Rolling Forecast: Entscheidungen und Budgets unterjährig optimieren
Ein Rolling Forecast, eine rollierende Vorhersage, verarbeitet regelmäßig und auch unterjährig neue Informationen. Die gesamte Planung, geschäftliche Entscheidungen und die Budgetierung können immer auf einem deutlich aktuelleren Stand gehalten werden als bei der traditionellen, einmal jährlich durchgeführten Prognose.
Wie leistungsfähig ein Rolling Forecast ist, welche Besonderheiten bei Rolling Forecasts zu beachten sind und wie die Implementierung optimal gelingt, erfahren Sie im Folgenden.
Was ist ein Rolling Forecast?
Beim Rolling Forecast handelt es sich um eine rollierende Vorhersage und Planung. Sowohl die Vergangenheitsdaten als auch die aktuellen Trends gehen in die Planung per Forecast ein.
Grundsätzlich dient jeder Forecast als Instrument der Steuerung. Abweichungen vom Plan werden erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen. Wichtig sind beispielsweise Budgetanpassungen, wie sie beim Rolling Budget, der rollierenden Budgetplanung, erfolgen.
Das Besondere beim Rolling Forecast ist der immer gleichbleibende Prognosehorizont. Er kann beispielsweise ein Jahr umfassen. Auch wird ein Intervall für die Erstellung und Überprüfung vom Forecast festgelegt – zum Beispiel die Zeitspanne von einem Quartal. In diesem Beispiel bildet der Rolling Forecast immer den Zeithorizont von einem Jahr ab und rolliert quartalsweise weiter. Für jedes neue Quartal werden die dann verfügbaren Ist-Daten neu in die Berechnung vom Forecast einbezogen. Der Vorteil für das Unternehmen: Entscheidungen erfolgen auf Basis der neuesten Daten, da die Planung per Forecast regelmäßig aktualisiert wird.
Eng mit Rolling Forecasts verbunden ist das Rolling Budget. Die prognostizierten Ausgaben werden im Rahmen der rollierenden Planung laufend aktualisiert. Ziel ist maximale Flexibilität in unsicheren Zeiten.
Traditionelle Budgetplanung oder Rolling Forecast?
Im Vergleich zu traditionellen Planungsmethoden bietet ein Rolling Forecast etliche Vorteile. Allerdings ist beim Rolling Forecast und beim Rolling Budget die Aufwand-Nutzen-Rechnung im Blick zu behalten.
Traditionelle Budgetplanung
Ziel der Budgetplanung ist es, alle voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben für eine bestimmte Zeit im Voraus zu planen. Ein eigenes Budget wird für verschiedene Bereiche im Unternehmen und meist für ein Jahr geplant.
Im Plan steht, welche Kosten und Auszahlungen in einer Budgeteinheit vorgesehen sind. Zum Budgetplan gehören Angaben über
- die verfolgten Ziele,
- alle Aktivitäten und Maßnahmen auf dem Weg zum Ziel,
- die benötigten Ressourcen,
- entstehende Kosten,
- die angestrebten Erlöse,
- das verfügbare Budget, mit dem die Lücke zwischen Kosten und Erlösen gedeckt werden kann.
Wie sich der Rolling Forecast von der traditionellen Budgetplanung unterscheidet
Rolling Forecasts werden fortlaufend, unterjährig und in regelmäßigen, festgelegten Abständen erstellt – im Gegensatz zum traditionellen Plan eben nicht nur einmal pro Jahr. Sie können den klassischen Forecast für ein Geschäftsjahr entweder ergänzen oder komplett ersetzen. Wichtig für die Planung: Die gesetzlichen Rahmenvorgaben, unter anderem für Abschlüsse, sind natürlich trotzdem einzuhalten.
Rollierende Forecasts haben immer den gleichen Zeithorizont im Blick. Unabhängig vom näherrückenden Ende des laufenden Geschäftsjahres sind die Plandaten stets für dieselbe Zeitspanne verfügbar. So stehen zu jeder Zeit im Jahr ausreichend Daten bereit – das Unternehmen ist stets entscheidungsfähig.
Außerdem fließen bei der rollierenden Prognose auch unterjährig aktuelle Werte hinzu, sodass Entscheidungen selbst bei sich veränderten Märkten situationsgerecht getroffen werden können.
