Zeiterfassung im Projekt als Abrechnungsgrundlage
Insbesondere für Dienstleister ist es ein alltäglicher Vorgang, die eigene Arbeit in Projekte zu unterteilen. Die Tätigkeiten der Mitarbeiter werden hierbei genau auf die einzelnen Kunden umgeschlagen. Sollte diese Art von Aufgabenmanagement in einem Unternehmen durchgeführt werden, so ist die Zeiterfassung eine wichtige Grundlage der späteren Fakturierung.
Hauptsächlich findet die Projektzeiterfassung dort statt, wo wenige Aufträge einen hohen Aufwand verursachen. Die Dienstleistung sollte einen großen Anteil vom Projekt oder dem Auftrag ausmachen. Beispielhaft sei hier das Architektenbüro zu nennen. Es entstehen reale Kosten für Notare, Baugenehmigungen etc., die noch recht einfach auf die einzelnen Aufträge aufgeteilt werden können. In erster Linie sind es jedoch die Dienstleistungen für Planungen und Zeichnungen, die die Mitarbeiter im Architektenbüro ausführen und die den Hauptteil der Kosten ausmachen. Damit diese Kosten genau auf einzelne Projekte und Auftraggeber aufgeteilt werden können, ist eine detaillierte Zeiterfassung der Stunden notwendig.
Auf der anderen Seite kann in anderen Dienstleistungsbranchen auf eine solche detaillierte Erfassung der Arbeit verzichtet werden. Ein Beispiel bilden hier die Spediteure. Es stehen die Transportkosten für den LKW, der Sprit oder der LKW-Fahrer im Vordergrund. Die Arbeit der Disponenten beispielsweise lassen sich hingegen auf zahlreiche Auftraggeber umlegen, was anhand von Pauschalen geschieht. Eine genaue Zeiterfassung der Bürotätigkeiten wäre hier kontraproduktiv und würde zu viel Zeit sowie administrativen Aufwand in Anspruch nehmen.
Doch nicht nur Dienstleister notieren ihre Zeiten, wie der Blick ins Handwerk und in das Baugewerbe beweist. Auch in diesen Branchen ist eine effiziente Erfassung der Arbeitszeit ein deutlicher Fortschritt.
Transparente Arbeit mit Projektzeiterfassung
Damit Projekte fair und transparent abgerechnet werden können, ist ein dauerhaftes Erfassen der Zeit unumgänglich. Schauen wir etwa auf ein Entwicklerbüro der IT-Branche, so sollte die gesamte Arbeitszeit aller Mitarbeiter den Projekten zugeordnet werden. Dieses Vorgehen bringt Vorteile für das Unternehmen und seine Auftraggeber gleichermaßen.
Die Stundensätze für Projektstunden können komplett auf die Kunden umgelegt werden. Die Mitarbeiter nehmen Zeiteinträge für einzelne Projekte vor und sind hierdurch stets transparent. Vorab ist es ratsam, den Arbeitnehmern täglich eine genau definierte Zeit für Fortbildungsmaßnahmen, Auswertungen oder sonstige Tätigkeiten zur Verfügung zu stellen. Alle anderen Zeiten sollten jedoch einem speziellen Projekt zugeordnet werden können.
Die Projektzeiterfassung darf im Übrigen nicht mit der klassischen Erfassung der Arbeitszeit für die Lohnabrechnung oder für ein Stundenkonto verwechselt werden. Für das Projektmanagement hat das Erfassen der Projektstunden den Vorteil, dass die Fakturierung an den Kunden viel einfacher durchgeführt werden kann. Außerdem lassen sich die Projektzeiten und Stunden der Mitarbeiter als Liste ausdrucken. Hierdurch entsteht maximale Transparenz, wodurch die Rechnung eine nachvollziehbare Grundlage mit detaillierter Dokumentation erhält. Nicht nur für den Abschluss eines Projekts sind genaue Auswertungen zu den erfassten Zeiten hilfreich. Auch während der Bearbeitung können Kunden den Projektstatus und die bisher angefallenen Kosten über die Stundensätze ablesen.
Software für die Erfassung von Projektzeiten
Wenige moderne Dienstleister arbeiten mit Stift und Papier, wenn es um das Erfassen von Stunden für ein Projekt geht. Dafür sind die Vorteile einer Software zur Zeiterfassung zu groß. Die positiven Auswirkungen, die ein spezielles Programm zur Erfassung der Arbeitszeit mit sich bringt, sind vielfältig. Es findet eine Verzahnung zwischen der Registrierung der Zeit und dem Aufgabenmanagement für ein Projekt statt. Generell gesprochen sind hiervon die Bereiche Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung am intensivsten betroffen, weshalb wir die Vorteile und Auswirkungen einer computergestützten Erfassung der Zeit einzelner Projekte genauer betrachten möchten.
