"Kalte“ Telefonakquise – Tipps zur Anwendung in der Praxis
Die kalte Telefonakquise zählt im B2B (Business to Business) Kontext zwar zum sogenannten Outbound Marketing (traditioneller Marketing-Ansatz), ist aber nach wie vor ein Akquise-Ansatz, der im Vertrieb häufig eingesetzt wird und durchaus recht erfolgreich sein kann. Verstärkt eingesetzt wird diese Art der Akquise bei Neugründern, die noch keine Bestandskunden haben und sich damit erst versuchen, auf dem Markt zu etablieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen die wichtigsten Tipps zur erfolgreichen Umsetzung der Telefonakquise vorstellen, sodass auch Sie Ihre kalte Telefonakquise im Rahmen des Vertriebs optimieren können.
Hinweis: Der direkte Anruf bei privaten Kunden ist nur dann erlaubt, wenn diese Ihnen vorab Ihre Einwilligung gegeben haben. Unaufgeforderte Anrufe zu Werbezwecken, das heißt ohne vorherige Einwilligung zur Kontaktaufnahme, sind per Gesetz verboten. Im B2B Bereich ist die kalte Akquise von Kunden grundsätzlich ebenfalls nicht ohne Einwilligung erlaubt. Hier formuliert der Gesetzgeber allerdings eine wichtige Ausnahme. Sofern nämlich potenzielle B2B Kunden an Ihrem offerierten Angebot „mutmaßlich“ interessiert sein könnten, haben Sie das Recht anzurufen. Das mutmaßliche Interesse ergibt sich in aller Regel daraus, dass ein sachlicher Zusammenhang zwischen dem angebotenen Produkt beziehungsweise der Dienstleistung und dem Unternehmensprofil Ihres Ansprechpartners besteht.
Diese 6 Tipps sollten Sie unbedingt berücksichtigen für den Erfolg Ihrer „kalten“ Telefonakquise
Für die telefonische Akquise im B2B Bereich mit kaltem Kontakt zu einem potentiellen Kunden gibt es kein allgemeingültiges Geheimrezept, das zum Erfolg führt. Jedoch gibt es einige Dinge, die Ihnen zum Erfolg bei Ihrer Akquise verhelfen können. Hierzu finden Sie nachfolgend die zentralen Tipps.
Tipp 1: Definieren Sie Ihre Zielgruppe so konkret wie möglich
Bevor Sie beginnen, das Telefonat an sich vorzubereiten, sollten Sie sich im ersten Schritt, wie im Marketing üblich, genauestens mit Ihrer Zielgruppe beschäftigen. Machen Sie sich Gedanken, welche Zielgruppe Sie überhaupt erreichen möchten. Wer hat einen Bedarf für Ihr Produkt? Was ist Ihrer Zielgruppe beim Kauf eines Produktes wichtig? Abhängig von Ihrer Zielgruppe können Sie dann auch die Ansprache dieser Personen auswählen. Diese Informationen können zudem in der klassischen Werbung verwendet werden. Durch diese Vorgehensweise sparen Sie sich den einen oder anderen unnötigen Anruf und damit auch Arbeit und wertvolle Zeit, die Sie bereits in das nächste Telefonat investieren könnten. Damit erhöhen Sie auch den Erfolg Ihrer Akquise-Tätigkeit. Adresshändler bieten Kontaktdaten möglicher Interessenten an. Diese Möglichkeit könnten Sie auch nutzen, um Daten hinsichtlich potentieller Kunden zu gewinnen.
Außerdem kann es auch hilfreich und sinnvollsein, dass Sie sich ein quantitatives Ziel setzen, wie viele Ansprechpartner Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen möchten. Dabei ist es besonders wichtig, ein realistisches Ziel zu wählen. Würde ein Ziel unerreichbar erscheinen, leidet die Motivation der Verkäufer darunter. Dies hätte wiederum einen negativen Einfluss auf den Erfolg der Gespräche. Die Erreichung eines Ziels wirkt dagegen motivierend.
Um in der Firma auch den richtigen Ansprechpartner zu erreichen, sollten Sie für den ausgewählten Kunden den Entscheider identifizieren, der letztendlich für den Kauf verantwortlich ist. Falls Sie für Ihren Ansprechpartner keine Kontaktdaten finden, wenden Sie sich idealerweise an das Vorzimmer, um mit dem Entscheider in Kontakt zu treten.
