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Über die ameax Aufgabenmanagement-Software das Projektmanagement im Unternehmen effizient gestalten

Für den Erfolg von Projekten ist eine vorausschauende Planung unerlässlich. Die gesamte Definition und Steuerung der einzelnen Aufgaben übernimmt das Projektmanagement. Gerade in der heutigen Arbeitswelt sind die Prozesse und anfallenden Arbeiten sehr komplex. Viele Bereiche eines Unternehmens sind involviert und die benötigten Budgets sind hoch. Um während solch komplexer Projekte nicht den Überblick zu verlieren, ist eine detaillierte Planung notwendig. Auch wenn es darum geht, viele einzelne Arbeitspakete zu managen, kann Projektmanagement helfen. Dabei unterstützen verschiedene Methoden, die im folgenden Artikel vorgestellt werden.

Damit ein Projekt optimal gelingt, sollte es verschiedene Phasen durchlaufen, in denen unterschiedliche Arbeiten durchgeführt werden. Ein gut geplantes Projekt beginnt mit der Startphase und der anschließenden Konzeption des gesamten Projekts. Es folgen die Phasen der Durchführung, des Monitorings und des Projektabschlusses. Dabei ist es wichtig, stets im Team zu arbeiten und die Kommunikation zu steuern. Im Projektmanagement spielt die Verteilung der Ressourcen eine wichtige Rolle, wobei der Projektablaufplan ins Spiel kommt. Nach jedem Abschluss eines Projekts wird analysiert und nach Verbesserungspotenzialen gesucht. Eine Software unterstützt diese Schritte.

Aufgabenmanagement

Grundlagen des Projektmanagements

Projektmanagement beschreibt die Planung, Organisation, Durchführung und Überwachung einer komplexen Arbeit. Vor allem dann, wenn mehrere Teams an einem großen Ziel arbeiten, wird das Management schnell erfahren, wie viel Koordination ein solches Vorgehen erfordert. In solchen Fällen sind die Organisation und das Denken in Projekten unumgänglich. Viele kleine Arbeitsschritte müssen ineinandergreifen, was nur über eine übergeordnete Sichtweise funktionieren kann. 1969 wurde das Project Management Institute (PMI) gegründet, das Projektmanager zertifiziert oder Handbücher zum Projektmanagement herausgibt.

Während früher nur das PMI die Oberhand hatte, ist es heute in jedem Unternehmen üblich, dass Projekte vom Management ausgerufen und von dafür bestimmten Mitarbeitern durchgeführt werden. Im Gegensatz zu früher müssen diese nicht mehr zwingend zertifiziert sein. Der Projektmanager übernimmt die Ressourcenplanung und behält dabei das magische Dreieck des Projektmanagements im Auge. Dieses magische Dreieck besagt, dass sich alle Projekte in die Faktoren Zeit, Umfang und Kosten unterteilen lassen, wobei das Management die Aufgabe hat, für die effizientesten Überschneidungen zu sorgen.

Abgrenzung zur Aufgabenverwaltung

Die Begriffe Projektmanagement und Aufgabenverwaltung haben viele Gemeinsamkeiten, sollten aber nicht synonym verwendet werden. Grob gesagt ist Projektmanagement ganzheitlicher zu sehen. Das Projekt hat ein übergeordnetes Ziel, aus dem sich viele einzelne Arbeitspakete ergeben. Diese führen in einem vorgegebenen Zeitraum zu einem bestimmten Ergebnis. Das Aufgabenmanagement geht den umgekehrten Weg, denn hier gibt es zunächst die Aufgaben. Diese entstehen im Arbeitsalltag und müssen von einem Team bearbeitet werden. Das Management bestimmt über das Aufgabenmanagement die geplante Abarbeitung.

Projektmanagement-Methoden

Zur Bewältigung von Projekten kann das Management verschiedene Ansätze wählen und auf unterschiedliche Methoden zurückgreifen. Drei der gängigsten Methoden sind das Wasserfallmodell, das agile Projektmanagement und der kritische Pfad.

