Abschlagsrechnungen mit der ameax Faktura erstellen

Im Baugewerbe oder im Handwerk sind Projekte über einen längeren Zeitraum gängige Praxis. Damit die Auftragnehmer nicht mit zu hohen Beträgen in Vorleistung gehen, können sie Abschläge abrechnen. Wir erklären Ihnen, was es mit dieser Rechnungsart auf sich hat, wie sich die Beträge errechnen und wie die Steuer an das Finanzamt abgerechnet werden muss. Damit der Buchhaltung die Rechnungsstellung vereinfacht wird, bringen wir Ihnen außerdem die automatische Abrechnung über Muster näher.

Definition und Inhalt der Abschlagsrechnungen

Bei einer Abschlagsrechnung handelt es sich vereinfacht gesagt um eine Zwischenrechnung während einer längeren Projektphase. Ist ein Unternehmen längere Zeit für einen Auftraggeber tätig, so geht es mit seiner Produktion oder seinen Dienstleistungen in Vorleistung. Die Unternehmensführung leistet Vorauszahlungen in Form von Herstellungskosten oder Löhnen und Gehältern.

Damit ein Auftragnehmer dies leisten und die Zeit bis zur eigentlichen Schlussrechnung überbrücken kann, werden zwischen dem Kunden und dem ausführenden Unternehmen Abschläge vereinbart. Hierbei handelt es sich um einen Teil der Gesamtsumme, die für den kompletten Auftrag beispielsweise mit der Unternehmensführung vereinbart wurde. Über die Zahlung eines Teils des Vorgangs, welcher über mehrere Monate oder Jahre geht, verliert das ausführende Unternehmen an Risiko. Sollte der Kunde zum Ende des Prozesses zahlungsunfähig werden oder mit der Zeit einen Teil der Leistungen kündigen wollen, so hat das ausführende Unternehmen durch die Abschlagszahlungen dennoch Geld eingenommen, welches bei einer reinen Schlussrechnung nicht der Fall wäre.

Das Aussehen der Abschlagsrechnung muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, die an jede Rechnung gelten. Das Arbeiten mit einem Muster ist zur Vermeidung von Fehlern ratsam.

Folgende Angaben müssen in Abschlagsrechnungen, Endrechnungen oder Teilrechnungen enthalten sein:

Rechnungsbezeichnung mit Begriff „Abschlagsrechnung“
Fortlaufende Rechnungsnummer unter Nennung eventueller bisheriger Nummern von Abschlagsrechnungen für den gleichen Vorgang.
Angaben des leistenden Unternehmens
Angaben des Rechnungsempfängers
Rechnungsdatum
Lieferzeitraum, wobei dieser bei einer Abschlagsrechnung durchaus in der Zukunft liegen kann
Bezeichnung der Ware und Dienstleistung, die im Falle der Abschlagsrechnung für eine spätere Nachverfolgung detailliert erfolgen sollte
Aktueller Steuersatz
Umsatzsteueridentifikationsnummer, wenn Umsatzsteuer ausgewiesen wird
Eventuell der Satz zum Grund der Umsatzsteuerbefreiung
Netto-, Steuer- und Bruttobetrag

Inhalt der Abschlagsrechnung

Der Inhalt einer Abschlagsrechnung ist gesetzlich über den § 14 Abs. 4 UStG geregelt und beschreibt die hier bereits erwähnten Pflichtangaben. Eine Abschlagsrechnung unterscheidet sich somit von der herkömmlichen Rechnung nur über das Wort „Abschlagsrechnung“ und über die bereits vorab geleisteten Zahlungen. Im Vergleich zur klassischen Rechnung spielen bei den Abschlagszahlungen die Höhe und der Zeitpunkt der Rechnungsstellung eine wichtigere Rolle, weshalb wir diese Aspekte kurz durchleuchten möchten.

Höhe der Abschlagszahlungen

Wie hoch die Zahlung für den jeweiligen Abschlag ausfällt, hängt selbstverständlich vom Umfang des Auftrags ab. Die Vorauszahlungen sind somit eng mit der Zeit und dem Teil der Leistungen verknüpft, die am Ende in die Schlussrechnung einfließen werden. Grob gesagt, kann der jeweilige Betrag von der Wertfestsetzung der Leistung beim Auftraggeber abgeleitet werden.

Anfang 2018 wurde hiermit der strittige Begriff Wertzuwachs ersetzt. Detailliert sind die Regelungen zur Höhe der Abschläge im § 632a BGB verankert. Wenn der Vertrag Vorauszahlungen nicht ausschließt, können diese vom Auftragnehmer immer verlangt werden, sobald die Bedingungen hierfür erfüllt sind. Dabei muss der Betrag jedoch berechtigt und nachvollziehbar sein. Ein prozentualer Anteil vom Gesamtbetrag eines Projektes ist eine gern gewählte Höhe für eine Abschlagszahlung. Um Streitigkeiten zu verhindern, ist es absolut ratsam, dass die regelmäßigen Zahlungen vor dem Projektbeginn besprochen und individuell vereinbart werden. Besonderheiten gelten im Baurecht und im Verbrauchervertrag, sodass hier im Detail geprüft werden sollte.

