Den Fakturierungsprozess mit einer Faktura Software revolutionieren
Die Fakturierung wird in einem Prozess der Auftragsbearbeitung meist als Beiwerk abgetan. Hierdurch entstehen Personalkosten und keinerlei Wertschöpfung wird generiert. Dabei ist es das Erstellen von Rechnungen, über das letztendlich Geld in das Unternehmen gelangt. Beim Erstellen von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen müssen verschiedene kaufmännische Vorgaben im Blick behalten werden. Deshalb erscheint es sinnvoll, dass das Rechnungswesen durch eine Software für Rechnungen unterstützt wird. Dieses professionelle Fakturierungsprogramm hilft durch Rechnungsvorlagen zu einer schnelleren und sicheren Fakturierung der Aufträge.
Was wird unter Faktura und Faktura Software verstanden?
Rein auf die Wortherkunft geachtet, ist eine Faktura die lateinische Bezeichnung für eine Rechnung. In der kaufmännischen Arbeitswelt wird heute jedoch unter dem Begriff die Gesamtheit der notwendigen Dokumente für das Rechnungswesen bezeichnet. Hierunter fallen beispielsweise Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Mahnungen, Quittungen und weitere verschiedene Papiere. Die Fakturierung ist also der gesamte Prozess der Rechnungsstellung, im Gegensatz zu den Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen, die die tatsächlichen Belege darstellen. Die Faktura Software wiederum ist das professionelle Rechnungsprogramm, welches den letzten Schritt der Auftragsbearbeitung über Rechnungsvorlagen und andere Auswertungen unterstützt.
Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten?
Das kaufmännische Erstellen von Rechnungen ist ohne Vorkenntnisse nicht zu unterschätzen. Die Belege im Zusammenhang mit der Faktura müssen den Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz entsprechen. Hierin ist zunächst geregelt, dass Rechnungen in schriftlicher Form ausgestellt werden müssen, wobei elektronische Rechnungen erlaubt sind, wenn der Empfänger hiermit einverstanden ist.
Das Handels- und Steuerrecht schreiben genau vor, welche Daten auf den Dokumenten enthalten sein müssen:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers und Rechnungsempfängers
- Steuernummern oder Umsatzsteueridentifikationsnummern
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Daten über erbrachte Leistungen inklusive Anzahl der Artikel oder Dienstleistungen
- Zeitpunkt der Leistung
- Höhe Entgelt netto und brutto
- Umsatzsteuer inklusive Umsatzsteuersatz
- Hinweis zu Aufbewahrungspflichten beim Kunden
Nach einem Blick auf diese Liste wird schnell deutlich, dass das Fehlerpotenzial im Rechnungswesen hoch ist. Viele Unternehmen werden daher bei der Fakturierung über Rechnungsvorlagen einer Faktura Software wie DATEV unterstützt. Zusätzlich zu den inhaltlichen Vorgaben müssen die GoBD-Gesetze hinsichtlich einer korrekten kaufmännischen Buchführung beachtet werden, was insbesondere die Erfassung und Archivierung der Dokumente betrifft.
Faktura Software zur Vereinfachung der Rechnungsstellung
Um im Zusammenhang mit der Fakturierung keine bösen Überraschungen zu erleben, hilft ein Rechnungsprogramm bei der Vereinfachung der Prozesse und deren Optimierung. Außerdem ermöglicht eine solche Software mit wenigen Klicks einfach einen Überblick zu sämtlichen Belegen zu erhalten. Die Vorteile einer Fakturierungssoftware lassen sich in unterschiedlichen Rubriken zusammenfassen.
Weniger Aufwand:
Die Fakturierung selbst bietet keine Wertschöpfung, weshalb der letzte Prozess der Auftragsverwaltung so schnell wie möglich abgehandelt werden sollte. Durch Schnittstellen zu Kundendaten, Lieferscheinen oder Angeboten bietet die Fakturierungssoftware das Schreiben von Rechnungen mit wenigen Klicks.
Archivierung:
Die gesamte Verwaltung aller Dokumente an einem zentralen Ort ermöglicht Recherchen anhand von Kundendaten, der Artikelverwaltung oder Lieferanten. Es lassen sich über die Faktura Software Auswertungen fahren und ein erweitertes Controlling betreiben.
Rechtssicherheit:
Die Fakturierungssoftware unterstützt über ihre Vorlagen und Funktionen beim rechtssicheren und fehlerfreien Ausstellen von Dokumenten. Das Schreiben von kaufmännischen Mahnungen sowie aufwendige und zeitraubende Stornierungen gehören der Vergangenheit an.
Wichtige Funktionen einer Faktura Software
Damit ein Rechnungsprogramm alle Vorteile liefern kann, sollte bei der Anschaffung auf die wichtigsten Funktionen geachtet werden. In erster Linie ist hierbei die Kombination aus der Erstellung von Angeboten und Rechnungen empfehlenswert. Kann über die Faktura Software aus den Angeboten heraus direkt eine Rechnung geschrieben werden, so ist administrativer Aufwand gespart. Dabei sollten Variablen wie Abo-Rechnungen oder Teilrechnungen zu den Möglichkeiten gehören. Auch die Verwaltung der Mahnungen sollte für eine vereinfachte Vorgehensweise aus der Fakturierungssoftware heraus durchführbar sein. Eine Schnittstelle zur Kundenverwaltung, zu DATEV oder zu Kontakten von Lieferanten bietet die Übernahme von Daten durch wenige Klicks. Als nützlich lässt sich der Versand elektronischer Rechnungen direkt aus der Software heraus bezeichnen. Im Idealfall ist es ermöglicht, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine aus der Auftragsverwaltung mitzuschicken. Oftmals lässt sich eine Fakturierungssoftware mit der Artikelverwaltung verknüpfen, wodurch der Lagerbestand geführt werden kann. Weitere Schnittstellen könnten zum Onlineshop, zum Programm des Steuerberaters oder zu weiterer Software beispielsweise von DATEV hergestellt werden.
Fazit zur Faktura Software
Alle Unternehmen die Rechnungen erstellen, sollten sich mit einem Rechnungsprogramm bereichern. Gerade die Möglichkeit der Schnittstellen zur Kundenverwaltung oder dem Führen von Artikeln ist als großer Vorteil innerhalb der Auftragsbearbeitung zu nennen. Testen Sie unser umfangreiches Rechnungsprogramm ameax Faktura und lassen sich von der schnellen und flexiblen Art der Fakturierung überzeugen!