Wasserfallmodell

Bei der Wasserfallmethode werden die anstehenden Arbeiten schrittweise abgearbeitet. Projekte, die linear verlaufen und kaum Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten aufweisen, lassen sich mit diesem starren System noch vor Projektstart gut von Anfang bis Ende planen.

Agiles Projektmanagement

Für dynamische Projekte eignet sich das flexible Modell des agilen Projektmanagements. Der Projektplan ist bei dieser Methode vollständig anpassbar und zeichnet sich durch eine schrittweise Entwicklung aus. Kontinuierliche Verbesserungen werden unmittelbar umgesetzt.

Kritischer Pfad

Zu den beliebtesten Methoden gehört auch das Modell des kritischen Pfades. Dieses Modell wird gewählt, wenn der Faktor Zeit für das Projekt entscheidend ist. Mit Hilfe von Algorithmen lässt sich über den kritischen Pfad erkennen, wo Engpässe zu Zeitverzögerungen führen und wann ein Projekt planmäßig abgeschlossen ist.

Aufgabenmanagement

Aufgabenverwaltung: Schlüsselprinzipien

Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass ein Unternehmen die im Arbeitsalltag anfallenden Aufgaben bewältigt, planvoll organisiert und zuverlässig abarbeitet. Nur wenn die Arbeit bewusst organisiert wird, können Fehler oder eine unvollständige Bearbeitung ausgeschlossen werden. Ziel des Aufgabenmanagements ist es daher, die anfallende Arbeit in einem Team termingerecht zu bewältigen, ohne dass Engpässe entstehen oder einzelne Aufgaben vergessen werden. Aufgabenmanagement kann auf ein Projekt bezogen sein oder einfach den täglichen Arbeitsprozess in einem Unternehmen steuern. Eine Software hilft bei der Organisation und Kommunikation im Team.

Häufigste Methoden der Aufgabenverwaltung

Damit dem Management die Aufgabenverwaltung gelingt, kann es auf verschiedene Methoden zurückgreifen, die bei der Planung und Organisation helfen. In diesem Zusammenhang haben viele Unternehmen die positiven Auswirkungen der Methoden Kanban, GTD und Scrum erfahren.

Kanban

Eine beliebte Methode des Aufgabenmanagements ist das Kanban-Board. Dabei handelt es sich um eine visualisierte Liste der Aufgaben eines Teams, die in drei Spalten unterteilt ist: „To do“, „In Progress“ und „Done“. Die aktuelle Phase jeder einzelnen Aufgabe ist leicht ablesbar und kann einfach angepasst werden.

GTD

GTD steht für „Getting Things Done“ und ist eine Methode zur Organisation von Aufgaben. Zunächst werden alle großen und auch kleinen Aufgaben gesammelt. Anschließend wird jede Aufgabe mit Terminen, Orten oder verantwortlichen Personen versehen. Nach einer Priorisierungsphase erfolgt die Abarbeitung mit ständiger Überprüfung und Aktualisierung der Ziele.

Scrum

Bei der Scrum-Methode steht das Ziel eines Projekts im Vordergrund. In einem Sprint bewältigt ein Team zunächst eine Vielzahl von Aufgaben in einem kurzen Zeitraum. Erst danach wird diese Phase evaluiert und es werden Schlussfolgerungen gezogen. Ein übergeordnetes Management entfällt weitgehend, da einzelne Mitglieder im Team die Koordination übernehmen und Lerneffekte gemeinsam umgesetzt werden.

