Warmakquise mit ameax AkquiseManager CRM-Software - ganz leicht selbst umsetzen
Als Kundenakquise oder Akquise bezeichnet man den Prozess, in dessen Rahmen Unternehmen sich mit der Neukundengewinnung befassen. Unterscheiden wird dabei zwischen Kalt- und Warmakquise, denen jeweils verschiedene Bedingungen und Voraussetzungen zugrunde liegen. In diesem Blog erfahren Sie alles über Warmakquise, die für Unternehmen einen großen Schritt nach vorne in der Generierung von Abschlüssen bedeutet. Dabei erläutert dieser Beitrag nicht nur die grundlegenden Begriffe rund um Warmakquise, sondern auch ihre Funktionsweise und die zahlreichen Vorteile, die sich aus ihr ergeben. Zudem erhalten Sie wertvolle Tipps zum Vorgehen für eine effektive Warmakquise, die Ihr Unternehmen noch erfolgreicher machen können. Selbstverständlich beschäftigt sich dieser Beitrag auch mit der Frage, welchen Beitrag ein CRM für die Warmakquise leisten kann und welche digitalen Maßnahmen mit CRM-Einsatz noch einfacher umsetzbar werden. Steigen Sie jetzt ein in die Warmakquise mit CRM und erreichen Sie Ihre Zielkunden noch exakter!
Wie funktioniert Warmakquise?
Wer sich mit Marketing beschäftigt, kommt um den Begriff der Warmakquise kaum herum. Doch was steckt wirklich dahinter? Unter Warmakquise versteht man die Kontaktaufnahme des Unternehmens mit Personen, die das eigene Unternehmen oder das Angebot bereits kennen. Der Kontakt zum potenziellen Kunden besteht bereits. Es entfallen zudem Vorarbeiten, wie das Interesse des potenziellen Kunden am Unternehmen, dem Produkt oder der Dienstleistung erst noch zu bestätigen. Ein solcher potenzieller Kunde, der bereits das Unternehmen kennt und sich nachweislich für das Angebot interessiert, wird auch als warmer Lead bezeichnet. Für das Unternehmen ist es ein entscheidender Vorteil, diese warmen Leads zu kennen. Zum einen entfällt wie schon erwähnt der aufwändige Qualifizierungsprozess, zum anderen sind die Abschlusschancen bei einem warmen Lead wesentlich höher.
Das Gegenteil der Warmakquise ist die Kaltakquise, bei der noch kein bestätigtes Interesse des Leads am Unternehmen oder dem Produkt erkennbar ist. Das Unternehmen muss also eher auf gut Glück ausprobieren, ob der oder die angesprochene Person Interesse haben könnte. Kaltakquise wird oftmals telefonisch von einem Vertriebsmitarbeiter vorgenommen, der das Interesse der angerufenen Person für ein Produkt oder ein Unternehmen gewinnen möchte. Da die meisten Menschen keine solchen unerwünschten Telefonanrufen erhalten möchten, ist die Gesprächsbereitschaft sehr gering und die Erfolgsaussichten, per Kaltakquise einen warmen Lead zu generieren, ebenfalls sehr klein. Hinzu kommen die veränderten rechtlichen Bedingungen, die eine solche Kaltakquise verbieten, es sei denn, die angerufene Person hat ihre ausdrückliche Einwilligung zur Kontaktaufnahme gegeben. Auch dann, wenn diese vorliegt, ist das Generieren von warmen Leads auf diesem Weg sehr schwer. Nicht alle Angerufenen erinnern sich daran, die Einwilligung gegeben zu haben oder haben gerade keine Zeit zu sprechen.
Vorteile der Warmakquise
Jemanden anzurufen, dessen Interesse am Unternehmen und Produkt man nicht einschätzen kann, ist also nicht nur rechtlich fragwürdig, sondern in den meisten Fällen einfach erfolglos. Die großen Vorteile von Warmakquise liegen daher auf der Hand. Ist das Interesse eines Leads gesichert und er qualifiziert sich zum warmen Lead weiter, spart dies dem Unternehmen viel Zeit und die Ressourcen der Vertriebsmitarbeiter. Weil der Lead das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistungen schon selbst kennt, müssen die Vertriebler keine langen Erklärungen mehr vorausschicken.
