Mit einem Projektmanagement Tool die Projektarbeit revolutionieren
Kaum ein größeres Unternehmen kommt in der heutigen Arbeitswelt ohne Projektarbeit aus. Immer dann, wenn ein komplexes Thema in mehreren Abteilungen bearbeitet werden muss, wird hieraus im Normalfall ein Projekt entstehen. Hinzu kommen die Unternehmen, die ihre gesamte Produktion oder die Dienstleistungen in Projekte unterteilen. Beide Ansätze vereint, dass ein Projekt mit seinen Zielen, seiner Komplexität und seinen Fristen entsteht, welches abgearbeitet werden will. Um diese Arbeit zu vereinfachen, setzt die Wirtschaft auf die Funktionen von einem Projekt Management Tool. Dies ist eine Software, die den Projektleiter in seinen Aufgaben unterstützt. Die gesamte Planung, die eigentliche Durchführung und die Projektkontrolle zum Abschluss erfolgen mit Unterstützung durch das Tool. Neben den Projektplanern sind es die Leiter von Teams, die auf die Funktion der Aufgabenverwaltung eines solchen Tools setzen und darüber mit ihren Mitarbeitern im stetigen Kontakt sind. Gerade in Zeiten der Digitalisierung hat das Projekt Management Tool einen weiteren Schub erfahren. Dies hat den einfachen Hintergrund, dass mehrere Menschen von jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Inhalte zugreifen können. Die Informationen werden stetig aktualisiert, was einen unschätzbaren Vorteil für die Mitarbeitenden darstellt, die ihre Arbeit im Homeoffice verrichten.
Vorteile der Projekt Management Tools
Der dauerhafte Zugriff auf alle Projektdaten und Arbeitspakete von jedem Ort zu jeder Zeit ist nur ein Vorteil, den die Software für ihre Nutzer mit sich bringt. Auch ohne Internetzugriff bietet das Tool eine deutlich bessere Transparenz als herkömmliche Boards oder Zeichnungen. Mit dem Projekt Management Tool sind alle Aufgaben, die zu einem Projekt gehören, übersichtlich gelistet. Kein Arbeitspaket geht verloren und keine Frist wird dank automatischer Erinnerung mehr vergessen. Die Arbeit wird für den Projektmanager viel einfacher, wenn er seine Teammitglieder den einzelnen Aufgaben zuordnen und so mit den Ressourcen planen kann. Alle Aufgaben sind nach dem gleichen Muster aufgebaut und besitzen ein identisches Layout. Mit weiteren Daten versehen, können Abhängigkeiten einzelner Arbeitsschritte visualisiert werden, wodurch jedes beliebig große Projekt abbildbar bleibt. Zudem ist die Eingabe von Fristen und Verantwortlichkeiten ein wichtiger Bestandteil der Projektplanung, was die pünktliche Bearbeitung der Aufgaben sicherstellt und letztendlich einen deutlichen Mehrwert für den Kunden bietet.
Welche Unternehmen arbeiten mit dem Projekt Management Tool?
Der Einsatz eines Projekt Management Tools ist nicht auf einzelne Wirtschaftsbereiche beschränkt. Vielmehr sind alle Betriebe potenzielle Nutzer, die zumindest gelegentlich projektierte Arbeit vollziehen oder in denen das Management Arbeitspakete pflegt und es diese den einzelnen Mitarbeitern zuordnen will. Überall dort, wo die Einhaltung von Leistungen, Kosten und Terminen eine Rolle spielt, wird das Projekt Management Tool einen Mehrwert bieten. Da diese Eigenschaften auf viele unternehmerische Tätigkeiten zutreffen, ist das Tool nahezu immer eine echte Hilfe im Berufsalltag über alle Hierarchiestufen hinweg. Große Konzerne nutzen die Computerunterstützung genauso wie kleinere Start-ups. Überall dort, wo To-do-Listen auf Zetteln oder in Excel geführt werden, ist ein Projekt Management Tool ein messbarer Fortschritt. Das klassische Projektmanagement lässt sich in die Phasen Initiierung, Definition, Planung, Steuerung sowie Abschluss unterteilen, wobei bereits in der ersten Phase der Initiierung eine Entscheidung für oder gegen eine Software gefällt wird.