Integration der Aufgabenverwaltung in das Projektmanagement

Projekte sind in der Regel eine Ansammlung von Einzelaufgaben. Da diese jedoch einem gemeinsamen Ziel untergeordnet sind und eine starke Interdependenz aufweisen, werden sie vom Management als Projekt klassifiziert. Die Aufgabenverwaltung ist somit ein Bestandteil des Projektmanagements. Die To-Dos innerhalb der Projekte können über das Aufgabenmanagement effizient verknüpft und visualisiert werden. Um eine eigenverantwortliche Abarbeitung zu gewährleisten, wird jede Aufgabe mit einem Start- und Enddatum sowie einem Verantwortlichen versehen.

Software-Lösungen für effektives Aufgabenmanagement

In der modernen Arbeitswelt wird das Aufgabenmanagement durch Softwarelösungen unterstützt. Tools erleichtern den Führungskräften die Planung und Organisation der anstehenden Aufgaben. Dazu werden alle anstehenden Tätigkeiten in der Software erfasst und idealerweise bereits mit wichtigen Terminen und Zuständigkeiten versehen. Die Softwarelösung bietet einige Vorteile für das Management. So können vorhandene Ressourcen erfasst und mit den anstehenden Aufgaben im Team abgeglichen werden. Zudem sorgen Erinnerungsfunktionen dafür, dass eine zeitkritische Arbeit vorgezogen wird und nicht in Vergessenheit gerät. Die Abarbeitung der Aufgaben kann grafisch dargestellt werden und auf Wunsch erfolgt die gesamte Kommunikation mit den Mitarbeitern über die Software.

Aufgabenmanagement

Die fünf Phasen eines Projekts

Gut durchgeführte Projekte sind in der Regel in fünf Phasen unterteilt. Von der Initiierung über die Planung, Durchführung und Überwachung bis hin zum Abschluss durchläuft jedes Projekt diese Stufen. In einigen Handbüchern wird nur von vier Phasen gesprochen, wenn die Überwachung als gemeinsamer Schritt mit der Durchführung betrachtet wird.

1. Initiierung und Projektstart

Jedes Projekt beginnt mit der Initiierung. Es muss ein Problem identifiziert oder ein Ziel definiert werden. Darüber hinaus sollte das Management bereits prüfen, ob das Projekt im Unternehmen hinsichtlich der Reserven und Kompetenzen überhaupt durchführbar ist. Mögliche Projektbeteiligte und andere Stakeholder müssen bestimmt und genannt werden. Darüber hinaus sollte das Projektmanagement klare Vorgaben machen, ein mögliches Budget zur Verfügung stellen und nach Prüfung der Vorplanung einen Starttermin veröffentlichen, an dem sich das Unternehmen orientieren kann.

2. Projektplanung

Die Projektplanung nimmt viel Zeit in Anspruch, bevor mit der Durchführung der Aufgaben begonnen werden kann. Zunächst muss die Projektleitung bestimmt werden, damit die Hauptverantwortung geklärt ist. Die Planung selbst gliedert sich in dieser Phase in verschiedene Schritte, wobei der Projektstrukturplan die zentrale Rolle spielt. Ist dieser von der Projektleitung erstellt, ergeben sich automatisch weitere Planungsschritte.

Projektstrukturplan:

Der Projektstrukturplan ist eine Darstellung aller Arbeitspakete, die zum Gelingen eines Projekts beitragen. Er ist in Teilaufgabenbereiche gegliedert und wird mit Arbeitspaketen gefüllt, die entsprechend ihrer zeitlichen Abfolge nummeriert sind. Jedes dieser Arbeitspakete sollte nach einer standardisierten Struktur beschrieben werden, die den am Projekt beteiligten Personen einen genauen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben gibt.

