Mit einem Projektablaufplan sicher zum Projekterfolg

Projekte sind komplexe Gebilde und eine gute Planung ist ausschlaggebend für den Erfolg. Ein transparenter, gut durchdachter Plan für den Projektablauf sorgt dafür, dass Unklarheiten und Verzögerungen vermieden werden und die Ergebnisqualität stimmt.

Was ist ein Projektablaufplan?

Ein Projekt lässt sich im Allgemeinen in fünf Phasen einteilen: Definition, Planung, Durchführung, Monitoring und Abschluss.

Der Projektplan entsteht in der Planungsphase. Er gibt den zeitlichen Ablauf der Aufgabenbearbeitung in einem Projekt vor, indem er

die Arbeitspakete in ihrer gegenseitigen Abhängigkeit voneinander darstellt,
die Zwischenziele aufzeigt und
den gesamten Zeitverlauf des Vorhabens deutlich macht.

Der Projektablaufplan legt also durch die Fixierung der jeweiligen Anfangs- und Endtermine aller Arbeitspakete den Ablauf eines Projektes zeitlich fest. Ein gut durchdachter Plan zum Projektablauf hält die Projektteilnehmer immer auf dem Laufenden und das Projekt kann termingerecht abgeschlossen werden. Empfehlenswert ist eine Planerstellung per Software Tool, die Zeit spart und Flexibilität sichert.

Die Basis für den Projektablaufplan bildet der Projektstrukturplan, welcher das Gesamtprojekt in Teileinheiten aufteilt und so die Projektstruktur abbildet. Da Projektstruktur- und Projektablaufplan alle wesentlichen Informationen beinhalten, werden sie auch an verschiedenen Stellen für die Kommunikation nach außen eingesetzt.

Im Folgenden zeigen wir, welche Bausteine zu einem realistischen Projektablaufplan gehören und wie die Erstellung des Plans am besten funktioniert.

Was ist in einem PAP (Projektablaufplan) enthalten?

Ein Projektablaufplan ist ein zentrales Instrument im Projektmanagement, das detailliert darstellt, welche Schritte und Aufgaben zu welchem Zeitpunkt innerhalb eines Projektes durchgeführt werden müssen. Er enthält spezifische Elemente, die für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts unerlässlich sind. Dazu gehören die einzelnen Aufgaben oder Arbeitsschritte, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden. Jede Aufgabe wird mit einem klaren Start- und Enddatum versehen, um den Zeitrahmen zu definieren. Ressourcen, sowohl menschliche als auch materielle, werden zugeordnet, um die Verfügbarkeit und die Anforderungen für jede Aufgabe sicherzustellen. Meilensteine markieren wichtige Phasen oder Ereignisse im Projektlebenszyklus und helfen dabei, den Fortschritt zu überwachen. Risiken und Unsicherheiten werden ebenfalls im Projektablaufplan adressiert, um proaktive Strategien für ihre Mitigation und Kontrolle zu entwickeln. So wird ein umfassendes Bild des Projekts in allen seinen Phasen dargelegt.

Diese Vorteile bietet ein Projektablaufplan

Zwar erscheint der Zeitaufwand für eine gründliche, realistische Planung des Projektablaufs hoch, aber er lohnt sich. Denn der Projektablaufplan gibt dem Team und dem Management zu jedem Zeitpunkt Antworten auf alle relevanten Fragen zum Projekt:

Liegt der Fortschritt der Projektsteuerung im Plan oder gibt es Verzögerungen im Ablauf?
Wann wird der nächste Meilenstein erreicht?
An welchen Stellen ist eventuell ein Umsteuern notwendig?

Außerdem ist ein solcher Plan ein wichtiger Baustein für ein schlüssiges Konzept. Der übersichtliche und logische Zeitplan erleichtert auch die Kommunikation mit dem Management und anderen Gruppen, die regelmäßig über den Ablauf informiert werden müssen.

Die Vorteile im Einzelnen:

Der Plan schafft einen Überblick – und zwar nicht nur über alle Aufgabenpakete, sondern auch über ihre gegenseitigen Abhängigkeiten.
Der Ressourcenbedarf wird deutlich und die Einteilung kann für den gesamten Ablauf effektiv geplant werden.
Die klare Aufteilung der Zuständigkeiten sorgt für Transparenz bei allen am Projekt Beteiligten.
Das Setzen von Fälligkeiten ermöglicht eine zeitlich sehr präzise Planung. Deshalb ist die Nutzung einer professionellen Software wie ameax Aufgaben und Projekte so wichtig, die diese Funktion anbietet.
Meilensteine an wichtigen Stellen sorgen jederzeit für einen guten Überblick: Jeder im Team sieht, welchen aktuellen Stand das Projekt hat.
Der Plan vereinfacht die interne und externe Kommunikation.

Um den Projektablaufplan optimal erstellen und für das Projektmanagement nutzen zu können, ist der Einsatz einer professionellen Projektmanagement Software sehr zu empfehlen. Ein solches Software Tool reduziert den Erstellungsaufwand, strukturiert Plan und Ablauf, spart Zeit, ermöglicht die Integration aller wichtigen Faktoren in die Vorlage und ist flexibel nutzbar.

Was ist für die Erstellung eines Projektablaufplans wichtig?

Im Plan werden alle Arbeitspakete strukturiert und weiter untergliedert. Dafür ist es notwendig, jede Aufgabe genau zu beschreiben und abzugrenzen. Zwischenziele auf dem Weg zum Erfolg sind zu definieren und die Aufgabenreihenfolgen im Ablauf festzulegen. Die einzelnen Tätigkeiten werden mit einem Zeitplan versehen, wobei die Anfangs- und Endtermine in Wochen, Tagen oder sogar Stunden angegeben werden können.

Die wichtigsten Bestandteile eines Projektablaufplans sind also

alle Teilvorhaben,
die für die Zielerreichung zu erfüllenden Aufgaben und
klare Zeitangaben zum Ablauf.

Für die Planung der Ressourcen sind auch Einflussfaktoren außerhalb des Vorhabens zu beachten. So muss in die Kalkulation der benötigten Anzahl an Mitarbeitern einfließen, wie sehr die Personen in andere Tätigkeiten eingebunden sind. Zu berücksichtigen ist auch, wie viel Zeit für Urlaube und eventuelle Krankheitsausfälle einzuplanen ist. Gibt es externe Projektmitarbeiter, ist deren Verfügbarkeit in der geplanten Zeit im Voraus zu klären.

Den Ablauf vom Projekt mit Meilensteinen und Abhängigkeiten planen

Um ein Projekt übersichtlich zu strukturieren, wird der Ablauf am besten in mehrere Etappen unterteilt und mit Meilensteinen versehen. Jeder Meilenstein entspricht einem wichtigen Zwischenziel auf dem Weg zur Projektfertigstellung. Meist liegt ein solcher Prüfpunkt am Ende einer Projektphase.

Abhängigkeiten liegen vor, wenn eine Aufgabe erst nach Erledigung einer anderen bearbeitet werden kann. Aus den Abhängigkeiten ergibt sich auch der kritische Pfad eines Vorhabens. Dieser kritische Pfad umfasst alle Stellen und Aktivitäten, bei denen schon eine einzige Verzögerung die gesamte Dauer des Projekts verlängert. Daher ist allen Aktivitäten, die den kritischen Pfad bilden, besondere Aufmerksamkeit zu schenken. Nur bei deren Abwicklung in der vorgesehenen Zeit wird auch das Projektziel als Ganzes nach Plan erreicht.

Wann ist ein Projektablaufplan sinnvoll?

Ein Projektablaufplan ist besonders sinnvoll, wenn komplexe Projekte mit mehreren Phasen, unterschiedlichen Teams oder Abteilungen und spezifischen Deadlines durchgeführt werden. In Situationen, wo Klarheit über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen erforderlich ist, erweist sich dieser Plan als unverzichtbar. Er bietet eine strukturierte Übersicht über das gesamte Projekt und unterstützt die Stakeholder dabei, den Fortschritt und die Meilensteine genau zu überwachen. Für Projekte, die einer sorgfältigen Koordination bedürfen, ermöglicht der Projektablaufplan eine effiziente Ressourcenzuweisung und Priorisierung von Aufgaben. Damit trägt er entscheidend zur Vermeidung von Verzögerungen und zur Einhaltung des Budgets bei. Insgesamt fördert ein wohlstrukturierter Projektablaufplan die Transparenz, Effizienz und Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern, was letztlich zum erfolgreichen Abschluss des Projekts beiträgt.

In 5 Schritten einen Plan für den Projektablauf erstellen

1. Den Projektumfang erfassen
Im Rahmen der Projektbeschreibung und der Zielfestlegung entwickeln Projektmanager ein Verständnis für den Projektumfang. Wichtig sind dabei die Absprachen mit Vorgesetzten und eventuell auch mit anderen Stakeholdern (Anspruchsberechtigten).

2. Aufgabenliste ausarbeiten und Teilaufgaben identifizieren
Welche Schritte an welchen Stellen führen zur Erreichung des Gesamtziels? Komplexere Aufgabenblöcke werden für einen geordneten Ablauf besser in Teilaufgaben aufgesplittet. Eine detaillierte Vorplanung erleichtert die Umsetzung und Steuerung der Arbeitsschritte im Projektablauf.

3. Meilensteine im Projektablauf festlegen
Meilensteine sind Zwischenziele, die ein Projekt in mehrere Abschnitte unterteilen. So ist der Projektfortschritt deutlicher erkennbar. Online Tools und professionelle Softwareprogramme erleichtern die Überprüfung und Freigabe der erreichten Zwischenziele, sodass zügig zum nächsten Schritt übergegangen werden kann.

4. Abhängigkeit der Teilaufgaben und Dauer der Bearbeitung im Plan festlegen
Voneinander unabhängige Teilaufgaben können parallel bearbeitet werden; aufeinander aufbauende erst, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist. Eine genaue Kenntnis dieser Zusammenhänge und eine realistische Planung der Bearbeitungsdauer sind notwendig, um die zeitliche Planung und die Ressourceneinteilung passgenau vornehmen zu können. Denken Sie daran, Puffer einzubauen – dann bringen unvorhergesehene Verzögerungen nicht den gesamten Zeitplan durcheinander.

5. Verantwortlichkeiten zuordnen
Jede anfallende Tätigkeit wird einem Mitglied des Projektteams zugeordnet. Wichtig ist, auch für die interne und externe Kommunikation – ob mit Mitarbeitern, Management, Agenturen, Kunden, Lieferanten, Geldgebern oder Politikern – einen Verantwortlichen zu benennen.

Sind alle für den Ablaufplan wichtigen Informationen zusammengetragen, geht es darum, sie übersichtlich darzustellen, beispielsweise in einem Diagramm. Mit der richtigen Software und einer individuell anpassbaren Vorlage gelingt dieser entscheidende Arbeitsschritt leicht und zügig. Ein wichtiges Auswahlkriterium für das Software Tool ist der Datenschutz: Wo speichert das Tool die Projektdaten? Und entspricht diese Speicherung auch den vom Unternehmen vorgegebenen Regeln?

Welche Darstellungsformen hat ein PAP?

Ein Projektablaufplan kann auf verschiedene Art und Weise dargestellt werden. Jedes Projekt ist individuell und so wird auch die Wahl der Darstellungsform vom Projekt selbst sowie von den Vorlieben, Gewohnheiten und Ansprüchen des Projektmanagements beeinflusst.

Weit verbreitet sind Planungen in Tabellenform, mit der Netzplantechnik oder als Gantt Diagramm, wie im Folgenden dargestellt.

Schnell erstellt, aber unübersichtlich: Die Tabelle

In einer Tabelle lassen sich die einzelnen Aufgaben eines Vorhabens recht einfach erfassen. Beispielsweise kann jeder Meilenstein in einer eigenen Spalte notiert werden; darunter werden alle dazugehörigen Informationen wie Start- und Enddatum sowie die Teilaufgaben vermerkt. Leider wird eine Tabelle im Projektablauf schnell unübersichtlich und es fehlt die Darstellung der gegenseitigen Abhängigkeiten.

Sehr exakt, aber aufwendig: Der Netzplan

Bei der Darstellung als Netzplan wird jede Aufgabe weiter in einzelne Teilaufgaben zerlegt. Dafür muss das Projekt systematisch durchdacht werden. Die Teilaufgaben erscheinen, je nach Beziehung, parallel oder nacheinander verlaufend als Teilnetz:

Jeder Vorgang wird als Rechteck dargestellt. Das Rechteck ist ein sogenannter Vorgangsknoten und enthält Informationen wie Vorgangsbezeichnung, Vorgangsnummer, Dauer des Vorgangs und Pufferzeiten.
Folgen zwei Vorgänge im Plan direkt aufeinander, werden die Vorgangsknoten mit einem Richtungspfeil verbunden.
Können mehrere Vorgänge erst beginnen, wenn eine vorangestellte Aktivität beendet ist, wird dies ebenfalls mit Richtungspfeilen visualisiert.
Hat ein Nachfolgevorgang mehrere Vorgänger, zeigen deren Richtungspfeile alle auf den Nachfolger. Die Vorgängeraktivitäten laufen parallel ab und stehen nicht direkt miteinander in Kontakt.

Der Netzplan bildet den zeitlichen Ablauf und Abhängigkeiten jeder Aufgabe exakt und detailliert ab. Drohen Verzögerungen, werden diese schnell erkannt und die Gegensteuerung kann beginnen. Die Erstellung des Netzplans ist aber mit sehr viel Arbeit verbunden. Daher ist ein Netzplan vor allem für komplexe und detailliert zu planende Projekte nützlich – er kommt unter anderem in der Baubranche sowie in der Produktion zum Einsatz.

Vor allem ein softwaregestützt erstellter Netzplan bietet viele Vorteile:

Anschauliche Darstellung des gesamten Projektablaufes
Leicht aktualisierbare Planung
Zeigt Reserven ebenso auf wie Engpässe
Erleichtert die Terminierung der Arbeitspakete
Ermöglicht eine optimierte Steuerung von Ressourcen, Kosten und Terminen

Je größer der Detailgrad des Netzplans wird, desto höher ist auch der Aufwand für Erstellung, laufende Soll-Ist-Abgleiche und Revisionen. Es besteht die Gefahr, dass ein zwar theoretisch sehr korrektes, aber praxisfremdes Konstrukt entsteht, dem die Anwender ablehnend gegenüberstehen.

Anwenderfreundlicher ist in vielen Fällen ein Gantt Diagramm, welches sich in kürzerer Zeit erstellen lässt.

Den Zeitverlauf immer im Blick: der Gantt Chart

Beim Gantt Diagramm wird jedes Arbeitspaket grafisch als horizontaler Balken auf einer Zeitachse dargestellt. So lassen sich die zeitlichen Abläufe inklusive der Bearbeitungsdauern und der Abhängigkeiten sehr schnell visuell erfassen.

Die Aufgaben und Zwischenziele stehen untereinander aufgelistet auf der linken Seite. Rechts daneben zeigt ein Balken den Beginn sowie den Endpunkt und damit die Bearbeitungsdauer jeder Aufgabe an. Sofort wird deutlich, welche Aktivitäten zeitlich hintereinanderliegen oder parallel stattfinden.

Die Vorteile im Überblick:

Die Bearbeitungsdauer jeder Aufgabe ist auf einen Blick erkennbar.
Die Darstellung ist intuitiv verständlich.
Mehrere Projekte sind gut miteinander vergleichbar.
Ein softwaregestützt erstelltes Gantt Diagramm ist leicht änderbar und hält die Teammitglieder stets auf dem Laufenden.

Allerdings werden im Gegensatz zum Netzplan meist nur zeitliche Abhängigkeiten verschiedener Aufgaben dargestellt, nicht aber die inhaltlichen. Eine zu detailreiche Darstellung, beispielsweise mit Angaben zu Ressourcen und Fristen, würde die Übersichtlichkeit vermindern.

Daher eignet sich dieses Diagramm vor allem für nicht zu komplexe und umfangreiche Projektvorhaben.

Projektablaufplan mittels Software erstellen

Für die Qualität eines Projektablaufplans ist nicht unbedingt ein großer Umfang entscheidend. Wichtig ist, dass die Planinhalte eine gute Orientierung ermöglichen, Änderungen im Projektverlauf eingefügt werden können und alle kritischen Faktoren berücksichtigt werden.

Von zentraler Bedeutung ist die Darstellung aller Aufgaben, der Abhängigkeiten und Abfolgen sowie der Zwischenziele auf dem Weg zum Erfolg. Der Einsatz guter Software Tools mit individualisierbarer Vorlage reduziert den Erstellungsaufwand für einen Projektablaufplan deutlich. Eine entsprechende Projektmanagement Software ermöglicht Anpassungen sowie Aktualisierungen per Knopfdruck, sodass stets der aktuelle Bearbeitungsstand des Projektes angezeigt wird.

Mit einem professionellen Projektmanagement Tool wie ameax Aufgaben und Projekte lässt sich ein individueller Projektablaufplan komfortabel erstellen, als Vorlage speichern, optisch attraktiv aufbereiten und bei Planänderungen flexibel anpassen:

Der Menüpunkt „Vorgänge“ umfasst eine Übersicht aller Einzelvorgänge, den persönlichen Aufgabenstapel jedes Projektmitarbeiters und die Gruppierung von Einzelvorgängen zu Projekten. Die perfekte Übersicht ist also für Team und Projektleitung jederzeit gegeben.
Die Rechteeinstellung für die Zugriffsmöglichkeiten wirkt sich auch auf die Darstellung im System aus und sorgt für gute Übersicht. Es werden nur die relevanten Menüpunkte und Schaltflächen angezeigt.
Ein Vorgangsschema lässt sich individuell anlegen und als Vorlage speichern. Dafür werden die einzelnen Arbeitsschritte definiert. So können die Nutzer unter anderem die Funktionen Aktionen, Zuständige, Beobachter und Kommentare in die Vorlage aufnehmen.
In der Kommentarfunktion können zusätzliche Informationen zu Vorgängen hinterlegt werden, beispielsweise der aktuelle Stand oder Probleme, aber auch Dateien und Bilder.
ameax Aufgaben und Projekte verknüpft verschiedenste Personengruppen miteinander, zum Beispiel Mitarbeiter aus Kundenbetreuung, Produktion, Innen- und Außendienst sowie der Buchhaltung.
Änderungen bei Vorgängen können sogar per RSS-Feed (Rich-Site-Summary-Feed) z. B. auf Websites anzeigt werden. So werden dem Nutzer neue Vorgänge und Statusänderungen sofort nicht nur in seiner To-Do-Liste, sondern z. B. auf Websites angegeben. Dadurch werden neue Aufgabe gleich wahrgenommen und fristgerecht bearbeitet.
Bei der Nutzung der ameax Unternehmenssoftware als Ticketsystem für das Management von Kundenanfragen sind Angaben wie Bearbeitungsstand, zuständiger Mitarbeiter, Priorität des Vorgangs und Fristen immer sichtbar. Auch können direkt aus dem System Nachrichten an den Kunden versendet werden.
Die Projektzeiterfassung lässt sich problemlos anbinden.
Die Datensicherheit ist stets gewährleistet – die ameax Unternehmenssoftware entspricht vollständig den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Im Projektmanagement können Sie so mit der ameax Projektsoftware

ein individuell passendes Vorgangsschema erstellen;
sich von der Software durch das Projekt leiten lassen;
Checklisten erstellen und beispielsweise Prozent-Slider einfügen, um die Zwischenstände und termingerechte Erreichung der Meilensteine zu überprüfen;
Prioritäten vergeben, Aufgaben zuweisen und Kommentare ergänzen;
sich Benachrichtigungsverlauf und Statusverlauf von Vorgängen anzeigen lassen.

Mit der Software ameax Aufgabenmanagement gelingt es Ihnen zügig und komfortabel, Ihre Vorhaben zu strukturieren und bei Bedarf auch beliebig zu erweitern. So arbeiten alle Teammitglieder und das gesamte Unternehmen optimal zusammen.

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