Tipp 2: Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre für Ihre Gespräche
Informieren Sie Ihre Kollegen idealerweise darüber, dass Sie die nächsten Stunden mit der Telefonakquise beschäftigt sind und in dieser Zeit wirklich nur im Notfall erreichbar sind. Hintergrund hierfür ist, dass es äußerst unprofessionell wirkt, wenn Ihre durchdachte und gut vorbereitete Akquise durch laute Hintergrundgeräusche oder sogar direkte Zwischenrufe gestört wird.
Wie Sie das Telefonat genau durchführen, ob im Sitzen, Stehen oder währenddessen Sie herumlaufen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Finden Sie heraus, wie Sie sich für Ihre telefonische Akquise am besten fühlen. Nehmen Sie sich außerdem genügend Zeit, sodass Sie mit Ihrem potentiell zukünftigen Kunden in Ruhe sprechen können und die telefonische Akquise nicht zwischen Tür und Angel stattfindet. Dadurch erhöhen Sie folglich auch den Erfolg Ihrer Akquise. Die persönliche Ansprache mit dem Namen ist wie allgemein im Vertrieb bekannt von großer Bedeutung.
Tipp 3: Trainieren Sie einen „Elevator Pitch“
Die Basis für ein erfolgreiches Telefonat im Rahmen der telefonischen Akquise liegt in der Regel darin, kurz und knapp die wesentlichen Informationen gekonnt und direkt zu kommunizieren. Jeder Verkäufer sollte beim ersten Kontakt mit einem Kunden in der Lage sein, sein eigenes Produkt beziehungsweise seine eigene angebotene Leistung in circa fünf Sätzen zusammenzufassen, denn Gespräche können oft recht kurz sein. Aus diesem Grund zählt jede Sekunde.
Tipp 4: Vermeiden Sie „Fachchinesisch“ und trockene Fakten beim Erstgespräch
Detailliertes Fachwissen und komplizierte Details gehören nicht in das Erstgespräch einer Akquise per Telefon. Bereiten Sie fachliche Aspekte so auf, dass Ihr Gegenüber neugierig wird und die Einwilligung zu einem Termin zur Klärung weiterer Details gibt oder den Termin bestenfalls sogar selbst vorschlägt. Es muss nicht unbedingt das Ziel sein, direkt beim ersten Kontakt einen Vertragsabschluss zu erzielen oder Ihr Produkt zu verkaufen!
Tipp 5: Seien Sie auf Einwände Ihres Gesprächspartners vorbereitet
Verkäufer sollten bei allen Gesprächen im Rahmen der telefonischen Kundenakquise mit Einwänden rechnen. Idealerweise bereiten Sie sich bereits vor dem Anruf auf diese vor und überlegen sich mögliche Reaktionen, mit welchen Sie Ihren Interessenten für sich und damit auch für Ihr Produkt gewinnen können. Bringen Verkäufer mögliche Gegenargumente selbst ein, bevor es der Kunde macht, und entkräftet diese sofort mit geeigneten Argumenten, erhöht sich gleichzeitig auch die Chance auf Erfolg hinsichtlich eines Kaufs des Produkts durch den Kunden. Gehen Verkäufer individuell auf vorhandene Sorgen des Kunden ein, fördert dies auch die persönliche Vertrauensbeziehung.
Tipp 6: Dokumentieren Sie die wichtigsten gewonnenen Informationen während des Gesprächs
Ein wichtiger Faktor für Erfolg bei der telefonischen Akquise ist das genaue Zuhören und dann auch Dokumentieren der wichtigsten Erkenntnisse. Idealerweise notieren Sie dies während des Gesprächs mit Ihrem Kunden direkt im jeweiligen Kundendatensatz innerhalb Ihres CRM Systems. Gegebenenfalls haben Sie sogar die Möglichkeit, einen weiteren Namen des Buying Centers (=Gruppe von Entscheidern in der Firma) zu erhalten, sodass Sie auch zu dieser Person recht unkompliziert direkt Kontakt aufnehmen können.
Eine CRM Software erleichtert Ihnen die kalte Telefonakquise
Die Arbeit im Vertrieb lässt sich durch ein CRM System stark vereinfachen. Der ameax AkquiseManager nimmt Ihnen zwar nicht die Telefonakquise komplett ab, sie erleichtert Ihnen das Marketing und die Werbung jedoch enorm. Sie haben die Möglichkeit, jeden Kontakt einer bestimmten Zielgruppe zuzuordnen. Anschließend können Sie dann, wie im Marketing üblich, nach Bedarf selektieren und Werbung ausspielen. Zudem bietet Ihnen der ameax AkquiseManager die Option, viele Daten auf einmal zu importieren. So können Sie beispielsweise einen Import von Daten über Online-Branchenportale durchführen.