Zeitpunkt des Abschlags

Ist ein Teilprojekt auf den Faktor Zeit bezogen abgeschlossen oder wurden Teile eines größeren Vorhabens geliefert, so kann dem Auftraggeber ein Abschlag berechnet werden. Im Idealfall wird bei der Verhandlung zu der Höhe der Beträge auch über die Zeitpunkte der Abschläge im Vorfeld eine Einigung erzielt. Jedes längere Projekt lässt sich sinnvoll in Abschnitte aufteilen, sodass nach dem Erreichen gewisser Meilensteine oder Zeitpunkte eine Abschlagsrechnung erstellt wird, ehe zum Abschluss die Endrechnung erfolgt. In dieser Schlussrechnung werden die bisherigen Abschlagsrechnungen berücksichtigt und die verbleibende Differenz in Rechnung gestellt.

Anwendungsbereiche einer Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen sind in gewissen Branchen gelebter Standard. Als naheliegendes Beispiel sei hier das Bauwesen genannt. Große Bauprojekte kosten den Auftraggeber viel Geld, mit dem er in Vorleistung geht. Daher sind Abschlagsrechnungen nach vorab definierten Bauabschnitten üblich. Auch im Maschinenbau oder im Handwerk sind Zwischenzahlungen immer dann ratsam, wenn ein großer Auftrag bearbeitet wird, der zudem als kostenintensiv einzustufen ist. Wann eine Teilzahlung vorliegt und wie die Umsatzsteuer bei solchen Rechnungen zu verarbeiten ist, klären wir im Folgenden.

Unterschied zur Teilzahlung

Eine Teilzahlung muss zwingend von einer Abschlagsrechnung unterschieden werden, weshalb eine Buchhaltung auf diese Arten der Rechnungen immer einen gesonderten Blick haben sollte. Während ein Abschlag von der Gesamtsumme des Auftrags abhängt und durchaus als Vorauszahlung erfolgen kann, wird eine Teilsumme nach tatsächlichen Leistungen berechnet. Es wird somit für die Abschlagsrechnung zumeist ein prozentualer Anteil von der Abrechnungssumme gewählt, wenn deren Betrag bereits im Vorfeld feststeht. Sie dient somit in erster Linie der Liquidität und dem Zahlungsfluss, während bei der Teilzahlung bereits vollbrachte Leistungen feststehen und tatsächlich in Rechnung gestellt werden.

Beispiel: Ihr Unternehmen ist eine Marketingagentur, die die Onlinepräsenz eines größeren Konzerns erstellt. Der gesamte Vorgang ist über 18 Monate ausgelegt und wird pauschal 180.000 EUR kosten. Um die Personalkosten zu finanzieren, stellen Sie dem Kunden monatlich Abschlagsrechnungen über 10.000 EUR aus. Arbeiten Sie mit Teilrechnungen, so können Sie nach geleisteten Meilensteinen abrechnen. Beispielsweise berechnen Sie nach dem Erstellen der Website 50.000 EUR, nach dem Aufbau einer Social-Media-Präsenz 50.000 EUR und nach dem Abschluss des gesamten Projektes noch einmal 80.000 EUR.

Betrachtung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer muss bei Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen unterschiedlich behandelt werden. Bei einer Abschlagsrechnung wird das Abführen der Steuer an das Finanzamt von der Zahlung abhängig gemacht. Wird beispielsweise ein Betrag für den kommenden Monat in Rechnung gestellt, so muss beim Ausgleich der Rechnung im aktuellen Monat die nächste Umsatzsteuervoranmeldung genutzt werden. Bei einem Rechnungsausgleich im kommenden Monat ist der Betrag erst bei der übernächsten Umsatzsteuervoranmeldung abzuführen. Bei einer Teilrechnung muss die Umsatzsteuer abgeführt werden, sobald die Leistung vollbracht wurde. Zur Vereinfachung kann die Rechnung über die Leistung um einen Monat verschoben werden, damit monatsübergreifende Vorgänge praktikabler versteuert werden.

Abschlagsrechnungen mit einer Software erstellen

Sind regelmäßige Finanzflüsse für einen Teil des Vorgangs vereinbart, so ist es ratsam, dass Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen mit einem Rechnungsprogramm erstellt werden. Hat sich die Unternehmensführung zum Kauf einer solchen Software entschieden, werden sich die Vorteile in der Buchhaltung schnell zeigen.

Viele unterschiedliche Rechnungsprogramme unterstützen durch Muster bei der schnellen und sicheren Abrechnung. Der Buchhaltung wird über die Software zu einer korrekten Ausstellung der Rechnungen verholfen, sodass der Kunde, das Finanzamt oder andere Beteiligte korrekte Belege erhalten.

Vor allem bei Schlussrechnungen wird dafür gesorgt, dass jede Rechnungsnummer vom Teil des Auftrags vorhanden ist. Ein weiterer Vorteil der Software ist die transparente Archivierung. Alle Rechnungen sind schnell einsehbar und speziellen Kunden oder Vorgängen zuzuordnen. Auch der Zahlungslauf und die damit verbundenen Mahnungen können über eine intelligente Rechnungssoftware bequem gesteuert werden. Testen Sie unser Rechnungsprogramm ameax Faktura kostenfrei für die nächsten 30 Tage und lassen sich von den Mustern und der einfachen Handhabung überzeugen!