutzung der E-Rechnung ist auch für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte innerhalb der EU geplant.

Betroffen von der Neuregelung ab 2025 sind zunächst einmal die steuerpflichtigen Umsätze in Deutschland ansässiger Unternehmen. Ausnahmen von der Pflicht zum elektronischen Format gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie für Fahrausweise. Ziel der Neuregelung ist es, durch die elektronische Rechnung neben der Effizienzsteigerung auch eine bessere Kontrolle und Transparenz bei den steuerlichen Vorgängen zu erreichen.

Für die E-Rechnung gilt nun eine neue Definition: Jede elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format wie XML erstellt werden und dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entsprechen. Eine solche E-Rechnung ermöglicht die automatische Verarbeitung und den Rechnungsdatenaustausch ohne Medienbruch.

XML steht für Extensible Markup Language, die erweiterbare Auszeichnungssprache. Das Format dient der maschinellen Verarbeitung und ist für die Sichtprüfung ungeeignet. Mithilfe von Visualisierungsprogrammen werden XML-Datensätze aber für den Menschen lesbar.

Die Pflicht zur E-Rechnung startet schrittweise mit Beginn am 01.01.2025. Es gibt unterschiedliche Übergangsfristen. Vom ersten Tag an sind Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen.

Wichtig: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er dient lediglich der Informationsweitergabe im Hinblick auf die nahende Pflicht zur elektronischen Rechnung. Hilfestellung geben die Informationen Ihrer IHK: Online bieten unter anderem die IHK Köln und die IHK Hamburg einen guten Überblick zum Thema E-Rechnung. Es lohnt sich, auch die Informationen des Bundes auf den Webseiten der Ministerien im Auge zu behalten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt alle Informationen einer Rechnung in Form eines strukturierten, maschinenlesbaren Datensatzes dar. Sie ermöglicht die komplett digitale Bearbeitung der Rechnung. Der Datensatz wird

elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen sowie
automatisiert verarbeitet – bis hin zur Auszahlung.

Die entsprechende Definition liefert Paragraf 2 der E-Rechnungsverordnung, kurz ERechV.

Ziel der kompletten Umstellung auf die elektronische Rechnung ist ein medienbruchfreier und voll automatisierter Rechnungsaustausch. Diesen ermöglichen weder eine Rechnung auf Papier noch eine Rechnung im PDF-Format. Denn selbst beim PDF sind für die Datenerfassung und die Weiterverarbeitung der bildhaft dargestellten Informationen manuelle Arbeitsschritte notwendig. Deshalb entsprechen als PDF formatierte Rechnungen auch nicht mehr den Anforderungen an eine E-Rechnung.

Bei den Vorschriften zu Pflichtangaben und Aufbewahrungspflichten sowie bei den sonstigen Anforderungen ändert sich im Vergleich zur Rechnung auf Papier fast nichts. Eine E-Rechnung muss den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen – und auch den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Formate und Standards für E-Rechnungen

Gängige Formate für elektronische Rechnungen sind in Deutschland XRechnung und ZUGFeRD: XRechnung ist ein rein maschinenlesbarer, XML-basierter Datenaustauschstandard. Entwickelt wurde er von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). XRechnung ist in Deutschland schon länger der Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern.

Jedes EU-Land definiert eine eigene Core Invoice Usage Specification, kurz CIUS, also einen verbindlichen nationalen Standard für die Umsetzung der europäischen Norm EN16931. Der Standard XRechnung ist das deutsche Format. Andere EU-Länder nutzen eigene Standards für die elektronische Rechnung – Italien zum Beispiel das Format FatturaPA, Spanien das Format FacturaE und Frankreich das Format Factur-X.

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD ist ein hybrides Format und besteht aus zwei Komponenten: Das versandte PDF ist von Menschen lesbar. Mitgeschickt wird ein strukturierter XML-Datensatz gleichen Inhalts, der die elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Die Rechnung kann auch ohne PDF-Anteil versandt werden, was manche öffentlichen Auftraggeber verlangen. Entwickelt wurde das Format ZUGFeRD vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, und zwar zusammen mit Ministerien, Verbänden und Unternehmen.

Neben XRechnung und ZUGFeRD sind auch weitere Formate zulässig, wenn sie

die vollständige Extraktion der steuerlich relevanten Rechnungsdaten ermöglichen und
der europäischen Norm EN16931 entsprechen.