Besonders schwer ist es, bei der Kaltakquise eine Vertrauensbasis zu schaffen. Dies ist bei der Kontaktaufnahme mit einem warmen Lead nicht mehr notwendig, da er dem Unternehmen bzw. dem Produkt bereits vertraut. Außerdem ist es bei warmen Leads etwas einfacher, den direkten Kontakt aufzubauen – eben wegen der bereits vorhandenen Bekanntheit und dem bestehenden Vertrauen. Die Vorteile von Warmakquise machen es Vertrieblern deutlich einfacher, den Abschluss zu gewinnen, da die Vorbedingungen dafür bereits vorhanden sind.
Tipps für die effektive Warmakquise
Es gibt verschiedene Herangehensweisen, Warmakquise zu betreiben und dabei strategisch vorzugehen. Hier stellen wir acht wichtige Tipps vor:
1. Regelmäßige Kontaktaufnahme
Es sollte regelmäßig versucht werden, mit dem warmen Lead in Kontakt zu treten, dabei sind aber respektvolle zeitliche Abstände zu beachten. Keinesfalls sollten die Kontaktaufnahmen aufdringlich wirken.
2. Respektvolle Kundenansprache
Gerade dann, wenn die Warmakquise am Anfang steht, sollte eine sehr respektvolle Kundenansprache erfolgen, um sich positiv zu differenzieren. Beim warmen Lead haben die Vertriebler quasi den Fuß in der Tür, sie dürfen jedoch keinesfalls mit der Tür ins Haus fallen.
3. Vorbereitung ist alles
Auch in das Gespräch mit einem warmen Lead sollten Vertriebler nie ohne gründliche Vorbereitung. So zeigen sie ihr Interesse am warmen Lead, was den weiteren Vertrauensaufbau unterstützt. Außerdem sollten sich Vertriebsmitarbeiter während des Gesprächs Notizen machen. Dies hilft beim Behalten des Gesagten, zeigt aber auch, dass der Lead als wichtig respektiert wird.
4. Persönliche Beziehung aufbauen
Auch hier steht der Vertrauensaufbau im Fokus. Je persönlicher die Beziehung gestaltet wird, desto größer werden die Chancen auf einen Abschluss mit dem warmen Lead. Notizen über das erste Gespräch oder Kontaktaufnahme können im CRM-System festgehalten werden. Diese helfen später beim Aufbau von langfristigen, respektvollen Geschäftsbeziehungen.
5. Moderne Leadqualifizierung nutzen
Die Zeiten von Printwerbung im Briefkasten oder Kaltakquise-Anrufen sind lange vorbei. Heute gibt es moderne digitale Lösungen, Leads vorzuqualifizieren und die warmen Leads zu bestimmen. Ein CRM kann dabei helfen, diese umzusetzen und den Fortschritt der warmen Leads in der Customer Journey zu dokumentieren.
6. Digitales Kundenbeziehungsmanagement
Mit einem leistungsstarken CRM-System wird das Lead Management ganz einfach. Es kann zu jedem Zeitpunkt exakt bestimmen, in welcher Phase sich ein Lead befindet und trägt mit zahlreichen Maßnahmen zur Leadqualifizierung bei. So kann im CRM beispielsweise ein Lead Scoring-System dafür sorgen, dass Vertriebsmitarbeiter die warmen Leads eindeutig erkennen können und sie zum richtigen Zeitpunkt kontaktieren.
7. Customer Journey beachten
Die Reise des Kunden vom ersten Interesse bis zum Abschluss und darüber hinaus kann in einem CRM-System abgebildet werden. Bereits im Stadium des warmen Leads ist es wichtig, diesen zu beobachten und seine Customer Journey zu analysieren. So können die nächsten Schritte des Leads eingeschätzt werden, was Unternehmen die Chance gibt, mit passenden Marketingmaßnahmen den warmen Lead abzuholen.
