Pre Sales kompakt - alles, was Unternehmen wissen müssen
Die Pre Sales Phase bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen und Kunden. Versäumnisse in dieser Phase können mitunter dazu führen, dass Marketing- und Vertriebsaktivitäten nicht den gewünschten Erfolg bringen, da sie an der Zielgruppe vorbei agieren. Nehmen Unternehmen die aktive Gestaltung der Phase hingegen ernst, können sie sich über eine gesteigerte Conversion Rate und eine wesentlich verbesserte Kundenbindung freuen. Wie Sie dies auch für Ihr Unternehmen erreichen und welche Stellschrauben für die Pre Sales Phase essenziell sind, verraten wir in diesem Beitrag!
Definition Pre Sales - das steckt hinter dem Begriff
Sie haben schon mal von Pre Sales gehört, sind sich aber nicht sicher, was sich genau hinter dem Begriff verbirgt? Wir haben die Definition! Unter Pre Sales versteht man allgemein gesprochen alle Aktivitäten und Prozesse, die sich vor dem tatsächlichen Verkauf des Produkts oder der Dienstleistung abspielen. Bereits diese allgemeine Fassung des Begriffs zeigt, wie vielfältig die Aufgaben und Aktivitäten sein können. Insbesondere geht es darum, potenzielle Kunden sicher zu identifizieren und zu gewinnen, aber auch, sie auf den Abschluss vorzubereiten. Ziel dieser Phase ist es, die potenziellen Kunden sicher zu identifizieren, für das Produkt oder die Dienstleistung zu begeistern und für den Abschluss zu gewinnen.
Sie darf deswegen keineswegs vernachlässigt oder unterschätzt werden. Wird die Pre Sales sorgfältig geplant und umgesetzt, bildet sie die Grundlage für erfolgreiche, langfristige Kundenbeziehungen, da der Abschluss auf einer fundierten Kaufentscheidung basiert. Zu den typischen Anforderungen des Pre Sales-Prozesses gehören die folgenden:
Kundenanforderungen identifizieren
Am Beginn stehen stets die Bedürfnisse und Herausforderungen der potenziellen Kunden. Eine regelmäßig durchgeführte Zielgruppenanalyse und die Aktualisierung der Buyer Persona sind unerlässliche Grundlagen dafür. Soziodemografische Eigenschaften, häufige Probleme und Wünsche der idealtypischen Kunden werden charakterisiert. Im nächsten Schritt können passende Lösungen identifiziert werden, die das Produkt oder die Dienstleistung für die Kunden bereithalten.
Produktpräsentation
Die Pre Sales-Phase ist auch dazu da, das Produkt bzw. die Dienstleistung ins rechte Licht zu rücken und für die Zielgruppe als optimale Lösung zu präsentieren. Dazu eignen sich nicht nur herkömmliche Werbemittel, sondern auch Produktdemonstrationen, Präsentationen oder Workshops. Selbstverständlich müssen entsprechende Präsentationen an die spezifischen Anforderungen der Kunden angepasst werden.
Beratung der potenziellen Kunden
Ist das Interesse an dem Produkt oder der Dienstleistung erst einmal geweckt, ist es die Aufgabe des Unternehmens, die entsprechenden technischen und fachlichen Informationen bereitzustellen und potenziellen Kunden mit fundierten Antworten und Einwandbehandlung zur Seite zu stehen.
Individuelle Angebote erarbeiten
Gerade im B2B ist das Erstellen maßgeschneiderter Angebote für potenzielle Kunden eine wichtige Tätigkeit der Pre Sales-Phase. Hier ist eine nahtlose Kooperation mit dem Vertriebsteam erforderlich, um Preise und Leistungsumfänge präzise zu definieren.
Proof of Concept präsentieren
Am besten lassen sich potenzielle Kunden aber mit einem konkreten Proof of Concept überzeugen. Dazu kann beispielsweise ein Testprojekt gehören oder eine Testimplementierung mit realistischen Daten, die Machbarkeit und Nutzen für die potenziellen Kunden unterstreichen.
