Projektsteuerung – Definition und Werkzeuge für erfolgreiches Projektmanagement
In vielen Branchen werden Projekte und Prozesse immer komplexer. Dies liegt nicht nur an den steigenden Anforderungen, sondern auch an der immer größeren Vernetzung mehrerer Partner. Die richtige Projektsteuerung und die Nutzung der richtigen Software zur Projektsteuerung entscheiden häufig über Erfolg und Misserfolg im Projektmanagement. Doch was ist überhaupt die Projektsteuerung, welche Bestandteile sind besonders wichtig und wie können Unternehmen die Projektsteuerung und das Projektmanagement auf eine neue und bessere Ebene heben? Wir werfen einen Blick auf die vielfältigen Aufgabengebiete und Probleme in diesem Feld, betrachten den Nutzen einer Projektsteuerungs-Software und die Vorteile für das Projektmanagement.
Projektsteuerung: Eine Definition
Der Ursprung des Begriffs Projektsteuerung ist in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) zu finden. Es handelt sich um eine Definition nach DIN 69901 und beschreibt eine Phase des Projektmanagements mit insgesamt 15 einzelnen, klar definierten Prozessen nach AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e. V.). In der Lebenswirklichkeit der meisten Unternehmen ist die Projektsteuerung allerdings deutlich praxisnäher orientiert. Meist mit Unterstützung durch eine Projektsteuerungs-Software kann hier deutlich freier agiert werden.
Die Projektsteuerung ist ein beständiger Vergleich zwischen den Ist-Werten und den Soll-Werten des angestrebten Projektplans. Es handelt sich um eine Form des Trackings, welche dazu geeignet ist, die Lenkung von einzelnen Prozessen zu ermöglichen und diese zu optimieren. Die Werte, welche anhand der Projektsteuerung überwacht werden, müssen im Vorfeld genau definiert werden. Die Planwerte, welche als Soll-Wert den Ist-Werten entgegengestellt werden, sind zudem als Grenzwerte zu definieren. Sie sollten also nach Möglichkeit nicht überschritten werden. Häufig werden die Begriffe der Projektsteuerung und des Projektmanagements analog verwendet, wenn sie auch so nicht genutzt werden dürfen. Der Projektmanager nutzt die Projektsteuerung als wichtigstes Werkzeug, um das Projekt mit all seinen Werten immer weiter zu optimieren.
Die Projektsteuerung innerhalb eines Projekts umfasst die verschiedenen Themengebiete. Diese sind:
- Organisation, Dokumentation, Information und Koordination
- Finanzierung und Kosten des Projekts
- Termine, Kapazitäten und die gesamte Logistik
- Versicherungen und Vertragswesen
- Quantitäten und Qualitäten
Bei der Projektsteuerung handelt es sich also um eines der Tools, welches im Verlauf des Projekts immer wieder angepasst und optimiert werden muss. Hier ist das Projektmanagement gefragt, welches mit Hilfe einer Projektsteuerungs-Software die Projektsteuerung an die Projektziele anpassen muss.
Bestandteile und Aufgaben der Projektsteuerung
Die Aufgaben der Projektsteuerung sind vielfältig. Je besser diese in ein Projekt integriert ist, umso effektiver kann die Steuerung ihren Zweck erfüllen. Wichtige Kernaufgaben der Projektsteuerung sind:
- Die grundlegende Abstimmung des Projektplans zu Beginn des Projekts. Der Basisplan.
- Beginn und Abschluss von Arbeits- und Aufgabenpaketen
- Führung aller am Projekt beteiligten Personen (Projektbeteiligte)
- Controlling der Ist- und Soll-Werte und deren Dokumentation
- Erarbeitung von Maßnahmen, um die gewünschten Ziel-Parameter zu erreichen
- Koordination aller Termine und Deadlines
- Monitoring und Veröffentlichung aller relevanten Kennzahlen
- Strukturierung und Organisation aller Ressourcen und Mitarbeiter
- Qualitätssicherung aller geplanten Abläufe und Aufgaben unter Berücksichtigung der Projektziele
Bestandteile der Projektsteuerung sind unter anderem die Sicherstellung der Kommunikation innerhalb des gesamten Teams und die Vermittlung von Strukturen und Prozessen an alle Beteiligten. Darüber hinaus ist es eines der Tools zum Einsatz von Projektmanagementmethoden zur Steuerung der gesamten Projektabläufe und zum Controlling der Projektziele. Dabei gibt es einzelne Werkzeuge, die besonders wichtig sind und welche in keiner Projektsteuerung fehlen dürfen.