8. Vertrauen stärken
Vertrauen ist auch im Umgang mit warmen Leads einfach alles. Es gibt den letzten Ausschlag für den Kaufentscheid und muss sorgfältig aufgebaut werden. Das erreichen Unternehmen beispielsweise durch das Einholen von Feedbacks, entweder bei den warmen Leads oder bei den Kunden selbst. Authentisches Feedback kann auch durch Kundenumfragen eingeholt werden und warmen Lead einen realistischen Eindruck vom Unternehmen, dem Produkt oder der Dienstleistung geben. Ein kompetenter Kundenservice stellt ebenfalls eine vertrauensbildende Maßnahme dar.
CRM-System in der Warmakquise
Wie aber kann ein CRM-System konkret bei der Warmakquise unterstützen? Die Möglichkeiten dazu sind vielfältig. Hier geben wir einige Tipps, wofür sich das CRM in Ihrer Marketingabteilung am besten eignet:
Newsletter- und E-Mail-Marketing
Lead-Status erkennen
Vertriebsmitarbeitende, die sich auf ein Gespräch mit einem warmen Lead vorbereiten möchten, erhalten im CRM-System mit nur einem Blick einen Eindruck, ob sich ein Anruf lohnt. CRM-Systeme arbeiten mit übersichtlichen Dashboards, auf denen die wichtigsten Informationen zu Leads ganz einfach zusammengefasst sind. So wird es ganz leicht, die Vorlieben und Interessen des warmen Leads genau zu kennen und das Gespräch darauf abzustimmen.
Kundenstatus auf einen Blick
Weil im CRM alle Daten zu den Leads an einem einzigen Platz zentral gespeichert sind und in Echtzeit abgerufen werden können, ist es ganz einfach, die passenden Newsletter und E-Mails an sie zu senden. Je nach aktuellem Status in der Customer Journey können die warmen Leads Informationen erhalten, die sie weiter in Richtung Abschluss voranbringen.
Warme Leads mit zusätzlichem Newsletter- und E-Mail-Marketing zu versorgen macht Sinn, denn da bereits das Interesse am Produkt oder dem Unternehmen besteht, ist die Chance, dass die E-Mail geöffnet wird sehr groß. So wird der warme Lead Schritt für Schritt an die Abschlussreife herangeführt. Sollte ein warmer Lead wider Erwarten kein Interesse mehr haben, kann dies im CRM ganz unkompliziert markiert werden. So schützen Unternehmen ihre E-Mail-Adressen vor einer schlechten Reputation.
Die Dashboard-Lösung ist natürlich nicht nur für warme Leads möglich, sondern auch für solche Leads, die bereits zu Kunden geworden sind. Das CRM speichert die Kundenhistorie und kann eine einfache Übersicht erstellen, die dem Vertrieb klare Anhaltspunkte zu den möglichen Interessen des Leads gibt. Auch dann, wenn das Unternehmen über eine Hotline verfügt, können Mitarbeitende sofort sehen, welche Produkte der Kunde bereits besitzt oder welche Fragen er bei den letzten Kontakten hatte. So wird auch der Kundenservice wesentlich zielgerichteter und bringt in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen.
Weitreichende Dokumentationsmöglichkeiten
Wie bereits angerissen werden alle Infos zum warmen Lead oder Kunden auf einem Dashboard übersichtlich gezeigt. Hinzu kommt, dass die Mitarbeitenden selbst auch die Möglichkeit haben, selbst Einträge zum Kunden im CRM vorzunehmen und die Kundenhistorie dadurch weiter zu ergänzen. Ideal ist dabei das Dokumentieren von Gesprächsverläufen, aber auch der Häufigkeit der Interaktion sowie Themen, die interessant für den Kunden sind. Dadurch können Gespräche auch mit anderen Vertrieblern genau an der Stelle wieder aufgenommen werden, wo sie zuletzt standen.