Pre Sales B2B oder B2C
Je nachdem, ob sich die Zielgruppe im B2B- oder B2C-Segment befindet, müssen auch die Maßnahmen entsprechend abgestimmt gestaltet werden. Generell gilt: im B2B ist deutlich intensiverer persönlicher Kontakt erforderlich, da es sich zumeist um langfristige Kundenbindungen und hochpreisigere Produkte und Dienstleistungen handelt, als dies im B2C-Segment der Fall ist.
Diese Vorteile bietet eine aktiv gestaltete Pre Sales-Phase
Für eine erfolgreiche Pre Sales-Phase müssen Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten und sich sorgfältig abstimmen. Gelingt dies, können sich Unternehmen über zahlreiche Vorteile freuen, die ein gesunder, stets wachsender und zufriedener Kundenstamm mit sich bringt.
Umsatzsteigerung
Erfolgreiche Pre Sales-Phasen sorgen selbstverständlich für ein optimales Abschlussverhalten auf Seite der Zielgruppe. Dies sorgt für eine merkliche Steigerung des Umsatzes und damit für eine Optimierung des gesamten Geschäftserfolgs.
Ressourcenoptimierung im Vertrieb
Immer dann, wenn die Maßnahmen die potenziellen Kunden bereits optimal vorbereiten, trifft das Vertriebsteam auf informierte Gesprächspartner, die wissen, was sie wollen und benötigen. Dies erleichtert die Arbeit des Vertriebs und hilft dabei, die Vertriebsressourcen optimal zu bündeln.
Optimierte Customer Journey
Abhängig von Produkt oder Dienstleistung kann die Customer Journey ganz schön lang werden und die verschiedensten Stationen umfassen. Im Pre Sales gut informierte Interessenten können in ihrer Kundenreise weit vorangetrieben werden und schneller zum Abschluss gelangen.
Vertrauensaufbau und Loyalität
Bereits vor dem Abschluss ernst genommen zu werden, ist für viele Interessenten ein großer Pluspunkt. Die gut gestaltete Phase vermittelt Wertschätzung und unterstützt dadurch den Aufbau von Bindung und Loyalität.
Verbesserte Kundenbeziehung
Die grundgelegten Vorteile bleiben nach dem Abschluss erhalten, Unternehmen freue sich über eine angenehme Kundenbeziehung, die einen langen Kundenzyklus verspricht und von Kommunikation auf Augenhöhe geprägt ist.
Pre Sales, Sales und Aftersales - der Vertriebsprozess
Der Pre Sales-Abschnitt ist nur einer von drei Abschnitten, die den Vertriebsprozess charakterisieren. Interessenten an Produkt oder Dienstleistung starten in dieser Phase. Diese Grundinteresse wird vom Unternehmen weiter ausgebaut, um Abschlussreife zu erlangen, indem der Lead weiterqualifiziert wird.
Die Sales-Phase ist der Zeitpunkt des direkten Kontakts zwischen dem potenziellen Kunden und dem Unternehmen. Hier werden Kaufverhandlungen oder weitere Angebotspräsentationen durchgeführt oder ein Kaufvertrag wird nochmals gründlich gemeinsam überarbeitet und der Abschluss erreicht. Ziel dieser Phase ist die Konvertierung des Leads in den Kundenstatus.
Der Lead hat abgeschlossen, ist die Customer Journey nicht vorbei. Es geht in die Aftersales-Phase über. Hier hat das Unternehmen die Aufgabe, die Kundenzufriedenheit dauerhaft sicherzustellen und sich für eine langfristige Kundenbindung einzusetzen. Dadurch entstehen neue Möglichkeiten des Cross- und Upsellings, aber auch ein möglichst langer Kundenlebenszyklus.
Welche Rolle hat Pre Sales im Vertriebsprozess?