Die Funktionen des Projekt Management Tools
Es ist wichtig zu verstehen, wie ein Projekt Management Tool im Arbeitsalltag integriert ist und welche Funktion es an welcher Stelle bietet. Die Funktionalität einer Software ist riesig und wird in vielen Bereichen der täglichen Büroaktivitäten Mehrwerte bieten. Vom obersten Management über den Projektleiter bis hin zum einzelnen Nutzer im Team sind alle Hierarchiestufen involviert. Zehn Funktionen wollen wir näher betrachten, damit ein guter Überblick zu allen Möglichkeiten entsteht, die die Implementierung von einem Projekt Management Tool im Betrieb mit sich bringen wird.
Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Methode vom Projekt Management Tool. Kaum ein Teamleiter möchte in der heutigen Zeit die anstehenden Aufgaben in Excellisten führen oder gar auf einem Zettel aufschreiben. Mit dem Management Tool werden diese altmodischen Vorgehensweisen abgelöst. In das Tool kann jede anstehende Aufgabe eingetragen werden. Dabei lassen sich beispielsweise Unterteilungen in unterschiedliche Projekte, Kundenaufträge, Produktlinien oder Teams vornehmen. Je nach Arbeitsweise im Unternehmen werden hier unterschiedliche Wege gefunden. Bei der Eingabe der Aufgaben wird zumeist mit einem festen Layout gearbeitet, wodurch jede Aufgabe mit den gleichen Informationen ausgestattet ist. Pflichtfelder sorgen dafür, dass das Layout beibehaltet wird, wodurch jeder Außenstehende eine schnellere Auffassung der einzelnen Arbeitsschritte vollziehen kann.
Zeitplanung
Gerade für ein komplexeres Projekt ist die Durchführung der Zeitplanung meist kein leichtes Unterfangen. Dies liegt an der potenziellen Abhängigkeit der einzelnen Tätigkeiten. Es spielt hierbei eine große Rolle, ob alle Prozesse in einer zeitlichen Abfolge laufen oder ob parallele Arbeiten durchgeführt werden. Eventuell kann eine Arbeit erst dann erfolgen, wenn mehrere parallel laufende Prozesse abgeschlossen sind. Daher sollten bereits im Vorfeld aufkommende Verzögerungen eingeplant und Alternativen entwickelt werden. Zur Zeitplanung sollte immer auch die Festlegung von Meilensteinen gehören. Hiermit sind besondere Fortschritte gemeint, mit denen sich Projekte unterteilen lassen. Ein Meilenstein ist somit ein Datum, an dem alle bis dahin fälligen Arbeitsschritte erledigt sein sollten. Außerdem ist es ein Datum, zu dem eine Zwischenbilanz vollzogen werden kann und sich Zeitpläne vorausschauend anpassen sowie optimieren lassen. Das Enddatum vom Projekt sollte jedoch nie angetastet werden, damit die Kundenzufriedenheit bestehen bleibt.
Aufgabenverteilung
Der Projektmanager wird bei jeder Projektplanung sein Team aufstellen wollen und die Ressourcen der Arbeitskräfte verplanen. Dies ist mit dem Projekt Management Tool problemlos möglich. Jedes Teammitglied ist im Tool mit seinen Daten, Arbeitszeiten und der Funktion innerhalb des Teams hinterlegt. Hierdurch hat es das Management einfacher bei der Einteilung, da direkt alle Informationen auf dem Bildschirm angezeigt werden. Außerdem wird die Ressourcenplanung der Arbeitszeiten vereinfacht. Das Tool kennt die Arbeitszeiten der einzelnen Mitglieder des Teams, sodass einem Mitarbeiter nicht mehr Arbeit zugeordnet werden kann, als dieser im Alltag erledigen kann. Erfolgt die Abrechnung im Betrieb anhand von Projekten, so kann direkt eine Verknüpfung mit der Rechnungsabteilung hergestellt werden, was die Kundenabrechnung und die Gehaltsabrechnung gleichermaßen betrifft.