Basis für Cross- und Upselling
Vertriebsabteilungen, die über solch eine gut aufgestellte Datenbasis im CRM verfügen, haben es zudem leichter, Cross- und Upsellings beim Kunden oder Lead anzubringen. Da sie die Interessen und Bedürfnisse genau kennen, können sich die Vertriebsmitarbeitenden meist sehr gut vorstellen, welche Produkte oder Dienstleistungen das aktuelle Portfolio ihres Bestandskunden noch ergänzen könnten. So wird das CRM auf sehr direkte Weise zum Motor für noch mehr Umsatz und damit Unternehmenswachstum
Digitale Maßnahmen für die Warmakquise
Viele Maßnahmen eignen sich dazu, die digitale Warmakquise voranzutreiben. Die meisten davon können an das CRM angebunden werden, um noch mehr über die Zielkunden und warme Leads zu erfahren. Nachfolgend stellen wir einige digitale Maßnahmen vor, bei denen sich CRM und Warmakquise besonders gut ergänzen.
Potenzial der eigenen Website
Zwar gibt es Unternehmen, die ihre Website immer noch als digitale Visitenkarte verwenden, dennoch kann sie gerade im Rahmen einer strategischen Warmakquise viel mehr leisten. Die Website stellt beispielsweise den zentralen Punkt des Content Marketings dar, indem sie den interessierten warmen Leads eine Vielzahl von Inhalten verfügbar machen kann. Hier gibt es News über Unternehmen und Produkte, aber auch noch viel mehr für interessierte warme Leads.
Content Marketing optimieren
Content Marketing ist mehr als nur wahllos Inhalt zu publizieren. Für die Warmakquise sollte die Website Informationen bereithalten, die Leads mit speziellen Interessen und Problemen geradezu magisch anziehen. Sehr beliebt ist das Verfügbarmachen von Handbüchern zu Produkten, aber auch E-Books, die weiterführende Informationen bieten. Diese werden zum Download auf der eigenen Website angeboten und können zudem auch über das CRM getrackt werden. So erfahren Sie, welcher Lead sich für die Inhalte interessiert und können dementsprechende Marketingmaßnahmen zur Leadpflege konzipieren.
Newsletter und personalisierte E-Mails
Aber auch Newsletter und personalisierte E-Mails könne über die Website organisiert werden, beispielsweise über separate Anmeldeformulare als Opt-In-Möglichkeit. Dies wird ebenfalls im CRM vermerkt und markiert den Anmelder als warmen Lead, für den sich weitere Marketingmaßnahmen lohnen.
Social Media nutzen
Je nach Branche kann ein Unternehmen seine Social-Media-Kanäle regelmäßig bespielen. Die Buttons, wie „weitere Infos“ oder „hier lesen“ leiten Interessenten zu den passenden Inhalten auf der Webseite weiter. Das so generierte Traffic bringt auch für SEO weitere Vorteile, da die Webseite dann häufige Aktualisierungen erlebt.
Umfragen und Empfehlungen generieren
Zwar gibt es Unternehmen, die ihre Website immer noch als digitale Visitenkarte verwenden, dennoch kann sie gerade im Rahmen einer strategischen Warmakquise viel mehr leisten. Die Website stellt beispielsweise den zentralen Punkt des Content Marketings dar, indem sie den interessierten warmen Leads eine Vielzahl von Inhalten verfügbar machen kann. Hier gibt es News über Unternehmen und Produkte, aber auch noch viel mehr für interessierte warme Leads.
Datenschutzbestimmungen beachten
Aus datenschutzrechtlicher Perspektive muss für solche Maßnahmen stets das klare Einverständnis der Nutzenden eingeholt werden, damit die Datenerhebung DSGVO-konform ablaufen kann. Dazu gehört neben dem Speichern persönlicher Daten auch das Einverständnis, Cookies im Browser zu setzen.
Zukunftstrends in der Warmakquise
Rechtliche Neuerungen haben die Kundenakquise in den letzten Jahren verändert und Unternehmen zum Umdenken gebracht. Die folgenden Zukunftstrends werden mit großer Wahrscheinlichkeit in den nächsten Jahren die Marketingbranche wesentlich mitprägen.