Der Projektplan – ein zentrales Element der Projektsteuerung
Das wohl zentralste Elemente der Projektsteuerung ist der Projektplan. Dieser ermöglicht erst den Vergleich mit den Soll-Werten. In der Regel wird der Projektplan durch die sogenannte Risikoliste ergänzt. Dabei handelt es sich um eine Auflistung aller möglichen und potenziellen Gefahren, welche den Projektablauf stören oder untergraben könnten. Der Projektplan ist dabei kein fest zementierter Plan, der keiner Änderung unterworfen ist. Meist wird zu Beginn des Projekts ein solcher Plan erstellt und in den Dokumentationen als Basisplan bezeichnet. Denn kein Plan überlebt den Kontakt mit der Realität. Die Projektleitung ist gefordert die Projektplanung immer wieder anzupassen und neu auszurichten.
Wichtig für den Projektplan ist die zeitnahe und akkurate Erfassung aller wichtigen Schritte des Projektfortschritts, um auch hier die Ist-Werte mit den Soll-Werten vergleichen zu können. Durch verschiedene Prognoseverfahren und -techniken und unterschiedliche Methoden können weitere und verbesserte Annahmen über die weitere Entwicklung getroffen werden. Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen auf Basis dieser Erwartungen Änderungen in den Projektplan eingepflegt und Steuerungsmaßnahmen ergriffen werden.
Der Projektplan dient immer als Übersicht über den aktuellen Projektfortschritt und hilft dabei das Projekt zu steuern. Dabei ist der Plan als Werkzeug besonders wichtig, da mit diesem unter anderem Aufgaben, Kapazitäten und Abläufe von einzelnen Mitarbeitern und Teams überwacht und kontrolliert werden können. Jeder Beteiligte hat Zugriff auf den Plan und kann somit auch die Aufgaben, Ressourcen und die Erfolge des eigenen Teams oder der eigenen Arbeit selbst überwachen und kontrollieren. So lässt sich ein niederschwelliges Qualitätsmanagement durch eine gute Kommunikation und eine Visualisierung der Abläufe und Arbeitspakete sicherstellen.
Während in früheren Zeiten dieser Teil der Projektsteuerung mit einem erheblichen organisatorischen Aufwand für die Projektleitung verbunden war, hat sich dies in Zeiten der steigenden Digitalisierung bei der Projektplanung deutlich verändert. Gute und vor allem optimal zugeschnittene Software für die Projektsteuerung ermöglichen es die verschiedenen Daten automatisiert in die Pläne zu integrieren und die verschiedenen Prognose- und Analysewerkzeuge direkter einzubinden. Zudem bietet eine Projektsteuerungs-Software den großen Vorteil, dass nicht nur die Projektleitung, sondern alle Projektbeteiligte einen Überblick über Arbeitspakete, Prozesse und die gesamte Projektarbeit erhalten.
Mit Software den Erfolg der Projektsteuerung sichern
Eine spezialisierte Software wie „ameax Aufgabenmanagement“ ist in der Lage den Bereich der Projektsteuerung und Projektplanung deutlich zu vereinfachen und besser zu strukturieren. Derartige Hilfsmittel werden in vielen Unternehmen eingesetzt, um eine erfolgreiche und zielorientierte Projektsteuerung zu gewährleisten. Vom Beginn der Projektplanung bis zum Abschluss des gesamten Projekts haben alle Projektbeteiligten über die Software und die entsprechenden Schnittstellen Zugriff auf die relevanten Daten und Inhalte. Welche Vorteile erwarten sich Unternehmen vom Einsatz einer Software zur Projektsteuerung und welche Anforderungen muss diese in jedem Fall erfüllen können?
Wichtig für Steuerung und Planung ist vor allem die Erfassung aller relevanten Daten möglichst in Echtzeit. Nur so können die Entscheider und alle Projektbeteiligten schnell genug reagieren und das Projektcontrolling optimieren. Dies bedeutet nicht nur mehr Transparenz für alle Beteiligten, sondern vor allem auch den gleichen Wissens- und Informationsstand auf allen Ebenen – wichtig für eine gelungene Kommunikation und für die gemeinsame Projektarbeit. Die grafische Darstellung der wichtigsten Ist- und Soll-Werte auf Knopfdruck machen es den Entscheidern und dem Projektmanagement einfacher, die Projektsteuerung zu optimieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dank der einfachen Vernetzung lassen sich so auch große und äußerst komplexe Projekte über Dependancen und Ländergrenzen hinweg hervorragend optimieren und verbessern. Doch selbst kleine Projekte und kleinere Teams profitieren von den neuen digitalen Möglichkeiten und der verbesserten Information und Kommunikation innerhalb der Projektbeteiligten.
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