EDI-Rechnungen stellen einen besonderen Fall dar. Sie entsprechen teilweise nicht der Norm EN16931. EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange, den elektronischen Datenaustausch. Das Format ist zunächst noch nutzbar, wenn sich alle gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) wichtigen Informationen herauslesen lassen. Ob EDI-Rechnungen auch langfristig zulässig bleiben, ist noch nicht ganz klar.

Für europaweit tätige Unternehmen und grenzüberschreitenden Rechnungen ist der PEPPOL-Standard wichtig, welcher in vielen Ländern anerkannt wird. PEPPOL ist die Abkürzung für Pan-European Public Procurement OnLine.

Integration und Datenschutz

Die E-Rechnung ist in die digitalen Systeme von Unternehmen zu integrieren. Geklärt werden muss, ob die vorhandenen Buchhaltungssysteme elektronische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützen. Ab 01.01.2025 haben Unternehmen Systeme bereitzustellen, die E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Am einfachsten gelingt die normgerechte Erstellung der elektronischen Rechnung mithilfe einer professionellen Buchhaltungssoftware. Zertifizierte Systeme halten Unternehmen auch im Hinblick auf den Datenschutz und die Sicherheit den Rücken frei. E-Rechnungs-Softwaresysteme, die der EU-Richtlinie EN16931 entsprechen müssen, erleichtern die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und tragen maßgeblich zur Digitalisierung geschäftlicher Prozesse in Unternehmen bei.

Vorteile der E-Rechnung

Jedes Unternehmen schreibt und erhält Rechnungen. Werden Prozesse digitalisiert und automatisiert, sind Einsparungen möglich – für alle, die E-Rechnungen erstellen oder empfangen.

Die Vorteile von E-Rechnungen im Einzelnen:

Kostenersparnis: Portokosten und Transportwege entfallen für elektronische Rechnungen.
Zeitersparnis: Die Rechnungsstellung, die Rechnungsprüfung und die Rechnungsverarbeitung werden vereinfacht und nehmen deutlich weniger Zeit in Anspruch. Schnellere Zahlungseingänge verbessern die Liquidität.
Optimierte Versandabläufe: Kürzere Durchlaufzeiten der E-Rechnung beschleunigen die Prozesse.
Qualitätsverbesserung: Die Prozessqualität steigt, da durch die medienbruchfreie Verarbeitung der E-Rechnung fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen. Die Sicherheitsstandards sind höher.
Transparenz: Der Bearbeitungsstatus von E-Rechnungen ist in professionellen Softwaresystemen jederzeit einsehbar. Bei Rückfragen kann problemlos und schnell auf Rechnungen zugegriffen werden. Alle Rechnungen und Transaktionen sind nachverfolgbar – Prüfungen können schnell und effizient durchgeführt werden. Die E-Rechnung ermöglicht eine platzsparende Archivierung.
Umweltfreundlichkeit: Papier und Ausdrucke werden dank E-Rechnung ebenso eingespart wie Brieftransporte – der Kohlenstoffdioxid-Ausstoß sinkt.

Rechtlichen Grundlagen und Vorschriften für die elektronische Rechnung

Für die Einführung der E-Rechnung wurden in Deutschland verschiedene rechtliche Grundlagen geschaffen. Wesentlich sind

das Steuervereinfachungsgesetz 2011,
das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen sowie
die ERechV zur elektronischen Rechnungsstellung zwischen der Verwaltung des Bundes und ihren Lieferanten.

Aktuell ist für alle deutschen Unternehmen vor allem das Wachstumschancengesetz 2024 interessant: Es geht um die schrittweise Einführung der Pflicht zum elektronischen Format ab 2025 und um neue Anforderungen hinsichtlich der Gestaltung und Nutzung von E-Rechnungen.

Als europäische Richtlinien sind zu beachten:

die EU-Richtlinie 2010/45/EU mit Änderungen der gemeinsamen Rechnungsstellungsvorschriften für das gemeinsame Mehrwertsteuersystem,
die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und
die Norm EN16931, veröffentlicht am 28.06.2017, welche die EU-Richtlinie 2014/55/EU umsetzt.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet die öffentlichen Auftraggeber der EU-Mitgliedstaaten dazu, elektronische Rechnungen zu nutzen.