Zeit für Arbeit effizient dokumentieren
Ein Mitarbeiter sollte sich im Alltag zu einem größtmöglichen Teil auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren können. In dieser Zeit entsteht die Wertschöpfung für ein Unternehmen und nur diese Aufgaben lassen sich gegenüber Kunden zur Abrechnung bringen. Alle Schritte, die rein der Verwaltung und der Organisationen dienen, sollten somit so leicht wie möglich gestaltet werden. Gerade im Projektmanagement gehören Zeiteinträge zur Routine, sobald ein Mitarbeiter die Arbeit an einem anderen Projekt beginnt. In größeren Agenturen können täglich Hunderte solcher Zeiterfassungen nötig werden. Es ist daher wichtig, dass die Stunden sich besonders effizient erfassen lassen und leicht dem einzelnen Projekt oder Mitarbeiter zuzuordnen sind. Diese Erfassung der Arbeitszeit sollte dabei absolut flexibel sein und sich vom eigenen Arbeitsplatz, vom Büro des Kunden oder aus dem mobilen Arbeiten aus gleich schnell erledigen lassen – selbstverständlich zeitunabhängig. Die Ermittlung der Projektzeiten erfolgt auf Wunsch nachträglich oder aber die Zeit läuft während der Arbeit aktuell mit, was sich durch eine Stoppuhr optisch darstellen lässt. In bestimmten Branchen, wie etwa im Baugewerbe, können genaue Ortsdaten für die Aufträge entscheidend sein, weshalb sich über Apps optional GPS-Standorte archivieren lassen. Diese können als Anhang zur Abschlussrechnung für das Projektmanagement zu einem wichtigen Nachweis werden.
Besserer Überblick für Projektmanagement
Jedes Projekt wird durch eine Führungsinstanz geleitet, die die Projektplanung übernimmt und fortlaufend den Projektstatus im Überblick hat. Die computerunterstützte Erfassung der Zeiten zu einem Projekt hilft dem Management bei seiner Arbeit. Es lassen sich aktuelle Leistungsberichte ausgeben, aus denen Rückschlüsse zur Bearbeitungsdauer einzelner Schritte in einem Projekt gemacht werden können. Lässt sich beispielsweise erkennen, dass ein Mitarbeiter sehr viel Zeit in ein bestimmtes Projekt steckt, so kann die Personalplanung dies optimieren. Eine Verknappung von Ressourcen kann hierdurch verhindert werden. Auch gegenüber den Auftraggebern kann das Management viel leichter Auskunft zu aktuellen Ständen geben, wenn die Projektzeiten in Echtzeit zur Verfügung stehen. Auch für zukünftige Projekte sind die erfassten Stunden ein interessantes Datenwerk, wenn es um die Durchführung von Nachkalkulationen geht. Natürlich können alle Verarbeitungen von relevanten Zahlen in einem computergeführten Programm mit Berechtigungen versehen werden, sodass keine Daten an unbefugte Personen gelangen können.
Projekte deutlich leichter fakturieren
Sehr stark kann die Fakturierung von einem detaillierten Erfassen aller Zeiten innerhalb von Projekten profitieren. Zum einen über die Ersparnis von Zeit bei der Rechnungserstellung und zum anderen über die bessere Beweisführung gegenüber den Auftraggebern. Eine Zeiterfassung lässt sich optimal mit dem Programm zur Rechnungsstellung verknüpfen. Es können unterschiedliche Stundensätze angelegt werden, die für aufwendige und weniger aufwendige Leistungen zur Abrechnung kommen. Alle Zeiten, die ein Mitarbeiter auf ein bestimmtes Projekt bucht, lassen sich so per Knopfdruck in eine Rechnung übernehmen. Die Abrechnungssoftware übernimmt die Arbeit der Verrechnung, wodurch sich der administrative Aufwand verringern lässt.
Sollten Supportfälle zur Abrechnung kommen, so können beispielsweise die Telefonkosten für eine Beratung einzelnen Projekten zugeordnet und wie die Arbeitszeit der Mitarbeiter anhand von fixen Pauschalen oder von flexiblen Beträgen belastet werden. Die Transparenz sorgt für weniger Rückfragen und weniger Klärungsbedarf beim Auftraggeber während der Rechnungsprüfung. Beide Seiten sparen dadurch Aufwand und können sich der eigentlichen Kernaufgabe im Unternehmen widmen. Diskussionen über erbrachte Leistungen gehören mit eine softwareunterstützen Aufbereitung von Projektzeiten der Vergangenheit an.
Software für die Erfassung von Projektzeiten
Die Vorteile der Registrierung der Zeit mit einem Programm liegen klar auf der Hand. Ohne Computerunterstützung wäre der Aufwand einer genauen Zuordnung deutlich höher, was die Verwaltungskosten in die Höhe treibt. Lässt sich die Zeiterfassung zusätzlich mit dem Rechnungsprogramm verknüpfen, so sind die Synergien, die die beiden Softwarebausteine bieten, riesig. Genau diesen Abbau von administrativen Tätigkeiten erreichen Sie über die Softwarelösungen von ameax. Mit dem Programm ameax Projektzeiterfassung profitieren Sie von einer unkomplizierten und nachvollziehbaren Zeiterfassung. Das Tool ameax Faktura als passendes Gegenstück nutzt die gewonnenen Daten und schreibt per Knopfdruck die zugehörige Rechnung, wodurch gesamte Projekte mit nur wenigen Klicks zur Abrechnung kommen.
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