Mit einem leistungsfähigen Projektmanagementsystem effektiver arbeiten
Der Begriff Projektmanagementsystem beschreibt zwei unterschiedliche Sachverhalte. Ist damit ein Vorgehensmodell in Unternehmen gemeint, geht es vor allem um
- Projektmanagement Prozesse,
- Verantwortlichkeiten,
- Kommunikationsregeln,
- die Struktur des Berichtswesens und
- die Definition der Begriffe und Methoden.
Oft werden spezielle Software Tools ebenfalls als Projektmanagement System bezeichnet. Mit einer solchen Projektmanagement Software lässt sich die Projektorganisation planen (Projektablaufplan), steuern und kontrollieren. Die Software leistet technologische Unterstützung in allen Projektmanagement Phasen – von der Projektplanung und Steuerung über das Kosten-, Personal- und Qualitätsmanagement bis hin zu Controlling und Dokumentation. Mit integrierten Informations- und Kommunikationsfunktionen gehen Ablauf- und Terminkoordinationen sowie das Berichtswesen besonders leicht von der Hand. Der Nutzen für Sie als Projektleiter und Ihre beteiligten Teams ist hoch, weil ein solches Projektmanagement System Struktur und Übersicht in die Zusammenarbeit bringt.
Eine gute Projektmanagementsystem Software ist vielseitig einsetzbar, modular zu verwenden und mit sauber funktionierenden Schnittstellen zu anderen Systemen ausgestattet. Ein softwaregestütztes Projektmanagementsystem erleichtert sowohl die Definition als auch die Transparenz der Abläufe und Zusammenhänge. Prävention gehört zu den wichtigsten Aufgaben – es gilt, Engpässe vorauszusehen und nicht erst zu reagieren, wenn ein Problem bereits eingetreten ist.
Projektmanagement System: Nutzen der Software Tools
Projektmanagement funktioniert grundsätzlich auch ohne Integration einer speziellen Software. Grenzen werden aber schnell erreicht bei einem komplexen Projekt oder vielen beteiligten Personen. Sind bereits andere unternehmensweite Software Systeme vorhanden, beispielsweise in den Bereichen ERP oder Dokumentenmanagement, bietet eine professionelle Softwarelösung für das Projektmanagement zahlreiche Vorteile.
Letztendlich soll ein Projektmanagement System die erfolgreiche und effiziente Projektorganisation und Projektabwicklung (Projektablauf) sicherstellen. Der Fokus liegt auf drei Aspekten:
- Qualitätssicherung, denn effiziente Prozesse erhöhen den Unternehmenserfolg;
- Transparenz, denn die eindeutige Definition von Rollen im Projekt und gut dokumentierte Abläufe sorgen für Klarheit und Zufriedenheit bei allen Beteiligten;
- Projektcontrolling, denn die Planung, Koordination und Steuerung von Ressourcen, Kapazitäten und Kosten ist elementar wichtig für den Projekterfolg.
Das Projektcontrolling erfüllt im Projekt auch eine Frühwarn-Funktion. Hier laufen die entscheidenden Informationen zusammen – so können Sie Probleme durch den umfassenden Überblick schnell erkennen. Soll-Ist-Vergleiche und Abweichungsanalysen ermöglichen, falls notwendig, ein zeitnahes Gegensteuern. Mit einem softwaregestützten Projektmanagementsystem sind diese Aufgaben zu verwalten am einfachsten zu bewältigen.
Methoden des flexiblen Projektmanagements
Kritische Pfade, also voneinander abhängige Prozesse, die bei Verzögerungen den gesamten Projektverlauf beeinflussen, müssen von Unternehmen durch die Projektsteuerung besonders gut geregelt werden. Mithilfe der Netzplantechnik können Sie diese übersichtlich darstellen und Zeitpläne definieren. Dabei bilden die Projekt Teilschritte die Netzknoten, welche entsprechend ihrer inhaltlichen und zeitlichen Abhängigkeiten verbunden werden. Treten Ablaufstörungen auf, fällt so das Umsteuern leichter.