Aufgabenverteilung

Aus dem Projektstrukturplan ergibt sich die Aufgabenverteilung, da den Arbeitspaketen Verantwortlichkeiten zugeordnet sind. Jeder Mitarbeiter weiß genau, wann er was zu tun hat. Darauf aufbauend erstellt die Projektleitung in der Regel im nächsten Schritt den Termin- und Ablaufplan. Hier ist der zeitliche Rahmen vorgegeben und mögliche kritische Phasen sind erkennbar. Durch die Arbeit mit Meilensteinen wird eine automatische Zwischenbilanz eingebaut und damit der notwendige Druck auf die Projektbeteiligten aufgebaut. Neben der Zeitplanung wird die Budgetplanung durchgeführt, sodass der Bedarf an Geld, Maschinen, Rohstoffen oder Personalstunden von Fachbereichen kalkuliert wird. Darüber hinaus sollten Erfolgskriterien und die geplante Kommunikation im Unternehmen überlegt werden. Nicht zuletzt ist die Risikobewertung wichtig, um mögliche Gefahren bereits vor Projektbeginn zu erkennen und so schneller an Lösungen arbeiten zu können.

3. Durchführung

Die dritte Phase des Projektmanagements ist die eigentliche Durchführung der dem Projekt zugewiesenen Aktivitäten. Die Projektleitung gibt den Startschuss und steuert die Bearbeitung der einzelnen Arbeitspakete. Die Projektleitung kontrolliert die Umsetzung und kann eingreifen, wenn die Projektverantwortlichen ihren Aufgaben nicht nachkommen. Darüber hinaus ist es wichtig, auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren, z.B. wenn ein Teammitglied erkrankt und sich dadurch Arbeitspakete verzögern. Die Projektleitung ist daher für die Zusammenstellung der operativen Teams verantwortlich und stellt sicher, dass das Team geführt und gesteuert wird. Darüber hinaus ist die Aufgabenverteilung ein wichtiger Prozessschritt, der jedoch in der Regel bereits in der Planungsphase vorbereitet wird.

Aufgabenmanagement

4. Überwachung

Parallel zur Phase der Durchführung findet die Überwachung des Projekts statt. Das Management muss den Projektverlauf immer wieder kritisch hinterfragen und Zwischenbewertungen vornehmen. Ein Soll-Ist-Vergleich sorgt für eine transparente Kontrolle und hilft, entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Drohen Engpässe, geht eine Ressource zur Neige oder ist das Gesamtprojekt wirtschaftlich nicht mehr tragfähig, kann das Management spätestens dann eingreifen, weshalb ein kontinuierliches Monitoring wichtig ist. Auch das mögliche Eintreten von Risiken im Projektverlauf muss immer wieder neu bewertet werden, da sich die Umstände ändern können und damit auch die Risiken.

4. Projektabschluss

Ein Projekt endet mit dem geplanten Abschluss. Die Ergebnisse des Projekts werden den Stakeholdern übergeben, die Dokumente werden archiviert und ein Bericht über die gesammelten Erfahrungen wird erstellt. Gerade der letzte Schritt ist wichtig, wird aber oft nicht durchgeführt. Die Abschlussbesprechung und die Nachbetrachtung bieten jedoch eine große Chance, die Zusammenarbeit und Kommunikation im nächsten Projekt zu verbessern, weshalb auf diese wichtige vierte Phase des Projektmanagements keinesfalls verzichtet werden sollte.

Teamarbeit und Kollaboration

Projektmanagement zeichnet sich häufig dadurch aus, dass viele Abteilungen im Unternehmen involviert sind und somit die Zusammenarbeit elementar für den Erfolg eines Projekts ist. Unabhängig davon, ob es sich um die Abarbeitung einzelner Aufgaben handelt oder um den Aufbau und die Implementierung ganzer Prozesslandschaften: Nur im Team können die einzelnen Mitarbeitenden gemeinsam mit dem Management Projekte erfolgreich abschließen. Damit aber verschiedene Abteilungen effektiv zusammenarbeiten, muss die Zusammenarbeit geregelt und gesteuert werden. Für eine erfolgreiche Organisation im Team ist ein hohes Maß an Kooperationsbereitschaft und Vertrauen erforderlich. Jeder Mitarbeitende muss immer wieder ermutigt werden, seine Meinung zu äußern. Wenn einzelne Teammitglieder keine Wertschätzung erfahren und nicht darüber sprechen, führt dies zu Frustration und sinkender Motivation, was das Projekt gefährdet.