Während eines Kontakts mit Ihrem Kunden, zum Beispiel per Telefon, notieren Sie sich wichtige Informationen zum Kunden direkt im ameax AkquiseManager. Auf diese Weise haben all Ihre Kollegen ebenfalls Zugriff auf diese Informationen. Der Kunde war so begeistert von Ihrem Produkt, dass er mehr von Ihnen hören möchte? Tragen Sie Termine in Ihrem Kalender ein und senden Sie dem Kunden automatisch eine Terminbestätigung zu.
Telefonakquise mithilfe externer Dienstleister
Obwohl der erste Kontakt mit dem Kunden eine hohe Bedeutung und einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens hat, wird die kalte Telefonakquise häufig nicht mehr vom eigenen Vertrieb oder betriebsinternen Telefonisten übernommen, sondern in Callcenter ausgelagert. Neben den Vorteilen, wie Zeitersparnis und der hohen Dichte von Anrufen, bringt das allerdings auch einige Nachteile mit sich. Damit die sorgfältig recherchierten, qualifizierten Daten in Hinblick auf Ihren Kunden und Ihre Zielgruppe von den Callcenter-Mitarbeitern so eingesetzt werden, dass ein bis dahin unbekannter Gesprächspartner Interesse an Ihrer Leistung bekundet, ist ein ausführlicher Leitfaden beziehungsweise qualifizierte Schulung, unter anderem für die Ansprache des potentiellen Kunden, erforderlich. Dieser Schritt wird häufig aus Unkenntnis, Zeitmangel oder aus Kostengründen versäumt, sodass ein beachtlicher Teil Ihrer wertvollen im Rahmen der Recherche durchgeführten Arbeit unwiederbringlich verloren geht, da die Neukundengewinnung oftmals scheitert.
Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass infolge der Ausgliederung des eigenen Vertriebs wichtige Gesprächspassagen entgehen. Der Aufbau erster persönlicher Beziehungen während des Telefongesprächs ist vollkommen unmöglich.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, inwieweit eine CRM Software die ausgelagerte Arbeit im Rahmen der kalten Telefonakquise sinnvoll unterstützen könnte. Das Problem besteht häufig darin, dass die Beurteilung der Features und Funktionen erst nach einer gewissen Testphase, im Idealfall im laufenden Unternehmensbetrieb, möglich ist. Schließlich geht es nicht nur um das Sammeln von Adressen oder das Anlegen eines Adresspools. Es empfiehlt sich daher, den Test betriebsintern durchzuführen, danach den externen Dienstleister zu schulen und erst dann das Callcenter mit groß angelegtem Marketing und Werbung zu beauftragen.
Zum Schluss noch ein Gedanke zu den Kosten: Unter Berücksichtigung der genannten Informationen ist es nicht mehr zwangsläufig so, dass ausgelagerte Akquise günstiger ist als unternehmensinterne Aktivitäten. Eine sorgfältige Vorabkalkulation lohnt sich nicht nur im Interesse der Neukundengewinnung, sondern auch in Hinblick auf den Aufbau langfristig erfolgreicher Geschäftsbeziehungen.
So meistern auch Sie die kalte Kundenakquise per Telefon
Wenn Sie all die oben genannten Tipps beachten, haben Sie die Chance, Ihre telefonische Akquise zu optimieren und mehr Kunden für sich und Ihre Firma zu gewinnen. Mit jedem Telefonat, welches Sie im Rahmen der kalten Kundenakquise führen, haben Sie die Möglichkeit, einen Interessenten als neuen Kunden für sich zu gewinnen. Dabei sollten Sie jedoch unbedingt die gesetzlichen Regelungen beachten und keine privaten Kunden ohne Einwilligung kontaktieren.
Stimmen Sie die Ansprache auf den jeweiligen Interessenten und dessen Firma individuell ab, um die Kundenakquise so persönlich wie nur möglich zu gestalten. Auf diese Weise erhöhen Sie zudem die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gesprächspartner tatsächlich auch einen Kauf abschließt.
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