Die EN16931 dient als einheitlicher Standard für die elektronische Rechnung. Sie erleichtert den EU-weiten Austausch von E-Rechnungen und damit den grenzüberschreitenden Handel. Die Unternehmen profitieren von einer einfacheren Kommunikation und der Reduzierung von Handelshemmnissen.

Bei den Anforderungen an die Archivierung ändert sich in Deutschland ab 01.01.2025 nur wenig. Es gilt nach jetzigem Stand weiterhin eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; die GoBD sind wie bisher zu beachten. Die Rechnung muss im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufbewahrt werden. Es genügt nicht, ein inhaltsgleiches, vom Menschen lesbares Bildformat wie beispielsweise ein PDF zu archivieren. Die Unveränderbarkeitsanforderungen gelten weiterhin.

Zeitplan für die Einführung der E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 gilt im B2B-Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen für alle die Pflicht, elektronische Rechnungen der Norm EN16931 zu empfangen. Zu einem späteren Zeitpunkt soll noch ein Meldesystem hinzukommen.

Bei der Ausstellungspflicht von E-Rechnungen gibt es unterschiedliche Übergangsfristen für die Umsetzung bis Ende des Jahres 2027:

Die Ausstellung von Rechnungen auf Papier und elektronischen Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, ist noch bis Ende des Jahres 2026 zulässig. Bei der Erstellung von Rechnungen im alten Format ist allerdings nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig.
Bei Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von unter 800.000 Euro beginnt die E-Rechnungspflicht erst Anfang 2028.
Wird eine E-Rechnung in einem elektronischen Format übermittelt, das nicht der EN16931 entspricht, was zum Beispiel bei manchen EDI-Verfahren zutrifft, ist dies bis Ende 2027 erlaubt. Der Rechnungsempfänger muss aber seine Zustimmung geben.

Ab 2028 sind dann die Vorschriften von allen Unternehmen einzuhalten. Bis dahin ist einiges zu tun.

Auswahl der zum Unternehmen passenden Software

Wichtig ist, dass die Unternehmen frühzeitig mit den Vorbereitungen zur Umstellung auf die E-Rechnung beginnen. Dazu sind als Erstes die bisherigen elektronischen Prozesse zu analysieren um herauszufinden, welche Anpassungen notwendig werden. Kritisch sind vor allem ältere Systeme ohne regelmäßige Aktualisierungen. Welche Prozessschritte müssen verändert werden – bei der Erstellung, dem Versand und der Bearbeitung von Rechnungen sowie bei der Ablage und Speicherung einer E-Rechnung?

Folgende Fragen können als roter Faden für die Digitalisierung und für die Vorbereitung auf die E-Rechnung ab 2025 dienen:

Welche Anforderungen gelten in den für das Unternehmen relevanten Ländern? Es geht vor allem um die elektronischen Rechnungsformate, das digitale Berichtswesen und die Unterschiede beim Kontakt zu Geschäfts- und Privatkunden.
Welche aktuellen Informationen und Aussagen zur Umsetzung liefern beispielsweise Schreiben des Bundes, vor allem des Finanzministeriums? Welche Auskünfte gibt die IHK?
Welche Ergebnisse liefert eine gründliche Ist-Analyse der Prozesse, Rechnungstypen und Übermittlungsmöglichkeiten in den relevanten Ländern?
Wie soll die Pflicht zum elektronischen Format im Unternehmen umgesetzt werden? Wer ist für die Implementierung, wer für regelmäßige Aktualisierungen zuständig?
Welche Technologiepartner kommen infrage? Die Wahl des richtigen Technologiepartners ist auch deshalb so wichtig, weil die Sicherheit der sensiblen elektronischen Informationen auch bei einer Auslagerung nicht gefährdet werden darf.

Welches Budget ist für die Implementierung, die laufenden Betriebskosten und für zukünftige Entwicklungen einzuplanen?

Sind die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen klar, folgt ein Abgleich mit den angebotenen Programmen:

Welche bieten die benötigten Leistungen und entsprechen dem Anforderungskatalog des Unternehmens am besten?
Welche Programme für elektronische Rechnungen sind preislich attraktiv?