Im Vergleich zum Rolling Forecast ist das traditionelle Budget unflexibel und meist auf ein Jahr fixiert. Die traditionelle Budgetplanung basiert, je weiter das Jahr voranschreitet, zunehmend auf veralteten Daten. Richtung Jahresende fehlen Plandaten, weil ein weiter in die Zukunft reichender Plan noch nicht erstellt wurde.
Rolling Forecast: Vor- und Nachteile im Vergleich zur traditionellen Budgetplanung
Hier zunächst einmal die Vorteile, welche Rolling Forecasts bieten:
- höhere Flexibilität: Die Prognosen beruhen, anders als bei traditionellen Methoden, nicht auf statischen Annahmen. Die rollierenden Prognosen werden regelmäßig anhand der neu hinzugekommenen Daten angepasst. Mit den aktuellen Informationen bekommen die Planungen ein Update. Das Unternehmen kann deutlich besser auf Marktveränderungen reagieren.
- bessere kurzfristige Entscheidungen: Prognosen bauen beim Rolling Forecast auf den neuesten Daten auf. Bei der traditionellen Planung und Budgetierung gibt es erst zum Jahresende aktuelle Berichte und Zahlen für die weiteren Planungen. In manchen Situationen ist das zu spät.
- weniger Zeitaufwand für die Planung: Beim rollierenden Forecast wird die Prognose aktualisiert, sobald Informationen neu zur Verfügung stehen. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess. Die Ergänzungen kosten weniger Zeit als das einmal jährliche Zusammensammeln aller Informationen zum Jahresende.
- genauere Prognosen: Das Einfließen von Daten aus der Gegenwart führt dazu, dass die Annahmen und Prognosen beim Rolling Forecast tatsächlich zur aktuellen Lage passen. Und aktuelle Pläne sind nun einmal hilfreicher und wertvoller für ein Unternehmen als veraltete Prognosen.
Nun zu den kritischen Aspekten von Rolling Forecasts:
- Zusätzlicher Aufwand entsteht, wenn ein rollierender Forecast in Ergänzung zur jährlichen Planung eingesetzt wird: Die meisten Pläne werden immer noch mit Bezug auf das Geschäftsjahr aufgestellt. Der Grund: Staatliche Regelungen und Kontrollen beziehen sich oft auf diesen Zeitrahmen. Auch für das Unternehmen hat der Jahresabschluss einen zentralen Stellenwert. Kommen nun Jahresplanungen und rollierende Planungen parallel zum Einsatz, ist es wichtig darauf zu achten, dass die Mehrarbeit im Controlling nicht überhandnimmt. Ein Lösungsansatz besteht darin, die rollierende Planung mit weniger detaillierten Daten und mit einer geringen Anzahl von Leistungskennzahlen durchzuführen.
- Die Datenqualität und die Datenaufbereitung müssen stimmen: Eine ungenaue Datenbasis erlaubt keine aussagefähigen Prognosen. Die für den Rolling Forecast genutzten Daten sollten möglichst korrekt und aktuell sein. Der Aufwand für die Überprüfung und Analyse der Daten ist nicht zu unterschätzen – der Prozess kostet Zeit.
- Die regelmäßigen Aktualisierungen bereiten Arbeit: Diese Herausforderung kann gut durch geeignete Software-Tools mit passenden Schnittstellen gelöst werden – dann funktioniert auch der reibungslose Datenaustausch zwischen den Teams und dem Tool.
- Ein Mangel an Standardisierung erschwert Datenzusammenführung und Datenvergleich: Die Methodik für den Rolling Forecast muss in allen Abteilungen gleich sein.
Rolling Forecast: der Implementierungsprozess
Veränderungen werden immer kritisch beäugt – das ist in Unternehmen nicht anders als in der Gesellschaft insgesamt. Daher sind bei der Implementierung des Rolling Forecasts folgende Schritte zu empfehlen:
- Intensive Kommunikation:
Alle Stakeholder, zumindest alle internen Anspruchsberechtigten wie Mitarbeiter, Manager und Eigentümer, sind bei der Planung mit ins Boot zu holen. Ziel ist es darzulegen, welche Vorteile ein Rolling Forecast für das Unternehmen bringt. Das Gelingen der Implementierung hängt zu einem großen Teil von Engagement und Überzeugung der Beteiligten ab.