Ressourcenverwaltung
Während die Aufgabenverteilung sich mit dem Faktor Arbeitskraft beschäftigt, ist die Ressourcenverwaltung interessant für produzierende Unternehmen. Komplexere Projekt Management Tools können mit Daten zum Thema Warenbestand, Maschinenauslastung oder der Zeit für Lieferungen gespeist werden. Gerade Projekte in produzierenden Betrieben sind häufig von Faktoren wie Zeit oder Ort beeinflusst, sodass die Auslastung und die Berücksichtigung der Einflüsse aus der Unternehmensumwelt stets einfließen müssen. Ein Projekt kann vom Management in der Theorie noch so gut geplant sein. Wenn letztendlich die benötigten Ressourcen oder Materialien nicht zur Verfügung stehen, sind die gesetzten Ziele schnell in Gefahr, was am Ende den Kunden verärgert. Mit einem Projekt Management Tool lassen sich Ressourcen leichter planen und auf eine aufkommende Knappheit reagieren.
Visualisierung
Ein wichtiger Baustein der Projekt Management Tools ist die automatische Visualisierung von größeren Projekten. Die gesamte Planung der Zeit und der Ressourcen lässt sich dank einer Software übersichtlich darstellen. Hierfür bestehen mehrere Möglichkeiten der Visualisierung. Besonders beliebt ist der GANTT-Chart. Alle Arbeitsschritte sind in einem zeitlichen Zusammenhang auf einem Zeitstrahl aufgeführt. Zudem lassen sich die Verantwortungen, Deadlines und Meilensteine ablesen. Die Transparenz sorgt für ein schnelles Erfassen der Zusammenhänge und der Zusammenarbeit. Müssen Projektpläne sehr häufig angepasst werden, so ist die Visualisierung über ein Kanban-Board zu empfehlen. Hierbei stellt jede Aufgabe eine Karteikarte dar, die alle wichtigen Daten enthält und Mitgliedern im Team einfach zugeordnet werden kann. Ein häufiges Verschieben der Karteikarten ist problemlos möglich. Abgearbeitete Prozessschritten werden mit dem jeweiligen Status versehen. Weitere Visualisierungsmöglichkeiten sind der Projektstrukturbaum, die Tabelle oder die Mindmap, welche je nach gewähltem Projekt Management Tool ein unterschiedliches Layout haben werden.
Benachrichtigung
Mit einem Projekt Management Tool gerät keine Deadline mehr in Vergessenheit. Über die Funktion der Benachrichtigung bietet die Software eine wertvolle Überwachung, von der Teammitglieder und letztendlich die Kunden gleichermaßen profitieren. Eine Erinnerung zur richtigen Zeit hilft bei der Einhaltung jeder Deadline. Die Arbeit ist hierdurch im Tagesablauf deutlich vereinfacht. Niemand muss mehr kleine Zettel an seinen Bildschirm kleben, da das Tool völlig automatisch die Überwachung vornimmt. Der Kunde profitiert am Ende durch die Einhaltung der versprochenen Fristen und Abgabetermine. Außerdem erhält das Management bessere Kontrollmöglichkeiten. Lässt sich auswerten, dass bestimmte Mitglieder im Team wiederholt ihre Termine nicht einhalten und somit ihrer Verantwortung nicht nachkommen, so lässt sich dies für ein fundiertes Mitarbeitergespräch mit Daten belegen.