Projektmanagement beinhaltet daher immer auch die Verbesserung und Förderung der Teamdynamik. Dies kann durch Strategien erreicht werden, wobei es im einfachsten Fall schon ausreicht, sich an einem Projektziel zu orientieren und die Mitarbeiter am Projekterfolg zu beteiligen. Eine andere Strategie kann die Vermittlung von Werten sein, zu denen z.B. Aspekte wie ein klarer Auftrag, die Möglichkeit zur Mitgestaltung, die Übertragung von Verantwortung oder ein Vertrauensvorschuss gehören. Wenn die Kommunikation im Team besonders schlecht ist, kann sie oft durch Regeln verbessert werden, sodass jeder Mitarbeitende in einem Projekt klare Richtlinien besitzt, wie er sich verbal und nonverbal zu verhalten hat.

Projektablaufplan: Optimierung von Zeitmanagement und Produktivität

Projekte stehen häufig unter Zeitdruck, weshalb dem Zeitmanagement eine wichtige Rolle zukommt. Gelingt es einem Unternehmen im Rahmen des Projektmanagements, die Produktivität zu optimieren, Zeitfresser zu eliminieren und Termine sicher einzuhalten, ist ein wichtiger Schritt für das Erreichen der Ziele eines Projekts getan. Der Projektablaufplan ist die Grundlage für die termingerechte Arbeit an einem Projekt, wobei eine Projektmanagement-Software das Zeitmanagement unterstützen sollte.

Aufgabenmanagement

Die Meilensteine im Projektablaufplan

Der Projektablaufplan bringt die Arbeitspakete von Projekten in einen chronologischen Ablauf und stellt die zeitliche Einordnung übersichtlich dar. Für das Zeitmanagement werden so Engpässe sichtbar, z.B. wenn mehrere Teams gleichzeitig an verschiedenen Aktivitäten arbeiten. Ein großer Vorteil für die Einhaltung von Terminen ist die Einbindung von sogenannten Meilensteinen (Milestones). Dabei handelt es sich um Zwischenstopps innerhalb von Projekten. An künstlich eingebauten Bewertungstagen erfahren die Projektleiter, ob alle bis dahin erforderliche Aktivitäten abgearbeitet wurden oder ob sie die Organisation der Projekte anpassen müssen.

Umgang mit Zeitfressern

Die Zeitfresser in Projekten ähneln sich, sodass das Management, wenn sie bekannt sind, bereits im Vorfeld Gegenmaßnahmen einleiten kann. So gehören Suchzeiten zu den größten Störfaktoren in Projekten. Mitarbeiter, die sich Informationen beschaffen müssen, auf andere angewiesen sind oder wichtige Materialien nicht sofort zur Verfügung haben, werden in ihrer Produktivität gestört, weshalb bereits eine Arbeitsvorbereitung Abhilfe schafft. Gleiches gilt für Unordnung, sodass während der Projekte auf eine strukturierte Ablage geachtet werden muss. Auch das Zeitmanagement bei Besprechungen rund um das Projektmanagement spielt eine wichtige Rolle, um Freiräume zu schaffen. In einem letzten Schritt sollte der Mitarbeiter selbst betrachtet werden. Das Management muss Smalltalk reduzieren und Ablenkungen wie E-Mails, Smartphones oder Telefonate ausschalten, damit eine Konzentration auf die Projekte möglich ist.

Software-Lösung für das Zeitmanagement

Das Zeitmanagement lässt sich durch eine Softwarelösung deutlich optimieren. So kann eine Software erkennen, wo Ressourcen frei sind und wie Arbeitspakete so aufgeteilt werden können, dass sie vom jeweiligen Team schneller abgearbeitet werden. Algorithmen sorgen dafür, dass immer der optimale Zeitpfad für die Projekte verfolgt wird und Verschwendung der Vergangenheit angehört. Ein weiterer wichtiger Punkt für das Projektmanagement ist die Alarmierung bei zeitlichen Verzögerungen. Die Software erkennt unerledigte Arbeitspakete und meldet sich, wenn die Einhaltung von Meilensteinen gefährdet ist.