In der Kommunikation können die Argumente zielgruppengerecht aufbereitet werden. Das Management dürfte vor allem der Plan interessieren, das Risiko durch den Einsatz von Rolling Forecasts zu senken. Auch könnten durch genauere Planzahlen neue Chancen identifiziert werden. Abteilungsleiter freuen sich über die neue Budget-Flexibilität und die Möglichkeit einer unterjährigen Budget-Erhöhung, wenn die Ist-Zahlen dafürsprechen.
- Gründliche Planung der Einführung:
Zuerst ist auszuloten, ob der Rolling Forecast den Jahresend-Forecast ergänzen oder komplett ersetzen soll.
Eine komplette Umstellung auf den Rolling Forecast bedeutet für Unternehmen und Controlling am Anfang einen großen Aufwand. Die Umstellung auf Rolling Forecasts sollte schrittweise erfolgen. Eine zunächst parallel stattfindende Einführung bietet die Sicherheit, Stolperfallen rechtzeitig vor der Komplettumstellung ausmerzen zu können.
Aber auch, wenn der traditionelle Forecast lediglich durch den Rolling Forecast ergänzt wird, ist ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen von Vorteil. Beispielsweise kann mit einer kleinen Auswahl an Kennzahlen und in einzelnen Abteilungen mit der Einführung begonnen werden. Dabei stets das Verhältnis von Aufwand und Nutzen im Auge behalten!
- Datenerhebungsprozesse anpassen:
Beim Rolling Forecast werden im Jahresverlauf mehrere Forecasts erstellt. Dafür müssen die jeweils aktuellen Daten vorliegen. Es reicht deshalb nicht mehr aus, die Daten einmal im Jahr für den Plan zusammenzutragen. Also sind die Datenerhebungsprozesse zu verändern – und die Unterstützung aller daran Beteiligten ist gefragt.
Eine offene Kommunikation und die Einbeziehung der Mitarbeiter, gerade auch bei der Auswahl geeigneter Leistungskennzahlen, sorgt für bessere Motivation und höhere Leistungsbereitschaft. Es lohnt sich, für Rolling Forecasts und für das Rolling Budget geeignete Softwarelösungen zu nutzen mit dem Ziel, das Datenhandling möglichst komfortabel zu gestalten.
- Datenbereitstellung und Forecast nicht an Leistungsziele knüpfen:
Die Datengrundlage für rollierende Forecasts in der zentralen Datenbank sollte möglichst präzise und realitätskonform sein. Die Verknüpfung mit Leistungszielen könnte dazu verführen, „schöngerechnete“ Zahlen anzugeben. In der Folge würde der Forecast an Aussagekraft verlieren.
- Spezialisierte Software für das Controlling nutzen:
Rollierende Forecasts binden Kapazitäten im Controlling. Zwar sind rollierende Forecasts grundsätzlich auch per Excel-Tabelle zu bewerkstelligen, aber nur mit hohem Arbeitsaufwand. Bei der Nutzung einer zentralen Datenbank und dazugehöriger Software liegen die Daten hingegen konsistent vor. Viele Aufgaben können automatisiert ablaufen, die Datenzusammenführung für den Forecast funktioniert problemlos. Die dezentral angesiedelten Verantwortlichen in den Abteilungen können ihre Daten leicht zuliefern.
Bessere Geschäftsperformance dank Rolling Forecast
Ein rollierender Forecast hilft dem Unternehmen dabei, flexibel zu sein, da er schnelle Umplanungen ermöglicht. Regelmäßig kommen neue Daten hinzu. Vor allem in einem unsteten, sich ständig verändernden Geschäftsumfeld liefern Rolling Forecasts im Vergleich zum traditionellen Planungsansatz die aktuellere Entscheidungsgrundlage. Das Budget ist deutlich leichter zu steuern.
Komplexe Lieferketten, eine große Anzahl angebotener Produkte und Dienstleistungen, Arbeit an verschiedenen Standorten: Dies alles sind Faktoren, die für den Einsatz von Rolling Forecasts sprechen.
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