Kommunikation
Das Management in einem Team wird vom Projekt Management Tool stark profitieren. Es kann Arbeitspakete über das Tool verteilen und mit Kommentaren versehen. Sind beide Seiten mit diesem Vorgehen vertraut, wird sich die Kommunikation zum Team beschleunigen. Die Aufgabenverteilung über eine Software läuft dabei in Echtzeit ab. Hierdurch erfahren alle Teammitglieder direkt, wenn sich etwas an den ihnen zugeordneten Aufgaben verändert. Das Tool beschleunigt außerdem die Zusammenarbeit im Team unter den einzelnen Mitgliedern. Beispielsweise, weil Teile der Projekte gemeinsam bearbeitet werden können oder weil aus dem Tool heraus direkt eine kurze Videokonferenz zwischen den zugeordneten Mitgliedern im Team organisiert werden kann. Dabei sind die Nutzer völlig unabhängig vom Ort und können von überall aus teilnehmen.
Rechtemanagement
Das Projekt Management Tool lässt sich sehr gut mit Rechten und Einschränkungen versehen. Hierdurch können die Mitglieder im Team nur die Arbeiten vornehmen, für die sie Berechtigungen besitzen. Die Rechte können vom Management jederzeit angepasst werden, wobei der Vorteil bestehen bleibt, dass das Tool keinem Mitarbeiter eine Arbeit erlaubt, die vorab nicht vereinbart war. In größeren Konzernen lassen sich Berechtigungen pauschal nach Hierarchiestufen verteilen. So hat beispielsweise das gesamte Management die gleichen Berechtigungen oder jeder Sachbearbeiter ist auf der gleichen Ebene für gewisse Vorgänge freigeschaltet. Für die Vergabe neuer Berechtigungen können Sicherheiten wie etwa ein Vier-Augen-Prinzip voreingestellt werden.
Evaluierung
Sind Projekte abgeschlossen, so ist es wichtig, dass diese im Nachgang analysiert werden. Bei dieser Evaluierung hilft das Projekt Management Tool. Insbesondere wenn bereits mehrere Projekte abgeschlossen wurden, lässt sich dank des Tools ein ausgiebiges Reporting betreiben. Während der Evaluierung sollten die erledigten Aufgaben analysiert werden, sodass für zukünftige Projekte das Wachstum und die Produktivität gesteigert werden können. Welche Arbeitsschritte führten zu Verzögerungen? Wurden Meilensteine richtig gesetzt? Passte die Ressourcenplanung der Mitarbeiter, der Materialien oder der eingesetzten Maschinen? War das Budget richtig geplant? Lief die Kommunikation sauber? Aus allen aufgeworfenen Fragen sollten Rückschlüsse und Verbesserungen gezogen werden, wodurch die Arbeit letztendlich effizienter wird.
Archivfunktion
Die Digitalisierung vergangener Projekte ist eine abschließende Funktion vom Projekt Management Tool. Die Zeiten von Aktenordnern und dicken Papierstapeln sind vorbei. Über die entsprechenden Tools werden heutzutage sämtliche Vorgänge eines Projekts sauber dokumentiert. Die Suchfunktionen helfen bei der angenehmen Recherche im Archiv. Insbesondere dann, wenn ein Kunde eine Rückfrage zu einer Abrechnung hat oder wenn es sogar zu Rechtsstreitigkeiten kommt, ist die Funktion der digitalen Archivierung ein echter Mehrwert.
ameax Aufgaben und Projekte kostenfrei testen
Die Software ameax Aufgaben und Projekte vereinigt alle hier vorgestellten Vorteile in einem Tool. Die Implementierung in den Arbeitsalltag ist mit ein wenig Change Management ein gut umsetzbares Projekt und die daraus resultierenden Verbesserungen während der Arbeit sollten schnell sichtbar werden. Das Management profitiert über eine deutlich schnellere Aufgabenplanung im Team, die Zusammenarbeit der Teammitglieder ist über eine vereinfachte Kommunikation produktiver und der Kunde profitiert letztendlich über eingehaltene Fristen und gute Ergebnisse. Das Tool Aufgaben und Projekte von ameax kann 30 Tage kostenfrei getestet werden. In dieser Zeit lässt sich die Software während der Arbeit auf Herz und Nieren testen, was die spätere Entscheidung zur Anschaffung des Tools deutlich vereinfacht. Ist Ihr Interesse geweckt, sprechen Sie unser Team noch heute auf unsere Softwarelösung für die Projektarbeit an.