Analyse und Erfolgsmessung

In der Phase des Projektabschlusses ist es notwendig, das vollführte Projekt hinsichtlich seines Erfolges zu messen, um Rückschlüsse für zukünftige Projekte ziehen zu können. Hierfür stehen verschiedene Kennzahlen wie ROI, CPI oder SPI zur Verfügung. Weiters lässt sich die Performance des Taskmanagements berechnen, wodurch ein fundiertes Feedback gegeben werden kann und sich Trainings sowie Schulungen für eine verbesserte Abwicklung zukünftiger Projekte ableiten lassen.

Kennzahlen im Projektmanagement

Die Bewertung von Projekten anhand von Kennzahlen ist wichtig, da nur so eine fundierte Aussage über die Wirtschaftlichkeit getroffen werden kann. Hierzu stehen verschiedene Methoden zur Verfügung.

ROI: Der Return of Investment beschreibt die Effizienz einer Investition innerhalb von Projekten. Es wird untersucht, welchen Ertrag das Unternehmen aus einer Investition für ein bestimmtes Projekt zurückerhält.

CPI: Der Cost Performance Index gibt dem Management Aufschluss darüber, inwieweit die im Vorfeld kalkulierten Kosten von den tatsächlich angefallenen Kosten abweichen. Die Kennzahl hilft, die Budgetplanung bei zukünftigen Projekten anzupassen.

SPI: Der Plan Performance Index sagt dem Unternehmen, wie erfolgreich der Zeitplan eingehalten wurde und wie schnell ein Team arbeitet. Dies erleichtert die Kalkulation des Zeitfaktors für zukünftige Projekte.

Aufgabenmanagement

Leistungsmessung des Aufgabenmanagements

Außerhalb des Projektmanagements können Manager die Leistung der Mitarbeiter bei der täglichen Aufgabenverwaltung messen. Dies hilft, mehr über das Leistungsniveau zu erfahren, mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zukünftige Planungen realistischer zu gestalten. Die Messung kann je nach Tätigkeit variieren. So können z. B. Methoden wie 360-Grad-Feedback, Erfolgsquoten, quantifizierbare Daten, Qualifikationslückenanalysen oder Skalenbewertungen dazu beitragen, einen Mitarbeiter oder ein ganzes Team zu messen

Feedback, Trainings und Schulungen

Nach dem Abschluss und der Analyse der Projekte werden Schlussfolgerungen für die Zukunft gezogen. Liegen die Daten auf dem Tisch, kann im Team ein ausführliches Feedback zu den Projekten erfolgen. Werden dabei gravierende Mängel festgestellt, kann das Management diese nicht durch bloßes Zureden beheben. Den Teammitgliedern, die an Projekten arbeiten, müssen im Zweifelsfall neue Methoden und Fähigkeiten vermittelt werden. So kann das Unternehmen Schulungen und Trainings zum Thema Projektmanagement oder effizientes Arbeiten planen. Wenn die Mitarbeiter dadurch Wertschätzung erfahren, werden sie diesen Schritt wohlwollend begleiten und sich offen für eine Weiterbildung zeigen, die allerdings Ressourcen im Unternehmen verbraucht.

Sieben Tipps für den Erfolg des Projekts

Jedes produktive Projektmanagement kann durch einfache Tipps auf ein noch höheres Niveau gebracht werden. Die folgenden sieben Tipps sorgen für mehr Effizienz und Erfolg bei der Arbeit oder der Planung eines Projekts.