Pre Sales bildet den Grundpfeiler des Vertriebsprozesses und des Leadmanagements. Hier dreht sich alles um die tatsächlichen Kundenbedürfnisse, und welche Lösungen am besten zu den typischen kundenbezogenen Schmerzpunkten passen. Hier untersuchen wir die Rolle von Pre Sales im Vertriebsprozess im Detail:
Leadmanagement
Leadgenerierung und Leadqualifizierung sind Aufgaben vom Leadmanagement und sind fest in dieser Phase verwurzelt. Ziel ist es, möglichst viele potenzielle Interessenten zu identifizieren und zu Leads weiterzuentwickeln. Dazu werden Marketingkampagnen umgesetzt, die auf spezifische Zielgruppen abgestimmt sind. Zugleich werden die gewonnenen Leads bereits qualifiziert und nach Abschlussreife bewertet. Auf diese Weise sorgt das Leadmanagement dafür, dass der Vertrieb mit möglichst zahlreichen, aussichtsreichen Leads versorgt wird.
Bedarfsermittlung und Lösungen
Pre Sales muss die Wünsche und Bedürfnisse der potenziellen Kunden fokussieren. Dazu ist eine Analyse der Kundenbedürfnisse erforderlich, die in direkten Gesprächen oder über Kundendatenanalysen möglich ist. Je genauer die Schmerzpunkte ermittelt werden, desto besser für den Vertrieb! Bereits in diesem Abschnitt der Bedarfsermittlung können individuelle Angebote an die Interessenten herangetragen werden, wobei insbesondere maßgeschneiderte Angebote die Nase vorn haben.
Customer Journey und Touchpoints analysieren
Je nach Produkt und Dienstleistung, aber auch abhängig von den Kundenbedürfnissen stellt die Customer Journey ein sehr individuelles Bild dar. Pre Sales-Maßnahmen müssen daher die typische Kundenreise der Zielgruppe analysieren und somit sicherstellen, dass diejenigen Kommunikationskanäle gewählt wurden, über welche die typischen Kunden überhaupt erreicht werden können. Hier hat sich ein Omnichannel-Ansatz bewährt, da dieser ein nahtloses Kommunikationserlebnis ermöglicht und jeder potenzielle Kunde auf seinem präferierten Kanal kommunizieren kann.
Vertriebsunterstützung
Pre Sales erfordert spezialisierte Präsentationen, Produktdemos und Materialien, die den Proof of Concept illustrieren, damit die Leads den Wert des Angebots erkennen. Damit eine möglichst konsistente Kommunikation mit dem Kunden entsteht, müssen die Materialien zwischen Sales, Vertrieb und Marketing gründlich abgestimmt werden. Im weiteren Prozess liefert die Vertriebsunterstützung wertvolle Zusatzdaten und Informationen über den einzelnen Lead, was es einfacher macht, Angebote direkt auf diesen abzustimmen.
Unternehmen, die Kaltakquise betreiben, können für diese ebenfalls spezifische Materialien einsetzen, wie beispielsweise Marktanalysen, Bedarfsprognosen oder weitere Einblicke in Entscheidungswege des Zielunternehmens. Entscheidend wichtig für diese Bestrebungen ist es, eine gezielte Akquisestrategie zu verfolgen, die Kundenansprache und Argumentationsführung umfasst.
Nachfassen beim Lead
Im Pre Sales-Prozess wird nicht nur hochspezialisierte Leadpflege betrieben, sondern auch Erfolgskontrolle. So stehen beispielsweise die wichtigen KPI wie Konversionsrate, Lead-to-Opportunity-Rate und weitere Kennzahlen im Fokus, um einzuschätzen, wie erfolgreich die Maßnahmen sind. Dies gibt dem Unternehmen das wichtige Feedback, Schwachstellen des Pre Sales-Prozesses zu identifizieren, um weitere Optimierungen am Prozess durchzuführen. So können beispielsweise die Leadqualifizierungskriterien weiter verbessert werden oder aber die Kommunikationsstrategien. Auch der Pre Sales-Prozess ist der laufenden Optimierung unterworfen und kann in seiner Effizienz gesteigert werden.
