Projekte organisieren: Worauf es ankommt
Projekte organisieren, den Projektplan erstellen, die Rollen geschickt verteilen, immer die Übersicht behalten: Das umsichtige Organisieren von Projekten ist eine vielschichtige Arbeit. Schon die ersten Schritte entscheiden, wie gut es gelingt, ein Projekt auf die richtige Spur und durchs Ziel zu bringen.
Am Anfang steht die Erarbeitung von Visionen und Zielen. Danach wird der Projektablaufplan erstellt. So werden Projekte übersichtlicher und steuerbar. Sich ohne Vorüberlegungen und Plan in die Umsetzung der Projekte und die praktische Arbeit zu stürzen, ist wenig erfolgversprechend. Zu den Risiken einer Projektsteuerung ohne Plan gehören ein ineffektiver Ressourceneinsatz, Kostenexplosionen, die Verschwendung von Zeit und ein nicht zufriedenstellendes Ergebnis der Arbeit.
Die Planung ist also der zentrale Dreh- und Angelpunkt, wenn Projekte zu organisieren sind. Deshalb kommt der Planung im klassischen Projektmanagement eine große Bedeutung zu. Erst die detaillierte Planung von Zielen, Inhalten, Aktivitäten, Ressourcen, Kosten und Zeit ermöglicht es, Projekte vorausschauend und zielgenau zu gestalten. Es geht beim Plan darum, nichts zu vergessen, Ressourcen optimal einzusetzen und Fristen der Projekte im Projektablauf einhalten zu können – und so durch gutes Management der Arbeit das Ziel zügig zu erreichen.
Arbeit vor dem Planungsstart: Analysen, Ziele und Projektleitung
Bevor die eigentliche Projektplanung beginnen kann, sind eine Projektumfeldanalyse und eine Risikoanalyse sinnvoll. Die Ergebnisse liefern wichtige Anhaltspunkte, worauf bei der Arbeit am Projektplan und beim Projektmanagement zu achten ist.
Bei der Projektumfeldanalyse werden die projektbezogenen Interessengruppen, die Stakeholder, identifiziert. Beispiele für aktive Stakeholder sind Projektleitung, Team, Auftraggeber und Kunden. Zu den passiven Stakeholdern zählen beispielsweise Konkurrenten, Behörden, der Betriebsrat oder Angehörige der Mitarbeiter. Betrachtet wird die Bedeutung der Stakeholder für das Projekt, aber auch ihre Einstellung und Erwartungshaltung. Die Analyse klärt, ob eine Einbindung in das Projekt sinnvoll erscheint, ob kritische Stakeholder durch Marketingmaßnahmen zu überzeugen sind oder ob sie einen Risikofaktor für die Arbeit darstellen.
Die Risikoanalyse dient ebenfalls dazu, einen erfolgreichen Projektablauf nach Plan sicherzustellen. Zuerst werden mögliche Risiken identifiziert, beispielsweise im Umfeld der Projekte oder in einzelnen Arbeitspaketen. Es folgt die Risikobewertung nach Tragweite und Eintrittswahrscheinlichkeit. Nun kann ein Plan mit Gegenmaßnahmen erstellt werden.
Vor Beginn der detaillierten Planungen sind auch die Projektziele zu definieren und eine geeignete Projektleitung zu bestimmen.
Zunächst werden mögliche Ziele zusammengetragen und im nächsten Schritt klar ausformuliert. Eine Einstufung in Muss-, Kann- und Soll-Ziele hilft dabei, sich über die Prioritäten klarzuwerden. Im Optimalfall sind alle Ziele auf das zentrale Ziel abgestimmt – ohne konkurrierende Beziehungen untereinander. Ziele sollten erreichbar, zeitlich und inhaltlich klar definiert sowie messbar sein. Im Plan zu berücksichtigen sind auch Ziele, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, wie besondere Unternehmensinteressen, gesetzliche Regelungen oder individuelle Stakeholder-Interessen.
