Mit einer Unternehmenssoftware Prozesse optimieren und die Effizienz steigern

Eine professionelle Software ist unverzichtbar für effiziente Arbeitsabläufe in Unternehmen. Eine Unternehmenssoftware dient dazu, Prozesse in Unternehmen und Organisationen zu steuern und die Wertschöpfung zu erhöhen. Mit ihrer Hilfe können Abläufe digital verwaltet, überwacht und optimiert sowie Engpässe in allen wichtigen Bereichen eines Unternehmens vermieden werden.

Hier die Vorteile der Nutzung von Unternehmenssoftware im Überblick:

Optimierung der Prozesse
Kostenreduzierung
Entlastung der Mitarbeiter
Automatisierung von Abläufen durch standardisierte Prozesse
Gewinnsteigerung durch höhere Effizienz

Einsatzbereiche einer Unternehmenssoftware

Für nahezu jeden Bereich im Unternehmen gibt es eine Software, die Arbeitsabläufe vereinfachen und die strukturierte Abwicklung von Aufgaben unterstützen kann. Anwendungen für Buchhaltung, Vertrieb und Marketing sind weit verbreitet. Auch im Bereich Personal wird gern eine Unternehmenssoftware genutzt. ERP Systeme für die Unternehmens-Ressourcen-Planung dienen dazu, ganze Unternehmen zu steuern. Auch ein CRM System zeichnet sich durch seine abteilungsübergreifende, unternehmensweite Nutzbarkeit aus. Das System setzt beim Haupt-Einflussfaktor des wirtschaftlichen Erfolgs von Unternehmen an: der Gewinnung und Bindung von Kunden.

Besonders flexibel einsetzbar ist ein System in Modulbauweise wie die ameax Unternehmenssoftware. Hier findet sich für jede Unternehmensgröße und Branche die passende Lösung.

Spätestens, wenn einer der folgenden Effekte auftritt, wird es höchste Zeit, den Einsatz einer professionellen Unternehmenssoftware in Angriff zu nehmen:

Die Akquise von Kunden verläuft unsystematisch oder stockend.
Informationen über Kunden stehen nur lokal begrenzt zur Verfügung – eine Hand weiß nicht, was die andere tut.
Beschwerden der Kunden häufen sich, weil Projektabläufe nicht funktionieren.
Im Zuge des Unternehmenswachstums ist das System der Prozessabläufe ineffektiv geworden.
Die Buchhaltung ist chaotisch.
Es kommt zu vermeidbaren Liquiditätsengpässen.
Ohne Überstunden ist die Arbeit nicht zu schaffen, und durch den Zeitstress passieren Fehler.

Gern genutzt werden folgende Arten von Unternehmenssoftware:

CRM Softwaresysteme (Customer Relationship Management – Kundenbeziehungsmanagement) erleichtern die Kundengewinnung und Kundenbindung. Durch die abteilungsübergreifende Dokumentation und Aufbereitung der Kundendaten wird ein systematisches Kommunikations- und Beziehungsmanagement möglich. Mithilfe einer CRM Software lassen sich Engpässe in der Akquise vermeiden. Für optimale Arbeitsabläufe in Marketing und Vertrieb ist die Nutzung eines professionellen CRM Systems sehr zu empfehlen.
ERP Systeme (Enterprise Ressource Planning – Unternehmens-Ressourcen-Planung) dienen der softwaregestützten Ressourcenplanung und der Optimierung sämtlicher Abläufe in Unternehmen. Dabei handelt es sich entweder um mehrere miteinander kommunizierende Softwaresysteme oder um ein komplexes Tool.
Software für das Projektmanagement erleichtert sowohl die erfolgreiche und effektive Projektabwicklung als auch die Projektzeiterfassung.
Software für das Management von Verkaufschancen ermöglicht es, zukünftige Umsätze zu planen.

Außerdem gibt es Anwendungen für die Bereiche Dokumentenmanagement, Rechnungswesen und Buchhaltung, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, und Rechnungsstellung.

Die richtige Software fürs Unternehmen finden

Die Auswahl der passenden und nützlichsten Unternehmenssoftware ist eine komplexe Aufgabe. Soll ein neues System eingeführt oder eine bestehende Lösung erweitert beziehungsweise optimiert werden, steht die Bedarfsanalyse an erster Stelle. Dabei ist vor allem zu klären, wo es aktuell die größten Engpässe im Ablauf gibt. Wenn bekannt ist, wo der Schuh drückt, kann analysiert werden, in welcher Form und mit welcher Software sich Kosten- und Zeiteinsparungen am besten realisieren lassen.

Den passenden Softwareanbieter zu finden, ist gar nicht so einfach. Wichtig ist bei der Auswahl, dass

die Software die benötigten Funktionen bietet und somit den Anforderungen des Unternehmens entspricht;
der Anbieter auch langfristig zur Verfügung steht, also wirtschaftlich stabil und zukunftsfähig aufgestellt ist.

Erheblichen Einfluss auf die Entscheidung hat auch, wie sich die Kosten unter Einbeziehung der Lizenz-, Wartungs- und weiterer Dienstleistungsentgelte darstellen. Außerdem ist zu analysieren, ob eine Cloud- oder eine Inhouse-Lösung bevorzugt wird:

Bei einem Inhouse-Modell fällt gleich zu Beginn eine hohe Investition an, bei einer Cloud-Lösung sind die monatlichen Betriebskosten zu zahlen.
Wird viel von unterwegs gearbeitet, bietet der Zugriff auf die Cloud inklusive einer Bearbeitung der Daten in Echtzeit deutliche Vorteile.
Für eine zuverlässig funktionierende Inhouse-Lösung sind eigene IT-Spezialisten notwendig – bei der Nutzung einer Cloud-Lösung nicht.

Unternehmen zukunftsorientiert gestalten mit professioneller Unternehmenssoftware

Eine klug ausgewählte Unternehmenssoftware bringt die Effektivität der Arbeitsprozesse im Unternehmen entscheidend voran. Werden die Mitarbeiter bei der Auswahl mit eingebunden, erhöht das die Zielgenauigkeit und die spätere Akzeptanz der Entscheidung. Anhand eines Anforderungskatalogs für benötigte Funktionen in Form eines Pflichtenhefts lässt sich die Auswahl der Software systematisch gestalten. Auch eine Testphase mit der ausgewählten Software ist vor einer endgültigen Entscheidung sehr zu empfehlen. Vorteilhaft für das Business sind Lösungen, die modular aufgebaut und vielseitig kompatibel sind. Dann ist die Software auch zukünftigen Unternehmensentwicklungen und Aufgaben gewachsen.

Kunden sind der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmenserfolgs, aber neben dem Kundenmanagement müssen auch alle anderen Unternehmensprozesse reibungslos bis zur endgültigen Erledigung funktionieren. Daher bietet die ameax Unternehmenssoftware Module für ziemlich alle erfolgsrelevanten Unternehmensbereiche an: Akquise, Faktura, Projektzeiterfassung, Verkaufschancen, Matchingportal, Dokumentenportal sowie Aufgaben und Projekte. Die sicherheitszertifizierte und branchenunabhängig einsetzbare Cloud-Lösung ist durch ihr Baukastensystem äußerst flexibel.

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