Tools und Technologien für Pre Sales
Wie wir bisher zeigen konnten, steht und fällt diese Pre Sales damit, die Wünsche und Bedürfnisse des individuellen Leads möglichst genau abbilden und im Leadmanagement aufgreifen zu können. Zentral dafür sind die über den Lead erhobenen Daten. Sie erfassen den Lead möglichst präzise und erlauben es Vertrieb und Marketing, seine Bedürfnisse möglichst genau zu definieren. Umso wichtiger sind deswegen passende Lösungen, um die wertvollen Kundendaten zu speichern und jederzeit für jede Abteilung abrufbar zu halten. Hier stellen wir drei Best Practises vor, mit denen Sie Ihr Unternehmen optimal unterstützen.
CRM-System für Leadmanagement
Hinter der Abkürzung verbergen sich die Begriffe „Customer Relation Management“, ein klarer Hinweis, dass es sich um ein essenzielles Tool für Leadmanagement handelt – aber auch darüber hinaus. CRM-Systeme speichern die Kundenstammdaten, aber auch die komplette Historie mit dem Unternehmen in einem einzigen Profil. Hier sind auch bereits erfolgte Bestellungen, Supportkontakte und weitere Interaktionen vermerkt. Im CRM-System können Nutzer alle verfügbaren Daten eines Leads auf einen Blick sehen und daraus dann wiederum fundierte Schlüsse auf Wünsche, Bedürfnisse oder andere relevanten Sachverhalte ziehen. Auch für Kundensegmentierungen ist ein CRM-Tool entscheidend, denn es kann mit wenigen Klicks und Filtereinstellungen alle Leads zusammenstellen, die über bestimmte Merkmale verfügen. So lassen sich Maßnahmen für die Leadpflege noch gezielter konzipieren und ausspielen.
Datenanalyse und Reporting
Für das Vertriebscontrolling und Berichtswesen sind Datenanalysen und Reportings unverzichtbar. Auch hier bilden CRM-Daten die Basis, auf welcher die Datenanalysen vorgenommen werden. Dabei kann es sich um Leadbewertungen und Priorisierungen von bestimmten Leads handeln, aber auch um Erfolgsmessungen von Kampagnen. Wenn spezialisierte Maßnahmen laufen, kann eine Erfolgsmessung zeigen, ob die entsprechenden Kampagnen auch die gewünschte Wirkung erreichen. Dazu werden KPI wie Kosten pro Lead, Konversionsrate oder Anzahl der gewonnenen Leads herangezogen. Datenanalysen können dabei helfen, die effizientesten Kanäle und Maßnahmen zu identifizieren und die Ressourcen entsprechend zu verteilen. zur Ermittlung von Bedarfsprognosen sind individuell angelegte Reportings interessant, gerade mit Hinblick auf das Optimieren der zukünftigen Umsatzentwicklung. Viele hochwertige CRM-Tools bringen entsprechende Funktionen zur Datenanalyse und Reporting bereits mit.
KI zur Pre Sales-Optimierung
Gerade im Pre Sales unterstützt KI heute schon in zahlreichen Bereichen und hilft Unternehmen, noch erfolgreicher ins Leadmanagement einzusteigen. Eingebaute KI-Funktionen in Tools, aber auch separate KI-Anwendungen sorgen für Effizienzsteigerung, Personalisierung und eine fast endlose Skalierbarkeit von Leistung, welche die menschliche Kapazität weit übersteigt. In der Leadqualifizierung kann KI durch automatisiertes Lead Scoring unterstützen, da diese Anwendungen Muster und Segmente mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit identifizieren können, die wiederum Aufschluss auf die Absichten der Leads geben. Weitere Aufgaben, wie Leadpflege und Dokumentenerstellung lassen sich von KI wesentlich schneller und zielgerichteter erledigen, als von einem menschlichen Mitarbeiter. KI hat in der Datenanalyse die Nase vorn, denn sie ist wesentlich schneller und genauer, als ein menschlicher Mitarbeiter dies je sein kann.
Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches Pre Sales
Wie wir gezeigt haben, handelt es sich bei Pre Sales um eine extrem vielschichtige Aufgabe, die sich am besten mit Tool-Einsatz, insbesondere mit CRM-Tools, lösen lässt. Folgende Faktoren sollten Unternehmer im Blick behalten, wenn sie mit einer Strategie neu durchstarten möchten.
Klare Kommunikation
Nicht immer läuft die Kommunikation zwischen Marketing, Sales und Vertrieb rund, aber für den optimalen Effekt sollten sich alle Abteilungen perfekt koordinieren. Etabliert werden sollte daher zumindest das gemeinsame Nutzen des CRM-Systems, damit alle Abteilungen den gleichen Blick auf den Kunden über die gleiche Datenbasis haben. Regelmäßige Teammeetings und Teamabstimmungen können weiter dazu beitragen, Pre Sales gemeinsam anzugehen und so den größten Erfolg rauszuholen.
Weiterbildung für Pre Sales Team
Auch ein gut aufgestelltes Pre Sales Team hat Weiterentwicklungsbedarf. Hier sollten Unternehmen ansetzen und regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen der Pre Sales-Mitarbeiter durchführen. Interessante Themenbereiche ergeben sich dabei zunächst auch aus den Bedarfen des jeweiligen Teams, generell sollten aber auch die Bereiche der Kaltakquise geschult werden, um noch mehr Erfolg aus den Pre Sales-Maßnahmen zu gewinnen. Gerade für Unternehmen, die primär im B2B-Segment arbeiten, sollten auch die segmentspezifischen Hürden behandelt werden und deren wirksame Lösungsansätze.
Datengestützte Entscheidungsfindung
Daten sind der Schlüssel, um die Wünsche und Bedürfnisse der Leads im Prozess zu erfassen. Deswegen sollte ein datengetriebener Ansatz bevorzugt werden, um Pre Sales-Maßnahmen vorzubereiten und im Nachgang zu analysieren. Ein wesentlicher Baustein dafür ist ein gutes CRM-System, dessen hochwertiger Leistungsumfang diese Aufgaben für Mitarbeiter ganz leicht umsetzbar macht. So kann über das CRM beispielsweise analysiert werden, welche Auswirkungen die Maßnahmen auf die Leads haben und ob diese sie in der Customer Journey entscheidend unterstützt haben. Schwachstellen lassen sich so über das Datenmaterial erkennen.
Content Marketing und SEO
Diese beiden typischen Marketingmethoden lassen sich auch im Pre Sales unterstützend einsetzen, unter anderem um passende Leads per Inbound zu generieren oder um Touchpoints an die perfekte Zielgruppe zu bringen. Content Marketing und SEO sind das perfekte Inbound-Team! Werden beide Methoden aufeinander abgestimmt, erreichen sie die gewünschte Zielgruppe quasi von selbst. Für die Zielgruppe hat dies den angenehmen Vorteil, sich nicht nur angesprochen, sondern auch verstanden zu fühlen – die perfekte Grundlage, um ihnen weitere Lösungen für ihre Wünsche und Bedürfnisse zu präsentieren.
Fazit: Pre Sales - unverzichtbarer Erfolgsfaktor eines jeden Unternehmens
Die Pre Sales-Phase gehört in den Bereich des Leadmanagements und bezeichnet alle Maßnahmen und Phasenabschnitte, die dem Abschluss vorausgehen. Hier findet hochspezialisierte Leadpflege statt, die für Optimierung der Abschlussreife sorgt und somit wesentlich für das Steigern des Unternehmensumsatzes ist. Unternehmen, die sich auf den Weg machen, ihre eigene Pre Sales-Phase aktiv zu gestalten und weiter voranzutreiben, gewinnen auf diesem Weg Kunden, die mit noch höherer Wahrscheinlichkeit zu begeisterten Anhängern werden und somit den Unternehmenserfolg maßgeblich vorantreiben.
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