SMARTE Ziele

Da alle Projekte ein Ziel verfolgen, sollte dieses nach der SMART-Methode definiert werden. Demnach muss das Projektziel spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Selbst Zwischenziele sollten anhand dieser Methode klar definiert werden. Smarte Projektziele haben den Vorteil, dass diese zur Motivation beitragen und von den Mitarbeitenden als erstrebenswert angesehen werden.

Identifizierung der Risiken

Bereits in der Planungsphase eines Projekts muss ein umfassendes Risikomanagement durchgeführt werden, um alle potenziellen Gefahren und Mängel zu identifizieren. Risiken können Ressourcen, Leistungen, Wissen, Zeitdruck, Kosten oder Pannen während des Projektmanagements betreffen.

Kommunikation optimieren

Die Kommunikation während eines Projekts darf nicht unterschätzt werden, daher sollten Unternehmen großen Wert auf eine offene und transparente Kultur der Zusammenarbeit legen. Die klassischen Methoden für eine effiziente Zusammenarbeit sollten den Mitarbeitenden vertraut sein.

Realistische Kalkulation

Am Anfang eines jeden Projekts steht die Kalkulation, die von der Geschäftsleitung oder der für das Projektmanagement zuständigen Person durchgeführt wird. Dieser Schritt sollte immer so realistisch wie möglich durchgeführt werden, denn nur eine Planung mit potenziell zutreffenden Zahlen und Daten führt zu den gewünschten Ergebnissen und erleichtert die Arbeit im Nachgang.

Notfallplan erarbeiten

Jedes Projekt kann ungewollt an einen Punkt kommen, an dem unvorhersehbare Ereignisse das gesamte Vorhaben schnell zum Scheitern bringen können. Damit ein Unternehmen während des Projekts jederzeit auf Risiken reagieren kann, sollten Notfallpläne erstellt werden, bevor der Ernstfall eintritt und nur noch reagiert statt agiert werden kann.

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Management einbeziehen

Das Management eines Unternehmens muss bei größeren Projekten als Stakeholder einbezogen werden. Nur wenn Projekte die Rückendeckung des Managements haben, können sie mit Nachdruck an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Ein Projektmanagement ohne die Unterstützung des Managements wird schnell scheitern.

Regelmäßiges Controlling

Ein Projekt unterliegt in der Regel vielen dynamischen Einflussfaktoren. Die Parameter eines Projekts ändern sich daher ständig. Das Projektmanagement muss in seinen Planungen ein regelmäßiges Monitoring berücksichtigen und immer wieder an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Fazit - Projektmanagement als Lösung für komplexe Aufgaben

Projektmanagement ermöglicht es einem Unternehmen, komplexe Aufgaben, die zeitlich genau definiert sind und ein großes Ziel verfolgen, zu bewältigen. Immer dann, wenn die Planung von Einzelaktivitäten zu unübersichtlich wird, lässt das Management diese im Rahmen von Projekten lösen. Für die Planung stehen dabei verschiedene Methoden zur Verfügung, die je nach Projektgröße oder Branchenzugehörigkeit in unterschiedlichem Maße eingesetzt werden. Die Durchführung von Projekten erfordert ein hohes Maß an Organisation und Vorplanung, weshalb eine Projektleitung die Verantwortung übernimmt und durch die Phasen Projektstart, Projektplanung, Projektdurchführung und Projektabschluss führt. Dabei ist es wichtig, dass die Kommunikation im Team funktioniert und die Projektpläne genau eingehalten werden.

Wenn das Management einige Hinweise beachtet, kann der Projekterfolg weiter verbessert werden, wobei nach jedem erfolgreichen Abschluss Lehren für zukünftige Projekte gezogen werden sollten. In der heutigen Arbeitswelt ist es für Unternehmen unumgänglich, auf Projektmanagement zu setzen und dabei auf den Einsatz von Softwarelösungen nicht zu verzichten. Eine Projektmanagement-Software, die das Management bei der Planung von Projekten effizient unterstützt, ist die ameax Aufgabenmanagement-Software.

 

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