Wesentlichen Einfluss auf den Erfolg der Arbeit hat auch die Wahl eines kompetenten Projektleiters. Die wichtigste Aufgabe des Projektleiters ist es, das Projekt effektiv und mit Erfolg zum Ziel zu führen. Dafür reicht Fachwissen alleine nicht aus. Folgende Eigenschaften sollte ein Projektleiter zusätzlich mitbringen:
- eine souveräne Persönlichkeit
- Führungsqualitäten
- gute Kommunikationsfähigkeiten und Sozialkompetenzen
- Planungsgeschick
- Organisationstalent
- Flexibilität
- Übersicht
- unternehmerisches Denken
Der Verantwortungsbereich eines Projektleiters ist groß. Seine Arbeit umfasst:
- die Erstellung und Aktualisierung der Projektplanung;
- das Steuern vom Projektablauf;
- eine stetige Überwachung von Budget, Kosten und Zeit;
- die Kontrolle der Zielerreichung;
- die Verantwortung für das Team und für das Einhalten von Anweisungen bei der Arbeit;
- eine regelmäßige Kommunikation mit dem Team, den Auftraggebern und sonstigen Stakeholdern;
- Projektbesprechungen sowie
- das Management von Risiken und Konflikten.
Die genauen Aufgaben und Befugnisse eines Projektleiters hängen auch von der Organisationsform und von der Anbindung des Projekts im Unternehmen ab.
Projekte organisieren: die Bausteine der Planung
Die Projektplanung selbst besteht aus sechs Bausteinen:
- Projektphasen
- Struktur
- Organisation
- Abläufe und Termine
- Ressourcen
- Kosten
Die Bausteine eins bis drei bilden die Grobplanung – hier werden die grundsätzlichen Eckdaten festgelegt. Bei den Schritten vier bis sechs handelt es sich um eine Feinplanung der Arbeit, bei der die Details im Mittelpunkt steht. Das Team sieht hier, wie es zum Erfolg des Projekts beitragen kann.
Projekte organisieren Schritt für Schritt: Die folgende Anleitung hilft dabei, beim Management vom Projekt alle wesentlichen Aspekte zu berücksichtigen.
Projekte organisieren Schritt 1: Phasenplanung
Zunächst werden die Phasen und Meilensteine im Projektplan festgelegt: Was findet wann und in welcher Reihenfolge statt? Jede Phase ist ein zeitlich und inhaltlich definierter Abschnitt im Projekt. Der Plan gibt vor, welche Aktivitäten in jedem Abschnitt durchgeführt werden und welche Ergebnisse zu erzielen sind. Anhand von Meilensteinen am Ende einer Phase ist vom Management nachprüfbar, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde. Außerdem dienen Meilensteine auch zur Orientierung in umfangreichen Projekten und zur Motivation des Projektteams, wenn Meilensteine nach Plan erreicht werden.
Projekte organisieren Schritt 2: Projektstrukturplanung
Aufgabe der Projektstrukturplanung ist es, das Projekt in Teilprojekte zu untergliedern. Anschließend sind noch die Arbeitspakete zu definieren. Letztendlich hat der Plan eine Baumstruktur: Ganz oben steht das Projekt, welches in der Ebene darunter in Teilprojekte aufgeteilt wird. Noch eine Ebene tiefer sind die Arbeitspakete zu finden.
Bei einem solchen Projektstrukturplan, kurz PSP, geht es um die hierarchische Darstellung und Einordnung aller inhaltlichen Bausteine. Das komplexe Projekt wird in kleine, beherrschbare Stücke zerlegt. Der Faktor Zeit ist in diesem Plan nicht enthalten – dargestellt werden die Strukturen und die Untergliederungen der Projekte.
Projekte organisieren Schritt 3: Planung der Projektorganisation
In Schritt drei dreht sich alles darum, das Projekt zu organisieren. Dabei werden die Rollen im Projekt definiert und die genauen Verantwortlichkeiten festgelegt. So sind doppelt besetzte Bereiche zu verhindern, die Verwirrung stiften oder bei widersprüchlichen Auffassungen Reibungsverluste verursachen würden. Auch unbesetzten Rollen gefährden den Erfolg – sie verursachen Ratlosigkeit im Team, Ablaufverzögerungen oder ein willkürliches Vorgehen.
Die im Projektplan zu klärenden Fragen sind:
- Wer besetzt welche Rolle und übernimmt wofür Verantwortung?
- Welche Hierarchie gilt und wer hat welche Weisungsrechte?
Für die Beantwortung dieser Fragen ist die Einbindung des Projekts in das Unternehmen wichtig – und eng mit der Organisationsform des Projekts verknüpft. Infrage kommen die Stabsorganisation, eine reine Projektorganisation oder die Matrixorganisation.