KI mit revolutionärer Bedeutung
Die KI-Revolution hat auch den Marketingsektor voll im Griff und wird in den nächsten Jahren noch zu zahlreichen Neuerungen führen, die sicherlich auch die Warmakquise noch einfacher machen werden. Umso wichtiger wird es für Unternehmen daher, sich zu diesen Zukunftsthemen zu informieren und dranzubleiben.
Personalisierung und Individualisierung für warme Leads
Zu den sich bereits jetzt abzeichnenden Trends ist die Entwicklung hin zu einer noch stärkeren Personalisierung der Marketinginhalte, auch für die Warmakquise. Je individueller die Inhalte auf den einzelnen warmen Lead zugeschnitten sind, desto deutlicher wird dieser das persönliche, authentische Interesse des Unternehmens wahrnehmen
Wertschätzende Warmakquise
Die Besonderheiten und Bedürfnisse der Kunden wertzuschätzen wird in Zukunft noch stärker zum Motto der Marketingaktivitäten von Unternehmen, insbesondere aber auch der Behandlung warmer Leads. Auch über digitale Medien lassen sich Wertschätzung und Anerkennung transportieren – ein Faktor, der bereits heute entscheidende Bedeutung im Marketing besitzt.
Herausforderungen und Lösungsansätze der Warmakquise
Der passende Zeitpunkt der Kontaktaufnahme ist wohl der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Warmakquise. Spricht ein Vertriebler den warmen Lead zu früh oder zu spät an, kann es durchaus sein, dass das Interesse nicht auf dem erwarteten Niveau ist und das Unternehmen den Lead sogar komplett verliert. Mit einem CRM-System ist es anhand der Leadhistorie deutlich einfacher, den richtigen Zeitpunkt zu erwischen und ein erfolgreiches Gespräch zu führen.
Aspekte der Gesprächsführung selbst spielen aber ebenfalls eine Rolle. Vertriebler, die unvorbereitet in ein Gespräch mit warmen Leads gehen, haben eine deutlich geringere Wahrscheinlichkeit, die Leadpflege voranzutreiben oder einen Abschluss zu erreichen. Die Lead- bzw. Kundenhistorie im CRM kann an dieser Stelle wichtige Hinweise für die Gesprächsvorbereitung bieten und quasi nebenbei dafür sorgen, dass die Personalisierung für die Gesprächsführung noch verbessert wird.
Unternehmen, die bereits über zufriedene Kunden verfügen, können über Empfehlungen warme Leads noch schneller konvertieren. Dazu sollten von Bestandskunden Bewertungen eingeholt werden, die wiederum wesentliche Impulse für den Kaufentscheid bei noch unentschlossenen warmen Leads geben. Gute Bewertungen wirken als Vertrauensvorschuss und machen die Warmakquise deutlich einfacher.
Unternehmen, die noch kein CRM-System einsetzen, stehen vor dem Problem, keine Möglichkeit für die lückenlose Dokumentation ihrer Kontakte zu haben. Auch die wichtigen Informationen aus Gesprächen, Umfragen oder Empfehlungen können nicht zentral gespeichert werden und stehen dem Unternehmen allenfalls in Datensilos zur Verfügung. Um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen ist dies zu wenig.
Warmakquise mit CRM zukunftssicher vereinfachen
Unternehmen, die ihre Warmakquise optimieren, erreichen im Bereich der Neukundengewinnung noch mehr. Im Bereich der Pflege von Bestandskunden erhalten Sie wertvolle Möglichkeiten zu Up- und Cross-Selling. Wenn Sie mit warmen Leads zu tun haben, die erst noch konvertieren müssen, erhalten Sie über ein CRM alle Informationen, die Sie Ihrem Ziel näherbringen, auf einen Blick.
Gut informierte Mitarbeitende im Vertrieb signalisieren ihren warmen Leads, dass sie ernstgenommen und wertgeschätzt werden. So bauen Sie mit jedem weiteren Kontakt Vertrauen und gegenseitigen Respekt aus, worin die Basis für langfristige und tragfähige Geschäftsbeziehungen liegt. Eine CRM-Software unterstützt dieses Ziel unternehmensweit und in Echtzeit. Über Integrationen ist Ihr neues CRM sogar individualisierbar und zukunftsfähig anpassbar.