Unbedingt zu empfehlen ist ein Test der infrage kommenden Systeme – oft ist dies kostenlos möglich. So lässt sich unter anderem feststellen,

wie komfortabel die Rechnungsstellung funktioniert, sich Kontobewegungen abrufen und Überweisungen durchführen lassen;
welche Gestaltungsmöglichkeiten es bei der Rechnung gibt;
wie gut die Benutzeroberfläche zu bedienen ist;
ob der Service des Anbieters hält, was er verspricht.

Schulung der Mitarbeiter

Wichtig ist eine ausreichende Schulung der Mitarbeiter. Sie müssen die neuen Prozesse verstehen und die Anforderungen an elektronische Rechnungen nachvollziehen können. Nur dann lässt sich eine optimale Akzeptanz der Veränderungen erreichen. Fortbildungen und umfassende Informationen helfen also dabei, die Motivation und die Effizienz der täglichen Arbeit zu steigern.

Besonderes Augenmerk ist auf die Sicherheit der Daten und Informationen zu legen. Alle elektronischen Daten sind umfassend gegen unbefugte interne Zugriffe, gegen Verluste und gegen Cyberangriffe schützen. Sensibilisierte und geschulte Mitarbeiter helfen dabei, die Datensicherheit zu gewährleisten.

Compliance und Audits berücksichtigen

Bei der Umstellung auf die E-Rechnung ist unbedingt auf die Compliance (die Regelkonformität) zu achten. Gesetze und Richtlinien der EU und des Bundes sind ebenso einzuhalten wie freiwillige Vereinbarungen und Regelungen. Wegen der E-Rechnung umgestaltete und neu etablierte Prozesse müssen auch mit den üblichen internen und externen Audits vereinbar sein.

Praktische Tipps zum Umgang mit geänderten Arbeitsabläufen

Alle eingehenden Rechnungen müssen zeitnah geprüft werden – zunächst auf ihre Lesbarkeit. Es kann sinnvoll sein, ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungseingänge anzulegen. Auch der Spam-Ordner ist täglich zu prüfen.
Es folgt die inhaltliche Rechnungsprüfung: Besteht eine Zahlungsverpflichtung und ist die elektronische Rechnung korrekt? Sind die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllt, stimmen die Positionen sowie der Umsatzsteuer- und der Brutto-Betrag?
Wichtig ist zu klären, wie mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen umgegangen werden soll. Als Rechnungsaussteller gibt es zwei Möglichkeiten. Version 1: Die elektronische Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung erstellt. Version 2: Ein kleinerer Fehler wird durch ein Ergänzungsschreiben berichtigt und das Schreiben der fehlerhaften Rechnung im System zugeordnet, was die Korrektur dokumentiert. Empfänger einer fehlerhaften Rechnung können diese in einem eigenen Ordner für offene Vorgänge zwischenspeichern und die Rechnung unter Angabe der notwendigen Korrekturen zurücksenden.
Korrekte elektronische Rechnungen werden beim Rechnungsempfänger in einem Ordner für geprüfte Rechnungen zwischengespeichert.
Zeitnah folgen die Buchung und die Bezahlung unter Beachtung der Skonto-Möglichkeiten. Bezahlte Rechnungen werden in einen eigenen Ordner verschoben.
Die geprüften und gebuchten Rechnungen müssen unveränderbar im strukturierten elektronischen Datenformat archiviert und 10 Jahre aufbewahrt werden.
Für elektronische Ausgangsrechnungen empfiehlt sich ein analoges Vorgehen mit Ordnern für die einzelnen Schritte. Es gelten die gleichen Archivierungsvorschriften wie für Eingangsrechnungen.

Ein Ausblick: Die Zukunft der E-Rechnung

Einige europäische Staaten sind bei der Nutzung der E-Rechnung schon weiter als Deutschland. Voraussichtlich wird die E-Rechnung bis zum Ende dieses Jahrzehnts EU-weit zur Pflicht. Aussichtsreiche Zukunftsszenarien und neue Automatisierungsmöglichkeiten ergeben sich bei einer Kombination von E-Rechnungen mit der Künstlicher Intelligenz, kurz KI, sowie mit der Blockchain-Technologie.

Die KI bietet viele Vorteile: Sie sichert die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und erstellt nachvollziehbare Prüfpfade. Bearbeitungszeiten, Bearbeitungskosten und Risiken sinken, die Genauigkeit der Informationen nimmt zu. Im Hinblick auf die elektronische Rechnung ermöglicht es die KI, zusätzliche Aufgaben zu automatisieren. So kann die KI Muster und Trends analysieren, Zuordnungen vornehmen und Anomalien erkennen. Die KI warnt darüber hinaus bei System- oder Kommunikationsproblemen. Sie kann die Muster des elektronischen Rechnungsstellungsprozesses lernen und bis zu einem gewissen Grad selbständig mit Abweichungen umgehen.

Neue Chancen verspricht eine Kombination der E-Rechnung mit einer Blockchain (Blockkette, Liste von Datensätzen). Eine Blockchain besteht aus einer Kette von Datenblöcken. Jede Transaktion wird an die bereits bestehenden Kettenglieder angehängt. Die Speicherung erfolgt dezentral und wird auf allen Endgeräten der Nutzer hinterlegt. Die Vorteile: Alle Daten sind lückenlos dokumentiert und rückverfolgbar, Manipulationen sind weitgehend ausgeschlossen, Sicherheit und Transparenz der Finanztransaktionen steigen.

Die langfristigen Auswirkungen der E-Rechnungspflicht sind positiv zu bewerten. Denn die notwendigen Veränderungen sorgen für Effizienzsteigerungen und eröffnen neue Möglichkeiten im EU-weiten Geschäftsverkehr.

Häufige Fragen zum Thema E-Rechnung

Was wird benötigt, um E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten?

Die „neue“ E-Rechnung ist maschinenlesbar und kann automatisiert in einer geeigneten Buchhaltungssoftware des Empfängers verarbeitet werden – ohne manuelle Eingabe. Es gibt keine offiziellen Vorgaben, welche Programme zu verwenden sind, und viele Anbieter. Die Software muss aber der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine gültige E-Rechnung, aber neben dem Format XRechnung werden auch hybride elektronische Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 von der Finanzverwaltung akzeptiert.

Als Übermittlungswege für elektronische Rechnungen kommen, zumindest bis auf Weiteres, beispielsweise E-Mails, Apps und Portale infrage. Wichtig ist, die strukturierten Datensätze revisionssicher zu speichern, sie zehn Jahre lang unveränderbar aufzubewahren und Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar festzuhalten. Dafür ist ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem einzurichten.

Die Bezahlmöglichkeiten sind bei einer E-Rechnung flexibel – automatisiert oder manuell, per Überweisungsträger oder per Online-Banking.

Was müssen KMU bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung beachten?

Kleine und mittlere Unternehmen sehen einiges an Arbeit auf sich zukommen. Aber es bleibt ihnen noch Zeit zur Vorbereitung. Zwar beginnt die Empfangspflicht für E-Rechnungen auch für sie am 01.01.2025. Aber KMU, deren Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, sind erst ab 01.01.2028 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.

Was gilt bei Kleinbeträgen?

Die Pflicht zum elektronischen Format entfällt und es sind nach wie vor auch Papier- und reine PDF-Rechnungen zulässig

bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro,
bei Fahrausweisen für die Personenbeförderung sowie
bei laut Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes steuerfreien Umsätzen.

Fazit: Die E-Rechnung als Erfolgsmodell

Durch den flächendeckenden Einsatz der E-Rechnung werden die Arbeitsprozesse von der Rechnungsstellung über den Versand und die Verarbeitung bis hin zur Buchung und Bezahlung einfacher, schneller und weniger fehleranfällig. Die Unternehmen kommen nicht darum herum, sich mit den digitalen Aspekten ihrer Arbeitsprozesse genauer zu beschäftigen und weitreichende Entscheidungen zu treffen: Sollen die bestehenden elektronischen Systeme ausgebaut werden? Ist die Entwicklung neuer Lösungen der richtige Weg? Können externe Anbieter die optimale Software liefern, implementieren und betreuen? Häufig empfiehlt sich die Nutzung professioneller Software-Systeme wie ameax Faktura.

Die E-Rechnung weist den Weg in die richtige Richtung – hin zu einer durchdachten Digitalisierung der Unternehmen. Schließlich entstehen durch die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Chancen und Vorteile wie eine geringere Fehlerquote, mehr Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen sowie EU-weite Erleichterungen bei grenzübergreifenden Projekten und Rechnungen. Unser Tipp: Starten Sie schon vor Ablauf der Fristen mit der Umstellung auf E-Rechnungen.

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