Bei der Stabsorganisation koordiniert und berät der Projektleiter, hat aber keine Weisungsbefugnis. Oft werden Projekte dieser Organisationsform von der Geschäftsführung oder hochrangigen Abteilungen unterstützt. Das Projekt ist keine eigene Organisationseinheit und das Team bleibt in seinen angestammten Unternehmensbereichen.
Die Vorteile:
- direkter Zugriff auf das aktuelle Fachwissen in den Abteilungen
- keine Veränderungen der Organisationsstruktur notwendig
- Projekte sind schnell eingerichtet
Nachteilig ist, dass die Koordination aufwendig und die Durchsetzung von Maßnahmen schwierig sein kann.
Bei der reinen Projektorganisation sind die Mitarbeiter ausschließlich für ein Projekt tätig. Sie stehen ihrer eigentlichen Abteilung in dieser Zeit nicht zur Verfügung. Der Projektleiter ist fachlich und disziplinarisch weisungsbefugt.
Die Vorteile:
- klare Zuständigkeiten und Strukturen
- direkte Kommunikation
- gute Identifikation des Teams mit dem Projekt
Allerdings kann die Ausgliederung von Mitarbeitern ins Projekt zu fachlichen Lücken in der Stammabteilung führen. Der Wissensaustausch mit den Fachabteilungen und die Wiedereingliederung der Mitarbeiter nach Ende der Projekte sind eher aufwendig.
Sind Projekte zu organisieren, ist die Matrixorganisation als Mischform weit verbreitet. Die Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen und arbeiten anteilig für das Projekt – sie unterstehen gleichzeitig dem Linienvorgesetzten und dem Projektleiter, was zu Konflikten führen kann. Im Arbeitsalltag ist es für das Team schwieriger, die Arbeit richtig zu priorisieren. Dafür bietet die Matrixorganisation viel Flexibilität und den direkten Zugriff auf das Abteilungswissen.
Projekte organisieren Schritt 4: Ablauf- und Terminplanung
Bei der Planung von Abläufen und Terminen geht es darum, die Arbeitspakete in eine sinnvolle Bearbeitungsreihenfolge zu bringen und die benötigte Zeit für die Arbeit an einer Aufgabe zu schätzen. Oft werden die Arbeitspakete noch weiter in Vorgänge untergliedert.
Für die Ablauf- und Terminplanung sind folgende Schritte im Projektmanagement notwendig:
- Definition der Vorgänge im Projekt
- Verknüpfung aller Vorgänge zu einem funktionierenden Ablauf
- Schätzung und Planung der Bearbeitungsdauer für jeden Vorgang
- Festlegung von Terminen im Projektkalender
Zu 1. – Definition von Vorgängen:
Im Projektstrukturplan wird das Gesamtprojekt auf kleine Teileinheiten heruntergebrochen – die Arbeitspakete. Meist besteht ein Arbeitspaket aus mehreren Vorgängen. Um die Abläufe und Termine im Projekt sauber planen zu können, ist es notwendig, sich im Projektmanagement über die einzelnen Vorgänge Gedanken zu machen. Welche Aufgabe wird umgesetzt? Wie viel Zeit braucht der Vorgang?
Zu 2. – Verknüpfung der Vorgänge:
Nun werden alle Vorgänge in eine Abfolge gebracht und dabei berücksichtigt, wie sie voneinander abhängen. Welche Vorgänge stehen wie miteinander in Verbindung? Welche Vorgänge können parallel stattfinden, welche müssen in der Zeit aufeinander folgen?
Zu 3. – Schätzung des Zeitbedarfs:
Eine voraussichtliche Bearbeitungsdauer zuverlässig im Voraus zu schätzen, ist wegen der vielen Einflussfaktoren schwierig. Verschiedene Schätzmethoden liefern dennoch nutzbare Ergebnisse:
- Man bittet einen oder mehrere Experten – gerne aus dem Team – um eine Einschätzung.
- Liegen Erfahrungen mit ähnlichen Projekten vor, können diese als Grundlage für Schätzungen der Zeit im aktuellen Projekt verwendet werden. Dieser Ansatz wird als Analogiemethode bezeichnet.