Das agile Projektmanagement umfasst besonders flexible Methoden. Ein bekanntes Beispiel ist der Scrum Ansatz. Das Vorgehensmodell Scrum basiert auf der Erkenntnis, dass sich komplexe Entwicklungsprojekte nicht komplett vorausplanen lassen. Die konkreten Anforderungen und Lösungsansätze entwickeln sich erst nach und nach. Das Ansteuern von Zwischenergebnissen gibt hoch qualifizierten Teams viel Freiraum, Wissen und Kreativität einzusetzen, und sorgt für kontinuierliche Verbesserungsprozesse.
Prozessmanagement mit Projektmanagementsystem: Vor- und Nachteile
Die Nutzung von Projektmanagement Systemen dient dazu, die Projektziele effizient zu erreichen. Der Einsatz eines Projektmanagement System bietet einem Unternehmen Erleichterungen im Arbeitsalltag. Hierzu zählen vor allem das zentrale Zusammenlaufen aller Projekte, die Festlegung und durchgängige Anwendung klarer Ziele, Rollenverteilungen sowie bei Aufgaben- und Kommunikationsabläufen. Mithilfe eines Projektmanagement Softwaresystems lassen sich die Projektpläne, Projektdaten und Aktualisierungen gut bündeln. Der Projektleiter und alle befugten Projektmitarbeiter haben stets Zugriff und einen aktuellen Überblick. Kommunikation und Zusammenarbeit laufen reibungslos – ein großer Gewinn, gerade für die Koordination der bereichsübergreifenden Arbeit.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Ein Projektmanagementsystem
- minimiert das Risiko, die Projektziele nicht zu erreichen;
- liefert die zuverlässige Struktur für effizientere und effektivere Projektverläufe;
- erhöht die Zufriedenheit der Projektbeteiligten durch die Transparenz der Aufgabenverteilung;
- zeigt kritische Entwicklungen und Hindernisse frühzeitig an.
Als mögliche Nachteile sind zu nennen, dass
- für Projektmanagement Tools Kosten anfallen und eine Einarbeitungszeit nötig ist,
- die Projektdokumentation und das Management zusätzliche Zeit benötigen,
- Entscheidungsfindung und Koordination zeitaufwändig sein können,
- eventuell Ziel- oder Interessenskonflikte entstehen, beispielsweise bei der Ressourcenverteilung zwischen Projekten.
Die meisten dieser unliebsamen Effekte sind vorübergehender Natur. Wurden alle grundsätzlichen Prozesse geregelt, überwiegen schnell die positiven Aspekte – vorausgesetzt, das individuell passende Projektmanagement System ist im Einsatz.
Wie finde ich das richtige Projektmanagement System?
Im Projektmanagement müssen verschiedenste Bausteine geplant, umgesetzt und koordiniert werden, wie Einzelaktivitäten, Zeit- und Ressourcenaufstellungen, Kosten- und Budgetübersichten, die Steuerung von Risiken, die Informationsweitergabe und Projektanpassungen. Eine professionelle Projektmanagement Software bietet hierfür den verlässlichen Rahmen, Sicherheit und Komfort.
Zu den Basics einer Projektmanagement Software gehören Funktionen wie die Festlegung von Aufgaben und Fristen. Ein gutes Projektmanagement System leistet aber deutlich mehr. Besonders nützlich in der Praxis sind Benachrichtigungsfunktionen beim Erreichen von Meilensteinen oder auch Protokollfunktionen, welche den Projektteilnehmern bei der Organisation und Dokumentation viel Arbeit abnehmen. Projektmanager und Mitarbeiter sollten zur Entscheidungsvorbereitung Checklisten erstellen, welche Funktionen zwingend erforderlich oder wünschenswert sind. Bei der Auswahl eines Projektmanagement Systems sollten Sie zudem beachten, ob die Tools auch agile und flexible Projektmanagement Methoden unterstützen.
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