- Beim Bottom-up-Ansatz wird zunächst der Zeitaufwand für die kleinsten Projekteinheiten, die Aufgaben und Vorgänge, geschätzt und danach aufsummiert. Aber Vorsicht: Umfang und Struktur der Projekte müssen vor der Anwendung des Bottom-up-Ansatzes klar definiert sein, sonst geht schnell die Übersicht verloren.
- Der Top-Down-Ansatz eignet sich eher dazu, die Plausibilität einer Planung zu prüfen. Ist der Gesamtaufwand ungefähr bekannt oder vorgegeben, wird geschaut, ob dessen Verteilung auf die Teilprojekte, Arbeitspakete und Vorgänge schlüssig möglich ist.
Zu 4. – Pflege des Terminkalenders:
Wird für das Projektmanagement ein Tool genutzt, übernehmen einige Programme nach Eingabe des Starttermins und der Rohdaten die weiteren Eintragungen nahezu automatisch.
Projekte organisieren Schritt 5: Ressourcenplanung
Auch bei der Ressourcenplanung ist die Vorausschätzung schwierig. Dennoch müssen, wenn Projekte zu organisieren sind, im Zuge der Projektplanung folgende Fragen geklärt werden:
- Welche Ressourcen werden in welchem Umfang benötigt?
- Welche Qualifikationen werden bei der Ressource Personal gebraucht?
- Welche Sachressourcen wie zum Beispiel Rohstoffe, Maschinen, Werkzeuge und Software sind für eine effektive Arbeit notwendig?
Nach der Ermittlung der benötigten Ressourcen werden diese den Arbeitspaketen im Plan zugeordnet. Dabei geht es auch um den optimalen Ressourceneinsatz und die Vermeidung von Engpässen. Eine Überbelastung der Mitarbeiter würde in jeder Phase zu Stress, Fehlern und nachlassendem Engagement bei der Arbeit führen.
Projekte organisieren Schritt 6: Kostenplanung
Die Projektkosten werden aus den Ressourcenkosten und der Projektdauer errechnet. Der Kostenplan ermöglicht eine Überwachung per Soll-Ist-Vergleich und die Steuerung der Projektkosten. Da es im Projekt zu Abweichungen vom Plan kommen kann, sind Reserven vorzusehen. Die Erstellung eines Kostenplans in der Planungsphase ist wichtig, weil sich die Projektkosten zu diesem frühen Zeitpunkt noch am besten vom Management beeinflussen lassen.
Zu ermitteln sind
- die Kosten der Ressourcen und
- der Umfang des Ressourceneinsatzes pro Vorgang.
Wichtig für die Bestimmung der Ressourcenkosten sind Kostenarten wie
- Personalkosten,
- Materialkosten,
- Geräte- und Maschinenkosten,
- Fremdleistungskosten und
- Kapitalkosten wie Zinsen, die bei der Bereitstellung von Finanzmitteln entstehen.
Wurden die Arbeitspakete im Projektstrukturplan sauber erfasst, lassen sich die Kosten für die einzelnen Vorgänge und Arbeitspakete nun gut abschätzen. Durch Aufsummierung werden daraus die Teilprojektkosten und schließlich die Gesamtprojektkosten berechnet.
Projekte organisieren mit System: Effizienz durch Projektmanagement-Software steigern
Projekte zu organisieren, beinhaltet eine Vielzahl von Vorgängen und Aufgaben. Eine professionelle Software für Projektmanagement wie ameax Aufgaben und Projekte erleichtert die Planung, Verwaltung, Prozessbegleitung, Überwachung und Projektsteuerung deutlich. Beispielsweise wäre das Management der optimalen Ressourcenauslastung ohne Tool viel zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Im Projektablauf werden Planungsänderungen notwendig? Kein Problem – ein Tool für Projektmanagement passt die Folgedaten gleich mit an.
In das Software-System ameax Aufgabenmanagement können nicht nur die Eckpfeiler eines Projekts detailliert eingetragen und Projektpläne hinterlegt werden. Auch Erinnerungsdaten, Fälligkeitstermine und die jeweils zuständigen Bearbeiter sind rasch im Tool vermerkt. Wichtig: Zum Schutz sensibler Projektdaten kann die Software so eingestellt werden, dass nur das involvierte Team Zugriff hat.
Projekte organisieren – komfortabel und mit Erfolg:
